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Propositions des prévisions de trésorerie dans un Centre de Gestion Agréé: cas de la SOTRAGEF-CGA Yamoussoukro

( Télécharger le fichier original )
par Francis KOUAKOU
Institut National Polytechnique Felix HOUPHOUET BOIGNY de Yamoussoukro - DUT 2008
  

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CHAPITRE III : SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET DE TRESORERIE

Dans ce chapitre, nous nous bornons de proposer les manières de suivre et de contrôler la trésorerie. Car l'on ne parle véritablement de budget de trésorerie que lorsque celui-ci est suivi et contrôlé.

I. LE SUIVI DU BUDGET DE TRESORERIE

1. L'INSUFFISANCE DU BUDGET DE TRESORERIE

Le budget de trésorerie que nous avons représenté au chapitre II de la seconde partie de notre étude, fait apparaître des mouvements et des soldes mensuels(pour la trésorerie) détaillés selon leur nature et mis en regard des éléments qui sont leur origine : encaissements auprès des adhérents, paiement au regard des charges...

Or, il est imparfait de connaître une fois par mois, d'une manière globale, la situation de l'entreprise, il faut exercer une surveillance sur les dépenses au jour le jour, en même temps qu'une action permanente pour accélérer les rentrées, et d'une manière plus générale, assurer toutes les obligations qu'implique une gestion de trésorerie ordonnée et diligente.

En effet, les courbes de recettes et de dépenses peuvent avoir un profil très différent à l'intérieur d'une période d'un mois. Par exemple, si à l'intérieur du même mois (janvier), les courbes de recettes et de dépenses de la SOTRAGEF-CGA ont les profils suivants :

Francs Solde initial

Dépenses

Insuffisance de

Trésorerie

Recettes

Solde initial

Courbes des recettes Jours

Francs Solde initial

Dépenses

Insuffisance de

Trésorerie

Recettes

Solde initial

Courbes des recettes Jours

Ces deux courbes montrent le cas où les dépenses de la SOTRGEF-CGA sont situées en début de mois et les recettes vers fin du mois. Le planning journalier de trésorerie fait apparaître une insuffisance de la trésorerie en milieu du mois. Cet exemple nous montre qu'il ne suffit pas de suivre le budget mensuel de trésorerie, mais qu'il faut également suivre la trésorerie au jour le jour.

2. PLANNING ET TABLEAU DE BORD

2.1. PLANNING.

Ce planning est journalier, c'est-à-dire le suivi de la trésorerie du jour le jour. Il est, en fin de mois, totalisé et intégré dans le contrôle budgétaire mensuel dont la feuille trésorerie est le total des fiches journalières du planning. Le principe consiste à enregistrer les réalisations quotidiennes.

Tous les postes du tableau sont pris avec toutes taxes comprises.

TABLEAU JOURNALIER SOTRGEF-CGA

 

Prévisions Janvier 2008.

 

Réalisations Janvier 2008

Total

Date

1

2

3

4

...

30

31

 

1

2

3

4

...

30

31

Recettes d'exploitation

Cotisations RSI

Cotisations IS

Recettes hors exploitations

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Totale recette

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Dépenses d'exploitations

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Dépenses pour achats divers

Dépenses pour frais de personnel

Dépenses pour charges sociales

Dépense pour impôts et taxes

Autres

Dépenses hors exploitations

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Total dépenses

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Solde (1-2)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. TABLEAU DE BORD : PARTIE SURVEILLANCE DE LA TRESORERIE

La notion de tableau de bord résulte du fait que le responsable d'une société ou d'une partie de la société cherche dans son action, à connaître l'évolution des résultats de son travail. Il est donc, amené à sélections les indications significatives représentant l'évolution de son domaine de responsabilité.

2.2.1 DEFINITION

Le tableau de bord regroupe et présente la sélection des indications significatives appelées << points clés >> ou << clignotants >> qui permettent au responsable de l'ensemble ou d'une partie de l'entreprise de contrôler son domaine de responsabilité.

2.2.2 LA PARTIE SURVEILLANCE DE LA TRESORERIE

Notre tableau de bord va reproduire :

ü Le contrôle du budget de trésorerie (traité dans le II du même chapitre (voir tableau général de contrôle du budget de trésorerie))

ü Une prévision mensuelle (voir budget)

ü La situation de trésorerie (voir budget)

La surveillance de la trésorerie est utilement illustrée par des graphes (graphes des prévisions, des réalisations et des écarts)

La courbe des prévisions restera fixe en cas de non réévaluation des prévisions. Celle des réalisations montre la situation nette de la trésorerie de l'entreprise chaque fin de période. Quant à celle des écarts, elle est fonction de la différence des deux autres.

3. MISE EN PLACE D'UN LOGICIEL DE SUIVI

Pour mieux suivre la trésorerie, il nous faut informatiser la gestion de la trésorerie. Nous avons conçu ce logiciel avec Excel

II. LE CONTROLE DU BUDGET DE TRESORERIE

Le problème posé est celui du rapprochement d'une réalisation en trésorerie, de la prévision du budget dans les délais les plus brefs possibles.

Il est clair en effet, que la trésorerie peut mettre en cause, en un laps de temps, l'existence de la SOTRGEF-CGA. Une insuffisance même passagère de recettes dues à des cotisations insuffisantes ou à un décalage de recouvrement, ou à un décaissement plus important que prévu, peuvent entrainer la cessation des paiements.

Le contrôle du budget de trésorerie de la SOTRAGEF-CGA passe par un contrôle, le plus en amont possible, des recettes et dépenses : il s'agit de saisir le décaissement à son origine budgétaire : l'engagement des frais, en exploitation et l'engagement des commandes d'investissements, en hors exploitation si possible.

Ce contrôle implique la connaissance des engagements contractés par la SOTRAGEF-CGA d'une part pour le contrôle du budget à venir, le rapprochement entre le contrôle du budget d'exploitation et la réalisation, d'autre part.

1. RECAPITULATIF, CONTROLE GENERAL DU BUDGET DE TRESORERIE.

Le contrôle se base sur le rapprochement du budget d'exploitation et de la réalisation. Ce rapprochement peut entrainer un écart dans l'application des conditions standards de règlement. La réalisation est comparée période par période. Proposons alors un tableau de contrôle

TABLEAU DE CONTROLE GENERAL DU BUDGET DE TRESORERIE

BUDGET DE TRESORERIE

REALISE/SUR BUDGET DE TRESORERIE

Périodes

1

2

3

....

total

1

2

3

...

 

Encaissements des recettes d'exploit de l'exercice et antérieur par nature

 
 
 
 
 

R

E

R

E

R

E

R

E

Total

 
 
 
 
 
 
 
 

TOTAL DES ENCAISSEMENTS

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Décaissements d'exploitation, d'achats, frais d'exploitation de l'exercice et antérieur

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

TOTAL DECAISSEMENTS D'EXPLOITATION

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

TOTAL DECAISSEMENTS ANTERIEURS

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Solde TVA

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Solde de trésorerie d'exploitation

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Solde mensuel

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Solde cumulé

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Comptes clients

Comptes de tiers

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. LE CONTROLE DES ENGAGEMENTS DE TRESORERIE

On vient de voir que le contrôle du budget de trésorerie lui-même ne satisfait pas.

Le contrôle des engagements de trésorerie part de l'information sur les dépenses ou recettes saisies à la source :

-En dépense : l'engagement de la dépense

-En recettes : l'origine, le marché, la promesse des adhérents

La connaissance du divers élément d'engagements découle des traitements comptables au niveau de ces engagements :

-En exploitation : les divers traitements doivent remonter à l'origine des flux financiers ou économiques.

-Les factures pour les achats de frais généraux.

Les engagements de dépenses peuvent être connus à partir :

-Des effectifs réels pour le personnel ;

- la rigidité générale de ces effectifs a pour effet favorable de permettre une bonne prévision des dépenses.

-les « abonnements » pour les budgets tels qu'autres charges externes (loyer, assurances, etc.)

Les engagements de trésorerie, hors exploitation, découlent de procédés analogues à ceux de l'exploitation :

-les engagements de dépenses d'investissement face au budget d'investissement.

-les opérations financières ou exceptionnelles étant, de même, comptabilisées lors de leurs engagements.

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