Conception d'un systeme d'information de gestion des credits accordés par les institutions financières bancaires : cas de la ville de Bukavu

II.7. Etude des documents de gestion utilisé au sein des banques

v Document d'entrée d'information

Les documents d'entrée des informations « les intrants » sont des documents sur bases des quels on établit les documents des états des synthèses (^8(*))

1. La lettre de demande d'ouverture de crédit : cette demande exprime le client d'ouvrir un compte au sein de la banque et nous renseigne sur toute l'identité du client.

2. Le bordereau récapitulatif des avis de crédit : c'est un bordereau qui intervient lorsqu'on crédite le compte d'un client ou lorsqu'on alimente en fonds le compte des clients par l'opération de compensation.

3. L'ordre de paiement : C'est un document qui intervient lorsqu'on effectue des transferts de fonds dans d'autres agences ou lors des virements bancaires.

4. Relevé de compte : c'est un document qui s'occupe de l'enregistrement et de présentation sommaire du mouvement du client ; la situation de flux.

v Document des sorties ou état synthèse

Ces documents seront établit pendant la période de crédit, il s'agit de :

- La fiche de crédit : comporte des rubriques qui contiennent des informations les plus importantes du client appelée encore fiche d'amortissement. Les informations portent sur les remboursements du principal de l'emprunt, la durée de remboursement, les intérêts dus, la mensualité ainsi que la dette restant due.

- L'extrait de compte : permettant de voir la position financière du client départ ses mouvements au sein de la banque

- Extrait des clients : la représentation d'un extrait reprenant toutes la situation de la clientèle de l'institution.

- Rapport graphique : représentation graphique de l'octroi des crédits décrivant toute l'évolution d'une manière graphique ou schématique.

II.8. Critique de l'existant

Au niveau manuel, nous avons observé que les moyens mis à la disposition des services des crédits sont suffisants et efficaces.

En effet, ils permettent d'atteindre les clients et suivre l'évolution du dossier des crédits.

Départ l'analyse que nous avons menés sur les SI existant et futur de la banque est purement manuel malgré la présence des certains outils informatique.

La circulation d'information est manuel comme présenter dans le schéma ci-dessous :

II.8.1. Circulation des informations

Client

Réception de la Banque

Réception de la Banque

Demande des crédits

Demande refusée

Service des Caisses

Remise de fonds crédit au client Ordre d'octroi

Service financier

Remboursement du crédit

Transmission rapport de remboursement

GRAPHE DE FLUX

Demande d'emprunt

Demande refusée

Fond disponible

Remise de fonds au Client

Demande de crédit acceptée

Crédit octroyé

Fiche de crédit

Demande en différée

Appui des actionnaires

Refinancement

* ⁸ Kyenda S., Cours de méthodologie d'analyse informatique, inédite. G2 IG ISP-BUKAVU 2003-2004