2.2 Présentation et analyse des données
de la Recherche documentaire
Au cours de notre recherche documentaire, nous avons eu
à découvrir les documents utilisés par les
différents services de BR SARL qui ont bien voulu nous recevoir.
a) La Caisse
Les documents de la caissière sont :
La photocopie de dossier du contrat d'ouverture de compte
Forex Trading
Les reçus d'investissements des clients ;
Les reçus de remboursements des clients ;
b) Le chef d'Agence
Pour le suivit de l'activité, il utilise :
_ Un registre pour l'enregistrement des montants investis par
tous les clients de son agence.
_ Le dossier du contrat d'ouverture de compte Forex
Trading ;
_ Les factures des achats ;
_ Les bons de commande ;
_ Les reçus d'investissements et remboursements
clients.
Des classeurs pour rangers les autres pièces
comptables, facture, bons de commandes et de livraison.
c) La DRH
Pour l'exécution de ses taches, elle utilise la
documentation suivante :
_ Les dossiers d'identification de chaque
employé ;
_ Les contrats de travail ;
_ Les fiches de paie.
d) La Direction Administrative et
Financière
Elle utilise le Manuel de Procédures comptables et
Financière crée en juillet 2015.
La Recherche documentaire nous permet de mettre en
lumière l'organisation du travail .Nous avons éprouvé
d'énormes difficultés à accéder à ses
documents aussi, à identifier les documents de BR SARL pour ses
employés. Au vue des moyens dont disposent l'entreprise et ses
employés, nous pouvons montrer les difficultés et les
négligences de chacun.
Le travail au sein de BR SARL manque d'organisation. Le
constat est fait dans tous les services de l'entreprise et se voit dans les
agences. Les agences, qui disposent de tous les documents nécessaires
à la comptabilisation ne respecte pas les délais d'envoi de
document fixés. Il n'y a pas de planning pour l'organisation de
formations internes des agents qui sont embauché sans les
compétences requise pour les postes de chef d'agence, caissier.
Toutes les directions ont besoin d'être
informatisé, et d'outils de gestion de budget. Nous notons une
négligence sur les rapports de contrôle des caisses qui se font
chaque soir mais verbalement. Les dépenses ne sont pratiquement pas
enregistrées, ce qui explique l'absence de factures au sein de la
comptabilité.
Le service d'archive est inexistant au sein des agences, la
durée de vie des pièces comptables semble peu importante. Le
chef d'agence ne détient pas toujours les compétences
nécessaires au contrôle de gestion de l'agence. Il devrait gagner
en temps et travailler directement en collaboration avec le comptable en
contrôlant la cohérence des informations envoyé par les
caisses, et en assurant la diffusion de l'information légale à
toute l'agence. En envoyant aussi directement les états de besoin
à l'avance au SAMG, des la publication du planning des dépenses
de l'agence. Ce qu'il ne fait pas de façon effective. Le chef d'agence
passe ses journées à renseigner les clients. Or ce rôle est
celui du service d'accueil.
Au sujet des prévisions des budgets inexistantes,
lorsque le service comptabilité aura terminé de traiter les
opérations et les états de synthèse étant publies
ce sera possible d'effectuer les prévisions budgétaires selon les
services pour les dépenses éventuelles. Il n'est pas possible
d'effectuer des prévisions budgétaire des lors que le
résultat de l'exercice antérieur n'est pas
déterminé. Cela est dû aux disfonctionnement
révélé par le service comptable.
La documentation de la DRH est à jour, son rôle
est avant tout de gérer l'administration du personnel.
Au regard de l'organisation de BR SARL, nous pouvons affirmer
que la priorité de l'Administrateur est l'entrée des recettes.
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