MASTER II CONTROLE, AUDIT & CONSEIL - PROMOTION
FORMATION CONTINUE 2010/2011
samir.bouguetaya@orange.fr
· Mme Stéphanie PENSO
Directrice de mémoire
· M. Samir BOUGUETAYA
Etudiant
REMERCIEMENTS
Je voudrai tout d'abord remercier Stéphanie PENSO,
responsable de l'audit et du contrôle interne du groupe
Onet, ma directrice de mémoire, pour sa
disponibilité, son enthousiasme et sa maitrise dans autant de domaines
de compétences qui ont beaucoup apporter à la richesse de ce
mémoire.
Mes remerciements vont aussi vers Jean Michel
CARRATZA, superviseur du pôle Audit Interne au sein d'Orange
group, qui a toujours su se rendre disponible pour répondre à mes
questions et ce malgré un emploi du temps très chargé.
Je remercie aussi toutes les personnes que j'ai
rencontré dans le cadre de ce mémoire et qui m'ont
éclairés sur bien des sujets évoqués dans cette
étude, je cite :
Véronique APOCHER, auditrice interne
chez Orange group
Michelle CIARAMELLA, responsable de la
performance du Business chez Orange Business
Services
Alain BODOURIAN, responsable du contrôle
interne chez Orange Business Services
Philippe BOROUKHOFF, manager de
l'équipe de pilotage des PABX et offres IP chez Orange
Business Services
Jean Paul CAYA, auditeur interne / externe
chez Orange group. Thierry DE CLER, responsable SMQ chez
Orange Business Services Cherif LAHLOU, maître de
conférence à l'université de Tlemcen -
Algérie Mathieu LEMOINE, mon manager qui m'a soutenu
dans les moments difficiles
à tous merci..
3
AVERTISSEMENTS
L'université de la Méditerranée n'entend
donner ni approbation ni improbation aux affirmations contenues dans ce
mémoire.
Celle-ci reste de la responsabilité exclusive de
l'auteur.
DECLARATION SUR L'HONNEUR
4
Ce travail de recherche est écrit de ma main.
Tous les emprunts à des travaux existants sont
clairement encadrés par des guillemets avec indication de la source
en bas de page ou en bibliographie.
PREFACE
5
« Au sein de France Telecom,
les missions de l'Audit Interne ont
fortement évoluées depuis les
dix dernières années.
La valeur ajoutée que
l'Audit apporte à l'entreprise
également.
Les contrôles de conformité dans
la réalisation des opérations
sont de plus en plus transférés
vers des équipes de Contrôleurs internes mises en
place suite aux lois SARBOX et
LSF.
Les équipes d'Audit
Interne sont davantage focalisées sur
des missions d'assurance adressant les
risques majeurs de la cartographie des risques
Groupe.
Une évaluation
factuelle des risques est
réalisée (probabilité /
impact notamment Business et financier) accompagnée de propositions de
recommandations de plus en plus transverses
aux organisations, levier
d'amélioration de la
performance globale de
l'entreprise.
Comme toute performance,
celle de l'Audit
Interne dans sa contribution à la
création de valeur peut encore progresser.
Cette progression passera, maintenant que
la relation de confiance avec
les décideurs est
établie, par sa capacité
à communiquer largement, à
impliquer et fédérer les
acteurs à tous niveaux de l'organisation autour de ses
recommandations ou conseils, notamment dans
les entités
opérationnelles.
Après avoir contribué à
développer la culture
du contrôle interne, l'Audit a encore
un rôle important à jouer en terme de mise en
place des processus de management des risques dans
les entités »
Marseille le 03 juin 2011
Jean-Michel CARATZA
Superviseur du pôle
audit interne France Telecom Orange
6
RESUME
La dernière crise financière internationale a
révélé que l'audit interne (contrôle, management des
risques, gouvernance) constitue la pierre angulaire de la maîtrise des
activités des entreprises et le pilotage de leurs performances.
Ce mémoire essayera de répondre si l'audit
interne est réellement capable par l'analyse des risques et des
déficiences d'accroître l'efficacité et la performance au
sein de l'entreprise.
Il importe donc de vérifier avec précision la
fonction d' audit interne au sein de l' entreprise, la situer par rapport aux
autres systèmes de contrôle ( contrôle de gestion,
contrôle interne, SMQ et audit externe ) et s' assurer de sa
capacité à contribuer à l' amélioration de la
performance au sein de l' entreprise .
Ce mémoire essayera donc de répondre à la
problématique afin de démontrer si l'audit interne peut
être créateur de valeur ajoutée dans l'entreprise par
l'amélioration de la performance.
Pour cela il définira l'audit et le contrôle interne
et le lien qui existe entre les deux.
Il apportera les éléments de définition
de la performance, de ses indicateurs et de sa mesure afin de traiter
efficacement le sujet.
Par l'analyse d'un cas pratique au sein de l'agence France
Telecom Orange, je confronterai l'aspect théorique de mes recherches
avec une approche terrain pour répondre à la question suivante
:
L'audit interne est il facteur de performance dans l'entreprise
?
SOMMAIRE
1.1.1 Qu'est ce que la performance de l'entreprise ? 38
1.1.2 Qu'est ce que la notion d'indicateur de performance?
39
1.2 Les indicateurs de performance dans
le pilotage de l'entreprise
41
1.2.1 Cas d'expérience dans le pilotage de la
performance au sein d'un call center 41
1.2.2 La mesure de la performance dans un call center 42
SOMMAIRE (SUITE)
8
CONCLUSION 70
ANNEXES 71
Chapitre 2 - Etude de cas chez France Telecom Orange
53
2.1 Organisation de l'audit interne chez France
Telecom Orange. 53
2.1.1 Positionnement de l'audit interne au sein du groupe 53
2.1.2 Définition et missions 53
2.1.3 Pouvoirs et responsabilités 54
2.1.4 Ressources 54
2.1.5 Rôle de l'audit interne dans la performance de
l'entreprise 55
2.2 Présentation de
l'agence Orange Business Services - Agence
Rhône Méditerranée
2.2.1 L'organisation 55
2.2.2 L'organigramme 56
2.2.3 Les départements principaux et leurs missions 57
2.3 Etude de cas d'audit
interne à l'Agence Entreprises Rhône
Méditerranée 58
2.3.1 Présentation des solutions de communication PABX
58
2.3.2 Les enjeux pour l'Agence Entreprises Rhône
Méditerranée 59
2.3.3 Analyse du processus de commercialisation et
l'administration des ventes
des PABX.
2.3.4 Les risques inhérents à l'activité des
PABX 63
2.3.5 Apport de l'audit interne à une meilleure
performance, réalité de terrain et
analyse
1.3 Modèles de
performances. 44
1.3.1 L'approche par les buts (goal achievement model) 44
1.3.2 L'approche par les ressources (resource acquisition model)
48
1.4
l'évaluation de la
performance chez France Telecom Orange 49
1.4.1 Enjeux des applications analytiques métier et champs
d'application 49
1.4.2 L'entretien individuel et objectif de performance 52
60
67
55
9
INTRODUCTION
Les différentes évolutions du monde
économique ont mis en évidence une exigence accrue d'une
comptabilité claire et précise reflétant fidèlement
la réelle situation économique de l'entreprise.
Les dirigeants de nos entreprises demandent des informations
financières plus actualisées et se dotent grâce au
système d'information d'outils de plus en plus performants pour y
arriver.
Cependant la fonction d'audit interne demeure incontournable.
Dans un environnement en perpétuelle turbulence
où la gestion des risques constitue un défi majeur du management
et occupe une place plus importante dans les préoccupations des
directions d'entreprise, l'auditeur interne est désormais un acteur
privilégié du processus de management des risques.
En effet, la reconnaissance de l'audit interne en tant que
fonction clef pour l'efficacité ou la performance du dispositif de
contrôle interne, lui confère la légitimité
nécessaire pour jouer un rôle prépondérant au sein
de l'organisation.
Partant de ce constat, l'auditeur interne n'est plus
perçu comme un contrôleur mais comme un partenaire ayant un
rôle défini et une action indépendante qui lui permet de
maîtriser les risques qui peuvent menacer le développement et la
croissance de l'entreprise.
La valeur ajoutée de l'audit interne trouve alors son
origine dans son contact direct et permanent avec les dirigeants de
l'entreprise mais aussi avec tous les organes de l'entreprise.
L'audit interne revêt ainsi un aspect stratégique
d'alerte et d'anticipation des risques.
Par soucis d'assurer une croissance durable et pérenne,
les entreprises doivent d'autant plus maitriser les risques qu'elles
encourent.
L'audit interne se définissant aujourd'hui comme une
activité indépendante et objective donne ou s'efforce de garantir
à l'entreprise la bonne maitrise de ses opérations et permet de
contribuer à l'amélioration des processus et à
créer de la valeur ajoutée.
Au sein des grandes entreprises nous sommes confrontés
de plus en plus aux questions d'auditeurs internes sur le respect des
procédures déterminés par nos organes de contrôle
interne.
Bien que très bien connue au sein des services
financiers de l'entreprise, dans les unités opérationnelles, la
fonction et la mission d'auditeur interne sont généralement
perçues comme un organe de contrôle et d'inspection au service des
dirigeants de l'entreprise.
Les auditeurs sont appelés à aider les services,
unités opérationnelles et autres organes de l'entreprise à
adapter leurs modes de gestion aux exigences d'un environnement plein
d'incertitudes, et, à prévoir et à maîtriser tous
genres de risques.
10
En effet, la dernière crise financière
internationale a révélé que l'audit interne
(contrôle, management des risques, gouvernance) constitue la pierre
angulaire de la maîtrise des activités des entreprises et le
pilotage de leurs performances.
C'est dans ce contexte que je souhaite poser la question suivante
:
? Est ce que l'audit interne est il réellement
facteur de performance dans l'entreprise ?
Est-il réellement capable par l'analyse des risques et
des déficiences d'accroitre l'efficacité et la performance au
sein de l'entreprise ?
Les recommandations édictées par l'audit interne
sont elles capables d'optimiser les moyens mis en oeuvre pour réaliser
les objectifs de l'entreprise ?
Il importe donc de vérifier avec précision la
fonction d'audit interne au sein de l'entreprise, la situer par rapport aux
autres systèmes de contrôle (contrôle de gestion,
contrôle interne, SMQ et audit externe) et s'assurer de sa
capacité à contribuer à l'amélioration de la
performance au sein de l'entreprise.
Mon étude se concentrera sur l'audit interne et la
performance et plus précisément la question qui est posée
est comment l'audit interne insuffle t'il une dynamique d'amélioration
de la performance et comment réussit-il ou pas à le faire ?
C'est pourquoi l'orientation prise dans ce présent
mémoire est de tenter de définir comment l'audit interne
contribue-t-il à l'atteinte des objectifs financiers et
opérationnels que l'entreprise s'est au préalable fixés et
dont dépend sa réussite.
Pour mener à bien cette étude, la
démarche méthodologique s'inscrit dans une
approche qualitative.
Je mènerai une étude de cas sur site, se
concentrant sur la société où je travaille actuellement,
Orange Business Services à Marseille.
J'aborderai le sujet de la commercialisation et la gestion des
commandes d' « Autocommutateur téléphonique privé
» activité dans laquelle l'entreprise doit gérer deux
risques financiers majeurs.
J'essayerai de répondre à la
problématique par l'analyse du processus de bout en bout et
démontrer que l'audit interne peut être créateur de valeur
ajoutée dans l'entreprise par l'amélioration de la
performance.
11
PREMIERE PARTIE, QU'EST CE QUE L'AUDIT
INTERNE?
Chapitre 1 - CADRE GENERAL DE L'AUDIT INTERNE 1.1 La
dimension historique
L'activité de l'audit interne peut jouer un rôle
important auprès de la direction de l'entreprise dans l'accomplissement
d'un composant essentiel de leurs mécanismes de gouvernance.
L'auditeur interne peut substantiellement par ses actions, son
analyse, ses recommandations et ses conseils, optimiser les moyens mis en
oeuvre par l'entreprise, améliorer la maitrise des coûts, et donc
les profits, et réduire les risques liés à son
activité.
Nous pouvons envisager ou imaginer un réel partenariat
entre l'audit interne et la gouvernance d'entreprise.
Mais comment est nait cette activité d'audit interne et
quelle dimension historique a-t-elle réellement?
Nous savons par notre histoire qu'il existait
déjà et ce depuis deux mille ans avant la naissance de
Jésus-Christ des comptables.
Il est évident que les échanges commerciaux
entre les différents peuples et communautés ont contribué
aussi aux progrès de la comptabilité.
Les commerçants profitant des connaissances acquises et
des expériences faites par les sociétés avec lesquelles
ils entretenaient des liaisons commerciales.
A titre d'exemple les Egyptiens, les Phéniciens, les
Grecs et les Romains tenaient des comptabilités de trésorerie et
ont amené au fil des échanges et des expériences ces
derniers à établir de solides systèmes d'informations leur
permettant d'en analyser les données pour une meilleure gestion.
L'analyse des données financières serait donc nait
depuis très longtemps.
L'intérêt de l'audit ne commencera à
être reconnu qu'à partir du XIII siècle, ainsi les grandes
organisations administratives mis en place à cette époque par les
rois, les barons, les Eglises et les municipalités ont exercé
pendant longtemps une grande influence sur le développement de la
comptabilité et de l'audit.
C'est indéniablement au XVIII° siècle que
la comptabilité a commencé à attirer des personnes
compétentes pour y exercer leur profession.
Ainsi un noyau professionnel naquit au XVIII°
siècle.
A cette période il y a eu floraison d'énormes
banqueroutes scandaleuses qui a accompagné les balbutiements du
capitalisme populaire avec entre autre la faillite en 1720 en Angleterre de la
« South Sea Company », premier krach de l'histoire, qui
déclencha une panique générale ou tout actionnaire voulait
bien entendu vendre, mais personne ne voulait acheter.
12
Les premières tentatives de création d'une
association de comptables ont eu lieu en Italie sous le nom de : « Il
collegio di raxonati » et fut fondé à Venise en 1581.
Cette association et le collège de Milan, qui a
été créé en 1739, ont appliqué des
méthodes d'enseignement professionnel et de sélection des
candidats semblables en quelques points, à titre d'exemple, un stage
dans le cabinet d'un expert comptable et un examen de connaissances aux
procédures utilisées dans la plus part des organisations
actuelles.
Ces associations n'ont malheureusement pas pu survivre au
XVIIIe siècle, et ce n'est qu'en 1854 que fut créée la
plus ancienne des associations actuelles, il s'agit de « L'institute of
Chartered Accountants in Scotland » qui s'est efforcé de
bâtir une communauté de professionnels tout au long de ces
années ; l'objectif étant de construire une profession comptable
forte afin de doter la communauté des affaires des meilleurs
comptables.
C'est ainsi qu'à titre d'exemple KPMG, le premier
réseau en France de prestations de services d'audit, d'expertise
comptable et de conseil est devenu le principal partenaire de L'I.C.AS.
Les gouvernements ont joué aussi un rôle
très important dans la professionnalisation de cette activité,
ainsi en France des décrets ont créé l'ordre des experts
comptables & comptables agréés en 1945, ainsi que la
Compagnie nationale des Commissaires aux comptes en 1969.
Le contrôle de l'état se formalisera aussi par la
création de la Cour des Comptes en 1807.
Ainsi nous pouvons distinguer une synthèse des
étapes de l'évolution de l'audit les plus significatives
représentées par le tableau ci dessous:
1
Synthèse de l'évolution de l'audit à
travers les âges:
|
|
|
|
|
|
|
|
Période
|
Prescripteur de l'audit
|
Auditeurs
|
Objectifs de l'audit
|
2000 av. JC à 1700
|
Rois, empereurs, églises et états
|
Clercs ou écrivains
|
Punir les voleurs pour les détournements de
fonds
|
1700 à 1850
|
Etats, tribunaux commerciaux et
|
Comptables
|
Protéger le patrimoine.
Réprimer les fraudes et punir les fraudeurs
|
1850 à 1900
|
actionnaires
Etats et actionnaires
|
Professionnels de la comptabilité
|
Protéger le patrimoine.
|
1900 à 1940
1940 à 1970
|
Etats et actionnaires
Etats, banques et actionnaires
|
Professionnels de l'audit et de la
comptabilité
Professionnels de l'audit et de la
comptabilité
|
Eviter les fraudes et les erreurs et attester la
Attester la sincérité et la
régularité des états
|
ou juristes
Eviter les fraudes et attester la fiabilité du
bilan
fiabilité des états financiers
historiques.
financier historiques.
1970 à 1990
Etats, tiers et actionnaires
Professionnels d'audit et de
comptabilité et du conseil
Attester la qualité du contrôle interne et
le
respect des normes comptables et normes
d'audit
à partir de 1990
Etats, tiers et actionnaires
Professionnels d'audit et du conseil
Attester l'image fidèle des comptes et la
qualité
du contrôle interne dans le respect des
normes.
Protection contre la fraude internationale.
1 Tableau de synthèse de
l'évolution de l'Audit - Audit & contrôle interne, aspects
financiers, opérationnels et
stratégiques - Lionel Collins, Gérard Valin -
Editions DALLOZ.
Audit & contrôle interne, aspects financiers,
opérationnels et stratégiques - Lionel Collins, Gérard
Vallin -
Editions DALLOZ - Historique de l'audit et du contrôle
interne.
13
En effet à travers tout âge, il est apparu que
l'examen par un homme indépendant et compétent de la
fidélité des représentations comptables et
financières est la clé de voute garantissant la probité et
la crédibilité des transactions économiques des
entreprises et des entrepreneurs.
Le cadre historique étant dressé, nous allons
donc de définir avec précision la fonction d'audit interne au
sein de l'entreprise, la situer par rapport aux autres systèmes de
contrôle (contrôle de gestion, contrôle interne, SMQ et audit
externe) et comprendre son fonctionnement, mission et son champ
d'application.
1.2 Définitions et champ d'application
1.2.1 Définition de l'audit Interne
Lorsque l'on aborde le sujet de l'audit, on a souvent tendance
à retrouver les termes d'auditeur interne et d'auditeur externe.
L'auditeur interne travaille au sein d'une entreprise.
Celle ci est souvent un grand groupe car seuls ces derniers
disposent d'un service d'audit.
Au sein de ce service, l'auditeur va mener différentes
missions dans les différentes composantes de la
société.
Sa mission est de veiller au respect des procédures
mises en place par la direction et d'observer la manière dont les
employés travaillent.
Cela permet d'étudier leurs méthodes de travail,
d'observer leur adaptation aux changements et de veiller au bon respect des
différents cadres juridiques afin d'éviter tout problème
éventuel.
L'auditeur interne peut se charger des contrôles
financiers, organisationnels ou autres.
Plus l'entreprise est grande, plus le nombre de ces auditeurs
augmente et plus leur degré de spécialisation est fort.
L'auditeur interne est donc un expert qui doit très
bien connaître les métiers sur lesquels il intervient ainsi
qu'être fin diplomate pour ne pas froisser les employés qui le
perçoivent souvent comme un espion de la direction.
Il existe toujours ce décalage entre la base du personnel
et le siège social d'où vient l'auditeur.
Les deux parties ont souvent tendance à se faire des
reproches et l'auditeur, représentant de la direction dans les
unités opérationnelles, sert régulièrement de
défouloir au personnel qui en profite pour clamer haut et fort la
stupidité de telle ou telle méthode de travail.
Il faut avoir le caractère nécessaire pour mener ce
type de mission.
Et pourtant, l'auditeur interne ne fait que remplir une mission
qu'on lui impose.
14
Si cette présentation insiste sur le côté
difficile du métier d'auditeur interne, il faut également
préciser que les contreparties peuvent être très
avantageuses.
L'auditeur interne, au cours de ses missions, apprend
énormément sur l'entreprise, sur les personnes qui y travaillent
et sur l'impact de stratégies et de modifications sur le personnel.
Ce double lien entre la base et la direction fait de lui un
candidat potentiel pour un poste de stratège ou de cadre dirigeant.
On remarque en effet que les auditeurs internes progressent
rapidement dans la hiérarchie de leur entreprise car leur expertise sont
reconnue et appréciée ; c'est un bon moyen d'atteindre la
direction de l'entreprise très rapidement.
L'auditeur externe lui exerce les mêmes tâches que
l'auditeur interne, à ceci près qu'il ne travaille pas à
l'intérieur de sa structure mais pour d'autres structures.
Il est donc amené à se déplacer dans les
entreprises pour y vérifier le respect des différentes
procédures.
En effet, dans ce cas, à chaque mission, on a
l'impression de changer d'entreprise et de devoir faire l'effort de se
réintégrer dans une organisation.
Contrairement à l'auditeur interne, les perspectives
d'évolution ne se font pas en interne (quoique) mais plutôt en
externe.
Bien souvent, il arrive que les auditeurs externes soient
débauchés par des entreprises clientes. Il est difficile de
conseiller tel ou tel métier dans l'audit.
1.2.2 Mission de l'audit interne
La méthodologie de l'audit interne dans le cadre d'une
mission trouve la toute sa dimension dans la conduite et l'élaboration
de la mission d'audit interne.
En effet, toute mission comprend une phase préliminaire et
quatre phases fondamentales:
? La phase d'information des audités qui se traduit par un
ordre de mission
? La phase de préparation ou d'étude
? La phase de vérification ou d'audit proprement dit
? La phase de synthèse et du rapport
Il est évident que toute mission d'audit interne s'inscrit
dans le cadre du programme et du plan d'audit élaborés et
approuvés antérieurement par la Direction de l'entreprise ou par
le comité d'audit.
L'utilisation de l'outil informatique et du système
d'information de l'entreprise peut améliorer la productivité et
l'efficacité de l'auditeur interne d'une manière
appréciable (sur le plan documentaire, la communication et le travail de
rédaction).
ETAPES
SUPPORTS
externes internes
15
1.2.3 Programme et plan d'audit interne
Le cycle d'audit et le plan annuel de l'audit,
constitue les bases du programme d'un service d'audit interne.
m Le cycle d'audit couvre une période longue et
il est élaboré en fonction de plusieurs facteurs,
notamment:
m Les risques qui pourraient mettre en cause la
pérennité de l'entreprise (risques purs, risques d'exploitation
et risques catastrophiques)
m Les domaines sensibles pour lesquels une
défaillance du contrôle interne s'avère
intolérable
m Les préoccupations de la Direction
Générale.
Le plan annuel couvre un exercice et il est
élaboré par le service de l'audit interne et approuvé par
la direction Générale ou le comité d'audit.
Ce plan donne la liste des missions à
entreprendre par le service. Il est généralement
arrêté en fonction de:
? Priorité de la Direction de l'entreprise ou
du Comité d'audit ? Importance des domaines à
auditer
? Demande des opérationnels.
Schéma d'une mission d'audit interne au sein du
groupe Orange2
PRISE DE CONNAISSANCE
|
LANCEMENT DE LA MISSION
|
ANALYSE DES RISQUES
ET DU CONTRÔLE INTERNE
|
Choix des Objectifs
(pourquoi, quoi, comment, où,
quand)
|
Lettre de lancement
Plan d'approche
Lettre de saisie
Entretien préparatoire prescripteur
(mission confirmée et
précisée)
|
Plan d'approche
|
Analyse des données clé /
Benchmark
|
Planning
|
Interne et des Risques
|
Réunion de lancement de l'audit
|
Choix des sites audités Lettres de
saisie Mise à jour du fichier des
entités auditées
Programme de
vérifications
Référentiel, ou Feuille
d'Analyse du Contrôle
Questionnaires -
Tests Comptes-rendus d'entretien Note
de revue intermédiaire IRM FACIR
complétée
FRAP (validées)
es
Restitution écrite à l'entité
auditée Restitution orale à l'entité
auditée
is
Check-list de fin de mission
de
Transparents de restitution Restitution
orale au prescripteur
|
n
|
se
Suivi des recommandations
|
I
2
i
Projets de rapport +
Rapport + Plans
2 Schéma d'une mission d'audit interne issue
d'un document interne chez Orange
Programme de travail
ACCOMPLISSEMENT
DE LA MISSION
SYNTHESE DES RESULTATS
COMMUNICATION DES
RESULTATS
CLÔTURE DE LA MISSION
Lettre d'envoi (au prescripteur)
Projet de rapport
Rapport
Suivi des recommandations
16
1.2.4 Lancement de la mission et enquête
préliminaire - pré audit
La phase qui suit l'élaboration de l'ordre de mis ion
et l'information des audités est l'enquête préliminaire.
Celle ci vise le recueil d'informations qui vont faciliter les
travaux de l'auditeur interne et lui permettre de réaliser sa mission
avec un gain de temps et efficacité.
Délimitant les objectifs généraux de la
mission, la durée de la mission et la présentation des
équipes.
Cette opération vise en premier lieu d'impliquer
davantage les deux protagonistes pour mieux définir le programme de
travail.
A ce stade, l'auditeur interne va s'attacher à la
reconnaissance du domaine à auditer, par l'étude des dossiers et
des rapports de missions antérieurs et de tout document susceptible de
l'aider à mieux cerner l'activité auditée.
Il convient de noter qu'au cours de cette phase diagnostic,
l'auditeur interne, élabore un plan d'action qui énonce:
? les objectifs de l'audit,
? le programme des vérifications à
réaliser,
? les personnes à contacter,
? le calendrier prévisionnel des étapes de la
mission.
En conclusion, cette phase s'organise autour de trois axes
? l'analyse des risques,
? la définition des objectifs de l'audit,
? les programmes de travail pour les atteindre.
1.2.5 L'exécution de la mission d'audit
interne
C'est la phase de vérification proprement dite.
Il se concrétise par un budget temps/hommes, un planning
d'exécution et par un suivi du travail.
Les conclusions du travail et les anomalies constatés sont
transcrites sur des supports spéciaux notamment, les feuilles du
travail, les feuilles de révélation et d'analyse de
problèmes.
Le budget de la mission dans un sens large, la couvre dans le
temps et dans l'espace depuis la fin de la phase d'étude à la
phase de diffusion du rapport d'audit.
Le suivi de cette opération est réalisé par
le responsable de la mission à travers l'état d'avancement.
17
En effet, le budget doit respecter un certain nombre de
principes, notamment:
? L'estimation de la charge-temps allouée à chaque
tache du programme de vérification; ? L'affectation de chaque
tâche du programme aux différents membres de l'équipe de la
mission
? La précision des dates et des lieux de
déroulement de la mission
? Le contrôle de cette opération est
assuré par le responsable de la mission sur la base des rapports de
temps des auditeurs en mission et matérialisé par un état
d'avancement (prévisionnel et réel) qui est transmis au
Responsable de l'audit interne.
S'agissant des supports de travail, ils seront
étudiés au niveau de la partie consacrée aux outils de
l'auditeur interne.
1.2.6 Fin de la mission d'audit interne
Le rapport d'audit :
Le rapport d'audit est avant tout un moyen de communication.
Il sert à convaincre le destinataire et à
déclencher une action et il est souvent aussi le résultat des
travaux de synthèse préliminaires.
Les caractéristiques du rapport :
Pour atteindre ses objectifs, le rapport doit être:
? Concis
? Complet
? Compréhensible;
? Exact et limité aux faits
? Courtois et sans préjugés
? Approuvé par les responsables
? Opportun.
Les différentes formes de rapport d'audit :
Les rapports d'audit peuvent revêtir plusieurs formes,
dépendre de la nature du travail effectué. Ainsi, ils peuvent
être:
? Formel ou informel
? Définitif ou en cours de mission ? Ecrit ou verbal
A caractère général ou limité
à certains aspects de la mission.
18
1.2.7 Edition et envoi du rapport d'audit
interne
La rédaction du rapport doit se faire d'une manière
simple et vivante.
A ce niveau, l'auditeur doit respecter un cheminement logique
pour donner à son rapport une teneur de professionnalisme.
Pour ce faire, il doit suivre le schéma suivant: ?
Une introduction avec:
? La description de l'objet de la mission ? Le
résumé des principaux points ? La conclusion du travail
effectué
? Une description des travaux entamés par
l'auditeur et les points
soulevés ? Une
annexe.
Avant de procéder à la diffusion du rapport,
l'auditeur interne doit s'attacher à la révision de son rapport
au niveau de la forme et du fond.
Ce travail lui permettra d'éviter des surprises
inutiles.
La discussion du rapport avec les responsables de l'unité
auditée est une étape importante de la mission dans la mesure
où celle ci peut être l'occasion de valider les constatations et
de faire adhérer les audités aux recommandations
émises.
Il faut souligner que la discussion se fera soit avec les
supérieurs hiérarchiques, soit avec les responsables directs et
ce, en fonction des conclusions du rapport (absence d'anomalies, anomalies au
niveau de toute l'unité ou une partie de l'unité...).
La réunion de discussion du rapport est en
général une épreuve difficile et délicate.
Pour tirer profit de celle ci, l'auditeur doit se prépare
d'une manière sérieuse aux objections et aux résistances
et doit faire preuve d'une grande capacité de négociation.
Cependant, s'il sera amené à faire des adaptations
et rectifications à son rapport initial, il ne devrait en aucun cas
céder (sur l'essentiel) ou se compromettre.
Par ailleurs, l'auditeur doit veiller à transmettre une
copie du rapport au préalable aux audités (au moins une semaine
à l'avance).
A la fin de la mission, le service audit interne ne doit
transmettre son rapport final qu'aux audités et à la Direction
Générale.
? Pour la Direction Générale.
Le Service Audit interne aura à envoyer:
19
? Une note de synthèse succincte (1 à 3
pages)
? Le rapport de synthèse.
? La synthèse des recommandations avec les
réponses des audités.
? Pour l'unité auditée
Le Service Audit interne transmettra:
? Le rapport détaillé;
? Le rapport de synthèse;
? La synthèse des recommandations (avec un délai
pour la réponse)
Cependant, la mission d'audit ne doit pas se limiter à
la formulation des recommandations, mais doit se prolonger par le suivi de la
mise en place des mesures correctives.
Cette action fait appel en premier lieu à la collaboration
et à l'adhésion des audités.
Dans cette perspective, le service d'audit interne est en
général chargé de suivre la mise en oeuvre des actions
correctives et d'informer la Direction Générale de l'avancement
de ces actions
Il est évident, que le service d'audit interne ne
s'implique pas dans l'action de mise sous peine de perdre son
objectivité future.
La mission d'audit est définie comme étant une
mission "d'assurance", c'est-à-dire :
Une mission confiée à un professionnel avec
initialement des compétences comptables, en vue d'évaluer ou
d'apprécier des informations fournies par une personne responsable, par
référence à des critères appropriés et
d'exprimer une conclusion destinée à un utilisateur
identifié quant à la fiabilité de celles-ci.
L'auditeur interne intervient dans le respect des principes
éthiques suivants : intégrité, objectivité,
compétence professionnelle, soin et diligence, confidentialité,
professionnalisme, respect des normes techniques et professionnelles.
Les critères de référence sont les normes
ou dispositifs utilisés pour évaluer ou mesurer l'information
objet de l'intervention.
Voir Annexe 1 : lettre de projet de rapport d'audit
interne Voir Annexe 2 : Check-list suivi de mission d'audit interne
1.3 Positionnement de l'audit interne
Dans la définition que nous avons apporté
à l'audit interne, nous avons évoqué la différence
entre l'audit interne et externe, qui aujourd'hui sont deux fonctions
complètement différenciées et nous sommes d'accord pour
dire que l'audit externe est une fonction
20
indépendante de l'entreprise qui a pour mission de
certifier l'exactitude des comptes, résultats, bilans et autre
états financiers.
Cependant pour toutes les composantes de l'entreprise ce n'est
pas si évident, car bien d'autres fonctions peuvent porter à
confusion par rapport à l'audit interne et il important de bien le
positionner par rapport :
? Au contrôleur de gestion
? Au service méthode/organisation
? Au S.M.Q, système de management de la
qualité
? Au RISK Management
1.3.1 L'audit interne et le contrôle de
gestion
Généralement le contrôle de gestion vise
à analyser l'efficacité du système de gestion de
l'entreprise.
Dans la plupart des entreprises, la comptabilité de
gestion est complètement rattachée aux données comptables,
cela tient à la nécessité d'obtenir les chiffres dans des
délais assez courts.
Très souvent, il y a donc un résultat de gestion
qui diffère du résultat comptable.
L'auditeur interne lui peut, en cherchant à valider,
par exemple, la procédure de calcul du résultat de gestion,
cerner les leviers permettant de réduire l'écart entre les deux
types de résultat.
Or, la faiblesse de cet écart traduit la performance du
système de management de l'entreprise.
L'audit interne permet d'obtenir une évaluation du
niveau de performance du contrôle de gestion.
De même, le contrôle de gestion peut être au
service de l'audit.
Ce premier opérant un contrôle par exception, il
peut dégager les écarts significatifs.
Cela permet de conduire l'audit interne de manière
cohérente en le focalisant tout d'abord sur ces écarts importants
; puis, en affinant la recherche, ou en l'élargissant à l'amont
ou à l'aval du problème, l'auditeur lui mène une recherche
méthodique des dysfonctionnements.
Cet aspect est particulièrement mis en avant dans la
conduite de l'audit interne.
Sur un autre plan, la composante humaine des deux
métiers est extrêmement forte : un travail efficace ne peut
être mené que si les deux spécialistes parviennent à
se faire percevoir comme échappant à tous les enjeux de
pouvoir.
Pourtant, le contrôleur de gestion est peut être
plus fragile car si sa fonction n'est pas promue par la direction
générale, la valeur ajoutée de son travail ne sera pas
aussi élevée qu'elle pourrait l'être.
21
A l'inverse, si l'aspect déontologique du métier de
contrôleur de gestion est sans doute aussi fort que celui de l'auditeur,
les jugements qu'ils peuvent émettre peuvent différer fortement
sur la forme.
Pour conclure, une remarque peut être tirée de la
comparaison des deux parties pratiques :
? Celle qui portait sur le contrôle de gestion n'avait pas
de rappels méthodologiques.
? Alors que l'audit est un travail très normalisé
dans ses méthodes, dans la rédaction du diagnostic, la mise en
oeuvre du contrôle de gestion est un peu plus intuitive.
La contrepartie de cette non-formalisation est la
nécessité absolue, pour le contrôleur de gestion,
d'être d'une rigueur absolue dans ses jugements.
La différence entre le contrôle de gestion et
l'audit interne réside aussi dans la nature des chiffres analysés
:
? chiffres issus du passé pour l'audit / budget,
prévisions, ... pour le contrôle de gestion
Le contrôle de gestion ne porte pas de jugement sur les
procédures alors que c'est le but principal de l'audit interne.
1.3.2 L'audit interne et les services
méthodes/organisation
Le positionnement de l'audit interne par rapport aux services
méthodes & organisations peut apparaitre semblable dans le
fonctionnement.
Cependant les services méthodes ne se contentent pas de
faire des recommandations, mais ils peuvent aller jusqu'à la mise en
oeuvre de ses mêmes recommandations
Elles ne s'appuient pas nécessairement sur un diagnostic
préalable de l'entreprise.
Elles peuvent répondre à un besoin nouveau de
réorganisation en faveur de nouveaux développements ou d'une
nouvelle stratégie à mettre en place.
Cette fonction d'organisation au sein de l'entreprise peur
s'illustrer de formes et objectifs très disparates : de la conception
d'un nouveau formulaire papier, à la réorganisation
complète d'un service de l'entreprise.
L'audit interne est susceptible d'intervenir avant ou
après en ce sens qu'il ne peut être à l'origine du
changement et avoir à auditer la nouvelle situation ainsi
créée et éventuellement émettre de nouvelles
recommandations.
1.3.3 L'audit interne et le S.M.Q, (Système de
Management de la qualité) Tout d'abord il est utile de savoir
ce qu'est le système de management de la qualité.
C'est l'ensemble des dispositions et des moyens humains et
matériels nécessaires à l'obtention de la qualité
afin de garantir l'accroissement continu de la satisfaction des clients.
Toute activité qui peut avoir une incidence sur la
satisfaction ou sur le mécontentement d'un client doit être
maîtrisée.
Il consiste à :
? Définir une politique et des objectives
qualités
? Déterminer les critères et les
méthodes nécessaires pour assurer l'efficacité du
fonctionnement
et la maîtrise des processus
? Déployer les moyens humains et matériels
nécessaires aux activités
? Garantir une logique de progrès permanent.
Cartographie macroscopique des processus (France Telecom
Orange)
Nous remarquerons que le fil conducteur du système de
management de la qualité est la priorité donnée au client,
la recherche de sa satisfaction, la conformité à ses besoins ou
à ses attentes, l'orientation de toute l'entreprise vers cet objectif
fondamental.
L'entreprise peut aussi s'inscrire dans une démarche de
certification ISO (exemple ISO 9000:2000), cependant il est clair que les
convergences entre le contrôle interne et le SMQ sont de plus en plus
rependues et fortes, comme c'est le cas aujourd'hui dans le groupe France
Telecom.
Dans quelques temps nous ne pourrions plus voir de
différence entre le management par la qualité et le
contrôle interne.
En ce qui concerne l'audit interne et le SMQ, on peut se poser
la question sur leurs relations réciproques, leurs approches sont elles
concurrentes ou complémentaires ?
23
Bien que motivé par l'ISO, l'audit qualité a
fait son apparition mais il n'est qu'une partie de la fonction qualité,
alors que l'audit interne existe à l'origine comme une fonction en soi
et par définition indépendante de la ligne
opérationnelle.
Bien que l'audit interne doit se conformer aux exigences d'une
démarche qualité, ce programme qualité doit faire l'objet
d'évaluations internes ainsi celles externes réalisées
tous les cinq ans par une équipe qualifiée et
indépendante.
1.3.4 L'audit interne et le RISK Management
Généralement le Risk management prépare le
travail à l'auditeur interne, de par sa mission de gestion des
risques.
Le Risk management se définit en 4 principales missions
:
? Identification des risques internes et externes à
l'entreprise
? Elaboration de la cartographie des risques
? Définition d'une stratégie des
risques
? Sensibilisation et formation des managers afin d'installer
une réelle culture des risques dans
l'exercice de leurs fonctions.
L'audit interne participe de manière indépendante
au maintien d'un dispositif de contrôle approprié pour
l'entreprise, en évaluant son efficacité et en encourageant son
amélioration continue.
Sur la base de la documentation, des résultats de
l'évaluation des risques et des préconisations des audits
précédents, l'audit interne procède à des tests qui
contribuent à l'évaluation du dispositif de contrôle
interne.
Le groupe France Telecom Orange dispose ainsi d'une Direction du
contrôle général chargée d'examiner les alertes
éthiques et de réaliser des investigations lors de manquements
supposés à l'éthique ou à la déontologie.
Cette direction intervient également dans la
détection et le traitement des cas de fraude.
Le management des risques s'assure lui de l'identification et du
pilotage des plans d'actions pour traiter les risques identifiés par les
risks managers locaux.
Le Risk Management présente au moins annuellement une
cartographie des risques au Comité des risques, ainsi qu'au
Comité d'audit.
Le risk management identifie les risques, le contrôle
interne couvre ces risques et l'audit interne évalue l'efficacité
du contrôle interne et du risk management.
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