Audit des projets financés par une banque multilatérale de développement : l'experience de la banque africaine de développement

Chapitre 1: L'Audit interne au sein de la Banque, le code d'éthique et de Déontologie

Définition

L'IIA^8(*) définit l'Audit interne comme étant « une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôles et de gouvernement d'entreprises et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. »

Compte tenu de la confiance placée en l'audit interne pour donner une assurance objective sur les processus de gouvernement d'entreprise, le bureau de l'Auditeur Général (OAGL)^9(*) est chargé de diriger et de superviser l'audit interne et la lutte contre la corruption et les enquêtes sur la fraude. Il est coiffé par l'Auditeur Général.

La fonction de l'audit interne doit fournir à tous les niveaux hiérarchiques d'encadrement, des évaluations et des audits indépendants et objectifs sur les activités financières, comptables, opérationnelles, administratives et autres. Notamment, l'identification des moyens envisageables pour renforcer la responsabilisation, l'efficacité des opérations et l'économie dans l'utilisation des ressources, tant internes qu'externes. La fonction de lutte contre la fraude couvre les enquêtes menées librement sur les actes posés par les employés et les partenaires au développement qui entrent dans la définition de la fraude et de la corruption aux termes des directives et de la politique du Groupe de la Banque en matière de bonne gouvernance.

Le bureau de l'Auditeur général est composé de 29 fonctionnaires repartis comme suit :

- un Auditeur Général ;

- deux chefs de divisions ;

- neufs auditeurs ;

- cinq enquêteurs ;

- un assistant d'audit

- un consultant ;

- un analyste système ;

- un assistant recherche audit

- un assistant administratif ;

- Trois secrétaires ;

- Un Messenger

Le personnel du bureau de l'Auditeur Général chargé des audits et enquêtes est soumis aux normes de qualifications de l'Institut International d'Audit Interne et au code de déontologie de la profession d'audit interne.

En faisant référence aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, on distingue les Normes de Qualifications et les Normes de fonctionnement et les normes de mises en oeuvre.

I- Les Normes

1. Normes de Qualifications

Les normes ont pour objet :

- de définir les principes de base que la pratique de l'audit interne doit suivre;

- de fournir un cadre de référence pour la réalisation et la promotion d'un large éventail d'activités d'audit interne apportant une valeur ajoutée ;

- d'établir les critères d'appréciation du fonctionnement de l'audit interne ;

- de favoriser l'amélioration des processus organisationnels et des opérations.

Les Normes de Qualification énoncent les caractéristiques que doivent présenter les organisations et les personnes accomplissant des activités d'audit interne. Les Normes de Fonctionnement décrivent la nature des activités d'audit interne et définissent des critères de qualité permettant d'évaluer les services fournis. Tandis que les Normes de Qualification et les Normes de Fonctionnement s appliquent aux travaux d'audit interne en général, les Normes de Mise en OEuvre s'appliquent à des types de missions spécifiques.

Alors qu'il existe un seul ensemble de Normes de qualifications et de Normes de fonctionnement, il peut exister différents ensemble de Normes de Mises en oeuvre, correspondant chacun à un grand d'activité d'audit interne. Les normes de mises en oeuvre concernent les activités d'assurances (indiquées par la Lettre « A » après le numéro de la Norme, par exemple 1130. A1) et les activités de conseil (indiquées par la lettre « C » après le numéro de la norme, par exemple 1130. C1)

1.1 Normes de qualifications

1000 - Mission, Pouvoirs et Responsabilité.

La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l'Audit interne doivent être formellement définis dans une charte, être cohérents avec les normes et dûment approuvés par le conseil.

1000. A1 - la nature des missions d'assurance réalisées pour l'organisation doit être définie dans la charte d'Audit. S'il est prévu d'effectuer des missions d'assurances à l'extérieur de l'organisation, leur nature doit également être définie dans la charte.

1000. C1 - la nature des missions de conseil doit être définie dans la Charte d'Audit

2- Normes de fonctionnement

2000 - Gestion de l'audit interne

Le responsable de l'audit interne doit gérer cette activité de façon à garantir qu'elle apporte une valeur ajoutée à l'organisation.

2010 - Planification

Le responsable de l'audit interne doit établir une planification fondée sur les risques afin de définir les priorités cohérentes avec les objectifs de l'organisation.

2010. A1- le plan de mission d'audit interne doit s'appuyer sur une évaluation des risques, réalisée au moins une fois par an et tenir compte du point de vue de la direction Générale et du conseil.

2010. C1- lorsqu'on lui propose une mission de conseil, le responsable de l'audit interne, avant de l'accepter, doit considérer dans quelle mesure elle est susceptible de créer de la valeur ajoutée, d'améliorer le management des risques et le fonctionnement de l'organisation. Les missions de conseil qui ont été acceptées doivent être intégrées dans le plan d'audit.

Atteintes à l'indépendance et à l'objectivité

Si l'objectivité ou l'indépendance de l'auditeur interne sont compromis dans les faits ou même en apparence, les parties concernées doivent en être informées de manière précise. La forme de cette communication dépendra de la nature de l'atteinte à l'indépendance. L'auditeur interne doit s'abstenir d'auditer des opérations particulières dont il a été auparavant responsable. L'objectivité d'un auditeur interne est présumé altérée lorsqu'il réalise une mission d'assurance pour une activité dont il a eu la responsabilité au cours de l'année précédente.

Les missions d'assurances concernant des fonctions dont le responsable de l'audit en charge doivent être supervisées par une personne ne relevant pas de l'audit interne.

L'auditeur interne peut être amené à réaliser des missions de conseil liées à des opérations dont il a été auparavant responsable. Si l'indépendance ou l'objectivité de l'auditeur interne est susceptible d'être compromise lors des missions de conseils qui lui sont proposées, il doit en informer le client donneur d'ordre avant de les accepter.

2. Le code de déontologie

2.1 Il est attendu de l'auditeur interne, qu'il respecte et applique les principes fondamentaux suivants du code de déontologie :

- Intégrité : l'intégrité est à la base de la confiance et de la crédibilité accordées à son jugement ;

- Objectivité : l''auditeur interne montre le plus haut degré d'objectivité professionnelle en collectant, évaluant et communiquant les informations relatives à l'activité ou au processus examiné. Il évalue de manière équitable tous les éléments pertinents et ne se laisse pas influencer dans son jugement par ses propres intérêts ou par autrui.

- Confidentialité : l'auditeur interne respecte la valeur et la propriété des informations qu'il reçoit c'est-à-dire qu'il ne divulgue ces informations qu'avec les autorisations requises, à moins qu'une obligation légale ou professionnelle ne l'y oblige ;

- Compétence : l'auditeur interne utilise et applique les connaissances, le savoir-faire et l'expérience requis pour la réalisation des ses travaux.

II- Le Bureau de l'Auditeur Général

L'Auditeur Général relève directement du Président, son rôle et ses responsabilités consistent notamment à effectuer l'audit interne et à mener des enquêtes sur la corruption et la fraude.

1-Responsabilités Opérationnelles

Audit interne :

- Planifie, organise, dirige, et contrôle un programme vaste et approfondi d'audit interne au sein de la Banque ;

- Veille au respect des normes de compétence professionnelle les plus élevées, conformément aux normes de l'Institut des auditeurs internes ;

- Evalue l'économie et l'efficience avec lesquelles les ressources sont utilisées pour réaliser les objectifs visés ;

- Examine les opérations de la Banque en vue de définir leur conformité avec les décisions connexes et avec les règlements, statuts, politiques, plans et procédures en vigueur ;

- Donne des conseils et aide les départements clients à résoudre les problèmes liés aux dispositifs de contrôle interne ;

- Entreprend toute autre action jugée nécessaire pour réaliser ses objectifs et s'acquitter de sa mission, dans le respect des règlements financiers et des normes de l'Institut des Auditeurs Internes.

1.1 Indépendance

1.1.1 Le Président nomme et met fin aux fonctions de l'Auditeur Général après consultation du conseil d'administration. L'Auditeur Général est nommé pour une période de 5 ans renouvelable une seule fois. Il/elle ne pourra pas ensuite occuper un poste de membre du personnel régulier au sein de la Banque. A des intervalles, l'Auditeur Général rencontre le Président, les membres du comité d'audit et des finances et du conseil d'administration auxquels il soumet des rapports sur les activités de la Division de la lutte contre la corruption et la fraude ainsi que sur leurs besoins de ressources

1.1.2. Le bureau de l'Auditeur Général fonctionne en toute indépendance par rapport aux activités et aux opérations objet de ses audits et enquêtes. Aux fins de préserver son indépendance et son objectivité, l'Auditeur général n'a ni responsabilité ni pouvoir direct en ce qui concerne la préparation des dossiers, la conception et la, mise en oeuvre des changements dans les systèmes, procédures et mécanismes de contrôle qu'il est normalement appelé à examiner.

Néanmoins, l'objectivité de l'Auditeur général n'est nullement mise en cause s'il recommande l'instauration de normes de contrôle dans l'élaboration des systèmes et procédures ou s'il évalue les systèmes et procédures existants ou prévus et fait des recommandations visant leur modification et leur amélioration.

1.2. Pouvoirs

1.2.1. Le président délègue à l'Auditeur général le pouvoir d'acquérir directement des services en fonction de l'urgence, de la confidentialité et pour les besoins d'une conclusion rapide des investigations et des audits.

1.2.2. Pour toutes les questions relatives aux conclusions et recommandations des enquêtes sur la fraude, l'Auditeur général a le pouvoir de recommander l'imposition ou la levée de sanctions contre le personnel et les tiers convaincus de fraude ou de corruption.

1.2.3. L'Auditeur général et les membres de son personnel ont un accès illimité à l'ensemble des archives, documents et biens de la Banque, ainsi qu'aux personnes concernées par la question faisant l'objet d'un examen ou d'une enquête ; à ce titre, il veille à préserver la confidentialité des informations obtenues. Pour renforcer l'efficacité globale de l'audit interne et des enquêtes sur les fraudes, la pleine coopération de la Direction et du personnel est essentielle, notamment, à travers l'examen et la mise en oeuvre rapides des recommandations.

1.2.4. L'Auditeur général a libre et total accès au comité d'audit et de finances et rend comptes régulièrement au comité d'audit et de finances et au conseil sur les activités des divisions de l'audit interne et de lutte contre la corruption et la fraude général. Il a libre et total accès au comité d'audit et de finances et rend comptes régulièrement au comité d'audit et de finances et au conseil sur les activités des divisions de l'audit interne et de lutte contre la corruption et la fraude.

2. Division de l'Audit interne

Investie des pouvoirs que lui délègue l'Auditeur général et conformément au règlement financier de la Banque, la Division de l'Audit interne fourni des services d'assurances et de consultation indépendants et objectifs, en vue d'apporter une valeur ajoutée et une amélioration aux opérations de la Banque.

Les missions et les responsabilités de la division de l'audit internes sont résumés dans les Termes de Références (Annexes 1)

L'audit interne au sein de la Banque est divisé en cinq complexes suivants les opérations. Nous avons :

- L'Audit des projets

L'Audit Interne adopte une approche axée sur le pays dans ses audits des activités opérationnelles de la Banque. Cette approche vise à se faire une opinion globale quant à l'adéquation des systèmes de contrôle concernant les projets financés par la Banque, institués par cette dernière, l'emprunteur, les organes d'exécution et les cellules d'exécution des projets, ainsi que par la vérification des projets sur le terrain ;

- Audits dans les Complexes des Finances, de la Présidence et des Services Institutionnels

L'objectif primordial de l'Audit Interne est de concentrer ses efforts sur les activités à risques élevés et moyens, qui se situent dans les complexes des Finances, de la Présidence et des Services institutionnels ;

- Audits contractuels des dons

Le Groupe de la Banque promeut et coordonne les relations de coopération et les partenariats stratégiques avec les organismes d'assistance bilatéraux, les institutions multilatérales de développement, les Organisations et Institutions Africaines, Fonds Fiduciaires, Partenariats, Fondations et autres Organismes de Développement. Ces activités aboutissent souvent à divers accords qui peuvent exiger que leurs états financiers annuels soient vérifiés par l'Audit Interne ;

- l'Audit des Bureaux Extérieurs

L'orientation stratégique de la Banque consistant à accroître sa présence sur le terrain par l'ouverture de bureaux extérieurs augmente certains risques sur lesquels l'Audit Interne doit donner l'assurance quant à leur atténuation. En outre, la délégation de pouvoirs accrus à ces bureaux nécessitera que les mécanismes de contrôle y afférents soient fréquemment vérifiés et rapportés par l'Audit Interne.

i) Audits spéciaux

En cours d'année, des événements peuvent se produire qui nécessitent la réalisation d'audits spéciaux. Ces audits sont normalement ordonnés par le Président.

Le complexe qui nous intéresse dans ce cas d'espèce est celui de l'audit des projets, et à cet effet, la gestion des projets doit se conformer aux conditions générales applicables aux accords de prêt et aux accords de garantie exigent que les comptes du projet soient audités chaque année en conformité avec les normes généralement admises en la matière. L'auditeur est appelé à mener entre autres, une évaluation exhaustive des documents pertinents, à revoir le mécanisme de contrôle interne en vue d'identifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter l'efficacité de la gestion du projet et à formuler une opinion sur la qualité des états financiers.

L'Emprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifiés et indépendants, qui répondent aux critères exigés par la Banque. Dans certains pays, quand l'audit est confié au Bureau de l'Auditeur Général sous la tutelle de l'Etat, la Banque peut approuver la désignation de ce bureau à condition que cela soit convenu pendant les étapes d'évaluation du projet et de négociation du prêt. Les rapports d'audit doivent être soumis à la Banque dans un délai maximum de six mois après la clôture de l'exercice financier auquel ils se rapportent.

Ainsi, voici ce qui est demandé en termes de références pour ce qui est de l'objectif, de l'étendue, des états financiers, des relevés de dépenses, de la gestion des comptes spéciaux, de l'opinion de l'auditeur et la lettre de recommandation.

Termes de Références pour l'auditeur des états financiers des projets (annexes2)

* ⁸ Institut of Internal Auditor

* ⁹ Office of the Auditor General