4Enregistrement comptable des opérations de
trésorerie et leur suivi.
a) Séparation des taches et
supervision.
Les journaux de trésorerie doivent être
établis par un service ou une personne n'ayant pas accès aux
comptes « clients » ou
« fournisseurs », à l'établissement et
à la signature des chèques, ainsi qu'à l'ouverture du
courrier et au dépôt des fonds en banque. Cette
distinction entre les fonctions de caissier (ère) (ou trésorier
(ère)) et de tenue des journaux de trésorerie est fondamentale.
En l'absence de cette distinction, les possibilités de fraude
s'avèrent nombreuses. Lorsque cette séparation des
taches ne peut être obtenue (cas de la petite entreprise), il est
nécessaire de prévoir des contrôles complémentaires.
Par ailleurs, les personnes responsables de
l'établissement des journaux de trésorerie ne doivent pas
établir seules les rapprochements bancaires. Toutefois, lorsque le
service comptable dispose d'effectifs restreints (petite
société), cette duplication des tâches peut être
admise à condition que les rapprochements bancaires soient
vérifiés régulièrement par une autre personne de la
comptabilité générale qui y appose alors son visa. La
séparation des tâches est donc dans ce cas accompagnée ou
suppléé par une supervision.
b) Contrôle des enregistrements.
Les contrôles comportent
généralement :
L'enregistrement des chèques émis selon une
suite numérique. En pointant les journaux de trésorerie et,
éventuellement, en les comparant avec les talons des chéquiers ou
les listes récapitulant les chèques émis (pour
identification des chèques annulés), il est alors possible de
vérifier que tous les chèques ont été
enregistrés ;
L'utilisation d'un journal différent, d'une part pour
chaque compte bancaire et pour chacune des caisses, d'autre part, pour chacune
des devises qui constituent l'encaisse. Pour la tenue des comptes bancaires en
devises, mentionnons les possibilités suivantes :
Le compte « Banque de devises » enregistre
les opérations en francs sur la base du cours du jour. A la fin de
l'exercice, le solde en devises est évalué au dernier cours
officiel à la date du bilan et une différence de change est
éventuellement constatée,
Le compte « Banque devises » enregistre
les opérations en francs sur la base d'un cours fixe ; les
différences constatées faisant l'objet d'une inscription au
compte « Différences de change » ;
Une comptabilité pluri monétaire est
utilisée, elle consiste à tenir autant de comptabilités
distinctes qu'il y a de monnaies différentes à enregistrer. Les
relations entre les comptabilités en monnaies différentes sont
assurées par des comptes de liaison fonctionnant de la même
manière que les comptes de liaison dans la comptabilité des
succursales ou des établissements multiples ;
Une comptabilisation rapide des enregistrements : les
chèques doivent être comptabilisés dès leur
émission et les sommes reçues dès leur réception,
ceci afin d'éviter tout oubli ou retard.
Le système de comptabilisation prévoir en
général l'enregistrement simultané des mouvements de
trésorerie sur les journaux afférents sur les comptes de
produits, charges, clients ou fournisseurs.
c) Les rapprochements bancaires.
Les soldes des comptes de banque doivent être
régulièrement rapprochés des montants apparaissant sur les
relevés bancaires, afin de détecter les erreurs
éventuellement commises par la banque ou l'entreprise.
Les soldes des comptes de banque et ceux figurant sur les
relevés ne sont en effet pratiquement jamais identiques, car un certain
nombre d'opérations peuvent ne pas avoir été
enregistrées provisoirement (soit en banque, soit dans les comptes).
Les réconciliations bancaires jouent un rôle
fondamental dans le contrôle interne. Elles ne sont pleinement efficaces
qu'à certaines conditions que nous récapitulerons en fonction des
développements précédents :
Leur établissement doit être
régulier ; une fois par mois semble être un minimum
communément pratiqué ;
L'employé responsable ne doit avoir aucun accès
à la réception et à la manipulation des chèques
émis ou reçus ou d'espèces. Les relevés bancaires
(celui de fin de mois) doivent lui parvenir directement de la banque pour
éviter que des modifications quelconques y soient
apportées ;
Si l'employé responsable passe également les
écritures sur les journaux de trésorerie, les rapprochements
doivent être vérifiés et supervisés par une personne
indépendante ;
La procédure de réconciliation comprend non
seulement une récapitulation des éléments en suspends mais
également une vérification de l'authenticité de ces
éléments.
d) Les vérifications de caisse.
Elles nécessitent un inventaire physique
périodique (non suffisant à lui seul) pouvant s'effectuer
à deux niveaux :
Chaque caissier (ère) ajuste quotidiennement ses
comptes en espèces détenues en caisse, ou selon une
périodicité acceptable eu égard aux mouvements
enregistrés. C'est donc une tâche qui lui incombe tout
particulièrement et qui lui permet de justifier « à la
demande » le solde figurant sur ses livres ;
Les caisses font l'objet de vérifications de
vérifications inopinées de la part de responsables de
l'entreprise n'ayant pas accès aux opérations d'encaissement ou
de décaissement des espèces. La première tâche de
ces personnes est de recenser les différents lieux d'existence de
caisses physiques. Les vérifications doivent être
opérées à intervalles irréguliers afin
d'éviter qu'un contrôle routinier effectué à des
dates fixes ne lui fasse perdre toute son efficacité. Un rapport sur ces
vérifications est établi à l'intention d'un responsable,
par exemple le chef comptable.
e) Synthèse sur les fonctions qui,
idéalement, doivent être accomplies par différentes
personnes.
Il s'agit principalement des fonctions suivantes :
Ecritures de comptabilité générale,
Ecritures de comptabilité auxiliaire
(comptes « clients » et « effets à
recevoir »),
Gestion des opérations de ventes,
Réception des encaissements,
Dépôt en banque des recettes,
Relevé des caisses enregistreuses,
Préparation des chèques,
Signature et envoi des chèques,
Etablissement des rapprochements de banque.
PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER
Elles se regroupent autour de deux questions
essentielles :
Tous les paiements et encaissements ont-ils été
enregistrés (exhaustivité des enregistrements) ?
Les paiements et les recettes enregistrés
correspondent-ils à la réalité (réalité des
enregistrements) ?
1 Tous les paiements et encaissements ont-ils
été enregistrés. (Exhaustivité
des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister :
Omission dans l'enregistrement de paiements
effectués ?
Elle peut provenir de deux facteurs :
- Un paiement est effectué sans qu'il y ait
établissement de pièce justificative, celle-ci servant de base
à la comptabilisation ;
- Un paiement est effectué avec une pièce
justificative, mais celle-ci n'est comptabilisée.
Omission dans l'enregistrement des recettes (erreur ou
fraude).
b) Exemples de dispositifs à
examiner :
Procédures de mise en
paiement :
- Existence d'une pièce justificative dûment
signée par un responsable pour toute mise en paiement ;
- Désignation des personnes pouvant autoriser ces mises
en paiement, ces personnes devant être connues du caissier (ère)
et du signataire des chèques ;
- Conservation en lieu sûr des carnets de chèques
et des avoirs en caisse ;
- Etablissement de chèques barrés ;
- Existence de procédures spéciales en cas de
paiements exceptionnels (par exemple : procédure d'avances au
personnel).
Contrôle des enregistrements sur les livres de
trésorerie :
- Contrôle réciproque (on ne peut tenir les
livres de trésorerie et être chargé soit de l'ouverture du
courrier, soit de la tenue des comptes débiteurs et créditeurs
« clients notamment », soit de la signature des
chèques) ;
- Pré numérotation des pièces
justificatives ;
- Contrôle arithmétique des écritures
à partir des pièces justificatives (liste de recettes, bordereau
de remises, etc.) ;
- Emission des chèques en suite
numérique ;
- Supervision à intervalle régulier des journaux
de trésorerie par une personne indépendante : rapprochement
avec les relevés de banque et avec les comptes.
Suivi des comptes :
- Réconciliation bancaire mensuelle, supervision du
rapprochement, suivi des éléments en suspens ;
- Inventaires de caisse (inventaires réguliers et
inventaires inopinés) ;
Identification de la recette :
- Distinction entre recette et dépenses ;
- Listage des recettes arrivées par voie postale avant
remise au caissier (ère) ou à la banque ;
- Supervision par un responsable indépendant de la
remise des fonds ;
- Procédure pour les recettes recueillies par des
tiers;
- Ventilation des recettes par l'entreprise ;
- Contrôle mis en place pour les recettes ayant un
caractère particulier (cantine, magasin pour personnel,
règlements reçus pour des créances amorties, etc.).
Protection physique de recettes :
- Rapidité de la remise en caisse ;
- Fréquence et rapidité des remises en
banque ;
- Protection des avoirs au sein de l'entreprise (coffre-fort,
accès réglementé à l a caisse, etc.) ;
- Barrement des chèques à l'ouverture du
courrier et éventuellement désignation du
bénéficiaire.
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
Concernant les paiements:
- Parti des enregistrements sur les relevé bancaires et
vérifier l'enregistrement en comptabilité des paiements ;
- Partir des rapprochements bancaires et examiner
systématiquement les paiements qui figurent en rapprochement pour
s'assurer de leur bon enregistrement sur la base de la pièce
justificative ;
- Vérifier que les chèques annulés ne
peuvent être réutilisés (numéro
découpé et agrafé au talon) ;
- Sélectionner des pièces justificatives de
paiement et rechercher leur enregistrement ;
- Demander auprès du greffe du tribunal de commerce des
protêts.
Concernant les recettes:
- A partir des relevés bancaires, s'assurer que les
recettes en banque figurent en comptabilité ;
- A partir des enregistrements extracomptables des recettes
(relevés au courrier, tournées des livreurs, dossiers
détenus dans divers services, etc.) vérifier l'enregistrement en
comptabilité ;
- Contrôler les marges pour s'assurer que les ventes au
comptant sont bien enregistrées.
2 Les paiements et les recettes enregistrés
correspondent-ils à la réalité ?
(Réalité des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister :
Enregistrement de paiements non
autorisés.
Ce risque comporte deux aspects :
- Ou bien il s'agit de paiements effectués sans
autorisation qui correspondent soit à un paiement que la direction
entendait n'effectuer que plus tard, soit à un paiement
déjà effectué (ou qui le sera de nouveau plus tard avec
autorisation) avec les risques de double règlement qui s'y
attache ;
- Ou bien il s'agit de paiements fictifs qui se traduisent par
un détournement de fonds.
Enregistrement de recettes fictives.
b) Exemples de dispositifs à
examiner :
Nature et établissement des pièces
justificatives:
- Procédure d'autorisation des paiements et de saisie
des encaissements ;
- Création de pièces autorisant les
dépenses (formulaire spécial, signature nécessaire, mode
de transmission et possibilité d'altération du
document) ;
- Identification des encaissements dès leur
réception (le document de saisie peut-il être
altéré ?) ;
- Pièces justificatives autorisant les dépenses
(sont-elles rendues inutilisables après usage ?).
Contrôle sur les pièces justificatives
:
- Contrôle et rapprochement des écritures
passées sur les livres de trésorerie ;
- Suivi des comptes (réconciliation bancaire et
inventaire de caisse) pour détecter les erreurs éventuelles.
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
Confirmation de l'autorisation des
paiements :
A partir des relevés bancaire et des journaux de
trésorerie :
- Retrouver la pièce justificative ;
- Vérifier qu'elle est signée par une
personne habilitée à autoriser le paiement ;
- Contrôler le montant, la date du
paiement ;
- Vérifier que la pièce justificative a
été annulée (par exemple au moyen d'un
tampon) ;
- Vérifier la contrepartie dans un compte
créditeur ou débiteur.
Recherches des recettes fictives :
- Effectuer des recoupements (audit analytique) ;
- Partir de la comptabilité et examiner l'encaissement
effectif des sommes dans les relevés bancaires ;
- Partir des rapprochements bancaires et examiner
systématiquement les recettes figurant aux rapprochements (sommes non
enregistrées par la banque et comptabilisées par
l'entreprise).
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