2.3.7.2.4 Grand livre central
Dans le grand-livre général, on y trouve plus les
comptes individuels de clients et de fournisseurs ; ils y sont remplacés
par un compte unique « clients », « fournisseurs ».
Après centralisation, les écritures du journal
général sont reportées dans le grand-livre
général.
C'est ainsi qu'on établit périodiquement, à
partir des comptes de grand-livre général, une balance des
comptes pour aboutir aux états financiers (états de
synthèse) et c'est à partir de cette étape que le
système centralisateur s'approche du système classique.
Schéma du système centralisateur
:
Pièces
justificatives
Journal
divisionnaire
des achats
Journal
divisionnaire de trésorerie
Journal des
opérations
diverses
Journal
divisionnaire
des ventes
Grand livre
auxiliaire
clients
Grand livre
auxiliaire
fournisseurs
Journal général
Grand livre général
Balance
Etats financiers
31
2.3.8 PROCEDES COMPTABLES35
2.3.8.1 Comptabilité par décalque
L'enregistrement des opérations se fait
simultanément sur plusieurs documents, grâce au papier carbone ou
une autre technique de décalque, ce qui permet d'éviter les
reports, qui sont source d'erreurs et d'alléger le travail
matériel.
2.3.8.2 Tenue de la comptabilité sur
ordinateur
Les conditions dans lesquelles il est recouru à
l'informatique pour réaliser les travaux comptables varient d'une
entreprise à l'autre.
Les travaux comptables se prêtent aisément à
l'informatique : seule en effet, l'écriture comptable demande une
décision et un choix, les autres opérations, de nature purement
matérielle, peuvent être confiées à l'ordinateur :
report sur les comptes, centralisation, édition de la balance,
contrôle de l'égalité de mouvement débit et
crédit...
L'informatique permet d'alléger les taches de travaux
comptables, et permet d'obtenir très rapidement les synthèses
utiles à la gestion36.
Le système informatisé doit :
- Etablir sur papier ou sur tout support offrant des garanties en
matière de preuve, des états périodiques
numérotés et datés récapitulant dans un ordre
chronologique toutes les données ;
- Pour chaque donnée, s'appuyer sur une pièce
justificative constitué par un document écrit ;
- A tout moment permettre la reconstitution des
éléments des comptes, états et renseignements ou, à
partir des comptes, états et renseignements, reconstituer les
données d'entrée ;
- Comporter la possibilité d'accéder à la
documentation actualisé relative au traitement (analyse, programmation,
traitements) en cas de contrôle ;
35 Audrey Meyer et Alexis Fargeix,
comptabilité financière, éd. Francis Lefebvres,
Paris 2021, p. 52
36 Daniel Gouadain et El Bechir, op.cit.,
p.88
32
- Permettre de contrôler si les exigences de
sécurité et de fiabilité requises en la matière ont
été respectées.
Un document décrivant les procédures et
l'organisation comptable est établi par le comptable. Ce document est
indispensable dans le cadre d'un traitement comptable informatisé propre
à l'entreprise.
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