I.2- LES METHODES DE PRISES DE
CONNAISSANCE
La prise de connaissance se fait à travers des
entretiens, des analyses des documents et par des visites.
Les entretiens avec les personnes qui ont participé au
déroulement des opérations de distribution.
L'analyse documentaire consiste à prendre connaissance
des rapports émis par d'autres auditeurs s'il en existe, pour
vérifier s'il n'y a aucun problème de confidentialité qui
se pose (DAYAN, volume 1, 1999).
L'auditeur va aussi prendre connaissance des manuels de
procédures concernant les opérations du cycle.
La visite des postes de travail est nécessaire pour se
rendre compte de l'exécution des tâches.
II- DESCRIPTION DES PROCEDURES
LOGISTIQUES DE DISTRIBUTION
Selon l'ouvrage de l'Ordre des Experts Comptables et des
Comptables Agréés intitulé Le contrôle
interne, on entend par procédure principalement les consignes
d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur
contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et
approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires
à la vie de l'entreprise et de son contrôle.
Les procédures de la campagne de distribution de masse
des moustiquaires sont essentiellement la micro planification et le
dénombrement ; l'appel d'offres et l'exécution du contrat de
transport ; le pré-positionnement, la distribution et la collecte
des MILDA restantes sur les sites après la distribution.
II.1- LA MICRO
PLANIFICATION
II.1.1-
Définition
Elle consiste à collecter des informations
quantitatives et qualitatives détaillées au niveau des Districts
Sanitaires concernant les moyens de transport, le personnel de santé, la
répartition des ménages par aire de santé, les
infrastructures existantes, les mécanismes de collecte de
données et les formulaires de rapport, les matériaux de
mobilisation sociales et tout autre détail utile pour mieux maitriser le
contexte dudit district. La micro planification est essentielle pour estimer
les besoins, la progression de l'activité et, en fin de compte le plus
important, le budget global de la campagne.
Elle se réalise au niveau des Districts en s'appuyant
sur les directives prises au niveau national. Un micro plan devrait être
complété au moins six mois avant le lancement de la campagne de
distribution. Ceci permettra aux responsables des niveaux régionaux et
de District de travailler en équipe pour identifier les activités
clés et les points focaux d'une part et d'autre part, de
développer des chronogrammes et des activités sur la base de
données à jour.
II.1.2-
Déroulement
L'activité de micro planification s'est
déroulée en trois étapes qui sont :
- la préparation de l'activité ;
- la collecte des données au niveau District ;
- la transmission des données au niveau central.
II.1.2.1- La
préparation de l'activité
La première étape dans la micro planification a
consisté à développer ou à adapter les outils, les
modèles et les instructions pour les Régions et/ou les Districts.
La commission chargée de la logistique, s'est servi d'outils de
campagnes précédentes pour développer des modèles
et des directives qui ont été alors approuvés par le
comité de coordination.
Les équipes de gestion des Districts Sanitaires
chargent des personnes ressources pour conduire le développement des
micro-plans dans leurs Districts.
La coordination nationale dispense la formation (des
facilitateurs) au niveau central traitant de la manière d'aider à
la réalisation de la micro planification au niveau des Régions et
des Districts. Ainsi, les facilitateurs se rendent dans les Régions afin
de former et superviser les personnes ressources. Les directives et les
modèles sont souvent envoyés au niveau des Districts avant les
visites de terrain pour permettre aux autorités sanitaires de commencer
à collecter les informations nécessaires dans chaque district.
Par ailleurs, un des éléments clés de la
micro planification consiste à déterminer le nombre de sites ou
de points de distribution pour atteindre 100% de la population. Une base de
travail pour déterminer le nombre de sites requis et la localisation
des sites de distribution des MILDA serait les micros plans des campagnes
passées même effectuées dans le cadre de d'autres projets
(vaccination par exemple). La liste des lieux utilisés dans le
passé peut aider à déterminer comment atteindre 100% de la
population.
Le recueil des données du micro plan a
été confié aux facilitateurs centraux. Ils étaient
au nombre de deux par région. Les facilitateurs sont des personnes
proposées par les organisations partenaires de lutte contre le paludisme
telles que la Coalition des Entreprises de Côte d'Ivoire contre le SIDA,
la Tuberculose et le Paludisme (CECI), la Direction des Etablissements, de
l'Equipement et de la Maintenance (DIEM), la Direction de l'Information et de
la Planification et de l'Evaluation (DIPE), la Pharmacie de la Santé
Publique (PSP). Ils ont été formés en une
demi-journée à la maitrise de treize outils appelés
outils de planification du recensement et de la distribution des MILDA de
la campagne 2010. Avec ces outils, ils se sont rendus dans les
Régions afin de collecter un certain nombre de données
spécifiques à l'activité.
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