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Le contrôle interne: un outil de sécurisation des opérations de crédit bancaire: « cas de la BHM SA »

( Télécharger le fichier original )
par Alassane Bah
Université de Bamako Mali - Maitrise gestion d'entreprise 2006
  

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Paragraphe 2 : Diagnostic de la procédure de crédit

Ce diagnostic a été réalisé de façon synoptique pour mettre en exergue les faiblesses et les risques encourus nécessaire pour la production de recommandation pertinente.

TABLEAU 1 : DIAGNOSTIC DE LA PROCEDURE

Description procédures

Faiblesses

Risques

encourus

Recommandation

-Tous les dossiers de crédit (prêts immobiliers, cautions, découverts etc....)

Sont reçus par le courrier qui procède à l'enregistrement dans le registre courrier arrivé en y attribuant un numéro à chaque dossier.

-Les courriers

Sont transmis au DGA qui après annotation les fait acheminés au DCM par registre.

-Le DCM décharge

Dans le registre et transmet au SC pour traitement

-Réception de

Dossier incomplet

-Retard de la transmission des dossiers surtout au niveau du secrétariat

-Absence de registre courriers arrivé au DCM

-Perte de

Clientèle et de produit

-Confusion des courriers des départements

-Perte de dossiers

-

-Aucun dossier de prêt incomplet ne soit réceptionné

-Après la sortie,

Les dossiers doivent être aussitôt transmis au département concerné pour traitement

-Ouverture de courrier et départ dans tous les départements

-Le service crédit procède la vérification des éléments constituant les dossiers

-Si le dossier est incomplet il informe le client la transmission du complètement du dossier

-Si le dossier

Est complet (prêt immobilier), le SC détermine la capacité d'endettement du client et l'expédie au service technique

-Absence de vérification de la réception

-Détermination de la capacité d'endettement en amont du dépôt

-Oubli du SC pour la détermination la capacité d'endettement

-Une perte de temps et de ressource

-Retard dans le traitement des dossiers donc de manque à gagner

-Les dossiers de prêt soient déposés après vérification

-Détermination de la capacité du client par le SC avant dépôt du dossier

-Après le dossier est retourné au SC avec la fiche technique pour instruction

-Absence du registre à la réception

-Pertes des dossiers

Instauration d'un registre

-Si l'avis du ST est défavorable, le dossier sera classé et le client est informé du motif.

-Absence de notification formelle au client.

-Donc tenir l'image de la

Banque.

-Elaboration de lettre standard de notification au client.

-S'il est favorable le dossier est instruit par l'assistant charger de prêt ou souvent le chef de service crédit.

-Le lendemain le service prend les fiches de prêt au niveau de l'informatique pour avis motivé.

-Retard dans le dossier

-Manque à gagner

-Instauration d'une exploitation intermédiaire.

-L'agent charger du prêt inscrit son avis sur la fiche de prêt et le transmet au chef de service crédit. Ce dernier après vérification des éléments constitutifs du dossier et du montage met son avis.

-Les dossiers seront transmit au DCM, DGA, DG, et au DAF pour les dossiers du personnel. Mais seul l'avis du DG est prépondérant

-Après le dossier retourne au service crédit.

-Si le prêt est accordé, le SC fait une note à l'attention du service juridique pour les prises de décision.

-Cette note sera respectivement signée par : SC, DCM, DGA, et le DG.

-Après la signature, le dossier accompagné de la note est transmit au SJ pour prise de garantie.

-Lenteur du circuit de traitement et absence de délai de traitement

-Lourdeur du circuit

-Perte de produit

-Lenteur dans la mise en place du prêt, donc minimisation des produits

-Fixation d'un délai de traitement des dossiers

-Après l'accord de la direction, la lettre de transmission au juridique peut être signée uniquement le service de crédit et le chef de département

-Une fois les prises de garantie effectuées, le dossier est retourné au SC pour visas à partir du circuit du DCM, DGA, DG, et SJ

Absence de maîtrise du circuit des prises de garanties

-Délai long des prises de garantie

-Pénalisation des clients par le début de paiement des mensualités avant la fin des travaux, entraînant des demandes de différer

-Prévoir à partir du système informatique d'un différé automatique fixe par le ST.

-Le paiement sera effectué par le SD par la mise en place du prêt en général le lendemain du dernier visa c'est-à-dire celui du SJ

-Absence de conformité des dates de visas machine et dossiers

-Absence de séparation de fonction

-Retard dans la mise en page donc pertes de produit

-Mettre les visas et les avis en même temps (en cas d'avis favorables). Distinction entre l'agent chargé de l'exécution et l'argent de paiement

-Le lendemain du paiement, le SC prend au niveau de l'informatique les avis de débit et de crédit dont l'original est envoyé au client (ou notaire et SONAVIE) et les autres copies sont classées dans le dossier.

-Vérification à posteriori des paiements

-Détournement

-Vérification de tous les paiements

-Si l'avis du DG est défavorable, le dossier est classé au SC.

-Absence d'information formelle du client

-Fermeture de comptes

-Tenir l'image de la banque

-Lettre d'information standard

-Pour le paiement des décomptes, la lettre fait-le circuit habituel du courrier.

Arrivé au SC, sera transmise après vérification de signature au ST

-Si l'avis du ST est favorable le décompte sera payé par le SC et procède le lendemain à la vérification des avis.

-Si le ST donne un avis défavorable la lettre sera classée.

-Lourdeur au niveau de la vérification des signatures

-Absence

D'information du client

-Perte de lettre et mise en place de décompte

Retard dans les travaux litiges éventuel

-Transmission directe de la lettre au service technique car la vérification de la signature sera effectuée au moment du retrait à la caisse

-Information du client du motif du rejet

-La procédure est identique pour les autres types de dossiers sauf que le ST n'intervient pas toujours.

 
 
 

Source : Manuel de procédure, BHM.

L'examen des dossiers nous permet de constater l'absence des éléments suivants :

- L'accusé de réception ;

- Le tableau d'amortissement ;

- Le billet à ordre.

Nous recommandons la production de ces éléments nécessaires pour l'information des clients.

Enfin, l'organisation structurelle du service crédit avec deux agents expliquent en grande parie toutes les difficultés.

Par conséquent, nous recommandons le redéploiement du personnel et recrutement d'agent de crédit et de secrétaire pour le respect des fonctions compatibles et l'amélioration du traitement des dossiers.

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"Ceux qui rêvent de jour ont conscience de bien des choses qui échappent à ceux qui rêvent de nuit"   Edgar Allan Poe