SECTION III : POOL ADMINISTRATIF, FINANCIER ET
PERSONNEL
Ce pool renferme à la fois l'administration et le
personnel, la comptabilité et finances.
III.1. Sous pool administratif et personnel
III.1.1. Service administratif
L'animateur de ce service est chargé de gérer et
d'encadrer tous les agents de la SONAS, de veiller à leur
sécurité, à la ponctualité, au respect et à
la politesse des agents. Il doit en outre, mettre en pratique les
procédures d'embauche sous l'autorisation bien entendue de la Direction
Générale, et en cas de besoin, organiser la paie du personnel,
diriger le stage des étudiants, appliquer les procédures
disciplinaires, , les états de besoin en fourniture de bureau et
matériels pour la bonne marche des activités. Il doit
également veiller à la gestion du patrimoine de l'entreprise
c'est ainsi qu'à la fin l'année, on procéde à
l'inventaire pour savoir en réalité ce que l'entreprise à
comme patrimoine (matériel roulant, mobiliers, meubles)
III.1.2. Service du personnel
Au sein d'une entreprise (privée ou étatique)
les ressources humaines jouent un rôle déterminant et
incontournable. Sans un personnel adéquat, l'entreprise ne peut
assurément pas atteindre ses objectifs.
C'est pourquoi la gestion du personnel est une activité
complexe parce qu'elle s'intéresse d'abord à l'homme dont le
comportement réserve souvent des surprises et s'intéresse aussi
au fonctionnement de l'entreprise. Gérer le personnel, c'est aussi
obtenir une production maximale pour la propriété
économique de l'entité et ce dans un climat de paix et d'harmonie
sociale.
Il existe certains textes provenant du parlement congolais qui
régissent les relations du travail ou de l'entreprise comme le code du
travail, le décret loi organique de la sécurité sociale au
Congo, etc. la SONAS utilise encore un document appelé «convention
collective» qui reprend les droits et obligations de deux parties
(employeur et employé) et qui doivent être absolument
respectés. La notion de l'heure revêt une grande importance, de
même le contrôle de présence des agents. Parmi les
tâches les plus dures du service du personnel se trouve l'examen de
litiges ou des conflits au travail et réclamations des agents. C'est par
le biais de ce service que l'entreprise veille sur la santé de ces
travailleurs.
Le service du personnel veille à la permanence des
agents à leur post d'attache et évalue sur ordre du chef à
la prestation de chacun pour la cotation à la fin de l'exercice. Des
sanctions comme le rappel à ordre, de blâme, de renvois peuvent
être faite au niveau local sauf la révocation et autre qui restent
à l'appréciation de la DG sur proposition de l'entité.
III.1.3 Secrétariat.
Le secrétariat est l'une de cellules qui existe dans
toute entreprise. Il constitue le point de relais pour la communication entre
le chef et les services internes d'une part et les services externes à
l'entreprise d'autre part. D'une manière générale, tout
celui qui exerce une activité au sein du secrétariat doit
développer un esprit de discrétion étant donné que
ce service est la porte d'entrée et de sortie de toutes les
informations.
Ce service s'occupe de :
§ la réception des correspondances tant internes
qu'externes ;
§ dépouillements c'est-à-dire entrer en
contact avec le contenue ;
§ l'enregistrement du document
réceptionné ;
§ l'orientation des correspondances selon le service
concerné ;
§ l'expédition (toute correspondance qui sorte de
l'agence doit absolument porter un numéro d'ordre) ;
§ la rédaction des correspondances à
expédier ;
§ classement des lettres reçues et les copies des
celles expédiées
§ la saisie des documents.
Les documents utilisés au
secrétariat de la SONAS
Nous avons
§ Des carnets de transmissions externes et internes
lesquels permettent l'orientation de document ;
§ Registre de transmission des documents financiers du
secrétariat au budget.
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