La revue de littérature est la partie du
mémoire où on fait l'état des connaissances sur les
problèmes spécifiques en résolution. Son but est de faire
le point des apports des auteurs qui ont contribué à la
résolution des problèmes spécifiques identifiés.
Clarification de certains concepts
Selon le Dictionnaire "Le Petit LAROUSSE (Grand
Format)", l'implication est l'action d'impliquer, l'état d'une
personne impliquée dans une affaire, participation. Nous ne pouvons donc
comprendre le sens réel du mot « implication » sans d'abord
appréhender le mot « impliquer ».
« Impliquer » selon le même dictionnaire
signifie engager, prendre part, se donner à fond.
L'adjectif « effectif » selon le même
dictionnaire signifie ce qui est réel, qui se traduit en action.
Le mot « gestion » dans ce dictionnaire explique
l'action ou la manière de gérer, de diriger, d'administrer.
Traduite du concept anglo-saxon « Commitment »,
l'implication correspond à la double relation d'identification et
d'engagement d'une personne au travail.
Vu la définition de ces concepts, l'implication
effective des secrétaires reviendrait à une responsabilisation ou
à un engagement réel des secrétaires. Ceci nous
amènerait à rejoindre l'idée de J.-G.
PETITPAS, de P.-A. GAGNE et de G.
BAUCHER qui disaient dans leur ouvrage intitulé «
Comment motiver, mobiliser et responsabiliser mon personnel
» que les gestionnaires qui réussissent à se
démarquer des autres dans leur profession
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sont ceux ou celles qui mobilisent les énergies de
leur équipe, qui gardent une motivation élevée chez leur
personnel et savent le faire contribuer au maximum de ses possibilités
en le responsabilisant.
Nous retenons qu'il faut responsabiliser les secrétaires
et évidemment en tenant compte de leurs capacités.
Selon Jean-François AUBY dans son
livre intitulé : « Le management public »
l'implication dans le travail est l'une des six catégories des facteurs
de motivation dans le cadre du service public et elle fait partie des quatre
premiers critères égocentriques. Elle constitue un facteur
très important et permet de se réaliser dans le travail.
D'après R. Hachman (AUBY, 1996,
P.32), l'implication comporte cinq (05) dimensions fondamentales qui sont : la
variété, l'identité de la tâche, la valeur de la
tâche, l'autonomie et l'information en retour. Ces aspects donnent une
signification du travail et agissent sur la satisfaction au travail. Donc,
l'implication dans le travail passe notamment par la responsabilisation du
personnel et un contenu de travail motivant.
Ainsi, selon Félix Leclerc : « La
plus belle façon de tuer un homme, c'est de le payer à ne rien
faire... » (J.G. Petitpas, P.-A. Gagné, G. Boucher, 1994, P.13).
Gérard LECRIVAIN dans son ouvrage
intitulé : « Management des organisations et
stratégies » souligne que dans le prolongement des
facteurs explicatifs du comportement au travail, l'implication sert un besoin
d'accomplissement, d'auto-expression et d'estime du travail. Ce fait rejoint en
partie la typologie de Maslow.
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Apports au problème de l'absence des
secrétaires dans l'accomplissement
de certains travaux administratifs
L'activité administrative a pour matière
d'oeuvre l'information dont la saisie, le traitement et la diffusion mobilisent
les ressources humaines et technologiques. Elle contribue souvent à la
prise de décision à tous les échelons hiérarchiques
(3).
Jean Gerbier, dans « Organisation
et fonctionnement de l'entreprise », définit les
activités administratives en quatre rôles essentiels :
· saisie de données ;
· conservation de données ;
· transformation de données ;
· transmission de données.
Jean Gerbier distingue dans les principaux services
administratifs qui concentrent en volume et en temps le travail administratif :
le service courrier, le service de la facturation, le service de la paye du
personnel et le service de la comptabilité et des factures.
L'efficacité du travail administratif est donc un point nodal du bon
fonctionnement et de la performance de l'entreprise.
Selon C. CHAMPAGNE et D.
BOUCKENHOVE dans leur ouvrage intitulé «
Communication et Organisation », les activités
administratives comportent des tâches répétitives, mais
elles peuvent inclure, en plus ou moins forte proportion, des travaux divers,
selon le degré d'initiative laissé par le responsable au
personnel administratif. Ainsi, nous avons les activités de
communication (courrier, téléphone, élaboration de
documents internes, accueil des clients ou visiteurs, compte rendu de
réunions, etc.), d'organisation (classement et recherche documentaire,
préparation de
3 J.-P. VIVIEN, D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F.
GLELFI, G. ORTEGA dans leur ouvrage : « Action et Communication
Administratives. »
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réunions, préparation de voyages, gestion de
l'agenda du responsable, suivi de dossiers, gestion des plannings de suivi des
activités, etc.) et des opérations de gestion (suivi de budget,
élaboration de statistiques, opérations de trésorerie,
tenue des comptes, etc.).
Mais, CHAMPAGNE et
BOUCKENHOVE vont loin en précisant que les
activités administratives recouvrent essentiellement les tâches de
communication et d'organisation qui sont intimement liées parce qu'elles
cherchent à favoriser l'échange d'informations, à
optimiser les activités par la recherche d'information, la gestion du
temps et l'organisation. Ensuite, ils ont précisé que l'organe
chargé d'accomplir ces tâches est le secrétariat.
Pour Gérard BONNET et Nicole
MEUNIER dans leur livre « Connaissance de l'entreprise
Tome 2 », la fonction administrative comprend au sens large le
Service de Direction et le Service Administratif. Mais au sens strict, elle
comprend uniquement le Service Administratif qui est chargé de
récolter, stocker, traiter, faire circuler l'information au sein et
à l'extérieur de l'entreprise. Ces auteurs rejoignent la
conception des autres et affirment que l'organisation de la fonction
administrative peut être confiée à :
· un secrétariat unique placé près de
la direction ;
· ou chaque service (y compris la direction) peut
posséder son propre sous-service de secrétariat.
Le plus souvent, il existe un secrétariat
considéré comme service, près de la direction, et chaque
service a son propre secrétariat, plus ou moins étoffé.
En vingt ans, le métier du secrétariat a
beaucoup évolué. Longtemps considérés comme de
simples exécutants, les secrétaires remplissent désormais
par leur formation des fonctions variées. En plus des tâches de
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secrétariat traditionnel (prise de rendez-vous,
accueil des visiteurs, saisie de document, classement, etc.) qui occupent la
moitié de leur temps de travail, ils traitent les informations et
assurent leur circulation dans l'entreprise, coordonnent et organisent les
activités dans une équipe ou dans un service, gèrent les
imprévus, font du suivi de projet, etc. Leurs responsabilités
propres sont donc beaucoup plus grandes. C'est une fonction qui varie selon les
secteurs d'activités.
Selon l'UIMM (Union des Industries et
Métiers de la Métallurgie), le secrétaire de direction est
tout d'abord l'assistant du responsable sous lequel il exerce sa fonction. Il a
les capacités et qualités telles que l'autonomie et la
responsabilité, le sens de l'initiative, la disponibilité et la
flexibilité, la communication, la diplomatie et le sens du contact,
l'ordre et la méthode d'organisation.
D'après les EN (Espaces Naturels), le
secrétaire de direction est celui qui draine un ensemble large
d'informations devant permettre à la direction un suivi régulier
de l'ensemble de l'organisme. Il effectue les opérations de base en
secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités
et en particulier leur confidentialité. Les EN définissent le
secrétaire de direction comme celui qui occupe un emploi d'assistance
lié directement à la fonction et à la
responsabilité du directeur auquel il est rattaché, assure entre
la direction générale et les différents services la
diffusion de directives et la collation des informations nécessaires au
suivi des activités des services.
Par son autonomie et sa responsabilité, le
secrétaire de direction :
organise et réalise son travail en
référence aux procédures définies, en tenant compte
d'instructions ponctuelles données par le directeur ;
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assure la permanence du service de direction en l'absence du
directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d'alléger
au maximum le travail de ceux-ci ;
a accès aux informations parfois confidentielles ;
peut fournir des réponses directement, à partir
des éléments dont il a connaissance.
Le secrétaire de direction, du point de vue
général, est un véritable bras droit du chef d'entreprise
et capable de l'assister dans ses tâches. Il est capable de :
· assurer la circulation de l'information entre la
direction générale et les différents services à
travers la rédaction et la diffusion des notes de service, le classement
et l'archivage des documents de la direction ;
· prendre en charge l'organisation matérielle des
diverses relations qu'entretient la direction avec les services internes et
organismes externes à travers la gestion du planning des rendez-vous et
des réunions de travail, la préparation et l'organisation des
différentes réunions institutionnelles, la réalisation des
comptes-rendus ;
· effectuer les opérations classiques de
secrétariat qui passent par la saisie, l'affectation du courrier, les
appels téléphoniques, organisation des déplacements, la
rédaction de correspondance, gestion des fournitures de bureau, etc.
Nous comprenons que la mission et la finalité globale
d'un secrétaire de direction sont alors la prise en charge des travaux
administratifs du service dans tous les types d'entreprise (privées,
publiques, associatives), la coordination et l'organisation au sein de
l'entreprise.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
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Nous entendons par matériel de travail l'ensemble
d'instruments, de fournitures et outils indispensables pour l'accomplissement
d'une tâche.
L'action administrative recouvre un ensemble
d'activités consacrées au traitement des informations et leur
communication à l'intérieur et à l'extérieur de
l'entreprise. Pour être efficace, cette action suppose un cadre
favorable, une structure qui répond à l'activité de
l'organisation, à ses objectifs, ..., des moyens matériels.
Pour J.-P. VIVIEN, D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GLELFI,
G. ORTEGA dans leur ouvrage : « Action et Communication
Administrative. », un processus administratif est l'ensemble des
tâches concourant à une opération administrative
donnée, en respectant les règles établies lors d'une
procédure préalable. L'étude d'un processus revient
à se poser les questions clés : Qui ?, Quoi ?,
øü ?, Quand ?, Comment ?. Pour réaliser une
opération administrative donnée, il est nécessaire de
dresser la liste des tâches et de faire apparaître les
intervenants, les documents utilisés, leur transmission de façon
à mettre en évidence l'enchaînement des tâches
effectuées et les postes de travail qui les exécutent. Pour y
arriver, ils ont proposé la représentation du processus qui est
utile surtout lorsque le processus est complexe pour informer ou former le
personnel concerné et pour analyser un processus en vue de son
amélioration. Cette représentation
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
peut être effectuée principalement sous forme de
fiche de processus ou de diagramme imagé.
La revue de littérature ainsi faite, que dirons-nous de la
méthodologie suivie au cours de nos recherches?
