2.2. Création des fiches de synthèse
La création des fiches de synthèse
récapitulative va permettre d'avoir une idée sur l'historique de
la documentation et les dernières informations à prendre en
compte.
Je proposerai un exemple de fiche de synthèse (Annexe
4). Un emplacement sera prévu sur la fiche pour la
matérialisation de sa mise à jour. Le collaborateur pourra
inscrire les modifications intervenues en y portant une signature, indiquant
son nom et la date.
2.3. Amélioration du dossier permanent
Afin que ce dossier joue pleinement son rôle d'outil
guidant le professionnel dans l'organisation et l'exécution de sa
mission, l'expert-comptable doit opter pour une structure et un contenu
pertinent.
2.3.1 Structure du dossier permanent
Le classement du dossier permanent peut être
envisagé par cycle ou par fonction. Le classement par cycles (cycles
fournisseurs, achats...) permet d'avoir une homogénéité
avec le dossier annuel, d'où une limite à l'aspect comptable. Il
est donc préférable d'opérer un classement par fonction
(fonction administrative,...), ce qui permet d'obtenir une vision globale de
l'entreprise.
2.3.2. Contenu du dossier permanent
Le contenu du dossier permanent dépend du type de
mission. Une mission d'audit et une mission de présentation des comptes
annuels ne visent pas les
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mêmes objectifs. La documentation du dossier permanent
s'effectuera donc en fonction de la mission.
Le dossier permanent bien documenté, va favoriser le
choix de réaliser des travaux approfondis dans un domaine précis.
Il va permettre également de s'assurer que chaque point important de la
mission a bien été couvert. Pour cette raison, il ne faut en
aucune façon omettre d'indiquer dans ce dossier les informations
susceptibles d'intéresser les exercices ultérieurs, même si
leur utilité immédiate n'est pas démontrée.
Le dossier permanent devrait contenir toute information
fournissant une meilleure compréhension de l'activité, de
l'organisation, du contexte économique, financier, social, fiscal ou
juridique de l'entreprise.
2.3.3. Mise à jour et archivage du dossier
permanent
Le dossier permanent contient des informations
d'intérêt durable sur
l'entreprise. Il constitue donc une mine précieuse de
renseignements, un outil de travail pratique et indispensable. De ce fait le
succès de ce dossier suppose la réunion d'un certain nombre de
conditions, à savoir :
a. Il doit être clair ;
b. Le dossier doit être synthétique car un
volume trop important des documents serait susceptible de décourager le
réviseur qui est soumis aux contraintes de temps ;
c. Les documents contenus dans le dossier doivent être
logiquement et correctement classés, une indexation pouvant faciliter
l'accès au dossier.
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Il est donc indispensable d'effectuer une mise à jour
détaillée et régulière du dossier permanent. A cet
effet certaines techniques peuvent être mises en oeuvre :
? Ressortir les documents trop anciens en compulsant le dossier.
Ces
informations peuvent être archivées et
remplacées. Pour celles qui
demeurent d'actualité, le
réviseur pourra apposer sur chacune des pages la mention « à
jour au... » suivie de la date ;
? Complément des informations figurant sur les pages du
dossier à l'aide de notes ;
Il convient, toutefois, de conserver une photocopie de ces
éléments dans le dossier de l'exercice. Ce dernier apporte, lui
aussi, la preuve des diligences et ne doit donc pas être vidé de
sa substance, même lorsqu'il est archivé.
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