Intelligence économique et stratégie d'entreprise, état de la question et pratique en Algerie

Section 2 : l'information, un élément de base

L'information existe dans la nature sous différentes formes et types (son, image, signaux,...), elle représente la matière première du fonctionnement du système d'information qui assure celles les plus pertinentes à l'organisation.

§1. Notion et typologie de l'information :

Plusieurs définitions ont été données à l'information, des caractéristiques et des types ont été ainsi définis.

1.1. Concepts et définitions :

Les faits, les signaux émanant de l'environnement sont soumis à des opérations d'abstraction à de différentes formes (lettres, chiffres, schémas,...) pour des raisons de stockage, de traitements et autres, ce qu'on appelle la représentation de l'information.

1.1.1. Définition de l'information :

Une situation claire et certaine est la plus favorisée pour anticiper et procéder à une réaction, l'information en assure. R. Reix dit à ce propos « L'information est ce qui modifie notre vision morale, ce qui réduit notre incertitude ». De cette définition on peut comprendre que par l'information nous maintenons, nous modifions notre avis, nos idées, nos décisions et nos positions aussi. Elle se diffère des connaissances qui signifient un ensemble de schémas permettant le traitement des données (les données sont la matière première).

L'information est évaluée à partir de :

- Sa valeur qui s'accroît avec son actualité, son exhaustivité, son exactitude et sa fiabilité.

- Son coût étant lié au volume des informations et aux technologies utilisées. -

....

En fait, la valeur réelle des données est calculée à partir des représentations et non pas de la réalité du monde.

1.1.2. la représentation :

Le gestionnaire ne se dote pas généralement d'une connaissance directe du monde réel, il utilise des chiffres, des lettres, des schémas, etc. pour représenter les états de ce monde, par exemple l'ensemble des actifs de l'entreprises, de ses activités sont regroupées dans le bilan et le TCR ce qui permet le stockage de ces données, facilite le traitement et assure une vision globale aux décideurs.

Les décisions sont prises en fonction des représentations, qui signifie « rendre présent », et non pas en fonction des états réels, ce qui rend cette opération très sensible. Des faits passant vite, loin des yeux des managers, ... seront sous leurs mains. Afin d'optimiser donc la décision, l'écart entre la réalité et la représentation doit être nul ou minime, le bruit en joue un rôle principal.

Une représentation peut être jugée pertinente si, selon l'auteur (R. Reix): - elle permet de prendre la bonne décision ;

- elle a un caractère exhaustif (touche tous les angles du domaine étudiés) ; - le bruit est absent ;

- elle est fiable, accessible,...

La classification de l'information facilité son utilisation, elle permet de définir les sources à consulter et les méthodes pour le faire.

1.2. Typologie et sources d'information :

La définition des typologies de l'information et l'identification de ses sources est fondamentale pour l'activité du système d'information.

1.2.1. Typologie de l'information :

Selon H. Fondin (1995), on peut classer l'information en quatre catégories synthétisées comme suit : conjoncture

Information	Nature et avantage
- Pratique	Dépend de conjoncture, des événements (bourse, météo, etc.), sa valeur est liée au moment de sa publication.
- Scientifique	Utile et durable, sa valeur est relativement universelle, elle n'est pas liée au moment de sa publication. Ephémère.
- D'actualité	Gratuite, elle doit être renouvelée
- Culturelle	Gratuite et durable, elle pérennise les valeurs sociales.

Typologies de l'information

De ce tableau, on constate que l'information peut être :

- Durable : le domaine de la bibliothèque et de conservation; - Distractive : la bibliothèque de lecture ;

- Ephémère : domaine du journalisme ;

- Utile : la documentation - destinée à la personne dont en a besoin.

Autres catégorisations peuvent être définies :

· Le tableau suivant classifie l'information selon trois couleurs :

Typologie de l'information

Source : CIGREF, intelligence économique et stratégique : les systèmes d'information au coeur de la démarche, mars 2003, www.cigref.fr

· Information ouverte et information fermée, la source délivre l'information ouverte de son plein gré, et elle ne délivre pas l'information fermée de son plein gré.

1.2.2. Les sources de l'information :

Les sources de l'information peuvent être des sources formelles et informelles.

- les sources formelles : l'information est sous forme de papier, en support informatique, philmogrfaphique (presse, bases de données, livres, brevets, sociétés de services et conseils, tribunaux de commerce, cadastre...).

- les sources informelles : nécessitant un travail du terrain, c'est toute information n'appartenant pas à la première catégorie (concurrents, fournisseur, sous traitants, missions et voyages d'étude, expositions, salons, colloques, candidats à l'embauche, ....). Pour plus de détail, voir annexe, panorama des sources formelles et informelles.

Texte, image, son, vidéo, ou autres formes, n'ont pour objectif que d'être utilisés pour améliorer la gestion et le travail en général au sein de l'organisation.

§2. Les utilisations de l'information :

Les éléments d'une organisation ne peuvent pas fonctionner sans un minimum de coordination notamment lorsque l'on parle des objectifs communs (voir TGS). A ce propos, R. Reix (2000) pose la question : «... comment assurer le respect de l'unicité de l'objectif malgré la division des tâches entre ses membres ? ». C'est l'information qui le permet, mais elle est aussi au centre de l'ouverture de l'organisation à l'extérieur.

2.1. Outil de cohérence :

Suivant la structure de l'organisation, on distingue deux dimensions, verticale et horizontale dont chacune possède des rôles et des caractéristiques spécifiques et dont la coordination et la communication sont des facteurs communs.

2.1.1. Décision et coordination : Deux axes partagent la décision :

L'axe vertical ou la hiérarchie, sur lequel des relations de pouvoir sont formellement connues, les actions des subordonnés sont limitées par les instructions des supérieurs qui utilisent, à leur tour, des données émises par le niveau inférieur pour la prise de décision.

L'axe horizontal ne fonctionne pas suivant la relation de pouvoir, mais sur le principe de coordination entre des entités du même niveau (ex : fonctions). On en distingue :

- séparabilité parfaite caractérisée par l'indépendance des fonctions veillant à optimiser leurs propres domaines (décisions locales) pour acquérir l'optimum global.

- Séparabilité imparfaite, étant le cas le plus fréquent, regroupe :

· Interdépendance directe ou les unités se limitent uniquement à leurs propres informations ;

· Interdépendance séquentielle permettant l'utilisation des informations produites par une (ou plusieurs) entité(s) par d'autre(s) ;

· Interdépendance réciproque se distinguant par l'échange réciproque des informations.

Le schéma suivant clarifie les différents types de coordination.

Interd. Indirecte Interd. Séquentielle Interd. Réciproque

Axe vertical axe horizontal
Les différents types de coordination

Il existe un autre type de coordination qui ne demande pas une communication, c'est la coordination par la standardisation.

2.1.2. Communication :

Le partage de l'information au sein des organisations est une tâche clé, elle est fondée sur la question « qui sait quoi » permettant de définir la structure d'information qui doit prendre en considération les différences des individus, car chacun d'eux dispose d'une représentation spécifique des états du monde réel. Cette opération est réalisée suivant la structure décisionnelle.

Le partage de décision dans l'organisation définit le partage de l'information, cette articulation entre la structure de décision et celle de l'information est rarement parfaite à cause de la complexité naissant de la multiplicité des centres de décisions, de l'évolutivité des besoins conduisant à la modification du modèle de gestion et le partage de la décision,...

Autres conséquences de ce partage:

- Le détenteur du pouvoir recherche les informations afin de protéger son pouvoir;

- La rétention des informations par d'autres acteurs pour l'acquisition d'un
pouvoir de décision qui ne lui est pas reconnu formellement à l'origine ;

Cet élément sera détaillé dans la troisième section, paragraphe 2.

Une interprétation des informations est nécessaire pour pouvoir comprendre, suivie d'une opération de mémorisation, elle permet à un apprentissage organisationnel.

2.2. Outil d'apprentissage et d'ouverture :

Il ne suffit pas de dessiner une structure informationnelle appropriée, il faut savoir interpréter les données sélectionnées et les mémoriser.

2.2.1. l'interprétation :

Comprendre les signaux détectés est une opération qui passe par plusieurs étapes, R.Reix les a regroupé dans le schéma suivant :

Source : R. Reix (2000)

Lors de la perception, l'individu procède à une sélection, elle se base sur les caractéristiques du signal (intensité, fréquence,...), et celle de l'observateur. Elle peut être influée par des critères subjectifs (intérêt, émotion,...), on voit en général ce que l'on est préparé à voir.

Une fois la sélection faite, l'opération d'interprétation se déclenche, étape dans laquelle des modèles de référence sont utilisés. Il s'agit de rapprocher les données nouvelles du modèle de référence pour confirmer ses hypothèses. L'utilisation d'un ensemble de ces schémas liés à plusieurs individus aboutit à une représentation partagée (des points communs), elle a pour conséquent la communication, le partage de pouvoir,...

En dehors de la représentation partagée, les individus ont des visions différentes de l'environnement, certains sont sur terrain, d'autres sont des détenteurs de l'information. Des différences de personnalité, de culture, et d'autres éléments, rendent l'opération difficile. En outre, en se basant sur le schéma cognitif, des erreurs d'interprétation peuvent être commises.

Afin de résoudre ce problème, deux méthodes peuvent être utilisées :

· l'observation dirigée : standardisation des procédures de collecte et d'interprétation ;

· La réduction d'équivoque par la coordination : ajustement des cartes cognitives des individus par le biais d'une communication interne riche, une rétroaction rapide (remarques correctives, autocontrôle), le canal le plus utilisé est le face à face (R. Reix, 2000).

Les données recueillies et interprétées nécessitent une mémorisation.

2.2.2. la mémorisation:

Une telle opération devient nécessaire du fait que l'organisation a une durée de vie plus importante que celle des individus. Pratiquement c'est la mise en place d'une mémoire organisationnelle qui permet d'acquérir, de manipuler et de ranger les informations pour des usages ultérieurs, son rôle peut être résumé en :

- l'utilisation de l'information stockée dans des décisions futures ;

- l'application des mêmes tâches sans avoir à recommencer complètement l'analyse et la modélisation du problème ;

- l'évitement des décisions ayant prouvé un échec.

Les informations acquises correspondent à :

- des événements : messages reçues de l'environnement ;

- des décisions : réponses aux stimulations reçues ;

- des modèles : modèles expliquant la décision prise face au problème connu.

Les composantes de la mémoire organisationnelle sont :

- les individus ;

- les structures, elles comportent la définition des rôles et des procédures ;

- la culture, c'est la manière transmise par l'organisation aux employés de percevoir, penser et « sentir » les problèmes (ex : langage scientifique, valeurs académiques, ...), elle véhicule « ...des schémas interprétatifs, stables dans le temps, qui sont un élément important de coordination » R. Reix, 2000.

Elle est plus efficace surtout lorsque les problèmes sont de nature répétitive. Sa notion est liée à l'apprentissage organisationnel au cour du temps.

La notion de l'apprentissage organisationnel dépend des expériences vécues par l'organisation en traitant des informations, ce que l'auteur confirme : «Nous disons qu'il y a un apprentissage organisationnel lorsque l'organisation, en particulier par le traitement des informations, accroît le « répertoire » de ses réponses possibles à des événements récurrents ou sélectionne des réponses mieux adaptées, plus efficients, il y a accroissement de la connaissance disponible dans l'organisation ».

Il existe trois (03) niveaux de l'apprentissage organisationnel :

· Premier niveau, les situations reconnues seront traitées en se référant complètement au schéma cognitif car elles sont identiques à celle (s) déjà traitée (s) où on va rechercher des décisions à reproduire ;

· Deuxième niveau, la situation reconnue n'est pas strictement identique

comme le premier cas, il y aura une adaptation des décisions;

· Troisième niveau, situation nouvelle dans ce niveau d'apprentissage où le modèle de référence ne peut pas la traiter, une adaptation cette fois-ci touche le model.

Des expressions sont souvent utilisées tel que « boucle d'apprentissage » pour identifier le recours à une information d'origine expérimentale pour l'amélioration des décisions futures. On en distingue ainsi l'apprentissage à simple boucle caractérisé par une adaptation liée à l'utilisation d'un modèle de gestion, apprentissage à double boucle consistant à créer un nouveau modèle de gestion (ex : d'une livraison traditionnelle à une livraison de juste à temps).

Autres conséquences liées à cet apprentissage :

- changement de nature des connaissances, d'une information explicite à une connaissance tacite et vice-versa ;

- changement de niveau, transfert de connaissance d'un individu à un groupe d'individu puis à l'organisation, et de l'organisation à l'individu.

L'information est une matière première est ne peut pas être utilisée telle qu'elle est dans un processus de gestion. Une organisation est nécessaire afin de définir les procédures, identifier les personnes et allouer les moyens nécessaires à son exploitation, la notion du système est très appropriée.