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REPUBLIQUE DU BENIN
MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
UNIVERSITE D'ABOMEY-CALAVI
ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION ET DE
MAGISTRATURE
MEMOIRE DE FIN DE FORMATION AU CYCLE I POUR
L'OBTENTION DU
DIPLÔME DE TECHNICIEN SUPERIEUR
OPTION :
SECRÉTARIAT DE DIRECTION
FILIERE :
SECRÉTARIAT DE DIRECTION
ANNEE ACADEMIQUE
2009-2010
THEME
APPROCHES POUR UNE IMPLICATION EFFECTIVE
DES
SECRETAIRES DE DIRECTION DANS LA
GESTION DES ACTIVITES ADMINISTRATIVES :
CAS
DE LA DIRECTION GENERALE DE L'EAU
Réalisé et soutenu par :
Frédéric Komi DADE Sous la direction de
:
Tuteur de stage :
M. Primaël Hugues CRECEL
Collaborateur du Chef Service Administration et Ressources
Humaines
Directeur de mémoire :
M. Bertrand ADJAHOUINOU Enseignant à l'ENAM
Février 2011
i
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
PRESIDENT :
Nom :
Prénom(s) :
VICE-PRESIDENT :
Nom :
Prénom(s) :
MEMBRE :
Nom :
Prénom(s) :
L'ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION ET DE MAGISTRATURE
N'ENTEND DONNER AUCUNE APPROBATION NI IMPROBATION AUX OPINIONS EMISES DANS CE
MEMOIRE.
CES OPINIONS DOIVENT ETRE CONSIDEREES
COMME PROPRES A LEUR AUTEUR.
ii
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
iii Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.
iv Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.
Je dédie ce travail à :
? Mon père Hossou DADE, à titre de
reconnaissance pour l'amour dont tu as toujours fait preuve envers tes enfants
et pour l'éducation remplie des valeurs nobles telles que l'effort, la
vérité et le respect.
? Ma grand-mère Todo BAKA pour tes
bénédictions et ta volonté de me voir réussir.
? Ma mère Yawa ATCHAVI pour avoir joué ton
rôle de femme.
? Mes frères et soeurs notamment ma soeur Christine Gboya
DADE pour ton soutien indéfectible et pour l'esprit de fraternité
dont tu fais preuve.
v
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
vi Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.
Mes remerciements vont à l'endroit de :
8 Tous les enseignants de l'ENAM pour la qualité de la
formation reçue. 8 Monsieur Bertrand ADJAHOUINOU, notre maître de
mémoire. Ceci,
non seulement pour avoir accepté malgré ses
énormes occupations de
diriger avec attention notre travail mais aussi pour l'esprit
d'amour et
d'assistance qu'il n'a cessé de prouver envers moi. Que
Dieu le
bénisse.
8 Monsieur Primaël Hugues CRECEL, notre tuteur de stage,
pour avoir accepté de suivre ce travail malgré ses nombreuses
charges.
8 Monsieur Grégoire S. SEWADE pour l'esprit d'entraide
dont il a toujours fait preuve envers moi et pour son sincère
attachement. Qu'il trouve en ceci l'expression de ma profonde gratitude.
8 Monsieur Samari BANI, Directeur Général de l'Eau,
pour nous avoir accepté dans sa structure.
8 Tout le personnel de la DG-Eau notamment Madame Pauline
TAOUEMA Caissière, Monsieur AMOUSSOUVI Vista Secrétaire
Administratif, Madame Raymonde AGBEGNINOU Secrétaire au SA, Monsieur
Joël TOSSOU Chef Service pour leur collaboration et leur
hospitalité.
8 Tous mes amis notamment Harold R. AHOUANSOU, Daniel S. SENOU,
Aubin HOUINDO pour leurs conseils.
8 Toute la promotion Secrétariat de Direction 2007-2010
pour l'amour et la solidarité développés jusque
là.
8 Tous ceux qui de près ou de loin ont contribué
à la réalisation de ce travail.
vii Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.
AD : Assistant de Direction
CODIR : Comité de Direction
DDEE : Direction Départementale de
l'Energie et de l'Eau DG-Eau : Direction
Générale de l'Eau
ENAM : Ecole Nationale d'Administration et de
Magistrature MEE : Ministère de l'Energie et de
l'Eau
SA : Secrétariat Administratif
SD : Secrétaire de Direction
S-Eau : Service de l'Eau
SONEB : Société Nationale des Eaux
du Bénin
TIC : Technologie de l'Information et de la
Communication
viii
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Tableau n° 1 : Répartition par catégorie
professionnelle du personnel de la DG-Eau en 2010 18
Tableau n° 2 : Récapitulation des problèmes
par centres d'intérêt 27
Tableau n° 3 : Synthèse des approches
théoriques par problèmes spécifiques 32
Tableau n° 4 : Tableau de Bord de l'Etude 36
Tableau n° 6 : Travaux que les secrétaires sont
capables d'accomplir de par leur formation 51
Tableau n° 7 : Tâches réellement accomplies par
les secrétaires dans leur poste de travail 52
Tableau n° 8 : Plainte des secrétaires 53
Tableau n° 9 : Raison de la non attribution de certaines
tâches aux secrétaires 53
Tableau n° 10 : Disponibilité des secrétaires
54
Tableau n° 11 : Attributions des secrétaires 55
Tableau n° 12 : Raison de la non attribution de certaines
tâches aux secrétaires 56
Tableau n° 13 : Obtention du matériel de travail
56
Tableau n° 15 : Impact de la non mise à disposition
à temps du matériel sur le travail 58
FIGURE 1 : Répartition par catégorie
professionnelle du personnel de la DG-
Eau 18
ix Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, cherche la
performance et la notoriété. Elle ne peut atteindre son but sans
l'implication des ressources humaines dans ses actions.
Le secrétaire, véritable bras droit du chef
d'entreprise, l'assistant de direction, occupe une position-clé dans
l'entreprise et sa fonction est pluridisciplinaire. Ainsi donc, aucune
administration ne peut bien fonctionner sans l'implication des
secrétaires dans ses activités.
Notre stage s'est déroulé au Secrétariat
Administratif de la DG-Eau. Au cours de ce stage, nous avons identifié
des problèmes qui entravent le fonctionnement normal de la DG-Eau. Ces
dysfonctionnements sont récapitulés en trois centres
d'intérêt que sont : relations interpersonnelles et
professionnelles ; communication ; rôle et fonctionnement du
secrétariat.
A travers ces problèmes regroupés en centres
d'intérêt, nous avons pu ressortir une problématique de
l'étude formulée : « Approches pour une
implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives. » Deux problèmes
spécifiques tournent autour de ce thème à savoir : absence
des secrétaires dans l'accomplissement de certains travaux
administratifs et lenteur dans la mise à disposition du matériel
de travail au secrétariat.
Pour résoudre ces problèmes, nous avons
fixé des objectifs relatifs à chaque problème
spécifique. Ainsi, ces objectifs de l'étude se formulent comme
suit : proposer des ouvertures à la reconnaissance du rôle et
des
x
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
capacités des secrétaires dans la fonction
administrative ; suggérer des mesures pour une gestion efficace du
matériel de travail.
Pour atteindre ces objectifs, nous avons d'abord
retrouvé les causes supposées être à l'origine des
problèmes et ensuite formulé des hypothèses de
l'étude.
Les hypothèses ayant été
confirmées par la suite à travers l'analyse des résultats
de l'enquête, nous avons proposé des solutions pour une
implication effective des secrétaires de direction dans le travail
administratif. Donc, la reconnaissance des capacités des
secrétaires fera faire accomplir les travaux administratifs par les
secrétaires et l'importance accordée au travail effectué
au secrétariat aidera à mettre à disposition à
temps le matériel au secrétariat.
Des recommandations ont été enfin faites aux
intéressés pour la mise en oeuvre des solutions
proposées.
xi Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.
INTRODUCTION GENERALE Chapitre préliminaire
:
DE LA PRÉSENTATION DE LA DG-EAU, DES OBSERVATIONS
DE STAGE A LA PROBLÉMATIQUE DE L'ETUDE
Section 1 : Présentation de la DG-Eau et
observations de stage Paragraphe1 : Présentation de la
Direction Générale de l'Eau Paragraphe 2 :
Restitution des observations de stage
Section 2 : Problématique de l'étude
Paragraphe 1 : Regroupement des problèmes par
centres d'intérêt et détermination des
problématiques possibles
Paragraphe 2 : Choix, justification, spécification
et vision globale de résolution de la problématique
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