PARAGRAPHE 2 : Mécanismes de suivi #177;
évaluation
2.1 EVALUATION
L'évaluation du projet se fera sur la base des
critères tels que :
- Les indicateurs techniques
Le pourcentage des documents et archives numérisés
;
Le nombre de services touchés sur le terrain ;
Le nombre des agents de chaque préfecture qui ont eu
la formation sur le nouvel environnement de travail et les nouvelles
procédures subséquentes L'évolution du taux de la pratique
de numérisation des documents
- Les indicateurs d'utilité sociale.
Les témoignages des agents des préfectures sur la
pertinence des actions menées ; L'adhésion des autres agents aux
stratégies du projet ;
Le niveau de compréhension des messages.
- - Les indicateurs de fonctionnement :
Le nombre de réunion hebdomadaire tenue dans le cadre du
projet ;
Le nombre de rapports d'activités produits dans
l'exécution du projet ; A cet effet, les deux types d'évaluation
prévue sont :
2.1-E ll 'auto-évaluation
Elle sera réalisée tout au long de
l'exécution du projet. Avec une fréquence mensuelle, des sondages
réguliers seront effectués au sein des Préfectures pour
recueillir les opinions des bénéficiaires et usager
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sur les activités du projet. Ces informations vont
être portées à la connaissance des membres du comité
de suivi du projet pour les conseils et les orientations nécessaires.
2.1-2 L'évaluation externe
Elle sera menée par les partenaires financiers et
opérationnels au regard des objectifs spécifiques du projet.
Trois évaluations sont envisagées à ce niveau :
. Une évaluation à mi-parcours du projet pour
apprécier le niveau d'atteinte des objectifs ; pour mesurer l'impact du
projet sur les bénéficiaires ;
. Une évaluation ex-post interviendra six (6) mois
après la fin du projet et permettra d'apprécier le degré
d'appropriation du projet par les bénéficiaires et le niveau de
satisfaction des usagers des Préfectures.
2.2. SUIVI DU PROJET
2.2-1 Suivi interne
Il est assuré par le coordonnateur du projet en tant
que chef de l'équipe d'intervention et le répondant direct du
projet devant les partenaires et le conseil d'administration du maitre d'uvre.
De ce fait, le coordonnateur organisera des suivis périodiques sur le
terrain pour contrôler le travail des deux(2) équipes.
Dans le changement de comportement attendu au niveau des
services en charge du traitement des dossiers de carte d'identité
nationale des préfectures, les animateurs ne sont que des catalyseurs,
des accompagnateurs de l'action. C'est pourquoi, ils superviseront les
activités des équipes en leur accordant un appui technique, un
appui conseil sur la base d'un planning reçu et approuvé par le
coordonnateur du projet.
L'équipe du projet se réunira une fois par semaine
avec l'assistance technique pour faire le point de l'évaluation des
activités et prendre les décisions conséquentes.
Les rapports d'activités des animateurs de la mise en
~uvre seront exploités par le coordonnateur pour la rédaction des
rapports trimestriels en direction des partenaires opérationnels et
financiers du projet.
2.2.2 Suivi externe
Il est placé sous la responsabilité du
comité de suivi des activités du projet qui travaillera en
étroite collaboration avec les équipes. Ce suivi consistera
à apprécier les activités menées du point de vue
qualitatif et quantitatif puis à donner, au besoin, les orientations
judicieuses pour la réussite du projet et dans l'intérêt
des bénéficiaires.
2.2.3. / H.1' IMMI .1EFADnN.1DR1' SDR11.14KINiDNiSe
:
De toute évidence, un certain nombre de mesures de
suivi devront appuyer l'initiative ; autrement, cela taxera le système
d'inefficace à la limite. Par conséquent, les autorités de
nos départements devront bien évaluer ce besoin avant même
le démarrage des activités relatives à la nouvelle
initiative proposée.
En effet, les coûts que l'analyse de rentabilisation du
projet devra prendre en compte concernent :
- - les coûts directs liés à la formation
;
- - les coûts du soutien 0 en temps réel » ;
- - la demande de soutien téléphonique 0 en temps
réel » pour les applications connexes.
Il est aussi démontré qu' un facteur critique
dans les évaluations de la satisfaction globale, demeure le suivi ;
c'est-à-dire que si le soutien que vous offrez est mauvais, cela se
répercutera sur le service global et sur l'organisation. Tous ces
éléments de coût devront être
considérés par les offres dans la définition des
modalités de mise en oeuvre du projet.
En supposant pour le moment que par une quelconque forme
d'illusion, il est établi qu'il ne sera pas nécessaire
d'embaucher un employé de plus par suite de l'adoption de la technologie
dans toutes les Préfectures du pays, il faudra quand même veiller
à ce que tous les membres essentiels du personnel reçoivent la
formation nécessaire dans de bonnes conditions; et que le maitre
d'oeuvre mette son unité de formation à profit.
Compter tenu du probable caractère novateur et /ou
complexe du domaine, la formation risque de nécessiter l'acquisition de
nouvelles compétences.
Le projet est susceptible de susciter une certaine
réticence de la part des concernés. Par exemple, les plus anciens
ne voudront peut-être pas se familiariser avec un autre programme
informatisé étant donné qu'ils voient venir la retraite
dans quelques années.
Les Préfectures devront peut-être prévoir
quelques nouvelles mesures d'encouragement pour obtenir l'adhésion de
leurs employés ayant beaucoup d'ancienneté.
Nous nous permettons toutefois d'être réaliste
pour le moment et de ne pas nous contenter de déballer simplement ce que
les bénéficiaires veulent entendre. Il est très peu
probable que la mise en oeuvre du projet engendrera des économies
substantielles en fait de personnel au cours des quelques années qui
suivront son adoption.
Simplement pour composer avec le double système avec
lequel le personnel devra vivre inévitablement pendant les
premières années.
Ce n'est que plus tard, lorsque tous se seront convertis au
nouveau système électronique de gestion des dossiers de CNI, que
les Préfectures du pays et autres administrations,
bénéficieront des véritables économies en temps et
en personnel. Dans l'intervalle, la question est simplement de savoir qui est
le mieux outillé pour supporter la charge, le gouvernement, ou les
bailleurs de fonds internationaux.
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