Organisation comptable des compagnies aériennes en RDC

Troisième PARTIE

ORGANISATION COMPTABLE AU SEIN DE CONGO AIRLINES

L'organisation des services comptables ne peut échapper aux principes d'administration et de l'organisation scientifique du travail.

La hiérarchie est l'ordre de divers degrés d'autorité au sein de l'entreprise et la classification répond au tableau suivant :

CATEGORIE	CODES	DENOMINATION	FORMATION ET EXPERIENCE
Haute Direction	01	Chef de Division CPTE et BUDGET	Licencié, 22 ans d'expérience.
Direction	02	Adjoint au Chef Comptable	Gradué, 17 ans d'expérience.
Cadre	03	Chefs de service Comptable	Gradués et licenciés, 10 ans d'expérience.
Cadre subalterne	04	Comptables principaux	Gradués et 5 ans d'expérience
Maîtrise	05	Comptables	Gradués et 2 ans d'expérience
Maîtrise	06	Secrétaire-Comptable	Diplômé d'Etat, 26 ans d'expérience.

Cette classification des postes prouve à suffisance l'attachement de la Direction de la compagnie à la comptabilité et à son organisation.

Fonctionnellement, la Division de Comptabilité dépend directement du Directeur Financier et est surveillée par l'Administrateur-Diecteur Général en ce qui concerne les grandes actions ainsi que par un auditeur extérieur de Droit Congolais qui est CAUDITEC. Cela prouve à suffisance l'intérêt qu'attache la Direction de CONGO AIRLINES à l'organisation comptable.

I. REGLES, PRINCIPES GENERAUX DE BASE ET NOMENCLATURE.

La comptabilité constitue avec le Budget une des divisions de la Direction Financière de Congo Airlines. Elle a pour attribution essentielle la collecte, la vérification, la saisie, l'analyse et l'archivage des données relatives à l'information financière. Elle s'occupe en outre de la production des états de synthèse nécessaires à la prise de décisions de gestion.

Elle est dirigée par un chef Comptable qui est responsable de toutes les écritures et s'occupe de toutes les actions de normalisation, de conception et de mise en oeuvre de la structure comptable. Il est secondé par trois chefs de service :

a) Clients : pour la comptabilité clients, l'élaboration des notes de débit et de crédit aux clients, le suivi de la politique commerciale et guide l'action de recouvrement des créances clients.

b) Fournisseurs : pour tout ce qui concerne la comptabilité fournisseurs à partir de la réception des factures jusqu'à la programmation des paiements.

c) Comptabilité Générale : pour le suivi et l'analyse des comptes de la comptabilité générale notamment la réconciliation des comptes de liaisons, le suivi des consommations internes, la production vendue et assiste à l'élaboration des tableaux de synthèse.

1.1. Principes et règles généraux :

Les principes énoncés concernent à la fois la méthode ; l'enregistrement des opérations et les livres sensés être obligatoires. Les agents économiques procèdent à l'enregistrement immédiat selon les règles usuelles de la comptabilité en partie double, complet et sincère de toutes opérations concernant leur situation, leur exploitation et leur administration.

Pour Congo Airlines, la comptabilité est tenue en Francs congolais suivant les prescrits de la loi financière. Il en est de même pour toutes les opérations en monnaies étrangères qui sont perçues directement en comptabilité au taux courant de leur réalisation. Ces principes s'appuient sur un système de comptes appropriés contenus dans un mémento et qui porte essentiellement sur les règles suivantes :

a) Toute écriture est appuyée par une pièce justificative datée et visée par le responsable directe de la transaction ou de la section budgétaire ;

b) Les comptes sont tenus sur base d'un logiciel multi-dévises dénommé CUBIC et qui retrace la situation et les flux relatifs à son contenu ;

c) Le logiciel utilisé est à base centralisatrice et permet de centraliser les opérations dans un journal spécifique qui sont récapitulées périodiquement dans une balance des comptes et un grand-livre.

d) Toutes les pièces (comptables et informatiques) sont numérotées et archivées, soit sur des disquettes ou bandes magnétiques, dans un service dépendant de la comptabilité pour une période d'au moins dix ans et ce, conformément à la réglementation comptable.

e) La clôture de l'exercice annuel est fixée au 31 Décembre de chaque année, hormis les clôtures intérimaires qui ont lieu au cours de l'année.

1.2. Règles d'évaluation des éléments patrimoniaux.

1.2.1. Eléments d'immobilisation :

Les principales composantes de ce poste regroupées dans un fichier d'immobilisations informatique sont :

- les aéronefs ou matériel volant sont évalués à leur valeur d'entrée ou de leasing majorée de tous les frais de douane et ou d'entrée et des droits de mutation surtout lorsqu'il s'agit des cessions à l'intérieur du pays. Ces frais d'entrée sont directement incorporés dans le coût de l'aéronef et ne sont pas étalés sur plusieurs exercices. Pour le matériel d'occasion, il est fait référence lors de leur évaluation à niveau de leur ACMI précédent (Aircraft-avion, Crew-équipage, Maintenance-entretien and insurrance-assurance).

Ce matériel est identifié suivant son immatriculation aéronautique par exemple 9Q-C

KK pour le boeing 707, 9Q-CKG pour le 727 et leur amortissement est calculé sur base de leur nombre d'heures de vol.

- le matériel d'exploitation aéronautique et du catering (élévateur, air-stater, f.m.c., cuisinières,... ) ;

- les bâtiments et autres installations ;

- le matériel roulant et informatique ;

- le matériel et mobilier de bureau.

Les immobilisations relevées ci-dessus sont évaluées à leur coût réel d'achat càd le prix d'acquisition augmenté des frais accessoires (transport, douane, installation et montage).

Leur amortissement se calcule par la méthode linéaire sur base des taux usuels soit :

- 5 % de la valeur comptable pour les immeubles.

- 20 % pour le matériel roulant ;

- 10 % pour le matériel et mobilier de bureau.

Toutes les réévaluations se conforment à l'ordonnance-loi n° 89-017 du 18 février 1989 portent sur les coefficients officiels et s'effectue en trois étapes :

- Réévaluation de la valeur d'origine (valeur brute) ;

- Réévaluation des amortissements ;

- Détermination de la plus-value de réévaluation.

1.2.2. Eléments de stocks :

Les stocks sont tenus constamment sur base d'un inventaire permanent et sont consignés dans un listing ad hoc.

1.2.2.1. Evaluation à l'entrée.

Les stocks principalement composés des pièces de rechange standards du matériel volant sont évalués à l'entrée sur base de leur prix d'achat majoré de leur prix sous déduction des ristournes, rabais et remises obtenus.

Les pièces de rechange révisables sont évaluées de la même manière sauf qu'il leur sont incorporés le coût relatif à leur éventuelle révision.

Le carburant et lubrifiants est évalué sur base du prix facturé par les pétroliers et sa gestion est effectuée sur base des mises en place.

1.2.2.2. Evaluation à la sortie.

Les sorties se font sur base des valeurs d'entrée ou soit du coût moyen pondéré des entrées surtout lorsqu'il s'agit des cas rares de plusieurs stocks de même nature relevant des fournisseurs différents.

1.2.2.3. Détermination des stocks en fin d'exercice.

Les travaux d'inventaire annuels des stocks autorisés par une instruction de la direction qui les réglementent, permettent de retracer la hauteur du stock physique qui est comparée à la valeur comptable du stock en fin d'exercice.

La provision sur dépréciation des stocks se constitue sur base des annotations des services techniques fondées sur la rotation individuelle de chaque élément de stock et de son âge de constitution.

1.3. Règles concernant le bilan.

Le bilan est obtenu sur base de la balance définitive des comptes après arrêt des comptes et rapprochement des soldes comptables avec les sources externes à la comptabilité. Ceci veut dire en quelque sorte que les soldes des comptes clients sont rapprochés au fichier du recouvrement; les fournisseurs avec le service des approvisionnements ou avec les différentes confirmations extérieures; les avoirs financiers avec les encaisses physiques ou les derniers extraits bancaires....

1.4. Règles concernant le résultat.

1.4.1. Contribution au résultat d'exploitation.

1.4.1.1. Produits d'exploitation.

L'exploitation de CAL est constitué des produits suivants :

a) le fret cargo ou le transport des marchandises ;

b) le pax passagers ou le transport des personnes ;

c) les produits divers notamment les différentes locations de matériels aux tiers.

Cette production est répartie suivant le mode de facturation qu'elle concerne :

- invoice pour la production vendue à crédit qui du reste est à facturer;

- cash pour celle qui est payée au comptant avant le transport effectif ;

- le port dû lorsque le coût du transport est payé à destination ;

- le Pta, Prepaid Ticket advice, lorsque le transport est fait sur base d'un message de demande envoyé par une escale vers une autre qui doit avoir au préalable encaissé ou débité le compte du client concerné ;

- les affrêtements lorsqu'un routing de l'avion est pris totalement ou partiellement en location par un client ;

- les excédents bagages pour le port payé hors franchise ;

- les expédites pour le port des courriers et messageries divers.

1.4.1.2. Charges d'exploitation.

Les charges directes se reclassent de la manière suivante :

- Les carburants et lubrifiants aéronefs (Jet A1) ;

- les diverses redevances et taxes d'exploitation aéronautique à payer à la RVA et services para-étatiques ;

- les assurances et les loyers divers ;

Les principales charges de structure sont :

- les charges du personnel comprenant en fait les salaires et les soins médicaux ;

- les locations des véhicules de transport pour le fret et les passagers ;

- les honoraires à payer à l'assistance juridique et technique.

1.4.2. Contribution au résultat hors exploitation.

Les frais importants peuvent être étalés sur plusieurs exercice et saisis en hors exploitation pour ne pas enfreindre au résultat d'exploitation sur base du principe de séparation des exercices.

II . DESCRIPTION DES COMPTES DE PATRIMOINE :

2.1 Les comptes d'immobilisations :

Ces comptes sont gérés dans un fichier unique où sont enregistrées en extra-comptable toutes les informations relatives à l'acquisition d'immobilisations et au flux général dans l'entreprise (mutation, déclassement, cession ...).

Ce fichier sert de base aux travaux d'inventaire annuel pour le rapprochement, la détermination des écarts d'inventaire et le calcul de la dotation aux amortissements annuels.

2.2. Les comptes d'amortissements :

Ces comptes se réfèrent au fichier d'immobilisation extra-comptable et leur évaluation correspondent aux taux repris par le plan comptable congolais.

2.3. Les comptes de stocks :

Les comptes de stocks sont gérés suivants la source de leur acquisition :

- le compte stock carburant et lubrifiant aviation

(Jet A 1) est géré sur base de l'évolution des comptes fournisseurs pétroliers en fonction des différentes mises en place qui sont effectuées par la compagnie.

- Le compte de stock pièces de rechange est inventorié sur base d'un fichier qui renseigne sur la qualité et l'identité de chaque pièce d'aviation. Une distinction est faite soit qu'il concerne les pièces révisables ou standards.

- Le compte des stocks fournitures (imprimés, télécommunications ...) est géré sur base des bons de réception magasins et des bons de sorties magasins.

2.4. Les comptes du personnel :

Ces comptes comprennent la distinction suivante :

- Les comptes de salaires (421) où passent les ventilations de salaires et où sont apurées les paiements et les retenues à terme échu.

- Les comptes à justifier (425) qui sont des fonds mis à la dispositions des agents pour certains besoins spécifiques.

- Les comptes de caisses de bord qui sont des fonds mis à la disposition des commandants pour leur servir de revolving de réapprovisionnement en carburant pendant les vols. Ce compte doit être apuré par les différentes justifications de dépenses effectuées par les commandants.

2.5. Les comptes de l'Etat :

Ils comprennent :

2.5.1. les impôts :

- la contribution professionnelle sur les rémunérations,

- la contribution sur le chiffre d'affaires,

- la contribution foncière,

- la contribution exceptionnelle sur les rémunérations des expatriés,

- le précompte sur les bénéfices industriels et commerciaux,

- l'impôt sur les bénéfices,

- la contribution mobilière....

2.5.2. les redevances :

- les redevances domaniales dues à la Régie des Voies Aériennes ;

- les redevances locales dues aux municipalités urbaines et aux entités décentralisées ;

- les redevances ou diverses taxes aéronautiques (taxe de survol, droit de tarmac...) .

Elles sont directement prises en charge dans les comptes 66.

2.5.3. les comptes de liaisons :

Les comptes de liaisons enregistrent les flux internes entre escales et se répartissent de la manière suivante :

- les liaisons pour transferts des fonds (191) : cessions des fonds d'une escale vers une autre.

- Les comptes de liaisons ports dû (192) : cessions de fret entre une escale vers une autre avec la précaution que le fret ne sera livré que lorsque le client a payé.

- Les comptes de liaisons dues aux transferts de comptes entre escales (clients invoice, comptes fournisseurs...).

- Les comptes de liaisons dues aux mises à disposition des fonds qui sont des transferts de fonds qui ne cadrent pas avec les transferts de la société et qui exigent un effort considérable de contrôle interne.

III : CIRCULATION DE L'INFORMATION COMPTABLE.

3.1. ETAPES :

3.1.1. La réception :

Les documents comptables réceptionnés à la Division de Comptabilité proviennent de plusieurs sources.

Au niveau de la comptabilité caisse, le livre de caisse ainsi que les pièces justificatives proviennent de la caisse principale ainsi que des caisses auxiliaires installés aux différents points de vente, lesquels sont gérés par la Division de Trésorerie.

Les pièces des banque proviennent des banques locales ainsi que des banques étrangères via la Division de Trésorerie.

Le service Fournisseurs reçoit les factures fournisseurs par l'intermédiaire de la Direction des approvisionnements techniques ou des services généraux. Elles sont accompagnées du bon de commande, des bons d'entrée et des bons d'expédition, tandis que le service Client traite les factures, les notes de crédit et de débit lui sont transmises par les agences de voyage, de fret.

Les documents des escales sont transmis à la Division de Comptabilité par le service courrier ou soit par internet (disquettes informatisées reprenants le back-up des escales informatisées).

3.1.2. La vérification préalable :

Les documents réceptionnés, par le Chef de Division qui s'assure qu'elles ont été au préalable approuvé par les services centres de frais, y appose un cachet d'imputation et sont orientés au service comptable qui est chargé de les analyser. Cette analyse consiste en une vérification formelle et arithmétique des documents.

3.1.3. L'imputation :

L'imputation comptable est dirigée au préalable par le chef comptable qui en porte la responsabilité mais seulement son articulation en terme d'écriture est définie par le chef service comptable.

3.1.3. Le grillage :

Cette opération consiste à l'inscription du code comptable sur les documents de prise des données

3.1.4. L'encodage :

L'encodage est le traitement informatique du document sur base de l'imputation donnée par le comptable.

3.1.5. La centralisation :

Après l'encodage, un fichier de centralisation est édité par le comptable qui le destine au Chef Comptable qui devra s'assurer que l'écriture enregistrée ainsi que les montants sont conformes à l'imputation.

3.1.6. L'archivage :

Après la centralisation, les pièces revêtues de leur numéro chronologique d'encodage sont transmises au service des archives et les disquettes de back-up pour les escales sont enregistrées dans le serveur de réserve.

3.2. LES PROCEDES COMPTABLES.

Les procédés comptables indiquent les moyens matériels et logistiques d'exécution du travail comptable.

2.2.5. Les moyens matériels :

Pour mener à bien son travail, le comptable dispose des documents suivants :

1. Une liste de toutes les caisses auxiliaires et des comptes bancaires de la société ;

2. Une liste des fournisseurs et des clients avec leur code CUBIC ;

3. Une liste de code comptables par escales appelées en comptabilité, sociétés comptables.

4. Une liste reprenant les différents centres de frais budgétaires indispensable aux imputations budgétaires ;

5. Un ensemble de règles et procédures rassemblés dans un mémento ainsi que d'une documentation qui retrace les grandes orientations de la tenue de la comptabilité en R.D.C.

2.2.6. Les moyens logistiques :

1. Un logiciel CUBIC qui permet à partir d'une simple saisie chronologique des pièces justificatives dans les journaux auxiliaires, le stockage et leur centralisation définitive. Il permet aussi une consultation des données, des éditions des états complets ou simplifiés et de tenir une comptabilité multi-dévises.

La comptabilité est retraitée dans un logiciel appelé CUBIC qui reclasse les comptes suivants les fiches C pour les clients, F pour les fournisseurs, CG pour les Comptes généraux. Cette fiche informatique reprend toutes les informations, à la consultation comme à l'édition, contenues et devant identifier le compte.

Les fiches sont identifiables suivant les sociétés comptables qu'elles concernent.

2. Un réseau qui permet de faire un back-up des informations relavées dans les agences et de faire le LINK des ventes journalières en fin de journée.

3. Des machines ordinateurs, des calculatrices...