XIX. I.3.1 La phase préparatoire
Pour bien mener la mission d'élaboration du manuel de
procédures, il est nécessaire de bien comprendre le
fonctionnement de l'entité afin d'assurer un parfait ordonnancement des
activités et le respect des délais imposés. La phase de
préparation permet à l'auditeur de connaître l'entreprise
de façon générale.
I.3.1.1 Les travaux préliminaires
Selon HENRY (2001 : 78), les travaux préliminaires
consistent à faire un inventaire des procédures existantes, le
découpage du processus étudié, la définition d'un
code de classement et en fin la préparation des dossiers de
procédures.
§ Inventaires des procédures
existantes
Dans le cadre de la réalisation du projet de conception
du manuel de procédures, l'auditeur doit dans un premier temps dresser
une liste des procédures existantes. Cette liste initiale est
nécessairement provisoire et évoluera à plusieurs reprises
au fil des travaux.
§ Découpage du processus
C'est à ce niveau qu'apparaît concrètement
la difficulté de procéder à un découpage
satisfaisant entre processus et procédures. Ce découpage ne
découle pas d'une pure logique mathématique : il comporte une
part de choix et d'intuition. Il n'existe pas de critère
définitif. Il est recommandé de ne pas s'attarder, à ce
niveau, sur d'éventuelles hésitations et d'accepter d'avancer par
tâtonnements successifs. Au cours de la rédaction, au vu de la
complexité de l'enchaînement mis en lumière, certaines
procédures seront recoupées (BERGER & al 2007 :
70-72).
§ La codification des
procédures
La codification des fiches de procédures consiste
à définir un numéro de classement qui facilite ensuite le
stockage et la recherche des fiches de procédures. D'une manière
générale, il s'agit de croiser des codes thématiques et
numériques.
D'après HENRY & al (2001 : 82), la codification par
thème dépend du mode de classement retenu pour les
procédures (par direction ou service, par fonction, parnature
etc.). Quant au code numérique, il correspond simplement à
l'ordre d'apparition chronologique de la procédure.
§ Dossier par procédure
Une fois l'inventaire initial des procédures
dressé et la règle de codification définie, l'auditeur
doit préparer un dossier par procédure. Ce dossier est
généralement un classeur ou une chemise dans lesquels toutes les
pièces d'enquête seront rassemblées. Ce dossier comporte
les points suivants :
§ l'identification de la procédure (le nom, le
numéro, la fréquence, événement déclenchant)
;
§ les éléments d'enquête (nom du
rédacteur, date et état d'avancement)
§ la liste des pièces du dossier (documents
rédigés, diagrammes, imprimés collectés,
états informatique, références techniques).
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