3. Problématique et
hypothèse
a) Problématique
Après observation menée au sein du complexe
scolaire les Bourgeons les problèmes de gestion suivants ont
été enregistrés :
- Ils arrivent à laisser généralement
les documents s'entasser ;
- ils n'établissent pas de liaison entre les
différentes étapes du traitement que doit subir l'information, de
même qu'on est incapable d'en maîtriser la circulation ;
- Les différentes personnes qui interviennent
(directeur et secrétaire) agissent indépendamment les unes des
autres, sans se situer dans la chaîne de production et de traitement ;
- Les dossiers s'empilent dans les armoires sans classement ni
méthode de rangement ;
- L'information ne peut être retrouvée
facilement, ce qui n'améliore pas la rapidité et la pertinence de
la prise de décision.
- Menace risquée de confier les archives à un
prestataire incompétent ;
- Les données sont étalées sur le bureau
et à la portée de tous le monde, risque de perte en cas de
besoin ;
- Manque de rapidité et de souplesse dans la recherche
des documents liés à la transaction ;
- Perte de la confidentialité de
l'information sensible;
- Difficultés de suivre et de contrôler la
prestation etc.
Face à tous ceci, nous trouvons opportuns de formuler
la question suivante :
- Quelles solutions pouvons - nous proposer au sein du
complexe scolaire les bourgeons afin de résoudre les problèmes
liés au système des archives ?
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