Système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé à l’INFSS de Bamako.

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT REPUBLIQUE DU MALI

SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Un Peuple - un But - une Foi

*******************

INSTITUT NATIONAL DE FORMATION

EN SCIENCES DE LA SANTE (INFSS)

DEPARTEMENT DES PEDAGOGIES ET MANAGEMENT DES SERVIVES DE SANTE

N°

MEMOIRE DE FIN DE CYCLE

Pour l'obtention

du diplôme de Master en Sciences de la Santé Option : Management des services de santé

Système de gestion des mémoires du cycle

de master en management des services de

santé à l'INFSS de Bamako

Préparé et soutenu publiquement par : M. ELEYEH HOUSSEIN ROBLEH

JURY

President du jury: M. Lassana KEITA Directeur de mémoire : M. Yaya TRAORE Membre de jury : M. Adama KONE Membre de jury : M. Ousmane DIALLO

Soutenu le 30/04/2018 Année académique: 2017-2018

TABLE DES MATIERES

DEDICACE .I

REMERCIEMENTS II-III

HOMMAGE AUX MEMBRES DU JURY . IV-V

SIGLES ET ABREVIATIONS VI

DEFINITIONS OPERATIONNELLES DES TERMES VII

LISTE DES TABLEAUXE ET FIGURES .VIII

RESUME IX-X

I. INTRODUCTION .1

II. CONTEXTE ET JUSTIFICATION 3-6

III. BUT, OBJECTIFS HYPOTHESE DE RECHERCHE ..7-8

IV. GENERALITES 9-16

V. METHODOLOGIE DE RECHERCHE ..17-28

VI. RESULTATS ..29-33

VII. COMMENTAIRES ET DISCUSSIONS 34-37

VIII. CONCLUSION 38-39

IX SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS .....40-41

X. BIBLIOGRAPHIE 42-43

XI. ANNEXES XI



DEDICACE

Je dédie ce mémoire :

A ma mère AICHA CHIREH WAIS

Grace à votre éducation précieuse, à vos prières, à votre profond amour et affection que vous ne cessez de m'entourer me voilà enfin arrivée à la fin de ma formation comme vous avez souhaité pour moi durant ces deux années.

Je ne trouverai jamais l'expression forte pour vous exprimer tout mon amour, ma reconnaissance et ma gratitude pour les sacrifices consentis.

Je m'adresse à DIEU le tout puissant pour qu'il vous accorde longue vie, toute sa protection ainsi que santé et bonheur.

Que les portes du paradis vous soient grandes ouvertes. Amen

II

REMERCIEMENTS

Je rends grâce à DIEU, le tout puissant de m'avoir donné la chance, le courage et la force nécessaire d'accomplir cette formation après une carrière professionnelle bien remplie. Je prie le bon DIEU de guider mes pas dans la nouvelle carrière qui va « inchallah » bientôt commencer. Amen. C'est l'occasion pour moi de remercier toutes les personnes, qui ont participé de près ou de loin à la réalisation de ce travail.

A ma Famille

Mon épouse : DEKA HASSAN

Fruit de tant de patience et de sacrifice, ce travail n'est qu'un reflet de toute mon affection. Je te remercie en guise de témoignage aux multiples sacrifices consentis durant mes études. Puisse le bon DIEU nous unir d'avantage pour le pire comme pour le meilleur.

Mon enfant: SOUDEISI ELEYEH

Puisse le bon Dieu vous prêter longue vie, de bonheur et des succès. Trouvez ici l'expression de mon amour profond ; que ce travail soit pour vous une inspiration.

A mes frères : RADWAN HOUSSEIN et MAHAD HOUSSEIN

Vous m'avez été d'un grand soutien, je n'oublierai jamais ces moments de complicité, de joie, de peine, partagés ensemble, qui sont autant de choses qui nous lient et que nous avons tous vécus intensément. Que dieu renforce nos liens.

A mon directeur de mémoire M. Yaya TRAORE

Vous m'avez fait l'honneur de guider ce travail Maitre, votre modestie, votre conscience professionnelle et votre compétence sont pour moi un exemple à suivre dans l'exercice de ma profession. Je vous remercie pour la confiance que

III

vous avez placée en moi et pour l'accueil aimable et bienveillant que vous avez réservé. Veuillez trouver dans ce modeste labeur, le fruit de vos conseils et aussi le témoignage de ma respectueuse considération et de ma profonde gratitude.

A Monsieur Adama KONE

Merci à Monsieur KONE, bibliothécaire et responsable de la bibliothèque, pour ses recommandations et son suivi apporté tout au long de ce travail.

Au corps professoral de l'établissement (INFSS)

Je ne trouverai jamais les mots pour vous remercier assez. Vous avez été pour beaucoup dans la réalisation de notre objectif en nous permettant d'avoir une formation de qualité dans les meilleures conditions. Merci pour votre disponibilité, votre écoute et l'aimable attention que vous accordez à chacun des étudiants de l'école sans jamais vous fatiguer.

Enfin à mes camarades de classe

Un grand Merci pour la solidarité partagée et en souvenir de nos efforts communs Merci à tous ceux qui ont contribué de près ou de loin à la réalisation de ce mémoire.

IV

HOMMAGE AUX MEMBRES DU JURY :

A notre Président de jury, M Lassana KEITA

V' Enseignant chercheur à l'INFSS de Bamako ;

V' Responsable de la filière management des services de santé ;

V' Secrétaire général adjoint du comité syndical de l'INFSS ;

V' Secrétaire aux revendications du syndicat national de la santé

Cher Maître,

C'est un grand plaisir et un grand honneur que vous nous faites en

acceptant de présider ce jury. La spontanéité avec laquelle vous avez

accepté de le faire malgré vos multiples occupations, prouve votre

générosité et votre modestie. Les mots nous manquent pour exprimer

l'admiration que nous éprouvons à votre égard.

Veuillez agréer, cher maître, l'expression de nos sentiments les plus

distingués.

A notre maître et membre du jury : M. Adama KONE

V' Enseignant à l'éducation nationale ;

V' Sortant de la 2^e promotion de la filière mutuelle du Livre des archivages et

de la documentation (FMLAD) de la FLASH (faculté des langues de l'art

et des sciences humaines)

V' Archiviste au CAP (centre d'aptitude pédagogique) de kalabangoura

V' Responsable et bibliothécaire de l'INFSS de Bamako

Cher maître,

Nous sommes très honorés de vous avoir dans ce jury et de pouvoir bénéficier de votre apport pour l'amélioration de la qualité de ce travail. Votre sens du devoir bien accompli, votre sens pratique et votre rigueur scientifique sont à votre honneur.

V

Veuillez trouver ici, cher maître, l'expression de notre attachement et de

notre gratitude.

A notre maître et membre du jury : M. Ousmane DIALLO

V' Gestionnaire des hôpitaux à l'IOTA

V' Chef des bureaux des entrées à l'IOTA

Cher Maitre,

Vous nous faites un grand honneur en acceptant de juger notre travail. Nous avons de vous l'image d'un homme de science. Votre vision pertinente, votre disponibilité constante, associée à votre qualité de pédagogue, ont rendu plus passionnants les travaux que nous avons effectués. Nous vous prions de croire en la sincérité de nos sentiments respectueux et de toute notre reconnaissance. Trouvez ici cher maitre l'expression de notre profond respect et de notre profonde admiration

A notre maître et directeur de mémoire : M Yaya TRAORE

V' Assistant, auditeur et contrôleur de gestion à l'INFSS

V' Enseignant à l'INFSS de Bamako

Cher maître,

C'est un grand honneur que vous nous avez fait en nous acceptant comme élève. Les mots nous manquent pour exprimer tout le bien que nous pensons de vous. Tout au long de ce travail, vous avez forcé notre admiration tant par vos talents scientifiques que par vos multiples qualités humaines. Votre éloquence dans l'enseignement, votre sens aigu du travail bien accompli, du respect et de la discipline font de vous un modèle.

Recevez ici, cher maître, l'expression de nos salutations les plus respectueuses et de nos sincères remerciements.

VI

SIGLES ET ABREVIATIONS

ACDI : Agence Canadienne de Développement International

CDD : Classification Décimal Dewey

CHU : Centre Hospitalier Universitaire

CSCOM : Centres de santé Communautaire

CSTSS : Centre de Spécialisation des Techniciens Supérieurs de la Santé

DECLIC : Développement de l'Enseignement Clinique et Communautaire

EIPC : Ecole des Infirmiers de Premier Cycle

ESS : Ecole Secondaire de la Santé

INFSS : Institut National de Formation en Sciences de la Santé

NICHE : Programme néerlandais de Renforcement des Capacités dans

l'Enseignement postsecondaire

OMS : Organisation Mondiale de la Santé

PRODESS : Programme Décennal de Développement Socio-sanitaire

SWEED : Projet d'Autonomisation des femmes et de dividende démographique

au Sahel

UE : Union Européenne

VII

DEFINITION OPERATIONNELLES DES TERMES :

Document :

Un document est une information consignée qui est produite ou reçue lors d'une activité ou transaction. De plus, afin d'être considéré comme l'évidence de l'activité en question et prouver ainsi son existence, le document doit avoir un contenu, une structure et un contexte, et faire partie d'un système d'archivage. Système de gestion :

Selon la définition du web, un système de gestion un système permettant aux utilisateurs de conserver, de chercher et de manipuler électroniquement des documents ou mémoires, et de conserver une banque de textes et d'images dans un espace réduit, la plupart de ces systèmes permettent également de faire circuler les documents dans un réseau.

Gestion physique des documents :

C'est un ensemble des documents tangibles produits et reçus par l'entreprise durant son activité. Ils doivent être conservés pendant un certain délai afin qu'ils puissent être présentés à titre de preuve et pour établir l'existence d'un droit ou d'une obligation.

VIII

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES

Tableaux	N°	Titres	Pages
Tableau	I	Satisfaction des enseignants en matière de recherche au niveau de la bibliothèque	30
Tableau	II	Satisfaction des étudiants en 2^e année cycle master en matière de recherche au niveau de la bibliothèque	30
Tableau	III	Satisfaction du focus groupe en matière de recherche au niveau de la bibliothèque	31
Tableau	IV	Répartition des enseignants selon leur connaissance de l'existence d'un comité de gestion de la bibliothèque	31

FIGURES

Figures	N°	Titres	Page
Figure	I	Représentation graphique des enseignants selon leur connaissance de l'existence d'un registre de soutenance disponible dans la bibliothèque	32
Figure	II	Représentation graphique des étudiants en 2^e année du cycle master selon leur connaissance de l'existence d'un registre de soutenance disponible dans la bibliothèque	32

IX

RESUME

L'étude menée à la Bibliothèque de l'Institut National de Formation en Sciences de la Santé (INFSS) de Bamako sur le système de gestion des mémoires du cycle master en management des services de santé est une étude transversale qualitative. Elle s'est déroulée sur une période de deux mois. Nous avons adopté une méthodologie à deux phases pour mieux réussir l'étude ; à savoir :

V' Une phase théorique qui nous a permis de mieux connaitre les principes réglementaires d'une bonne gestion telle que prévue par les textes. Durant cette phase, nous avons passé à la lecture des documents traitant le système de gestion des documents de manière générale et particulièrement les mémoires du cycle master en management des services de santé au niveau de la Bibliothèque de l'INFSS.

V' Une phase pratique qui nous a renseigné sur la pratique des agents chargés de la gestion des documents d'une part mais aussi sur la satisfaction des usagers bénéficiaires de ces services d'autre part.

La population d'étude était composée de l'ensemble des agents impliqués dans la gestion des mémoires et des utilisateurs des services de la bibliothèque.

Notre étude a retenu un échantillon composé de 42 personnes. La méthode d'échantillonnage est la méthode aléatoire simple par commodité pour le choix des utilisateurs des services, un tirage au sort sur la liste des étudiants du cycle master en 2^e année management des services de santé, un focus groupe des étudiants en master qui consultaient des mémoires, un tirage sur la liste des enseignants ayant consultés les mémoires au moins une fois dans la bibliothèque de l'INFSS. Les variables portaient sur les techniques et les principes de gestion des documents. Les données sont collectées sur la base de fiche de consultation et d'un questionnaire intéressant le personnel technique, les étudiants de la

X

2^eannée du cycle master en management des services de santé et les enseignants de l'INFSS. Les différents résultats obtenus : le personnel technique de la bibliothèque ont affirmé l'existence d'un logiciel ou d'un système de gestion et un registre de soutenance dans lequel les mémoires sont répertoriés, les étudiants de la 2^e année management des services de santé ignoraient l'existence d'un logiciel ou d'un système de gestion et affirmaient ne reconnaissant pas l'existence d'un registre de soutenance des mémoires et enfin plus la moitié des enseignants n'étaient pas informé l'existence d'un logiciel ainsi que l'existence d'un registre de soutenance des mémoires. Ils nous ont permis de tirer une conclusion des activités menées, de faire des recommandations et de proposer des solutions aux différentes insuffisances constatées dans la gestion des mémoires au niveau de la bibliothèque de l'INFSS de Bamako.

Abstract :

The study conducted at the Library of the National Institute of Health Sciences Training (INFSS) of Bamako on the management system of the memories of the master cycle in management of health services is a qualitative cross-sectional study. It took place over a period of two months. We adopted a two-phase methodology to make the study more successful; to know :

? A theoretical phase that allowed us to better understand the regulatory principles of good management as provided by the texts. During this phase, we read documents dealing with the document management system in general and particularly the master's theses in the management of health services at the level of the INFSS Library.

? A practical phase that informed us about the practice of the agents responsible for document management on the one hand but also on the satisfaction of users who benefit from these services on the other hand.

XI

The study population consisted of all the agents involved in the management of the memoirs and users of the library services

Our study selected a sample of 42 people. The sampling method is the simple random method for convenience for the choice of the users of the services, a draw on the list of students of the master cycle in 2nd year management of health services, a focus group of master students who consulted memories, a draw on the list of teachers who have consulted the dissertations at least once in the INFSS library.

The variables relate to document management techniques and principles. The data are collected on the basis of a consultation sheet and a questionnaire of interest to the technical staff, the students of the 2nd year of the master cycle in management of health services and the teachers of the INFSS. The different results obtained: the technical staff of the library affirmed the existence of a software or a management system and a defense register in which the memories are listed, the students of the 2nd year management of health services were unaware of the existence of a software or management system and stated that they did not recognize the existence of a memoir defense register and finally more than half of the teachers were not informed of the existence of software. as well as the existence of a record of defense of the dissertations at the level of the library of the INFSS of Bamako.



INTRODUCTION

1

2

I. INTRODUCTION :

Dans notre vie quotidienne, qu'elle soit personnelle ou professionnelle, nous sommes amenés à utiliser plusieurs dizaines de documents, voire des centaines. Une étude statistique montre que le volume des documents croît actuellement à un rythme considérable: au cours des dix dernières années, l'homme et la machine ont créé plus de documents qu'ils ne l `avaient fait depuis l'aube de l'humanité [1].

Un certain nombre d'éléments amènent aujourd'hui à réfléchir sur la gestion des documents. En effet, on assiste à une inflation de documents dont une part non négligeable, est soit mal intégrée dans le système existant soit largement inexploitée. La conservation des documents publics est une obligation légale. La durée de conservation des documents, selon leur nature est fixée réglementairement (délais de communication) ou en fonction de leur durée d'utilité administrative. Les documents sont toujours conçus dans un but utilitaire (traces d'études, de recherches, informations).

Ils sont un facteur indispensable de la continuité de l'action de recherches, d'études, d'information. Ils sont la mémoire d'un organisme, d'une entreprise, d'un service, ou d'un établissement universitaire qui les a produits. La gestion des documents dans les services et établissements rappelle l'importance de la documentation: le bon fonctionnement des services, le droit d'accès à l'information, la recherche en sciences humaines, la valeur patrimoniale. Il est souhaitable que chaque établissement sensibilise régulièrement sur les enjeux et à la nécessité de la documentation. C'est dans cette optique que nous avons entreprit ce travail afin de voir l'état des lieux des documents à l'Institut National de Formation en Sciences de la Santé de Bamako, et de permettre une meilleure conservation des documents de mémoires plus précisément les mémoires en management des services de santé.

.



CONTEXTE ET JUSTIFICATION

3

4

II. CONTEXTE ET JUSTIFICATION :

Existe-il un système qui organise la gestion des mémoires, à leur accès facile et rapide au niveau de la bibliothèque de l'INFSS ?

C'est pour répondre à toutes ces interrogations, que nous nous proposons dans le cadre de ce mémoire de fin de formation en management des services de santé, de réfléchir sur la « Problématique de l'accès aux mémoires du cycle master en management des services de santé».Cette étude vise un but qui se décline en objectifs : général et spécifiques. Elle est circonscrite dans le temps, et l'Institut National de Formation en Sciences de la Santé (INFSS) lui a servi d'échantillon.

Le choix de ce thème résulte de l'observation, du constat d'insatisfaction générale qui se dégage du fonctionnement de notre bibliothèque lieu de dépôt des mémoires.

C'est pour cette raison que nous avons décidé d'étudier les maux dont souffre la bibliothèque, notamment ceux relatifs à notre domaine de formation : la gestion de la documentation.

Le secteur de l'information et de la communication ont durablement affecté tous les domaines de la vie économique et sociale. Le secteur de l'information et de la documentation n'est pas en reste. Au-delà de l'existence des centres de documentation classique au sein des services, des entreprises, des organismes, des institutions universitaires...etc. Le concept de documentation numérique est la preuve de cette mutation induite par les nouvelles technologies. La bibliothèque de l'INFSS reçoit et gère depuis 2009 les mémoires de fin de cycle de Master des étudiants de l'Institut. C'est ainsi que s'est constitué un fonds important de mémoires dont l'exploitation dans la formation par les enseignants

5

et les étudiants ou dans la recherche scientifique se révèle d'une importance capitale (voir photo ci-dessous).



Par ailleurs, pour mieux gérer le choix des thèmes de mémoires de fin de cycle en Master, l'administration a besoin de repère. Et enfin avec l'uniformisation de l'enseignement supérieur en Afrique de l'ouest, la bibliothèque de l'INFSS se trouve à la croisée des chemins des instituts de la CEDEAO.

A ce jour, autant la recherche et l'accès aux mémoires sont fastidieux, autant leur gestion pour un choix éclairé des thèmes de recherche est impossible du fait qu'ils ne subissent aucun traitement par les bibliothécaires après leur dépôt. Après leur enregistrement, les mémoires sont stockés dans un désordre total. Ainsi, pour rechercher et localiser un mémoire, il faut s'armer de patience et aussi accepter que le résultat de la recherche soit vain alors que le mémoire recherché se trouve dans le fonds.

D'où l'indispensable nécessité d'organiser la gestion des mémoires de fin de cycle de Master à l'Institut. Ces raisons font que l'informatisation des mémoires de masters devient nécessaire et indispensable pour faciliter leur gestion et leur accessibilité au Mali et dans la sous-région.

6

Compte tenu du temps de stage de deux mois, nous avons axé nos efforts sur les mémoires du cycle de master en management des services de santé de 2006 à 2017 de l'INFSS de Bamako.

En effet, pour répondre aux besoins des étudiants et des formateurs, la bibliothèque a été initiée à un projet de numérisation des mémoires du cycle de Master pour qu'ils puissent avoir accès aux textes intégraux. Ce qui nous amène à poser les questions de recherche suivantes :

? Comment mettre en place un système de gestion efficace des mémoires du cycle Master à la bibliothèque de l'INFSS: cas des mémoires de management des services de la santé?

? Comment mettre en ligne un fonds numérique des mémoires du cycle Master de l'INFSS de Bamako.

Cependant ce projet de collection numérique vise à coordonner et à mener l'ensemble des opérations de collecte, de numérisation et de traitement des documents électroniques, ainsi que la gestion et la mise en ligne d'une bibliothèque numérique sur un site Internet de l'INFSS.

7

III. BUT, OBJECTIFS ET HYPOTHESE DE RECHERCHE

A. But :

Le but de cette étude est de contribuer à l'amélioration de la qualité du système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé à l'INFSS de Bamako.

B. Objectifs :

1. Objectif général :

Notre recherche se fixe comme objectif général d'étudier le système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé à la Bibliothèque de l'INFSS de Bamako.

2. Objectifs spécifiques :

A partir de l'objectif général, les objectifs spécifiques suivants ont été formulés : V' Déterminer les forces et les faiblesses du système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé au niveau de la bibliothèque de l'INFSS de Bamako ;

V' Analyser la perception des acteurs du dispositif de formation de l'INFSS de Bamako sur le système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé au niveau de la bibliothèque ;

V' Proposer des pistes de solutions pour un meilleur système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé au niveau de la bibliothèque

C. Hypothèse de recherche :

Le système de gestion des mémoires du cycle de master en management des services de santé de l'INFSS souffre d'insuffisances. Entre autres, nous pouvons citer :

V' le stockage des mémoires en vrac dans les rayons de la

Bibliothèque qui expliquent les multiples va et viens des étudiants ;

8

? la recherche fastidieuse de documents dans les rayons qui explique la faible fréquentation ;

? l'absence d'un système de recherche documentaire rapide et fiable qui explique le taux réduit de fréquentation ;

? l'absence d'un logiciel de gestion des fichiers numérisés mis à la disposition des usagers.



GENERALITES

9

10

IV- GENERALITES :

A- Introduction sur les systèmes de gestion des mémoires de Management des services de santé

La chaîne documentaire comporte plusieurs phases ou activités. La communication documentaire constitue la phase où l'usager est en mesure d'apprécier l'aptitude du spécialiste de l'information à satisfaire ses besoins. Aussi, une bonne communication est-elle tributaire en amont d'une bonne collecte et d'un traitement efficace. Etant donc « fonction essentielle du service puisqu'elle justifie son existence même, la communication est le résultat tangible de l'exploitation d'un fonds documentaire. » (DURAND-EVRARD, F. et Durand C. 1985).

Le professeur Gilles AGOSSOU fait remarquer que « Les problèmes sociaux, politiques, économiques et culturels présentent aujourd'hui une telle complexité que sans une opinion publique bien informée, il n'y a aucun espoir de les comprendre et de les résoudre ». Pour preuve. D'ici fin Avril 2018, les étudiants en fin de cycle master savent qu'ils doivent présenter et soutenir devant un jury leur travail dans un document appelé mémoire. L'élaboration du dit document n'est possible qu'après avoir effectué plusieurs recherches documentaires. Cette phase de recherches documentaire s'avère difficile, fastidieuse si non insatisfaisante dans la bibliothèque de l'Institut National de Formation en Sciences de la Santé INFSS de Bamako à cause de la méconnaissance ou la non maitrise du système de gestion des mémoires du cycle master en général et en particulier ceux de management des services de santé déposés en son sein. L'accès aux documents étant direct, les usagers sont toujours responsables du désordre causé dans les rayons des mémoires : source de difficulté dans la recherche d'un mémoire à ce niveau ; l'absence de connexion internet dans la

11

bibliothèque est source du non fonctionnalité du logiciel qui gère numériquement les mémoires déposés à la bibliothèque.

Dans la bibliothèque de l'INFSS de Bamako, lorsqu'on fait un tour pour demander un mémoire, c'est le calvaire concrétisé par la lourdeur, la lenteur au mieux des cas. L'impossibilité d'accéder au mémoire pose dès lors le problème de système de gestion à ce niveau.

Or, au nombre des droits inaliénables reconnus à la personne humaine et légitimés par les conventions internationales, figurent le droit d'informer et le droit d'être informé. L'information reconnue, donnée ultra-sensible, a été et demeure encore le ciment de la cohésion d'une communauté ou la source de sa destruction.

La Charte africaine des droits de l'homme et des peuples, la Déclaration universelle des droits de l'homme ainsi que beaucoup d'autres textes législatifs consacrent un véritable droit à l'information des citoyens, soubassement de la société de l'information caractérisée par la « démocratisation de l'information ». A ce propos, Françoise DURAND-EVRARD et Claude DURAND renchérissent: « La loi d'accès aux documents administratifs a donné à la communication dans l'administration son fondement juridique en posant le principe du droit à l'information et la nécessité d'un lieu de consultation ».

Mais la consécration du principe a-t-il suffi pour un exercice effectif du droit à l'information ?

Le droit à l'information n'est pas toujours connu, reconnu et exercé par les citoyens et les autorités administratives et politiques.

12

L'information dont il s'agit ici, est celle qui découle des services de l'administration, des institutions de la République et autres organismes publics et semi-publics.

Elle est d'autant plus importante qu'elle a fait dire le 4 septembre 2005, à Janvier François Yahouédéou, Docteur en Ingénierie des télécommunications, au cours de son passage sur l'émission « Ma part de vérité » de Golfe Télévision, que : « Les principaux éléments d'appréciation de la vitalité d'une démocratie sont la bonne circulation des hommes, des biens, des capitaux et surtout des informations... ».

13

B- Les différents systèmes de gestion des mémoires

1- Le traitement physique des mémoires

Il consiste à vérifier l'état du document, à l'estampiller, à lui mettre un numéro sur le dos (étiquetage), et à le classer sur les rayons...

a- L'enregistrement

L'enregistrement commence dès la réception des ouvrages par la bibliothèque.

Le registre d'inventaire des ouvrages doit comporter les rubriques suivantes :

- Numéro d'entrée

- Date d'entrée

- Auteur (s) du document

- Titre

- éditeur, éventuellement lieu d'édition

- date de publication

- origine (achat, échange, don)

- cote

- nombre d'exemplaires détenus

- observations (pilon, exclu du prêt...)

Il peut, bien évidemment, s'informatiser aisément. Pour les périodiques il est

bon d'ouvrir un registre particulier ; l'inventaire porte ici sur les titres des revues

(et non sur les unités). On peut gérer autant de registres d'inventaire que de

grands types de documents (mémoires, microfiches, diapositives...).

b- l'estampillage :

L'estampillage consiste à apposer un tampon sur les documents pour montrer leur appartenance à la bibliothèque. A l'Institut les mémoires sont estampillés à leur page du titre puis à la page de garde.

14

c- L'étiquetage :

C'est une opération qui consiste à mettre un numéro ou cote au dos du document, renforcé les reluire.

2. le système de classification adopté

Qu'ils soient sous forme papier ou électronique, les documents d'archives doivent être repérés facilement et, pour ce faire, leur gestion ne peut être laissée au bon vouloir de tous et de chacun. C'est dans cette perspective que les spécialistes de la Gestion des Documents d'Archives (GDA) préconisent le recours à une classification pour les documents de l'organisme aboutissant à l'établissement d'un cadre de classement. L'idée fondamentale d'un système de classement est de grouper les documents selon une structure bien déterminée en utilisant des techniques, des procédures et des méthodes structurées logiquement permettant leur classement par groupe ou catégorie [4][5]. La classification est généralement élaborée à partir de l'évaluation des besoins et de l'inventaire des documents et sa structure doit être construite sur les fonctions de gestion et d'exploitation de l'organisme auquel elle s'adresse.

3. Le classement des mémoires

Il consiste à classer les documents aux rayons selon leur cote. Dans la bibliothèque, les mémoires sont classés avec un système de classification défini par la bibliothèque de l'INFSS comme suit : la première lettre désigne la nature du document R (pour rapport) ; M (pour mémoire) plus la première lettre du nom et la première lettre du prénom de l'auteur et la dernière lettre représente la

première lettre du nom de la filière. , suivie du numéro d'enregistrement. (Ex :

MEHM0123.)

15

4- La numérisation des documents

La numérisation: correspond à un traitement "post production" de l'archive, elle suppose que le document à connu une vie sous un autre support (Papier, Image...). Deux modes de numérisation existent:

- Le mode « image »: traite de la même façon un manuscrit et un document imprimé;

- Le mode « texte » : suppose une opération plus complexe, soit la saisie du texte sur ordinateur lorsque les documents à numériser présentent un format peu adapté à l'automatisation (manuscrit), soit la reconnaissance automatique des caractères pour les documents imprimés ou avec une écriture régulière.

- La technique appliquée par la Bibliothèque de l'INFSS est la suivante :

? Le mémoire en texte imprimé est déposé avec la version électronique sur CD-ROM

? La base de données créée sous le logiciel Greestonne est alimentée par ces CD-ROM convertit en fichier PDF.

a- L'existence du logiciel de gestion

La gestion informatisée des mémoires peut se faire à partir d'application développé sur mesure ou en utilisant des logiciels ou progiciels standards dédiés à la gestion de la documentation des mémoires. La plupart des expériences en la matière tendent vers l'emploi de logiciel documentaire utilisé aussi pour les bibliothèques et les centres de documentations. La bibliothèque de l'INFSS dispose son propre logiciel GREESTONNE qui est un logiciel libre et gratuit, téléchargeable sur internet. L'avantage de ce logiciel est qu'on peut l'adapter à ces besoins. On peut aussi recourir à des logiciels comme CDS/ISIS distribués gratuitement par UNESCO pour les pays

b- 16

L'existence d'une base de données

Les techniques numériques sont intervenues dans le cycle de production des documents pour les concevoir, les produire, les diffuser, les conserver, et plus largement, pour les gérer, elles ont naturellement nécessité des méthodes et des réflexions qui leur sont propres. Deux types de traitement informatisé sont possibles [6]: Le traitement partiellement automatisé par l'usage de l'informatique uniquement pour un certains nombres d'opérations telle le repérage des documents ; Le traitement complètement automatisé par l'intégration d'un ensemble de technologie au traitement. À ce niveau, la plupart des opérations sont automatisées (classement, indexation, repérage, déclassement, ...).La base de données sous le logiciel greestonne de la bibliothèque de l'INFSS est conçue comme suite :

? Une table de définition des champs est établie

? Cette table de définition des champs est renseignée par des mentions de responsabilité se trouvant sur la page de garde.

? Enfin un établissement d'un lien hypertexte vers la version intégrale en PDF du mémoire numérisé.

c- l'alimentation de cette base de données

Si la base est publique (en ligne) elle peut être consultée par n'importe quel utilisateur connecté à l'Internet. Il a le droit de faire des recherches, de voir leurs résultats, de visualiser les notices qui l'intéressent et de les exporter. En revanche, il ne peut pas modifier les notices ou ajouter d'autres. Il n'a pas non plus le droit de constituer des bibliographies personnelles ou d'avoir un historique de leurs interrogations. Tout ce qu'il est autorisé à faire est de visualiser les ressources existantes dans la macro-base. C'est pourquoi le logiciel Greestonne a deux interfaces : Administrateur et publique ; de ce fait seul l'administrateur a la possibilité d'alimenter et d'apporter des changements dans la base.



METHODOLOGIE

17

18

V- METHODOLOGIE :

La méthodologie est l'ensemble des moyens que nous mettons en oeuvre, la démarche que nous suivons, le cheminement par lequel nous passons pour atteindre l'objectif que nous nous sommes fixés.

Pour d'autres critiques comme A.Lataude en 1972 la méthodologie est définie comme :

« Un ensemble de connaissances et de recherches ayant un degré d'unité et de généralité et susceptibles d'amener les hommes qui s'y consacrent à des conclusions concordantes qui ne résultent ni de la convention ni de goût ou intérêts individuels qui leurs sont communs, mais de relations objectives que l'on découvre graduellement et que l'on confirme par des méthodes de vérifications».

Fort de cette littérature nous avons dans le cadre de notre recherche pour l'élaboration de notre mémoire de fins d'études au cycle de Master en sciences de la santé à l'Institut National de formation en Sciences de la santé (INFSS), procédé à la démarche ci-dessous.

1. Cadre d'étude :

Notre étude a eu lieu à l'Institut National de Formation en Sciences de la Santé de Bamako.

2. Type d'étude :

Il s'agit d'une étude transversale qualitative d'observation au niveau de la bibliothèque de l'INFSS de Bamako.

3. Période d'étude : Du 1^er Janvier au 31 Mars 2018

3.1-PRESENTATION DE L'INSTITUT NATIONAL DE FORMATION

EN SCIENCES DE LA SANTE :

3.1.1 Historique et missions de l'INFSS :

L'INFSS a été créé en 2004 par l'Ordonnance N° 04-032 /P-RM du 23 Septembre 2004.

La mise en place de l'institut est le résultat de l'aide de la coopération Canadienne et notamment de l'Agence Canadienne de Développement International (ACDI) et le Centre de Coopération Internationale en Santé et Développement (CCISD) à travers le Programme Décennal de Développement Socio-Sanitaire (PRODESS). L'Union Européenne (UE) soutient également le financement des activités de l'Institut. La gestion administrative de l'institut est assurée par l'Etat malien. Quant au service de la documentation, il est fourni par le Canada, l'Organisation Mondiale de la Santé, le projet SWEED et celui du NICHE ; Placé auparavant sous la tutelle du Ministère chargé de la santé du Mali, l'Institut est actuellement au compte du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche scientifique par décret N°2015/0634/PM-RM DU 15 OCTOBRE 2015.

3.1.2 Structure :

L'Institut de Formation en Sciences de la Santé est dirigé par un Directeur général. Le Directeur général est nommé par décret pris en conseil des Ministres sur proposition du Ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche scientifique. Un Directeur Général Adjoint le remplace de plein droit en cas d'absence ou d'empêchement du Directeur Général. A ceux-ci s'ajoutent le Secrétaire principal et le Chef Comptable

19

L'institut est la fusion de trois cycles d'enseignement de santé dont :

20

+ L'école des infirmiers de premier cycle (EIPC)* qui a été supprimée en l'an 2012

+ L'école secondaire de la santé (ESS)*

+ Centre de Spécialisation des Techniciens Supérieurs de la Santé (CSTSS).

L'Institut comprend six (6) départements à Bamako et quatre écoles affiliées aux départements à Kayes, Sikasso, Ségou et Mopti.

L'accès à l'Institut est conditionné à :

+ L'admission à un test de candidats présélectionnés sur étude de dossiers, + L'examen favorable des dossiers par un conseil pédagogique dans la limite des places disponibles,

+ L'admission par voie de concours, direct ou professionnel ouvert par Arrêté du Ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche scientifique.

Cinq (5) catégories de candidats sont admises à l'Institut :

+ Les candidats boursiers de l'Etat,

+ Les candidats non boursiers payant leurs frais d'études,

+ Les candidats professionnels ayant passé au concours,

+ Les candidats du secteur privé pris en charge par leurs établissements,

+ Et les candidats présentés par des Institutions nationales ou

Internationales ou organisations non gouvernementales (Arrêté
Interministériel N°05-1-706/MS/MEN-SG du 13 Juillet 2005).

21

3.1.3-LES OFFRES DE FORMATION

TECHNICIENS SUPERIEURS DE SANTE Filières :

> Biologie Médicale

> Hygiène et Assainissement > Infirmier d'état

> Sages-femmes d'Etat.

3.1.4-CYCLE MASTER

Filières :

> Anesthésie Réanimation

> Bloc Opératoire

> Imagerie Médicale

> Kinésithérapie

> Management des services de Santé

> Odontostomatologie

> Ophtalmologie

> Otto Rhino Laryngologie

> Pédagogie des Sciences de la Santé

> Santé Mentale

> Santé Publique.

> Nutrition

Santé sexuelle et reproduction

3.1.5 Les offres de service

? Appui conseil en matière de formation

? Recherche action dans le domaine de la Santé

22

? Formation continue du personnel de santé et domaines connexes du

secteur public, parapublic, privé, associatif, confessionnel et

communautaire en :

+ Andragogie

+ Communication

+ Management des services de santé

+ Plan des soins

+ Formation de formateurs en enseignement selon l'approche par

Compétences

+ Gestion de projets et programmes.

3.1.6 Les missions de l'INFSS

(Article 2 de l'Ordonnance N° 04- 032 /P-RM du 23 Septembre 2004), définit les missions de l'institut.

L'INFSS a pour missions de contribuer au développement des ressources humaines en santé. Il est ainsi chargé de :

+ assurer la formation initiale et continue des personnels paramédicaux ;

+ participer à la recherche dans les domaines de la santé et de la formation ;

+ réaliser des études et des expertises entrant dans le cadre de sa mission. Les trois cycles d'enseignement de santé avaient chacun sa bibliothèque. C'est avec la création de l'INFSS qu'il a été jugé nécessaire et décidé fusionner toutes les bibliothèques pour en faire une seule bibliothèque, c'est ce qui a donné naissance à la bibliothèque de l'institut.

. Le siège de l'Institut est à Bamako plus précisément à N'tomikorobougou près de L'O.M.S et il peut être transféré en tout autre lieu du territoire national. L'Instance dirigeante est l'Assemblée de l'institut composée de dix-sept membres dont le Ministre l'enseignement supérieur et de la

23

recherche scientifique est le Président, assisté des représentants des

ministères de la santé, du Travail, des Finances, de la Formation
professionnelle, etc.

3.1.7 Partenaires :

Les partenaires de l'Institut sont, entre autres :


·
· Les Centres Hospitaliers Universitaires (CHU), Centres de Santé de

Référence (CS Réf), et les Centres de Santé Communautaire (CSCOM) ;


·
· L'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) ;


·
· La Coopération Canadienne (DECLIC) ;


·
· L'Union Européenne (UE).


·
· Le projet NICHE


·
· Le projet SWEED

4. CHAMP DE L'ETUDE :

PRESENTATION DE LA BIBLIOTHEQUE DE L'INFSS

4.1.1 HITORIQUE :

La Bibliothèque de l'INFSS a été inaugurée le 14 février 2007. Elle est la fusion des bibliothèques des 3 cycles : à savoir l'école des infirmiers de premier cycle (EIPC), l'école secondaire de la santé (ESS) et le Centre de Spécialisation des Techniciens Supérieurs de la Santé (CSTSS).

La bibliothèque est sous la responsabilité du chef de Département Développement Pédagogique de l'Institut. Elle est gérée par deux (2) bibliothécaires :

24

Qui sont sous la supervision du comité de gestion suivant la décision N°06-035/ MS-SG-INFSS. Le Comité de gestion de la bibliothèque est composé de quatre (4) membres comme suit :

+ Président : Le directeur général Adjoint

+ Chef de Département Développement Pédagogique ; + Chef comptable ;

+ Responsable de la bibliothèque.

4.1.1.2 ORGANISATION

La bibliothèque a ouvert ses portes le 14 mars 2008 et se trouve dans l'enceinte de l'établissement. Elle a une superficie de 216,55 m2 et est divisée en quatre pièces réparties comme suit :

+ Une salle d'accueil

+ Une salle de lecture

+ Une salle audio-visuelle

+ Une salle de réserve et de traitement des documents

Les bibliothécaires travaillent sur quatre registres que sont :

+ Un registre d'entrée - inventaire dans lequel mille huit cent soixante cinq

(1865) titres d'ouvrages ont été enregistrés,

+ Un registre de consultation,

+ Un registre d'inscription

+ Un registre soutenance

Le fonds documentaire de la bibliothèque est constitué de (3323) documents.

4.1.1.3 MISSIONS :

La bibliothèque de l'Institut se veut une bibliothèque performante. Pour cela, elle s'est fixée certaines exigences à savoir :

25

? fournir des services d'aide à la recherche et au traitement de l'information,

? assurer l'accès à tout savoir utile à l'enseignement des filières qui composent l'Institut,

? organiser un environnement propice à l'étude, à la recherche et à la production des présentations écrites mises au service des usagers l'expertise et la technologie nécessaires pour exploiter les sources diverses de l'information,

? habiliter les usagers à la recherche et au traitement des données.

? répondre et appuyer les besoins d'information, de documentation, de recherche des usagers.

4.1.1.4 OBJECTIFS :

Les objectifs de la bibliothèque de l'INFSS sont les suivants :

a. Offrir un service de qualité à ses usagers en un temps record

b. Etablir un partenariat avec des bibliothèques similaires

c. Enrichir le fonds documentaire

d. Réaliser un répertoire électronique du fonds documentaire

e. Numériser tous les mémoires du cycle Master dans une Base de Données afin d'établir un lien de cette Base de Données vers le site de l'Institut.

4.1.1.5 FONCTIONNEMENT :

Les horaires d'ouverture sont de : 8h à 16h30mn avec une (1) heure de pause. La bibliothèque est ouverte du lundi au vendredi. Seul le bibliothécaire tient à être présent tous les samedis pour mettre de l'ordre ou achever certains de ses travaux urgents pour ne pas freiner le déroulement de la prochaine journée de travail.

26

4.1.1.6 Personnel :

Le personnel ne compte que deux agents dont une femme et un homme. 4.1.1.7 Système de classification utilisé :

Le système de classification documentaire adopté par la bibliothèque de l'INFSS est le système de classification Décimal Dewey (CDD).

4.1.1.8 Le fonds documentaire :

Le fonds documentaire est constitué de plus de trois mille cent vingt trois (3323) documents.

L'état actuel de la bibliothèque est constitué de :

- 1865 titres d'ouvrages (spécialisés et généraux) ;

- 898 mémoires de master (tous en 2 exemplaires plus 1 CD) ; - 560 rapports de stages ruraux ;

4.1.1.9 Mode d'accès aux documents :

L'accès aux documents est direct avec une consultation sur place, mais il n'y a pas de prêt à domicile.

Il s'agira d'examiner systématiquement les aspects suivants :

- Le mode d'acquisition des documents au niveau de la Bibliothèque

- Le traitement physique des documents

- Le classement des documents

- Le système de recherche de documents dans le fonds documentaire.

27

5.1- Population d'étude :

- enseignants (chercheurs), - Les étudiants.

5.1.1 Les critères d'inclusion :

- Tout étudiant en 2^e année du cycle master de l'INFSS.

- Les enseignants ou chercheurs de l'INFSS ayant consulté au moins une fois les mémoires dans les rayons de la Bibliothèque.

5.1.2 Les critères d'exclusion :

- Les apprenants ne faisant pas le cycle master de l'INFSS. - Les enseignants ou chercheurs n'étant pas de l'INFSS.

5.1.3 Taille de l'échantillon :

Nous avons pu inclure 42 personnes dans l'étude :

Etudiants : 30 personnes

Enseignants (chercheurs) : 12 personnes 5.1.4 Les variables de l'étude :

· La satisfaction totale dans la recherche du document dans les rayons

· La facilité dans la recherche du document sollicité

· La rapidité dans la recherche du document désiré

· Les causes du non- satisfaction dans la recherche

· Information sur les raisons de la lenteur dans la recherche

· Information sur le logiciel qui gère numériquement les mémoires

· solutions proposées pour améliorer le système de gestion des mémoires

· Maitrise du logiciel qui gère numériquement les mémoires

28

5.1.5 La description des techniques et outils de mesure :

Les données ont été collectées à partir d'un questionnaire écrit. Ainsi chaque élément de l'échantillon répond aux différentes questions qui lui sont adressées.

Le tri des mémoires en management des services de santé parmi lesquels les documents les plus exploités.

5.1.6 Les limites et les difficultés rencontrées : Cette étude a coïncidé avec les congés de pâques

Les enseignants étant pas disponible à tout moment.

L'absence de l'internet dans la bibliothèque pour faire fonctionner le logiciel de gestion des mémoires

5.1.7 Les considérations éthiques :

L'anonymat des enquêtes a été respecté, l'identité de la personne ne ressortait pas dans le questionnaire ni au cours du focus groupe. La confidentialité des résultats a été de règle. Le consentement de l'autorité scolaire sur les enquêtés est demandé



RESULTATS

29

30

VI- RESULTATS :

6.1 la perception des apprenants et des enseignants

Tous les usagers en 2^e année master interrogés affirment que la majorité des mémoires cherchés dans les rayons n'ont pas été retrouvés. Les enseignants ne sont pas très souvent disposés d'être patients dans la recherche de document dans les rayons suite aux tâches et occupation qui leur attendent,

Tableau I: Satisfaction des enseignants en matière de recherche au niveau de la bibliothèque

Satisfaction	Effectif	Pourcentage
Non	7	75,00%
Oui	3	25,00%
Total	12	100,00%

75,00% des enseignants touchés par cet entretien ont affirmé qu'ils n'ont pas été satisfaits dans leur recherche.

Tableau II : Satisfaction des étudiants en 2^e année management des services de santé en matière de recherche au niveau de la bibliothèque

Satisfaction	Effectif	Pourcentage
Non	5	71,43%
Oui	2	28,57%
Total	7	100,00%

31

71,43% des étudiants touchés par cet entretien ont affirmé qu'ils n'ont pas été satisfaits dans leur recherche.

Tableau III : Satisfaction du focus groupe en matière de recherche au niveau de la bibliothèque.

Satisfaction	Effectif	Pourcentage
Non	20	86,96%
Oui	3	13,04%
Total	23	100,00%

86,96% du focus groupe, a trouvé que le nombre de mémoires retrouvés dans les rayons est très faible.

Tableau IV : répartition des enseignants selon leur connaissance de l'existence d'un comité de gestion de la bibliothèque.

Connaissance de l'existence d'un comité de gestion	Effectif	Pourcentage
Non	9	75,00%
Oui	3	25,00%
Total	12	100,00%

Parmi les enseignants enquêtés, 75,00% n'ont pas connaissance l'existence d'un comité de gestion de la bibliothèque.



32

Figure 1 : représentation graphique des enseignants selon leur connaissance de l'existence d'un registre de soutenance disponible dans la bibliothèque

83,33% des enseignants n'ont pas connaissance l'existence d'un registre de soutenance disponible dans la bibliothèque.



Figure 2 : représentation graphique des étudiants en 2^e année du cycle master en management des services de santé selon leur connaissance de l'existence d'un registre de soutenance disponible dans la bibliothèque

33

Parmi les étudiants en 2^eannée du cycle master en management des services de santé enquêtés, 57,14% n'ont pas connaissance l'existence d'un registre de soutenance disponible dans la bibliothèque.



COMMENTAIRES ET DISCUSSIONS

34

35

VII- COMMENTAIRES ET DISCUSSION :

7.1 la perception des apprenants et des enseignants

Toutes les personnes interrogées ont dit qu'ils ne sont pas totalement satisfaits dans leur recherche. Cette irrégularité est palpable à travers :

- manque de communication entre les bibliothécaires et les usagers. D'une part les usagers préoccupés par leur présence en classe passent directement aux rayons pensant qu'ils gagneront assez de temps à la recherche.

- mais pour certains usagers une fois dans les rayons qu'ils trouveront les mémoires bien rangés (classés) et qu'ils se serviront facilement.

L'ensemble des apprenants et la majorité des enseignants ont répondu qu'ils ont de difficulté à trouver le mémoire désiré. Le fait que l'accès aux rayons étant direct, le classement (l'ordre) est toujours perturbé par les usagers. Le volume grandissant des mémoires rend aussi la recherche difficile et fatiguant. Le manque de rigueur dans le système de gestion des mémoires.

La direction de l'Institut National de Formation en Sciences de la Santé suit avec attention le projet de reprise de la connexion Internet dans la bibliothèque par un de ces partenaires (le DECLIC) cela donnera une pérennité dans la fonctionnalité du logiciel de gestion des mémoires mis à la disposition des usagers.

Le projet NICHE qui se propose de renouveler les ordinateurs de la bibliothèque ; cela donnera de la tonicité à la recherche de document à partir d'un logiciel de gestion.

Les techniciens de la documentation, qui sont les bibliothécaires de l'INFSS, sont conscients de cette difficulté dans la recherche des mémoires dans les rayons ; une difficulté qui va à l'encontre de la mission assignée à la bibliothèque, qui est de servir les usagers à un temps record.

36

7.2 Les attitudes des apprenants et des enseignants

5,78%% des étudiants en 2^e année du cycle master en management des services de santé reconnaissent d'être à l'origine du désordre causé dans les rayons de mémoires.

94,21% des étudiants en 2^e année du cycle master en management des services de santé ont dit avoir informé les deux bibliothécaires de l'institut de la difficulté dans la recherche des mémoires dans les rayons.

7.3 causes du taux faible de satisfaction dans la consultation des mémoires; Cet entretien avec les apprenants a permis de recenser les causes de ce taux :

- l'accès direct aux mémoires par les usagers cause un grand désordre dans le classement (rangement) dans les rayons, dus à la mauvaise conduite, la paresse ou mauvaise volonté en ne mettant pas à sa place propre, le document tiré des rayons par eux.

Certains usagers rencontrent des difficultés dues au fait de ne pas s'informer d'abord auprès du bibliothécaire sur le système de gestion des mémoires dans les rayons.

- compte tenu de l'espace réduit de la bibliothèque avec le volume

grandissant des mémoires, il manque assez de place pour placer autant de rayons dans lesquels les mémoires seront classés par filières, sachant qu'en master il y en a treize (13) filières.

-	l'absence de la connexion Internet dans la bibliothèque est l'une des

causes du non mis à profit aux usagers le logiciel de gestion des mémoires.

37

7.4 Solutions pour une amélioration

Les nombreuses solutions proposées par les usagers de la bibliothèque qui consultent les rayons des mémoires pour remédier au taux de consultation faible sont :

- mener une surveillance rigoureuse au niveau des rayons, une fois que les mémoires sont organisés (classés).

- classer les mémoires par filière dans les rayons afin de faciliter leur consultation.

- établir la connexion Internet afin que le logiciel de gestion des mémoires soit fonctionnel.



CONCLUSION

38

39

VIII- CONCLUSION :

L'étude sur le système de gestion des mémoires du cycle master en management des services de santé est réalisée à partir de l'administration d'un questionnaire et d'un focus groupe consultant les mémoires.

Elle concernait les apprenants en management des services de santé 2^e année, les enseignants et les chercheurs.

Cette étude nous a permis de connaître que toutes les personnes interrogées savaient que la consultation des mémoires dans les rayons de la bibliothèque de l'INFSS est fastidieuse et moins satisfaisante.



SUGGESTIONS ET

RECOMMANDATIONS

40

41

IX- RECOMMANDATIONS :

A la lumière de ce qui précède, nous formulons des recommandations ci-après :

Aux étudiants

> Organiser les activités de sensibilisation autour du système de gestion des documents dans la bibliothèque,

> Respecter le règlement intérieur de la bibliothèque,

Aux enseignants

> Respecter les exigences de l'organisation de la bibliothèque.

A la direction de l'INFSS :

> Etablissement de la connexion Internet au niveau de la bibliothèque.

> Aménager la bibliothèque de l'INFSS de Bamako afin qu'il réponde aux exigences de ses usagers.

> Initier les usagers à l'utilisation du logiciel de gestion des documents de la bibliothèque



BIBLIOGRAPHIE

42

43

X- BIBLIOGRAPHIE :

1. SamehKallel. Gestion et archivage de document électronique : évidence, fiabilité et authenticité. 1998

2. Classification décimale Dewey et Index/ Joan Michelle, Julianne Beall, Winton Matteurs, et [al] ; trad.de la 14^e ed : Abrie décimal classification. Montréal : ASTED, 2005.- 1230p : couv..ill.coul. ; 23 cm. - ( 14 éditions abrégées et index.) ISBN 2- 92148-7X

3. IRD. Formation documentaire. Module « gestion d'un fond documentaire »05/1999

4. CASAULT, Denis. Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux, Ministère de la Culture et des Communications, Archives nationales du Québec, 1995. 108 p

5. Québec- Archives Nationales : Politique des documents semi-actifs du gouvernement du Québec. Disponible sur le WEB à l'adresse suivante http://www.anq.gouv.qc.ca/

conseil/loisemiactifs.htm

6. Direction générale des archives, Fédération des établissements d'enseignement privés. Guide de gestion des archives à l'intention des établissements d'enseignement privés du Québec. Version 1.00. Québec. juin 2006.140p



ANNEXES

44

45

FICHE D'ENQUETE

I - IDENTIFICATION DES ENQUETES

Nom Prénom

Service: .

Fonction :

II - ROLES ET IMPORTANCE DES ARCHIVES

1-Selon vous, quel serait le rôle des mémoires dans la gestion de l'INFSS de Bamako:

DTrès important DImportant

DPeu important

DAutres (précisez svp : )

2-Quel est le degré de recours aux(mémoires)dans vos activités: DTrès souvent

DSouvent DParfois

DAutres (précisez svp : )

3-Pour quels types de travaux avez-vous recours aux mémoires?

DPour la gestion de l'INFSS DPour la pratique médicale D Thèses et mémoires

DAutres (précisez SVP: )

III - APPRECIATION SUR L'ORGANISATION ACTUELLE DES ARCHIVES DE MEMOIRE

A- LES LOCAUX

1-.Ou conservez-vous vos mémoires ?

DDans les bureaux

DDans un local réservé aux archives

DDans une bibliothèque DAutres (précisez svp):

46

2-La conservation des mémoires dans les bureaux pose-t-elle des problèmes?

GOui (précisez svp)

GNon (précisez svp)

3-Êtes-vous pour la conservation des mémoires dans un dépôt d'archives loin de l'INFSS?

GOui (précisez svp :) .

GNon (précisez svp) .

4-Quelles appréciations avez-vous sur l'adaptabilité des locaux pour la conservation des mémoires ?

GBien adaptés GPeu adaptés

GNon adaptés

B-LES EQUIPEMENTS

1-Quel est le matériel de rangement utilisé pour les mémoires ?

GArmoires GRayonnages

GTiroirs de bureaux GAutres (précisez svp :)

2-Quelles appréciations avez-vous sur le matériel de rangement?

GAdéquat

GPeu adéquat

GNon adéquat

3-Quel est le matériel de conditionnement utilisé pour les mémoires ?

GBoites d'archives GChemises en carton

GChemises à élastiques GChemises suspendues

GAutres précisez svp:

4-Comment jugez-vous ce matériel? GAdéquat

GPeu adéquat GNon adéquat

47

C - PERSONNELS S'OCCUPANT DE LA GESTION DES ARCHIVES DE MEMOIRE

1-Y a-t-il une personne qui s'occupe de la gestion de vos mémoires ?

GOui GNon

2-Si oui, s'occupe-t-elle des mémoires à:

GPlein temps GÀ temps partiel

3-Quelle est sa formation initiale (diplôme)?

4-A-t-elle reçu une formation dans le domaine de la gestion des archives

GOui GNon

5-Si oui, dans quel cadre et par quelle instance?

..........................................................................................................

D - TRAITEMENT DES MEMOIRES

D-1 CLASSEMENT DES MEMOIRES

1-Quels types de classement utilisez-vous pour le classement de vos mémoires?

GAlphabétique GThématique

GNumérique GChronologique

GGéographique (par service) GAutres (précisez svp: )

2-Etes-vous satisfait du système de classement adopté?

GOui GNon

3-Si non, quel système de classement souhaitez-vous avoir pour vos mémoires?

Précisez s.v.p

D-2 REPERAGE DES MEMOIRES ET DE L'INFORMATION D'ORIGINE ARCHIVISTIQUES

1-Disposez-vous d'instruments de recherche pour le repérage des documents?

GOui GNon

2-Si oui les quels?

GListe de documents GRegistres

GIndexes GAutres (précisez svp: )

3- Si non comment procédez-vous au repérage d'un document?

......................................................................................

48

4-L'accès aux documents est-il :

GRapide GLent GTrès lent

5-Vous arrive-t-il d'avoir des problèmes de repérage d'un document ou d'une information contenu dans un mémoire ?

GOui GNon

6-Si oui, le problème est lié à:

GAbsence d'instruments de recherche GDéclassement de documents

GPerte de documents GDétérioration des documents

GAutres (précisez SVP)

D-3 CIRCULATION ET COMMUNICATION DES MEMOIRES 1-Existe-t-il des dispositions ou des textes régissant l'accès et la communication de vos mémoires ?

GOui GNon

2-Si oui, permet-il l'accès :

GSeulement aux personnels du l'établissement GAux personnes externes à l'établissement

3-Comment se fait la communication de vos documents?

GPar consultation sur place GPar prêt des documents

GPar photocopie des dossiers GAutres moyens (précisez SVP: )

4-Disposez-vous d'un système de contrôle de circulation des documents au sein de votre service ?

GOui GNon

5-Si oui, lequel?

GFiche de prêt GBordereaux d'envoi

GRegistre de transmission GAutres (précisez SVP: )

D-4 TRI ET ELIMINATION DES MEMOIRES 1-Procédez-vous à l'élimination périodique de vos mémoires

GOui GNon

2-Si oui, quels sont les critères d'élimination sur lesquels vous vous basez?

_

_

_

49

3-Si non, quelles sont les raisons qui vous poussent à conserver l'ensemble de vos mémoire?

DAbsence de règlement régissant les éliminations des archives

DDocument important pour la marche du service DAutres (précisez SVP:)

IV - INFORMATISATION ET GESTION DES MEMOIRES 1-Êtes-vous intéressé par une gestion informatisée des archives?

DOui DNon

2-Si oui, êtes-vous intéressé par un système qui permet:

DUniquement le repérage des documents DLe repérage et le stockage des documents

DAutres (précisez SVP:

V - ATTENTES ET SUGGESTIONS POUR L'AMELIORATION DE LA GESTION DES ARCHIVES

1-Quelles sont les prestations que vous attendez du nouveau système de gestion des mémoires? (prière de préciser en les numérotant par ordre priorité)

DFaciliter la recherche et l'accès à l'information contenue dans les mémoires

DPréserver la mémoire de l'INFSS

DAssurer la sécurité des documents

DDiminuer la masse des archives

DInformatiser la gestion des archives

DAutres (précisez SVP:

2-Avez-vous des propositions pour l'amélioration de l'organisation et de la gestion des mémoires à l'INFSS? (Vous pouvez utiliser le verso de la page)

1-

2-