Composantes des systèmes d'information dans
l'entreprise22(*).
Ils comprennent les systèmes :
- de comptabilité
opérationnelle qui font appel à la tenue d'archives
légales et historiques et à la production de rapports financiers
précis ;
- de comptabilité de gestion qui
insistent sur la planification et le contrôle de l'exploitation de
l'entreprise et correspondent :
a) aux systèmes de contrôle des stocks
qui assurent le traitement des données reflétant des
fluctuations des articles en stock. Le système de contrôle des
stocks enregistre les changements de niveaux de stocks et prépare les
documents d'expédition indiqués. Il peut par la suite signaler
aux gestionnaires les articles nécessitant un
réapprovisionnement, et leur procurer une variété de
rapports sur l'état des stocks.
b) aux systèmes d'approvisionnement
ou traitement des bons de commande. Il traite les commandes des
clients et produit les factures ainsi que les données nécessaires
à l'analyse des ventes et au contrôle des stocks. Dans plusieurs
entreprises, cette fonction assure le suivi de la commande du client
jusqu'à ce que les biens lui soient livrés. Ils fournissent
également l'information sur les commandes acceptées aux
systèmes de contrôle des stocks, de telle sorte que ces commandes
puissent être traitées le plus rapidement possible.
c) aux systèmes des comptes clients
qui assure la mise à jour des montants dues par les clients en
utilisant les données générées par des paiements et
les achats des clients. Les systèmes de comptes clients
informatisés accélèrent le paiement des clients en
préparant des factures précises au moment opportun ainsi que des
rapports mensuels sur les crédits accordés aux clients. Ils
fournissent des rapports qui aident les gestionnaires à contrôler
les montants crédités et le recouvrement des sommes dues. Cette
activité permet de maximiser les profits des ventes à
crédit tout en réduisant au minimum les pertes causées par
les créances irrécouvrables.
d) aux systèmes de comptes
fournisseurs23(*)
pour la tenue des données d'achat et des paiements aux fournisseurs. Ils
préparent les chèques de paiement des factures et produisent des
rapports de gestion de la Trésorerie. Les systèmes de comptes
fournisseurs informatisés permettent un paiement prompt et exact aux
fournisseurs afin de maintenir de bonnes relations d'affaires et d'assurer une
bonne cote de crédit. De plus, ils permettent de profiter des escomptes
offerts pour les paiements rapides. Ils assurent un contrôle financier
rigoureux des sommes que l'entreprise débourse et livre également
aux gestionnaires l'information nécessaire à l'analyse des
paiements, des dépenses, des achats, des comptes de dépenses des
employés et des besoins en liquidité.
e) aux systèmes de paie qui
reçoivent et tiennent à jour les données provenant des
cartes de présence des employés ainsi que les autres
données d'emploi. Ils produisent les chèques de paie, les
états d'emploi, les rapports de paie et les rapports d'analyse du
travail. D'autres rapports sont également préparés
à l'intention des gestionnaires et des organismes gouvernementaux. Le
système de paie informatisée aide les entreprises à payer
rapidement leurs employés et aux organismes gouvernementaux en ce qui
concerne les revenus, les impôts et les autres retenues. Ils peuvent
également fournir aux gestionnaires des rapports d'analyse des
coûts de la main-d'oeuvre et de la productivité.
f) aux systèmes de grand-livre qui
consolident les données provenant des comptes clients, des comptes
fournisseurs, de la paie et d'autres systèmes d'information comptables.
A la fin de chaque période comptable, ils clôturent les livres
d'une entreprise, ainsi que des différents rapports sur les revenus et
les dépenses, destinés aux gestionnaires.
Les systèmes informatisés de grand-livre aident
les entreprises à accomplir ces tâches comptables de façon
ordonnée et précise. Ils permettent de meilleurs contrôles
financiers et fournissent de meilleurs rapports de gestion.
g) aux systèmes d'information financiers
informatisés aident les gestionnaires financiers dans leurs
décisions :
- de financement de l'entreprise ;
- d'allocation et de contrôle des ressources
financières au sein de l'entreprise
h) aux systèmes de production des rapports
sont les systèmes d'information de gestion les plus couramment
utilisés. Ils fournissent aux gestionnaires utilisateurs l'information
qui les aide à prendre des décisions courantes. Ces
systèmes leur proposent de nombreux rapports et affichages en formats
préétablis.
i) aux systèmes d'aide à la
décision sont la suite logique des systèmes de
production des rapports et de traitement transactionnel. Ce sont des
systèmes d'information interactifs et informatisés qui font appel
à des modèles décisionnels et aux bases de données
pertinentes en vue d'aider les gestionnaires à prendre des
décisions. Les systèmes d'aide à la décision
donnent l'information aux gestionnaires de manière interactive et sur
une base ponctuelle. Un système d'aide à la décision
permet la modélisation analytique, l'extraction des données et la
représentation graphique de l'information.
j) aux systèmes d'information fonctionnels.
On doit retenir que les systèmes
d'information soutiennent directement l'exploitation et la
gestion des fonctions d'une entreprise telles que la comptabilité,
les finances, la gestion des ressources humaines, le marketing et la
gestion de la production. Par exemple, les Directeurs de Marketing ont besoin
des informations relatives aux ventes et aux tendances que leur fournissent les
systèmes d'information en Marketing. Les systèmes d'information
financière présentent au Directeur Financier, l'information
relative aux coûts de financement et aux taux de retour sur
investissement... C'est de là que naissent les
systèmes intégrés d'information
qui admettent une compénétration des différents
systèmes liés aux différentes fonctions de
l'entreprise.
3.5. Comptabilité et inventaire des
systèmes de prises des données.
On peut classer les prises des données selon qu'elles
se réfèrent :
Aux prises des données manuelles et permettent
l'utilisation des fiches manuelles avec système centralisateur des
informations de bases. Dans cet ensemble, on peut citer le système de
tenue des comptes à décalque.
Mais avec l'évolution des entreprises, l'on fait
beaucoup plus appel à l'ordinateur et à certains logiciels de
comptabilité pour permettre à la comptabilité de remplir
complètement sa mission d'enregistrer et de traduire la situation
patrimoniale de l'entreprise, sa performance et son évolution.
3.6. Comptabilité et systèmes de
contrôle interne des comptes.
Les systèmes de contrôle interne des
comptes peuvent être compris comme étant
l'ensemble d'instructions et des dispositions assignées
à la tenue des comptes et qui leur assurent une sécurité
contre les erreurs et la fraude.
La grande mission de ce contrôle est de répondre
à cette double question :
Est-ce que l'entreprise accomplit-elle son objet principal
dans l'esprit des principes qu'on a voulu appliquer ? N'y a-t-il pas
d'irrégularité, d'erreurs, voulues ou non ?
Pour répondre à cette double question, les
techniciens du contrôle ont étudié les différents
points comptables où se commettent souvent des erreurs.
Le contrôle interne a été défini
par l'ordre des experts comptables et comptables agréés comme
« L'ensemble des sécurités contribuant à la
maîtrise de l'entreprise24(*). »
Il a pour but :
· d'un côté, la protection, la sauvegarde
du patrimoine et la qualité de l'information(il s'agit des aspects
comptables du contrôle interne) ;
· de l'autre, l'application des instructions de la
direction et de favoriser l'amélioration des performances(il s'agit des
aspects relatifs à la gestion de l'entreprise et résumés
sous la forme « aspects administratifs du contrôle
interne »).
· Il se manifeste par l'organisation, les
méthodes et les procédures de chacune des activités de
l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.
Dans quel ordre doivent s'effectuer les opérations de
contrôle ? il n'existe aucun plan convenable pour toutes les
vérifications car la conduite du travail de contrôle est fonction
de la nature et de l'importance des responsabilités dont le
contrôleur est investi ; on peut donc déduire que les
émissions du vérificateur sont très variées.
3.6.1. Contrôle arithmétique ou de
vraisemblance25(*) :
Elle comprend :
- la comparaison des totaux du journal
synthétique avec la balance générale des comptes ;
- le contrôle des balances
partielles concernant les comptes particuliers par la balance
générale ;
- la concordance des soldes avec les
postes chiffrés du bilan ;
- la vérification des comptes
et des rapports ; ainsi, on peut s'assurer que la comptabilité est
conforme aux exigences de la réalité et prétendre que les
écritures enregistrées sont exactes du point de vue
arithmétique ;
- la recherche des écritures
omises ou comptabilisées en double, des sommes inexactes
enregistrées dans les journaux et des erreurs d'imputation;
- la recherche des erreurs de principe
commises; etc...
3.7.2. Contrôle des comptes
courants.
Le contrôle comporte la vérification des comptes
fournisseurs, clients et en général, ou tous les comptes de tiers
débiteurs et créditeurs.
3.7.3. Contrôle
d'évaluations
Comme son nom l'indique, il a pour but de vérifier si
les estimations accusées par le bilan sont réelles. Le
matériel est-il judicieusement amorti ? Les stocks sont-ils
correctement évalués ? Les cours de change sont-ils en
rapport avec les cotations du moment et les tendances de marché de
change ? Les débiteurs douteux ont-ils bien été
démontrés et la provision constituée a-t-elle
été significative ?
3.7.4. Contrôle de gestion
Cette mission comprend entre autre chose :
· l'examen critique de
l'activité des dirigeants,
· l'étude de la
compétence des directeurs et des fondés de pouvoir ;
· l'appréciation par
comparaison de chaque activité. Il est inutile de dire que cette mission
exige toujours de celui qui en est chargé une autorité et un
esprit d'indépendance à toute épreuve. Mais, quelque
difficile que soit la tâche, elle doit dans tous les cas, être
accomplie consciencieusement.
* 22 James O'Brien : Les
systèmes d'information de gestion, De BOECK, Université, 1995,
p.42
* 23 Jean-François
BERTHIER : Comment l'Etat tient ses comptes, Dunod 1990, pge 85.
* 24 MBENZA NGOMA : Cours
d'expertise comptable, ISC , 1983.
* 25 Howard
STTETLER , »Notes sur le contrôle interne » ,
USA , 1967.
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