2 PROBLEME LIE A LA MAITRISE DU SYSTEME
D'INFORMATION
2.1 Qu'est ce qu'un Système
d'Information?
Un système d'information est un ensemble
d'éléments qui recueillent de l'information, la traitent, la
stockent et la diffusent afin d'aider à la prise de décision,
à la coordination, et au contrôle d'une entreprise.
Le système d'information est utilisé par des
acteurs (utilisateurs, administrateurs, managers) pour manipuler (consulter,
modifier, communiquer) des données à l'aide de
procédures.
Procédures
Données
Acteurs
Système d'information
Communiquer
des
informations
Acquérir des
données
Traiter des
données
Stocker
Des
Données
FIG 3 - Le système d'information
Le système d'information contient des informations sur des
personnes, des produits, des clients nécessaires dans l'organisation ou
dans son environnement.
Deux notions fondamentales pour bien comprendre le système
d'information sont les données et les informations.
- Les données sont des valeurs à l'état
brut représentant des clients, des produits, des commandes, des achats,
des événements qui ont lieu dans ou en dehors des organisations.
Il s'agit dans la plupart des cas d'une information « simple »
associée à un code. S'il ne possède que ce code,
l'utilisateur est incapable de comprendre l'information que l'on veut
retranscrire. Par exemple, le code 14 ne signifie rien pour un utilisateur.
Alors que dans le système d'information le code 14 peut
représenter le numéro du client nommé « Jean Pierre
Dupont ».
- L'information recouvre les données qui sont
présentées sous une forme utilisable et utile pour les
utilisateurs. Contrairement à la donnée, l'information est
quelque chose de compréhensible par l'utilisateur (et donc «
utilisable »).
- Par exemple, l'adresse d'un client.
Dans le système d'information, la production de
l'information nécessaire à l'organisation se compose de trois
activités.
- L'entrée: arrivée des données brutes
(saisie d'un utilisateur, provenance d'un autre système). Par exemple,
la commande d'un client.
- Le traitement des données: transformation des
données brutes afin qu'elles puissent être compréhensibles
par l'utilisateur.
- La sortie: processus de diffusion de l'information
traitée aux utilisateurs qui en ont besoin. Par exemple, un utilisateur
souhaite consulter l'état des stocks.
Ces trois processus peuvent se réaliser en temps
réel (de manière synchrone) ou bien
en différé
(de manière asynchrone). Le SI se fonde sur la rétroaction.
C'est-à-dire, un
utilisateur peut intervenir à tout moment
pour consulter, modifier, supprimer des données.
2.2 Les différentes dimensions du système
d'information
Nous pouvons maintenant examiner les dimensions du système
d'information: - Organisation
- Technologie
- Management
Le personnel, la structure, les processus
opérationnels, la politique et la culture sont les principaux
éléments clés d'une organisation. Parfois, le SI est
l'élément de base d'une entreprise. Autrement dit, ces
entreprises ne pourraient pas exister sans l'utilisation du système
d'information. Par exemple, les compagnies aériennes ou bien les
sociétés spécialisées dans la vente en ligne.
Le système opérationnel va aider les acteurs
à assurer les activités et les transactions
élémentaires de l'organisation (ventes, paies, approvisionnement
des stocks, facturation,...). Dans les compagnies aériennes, les
réservations ne peuvent être gérées uniquement avec
le système d'information. Comment savoir combien de places sont
réservés pour un vol particulier? Quels sont les noms des
voyageurs? Qui sera son pilote? Afin que chaque acteur puisse consulter les
informations le concernant, le système d'information doit être en
mesure d'apporter des éléments précis en un minimum de
temps. Nous soulevons ici la place qu'occupe le système d'information au
sein des entreprises.
2.3 Les principaux types de système d'information
Il existe deux principaux types de SI:
- SMO (Système de Management Opérationnel) - SIS
(Système d'Information Stratégique)
Les systèmes de management opérationnel (SMO)
sont conçus pour aider les managers à effectuer leurs
tâches. Les managers vont s'appuyer sur le SI pour prendre des
décisions stratégiques. Le SMO va fournir des indicateurs
déterminés, des rapports périodiques permettant au
dirigeant de consulter l'état des ventes, le profit, les
dépenses. Par exemple, chez un revendeur de prêt à porter,
une campagne publicitaire a été mise en place pour cinq
modèles. Grâce à cette campagne, les dirigeants
prévoient de vendre 500000 modèles.
Toutes les ventes seront saisies par l'utilisateur dans le
système d'information. Ces ventes seront enregistrées dans la
base de données. Le SI va effectuer des traitements
régulièrement (calcul du chiffre d'affaires, état de
stock, profit, ...). A la fin de la campagne, le SI pourra répondre aux
diverses questions des managers: « Les objectifs ont-ils été
atteints? », « Quels sont les bénéfices? ».
Certes, le SMO va répondre à des questions
précises au niveau organisationnel mais il ne pourra pas répondre
à des questions stratégiques du type : « Quel serait l'effet
sur ma trésorerie si j'accorde une remise supplémentaire à
mon meilleur client pour l'encourager à acheter plus? ».
A ce niveau, seul le SIS « système d'information
stratégique » pourra aider les cadres dirigeants à mieux
analyser les questions stratégiques. Le SIS va permettre au cadre de
fixer des objectifs sur le long terme et de choisir les moyens pour les
réaliser. Par exemple, quelles sont nos capacités
d'investissement dans cinq ans? Sur quel secteur devrions-nous investir?
Pour répondre à toutes ces questions d'ordre
stratégique, le système d'information est la meilleure arme des
dirigeants car il s'appuie à la fois sur les connaissances métier
et la technologie pour faciliter le travail des acteurs.
Nous venons d'étudier les principales
caractéristiques d'un système d'information. Nous avons vu que
celui-ci offre de nombreux avantages tel que l'aide stratégique et
managérial. Nous allons voir comment les entreprises ont construits leur
système d'information. Ainsi nous pourrons voir comment le SI a
répondu au besoin des acteurs. De même, les problèmes qui
se sont posés à la mise en place de ses technologies.
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