II.2. SOUS POOL COMPTABILITE ET BUDGET
II.2.1. LE BUDGET
Le budget est un programme d'action chiffrée en
recette et en dépense pendant une période donnée.
1. Présentation du budget de la
SONAS
Conformément à l'article 12 de l'Ordonnance loi
n°78/194 du 05/05/1978, le budget de la SONAS se subdivise en deux
sections :
- le budget d'exploitation ;
- le budget d'investissement.
A. Budget d'exploitation
Pour de raisons interne, le budget d'exploitation est
subdivisé en deux parties : le budget d'exploitation technique et
le budget d'exploitation non technique.
a) Le budget d'exploitation
technique
En recette, les ressources d'exploitation technique
c'est-à-dire prime pure des branches d'exploitation (Automobile,
Incendie, Transports, ARD, Vie).
En dépense, les charges d'exploitation technique
c'est-à-dire les sinistres et les commissions, frais d'expertise (en cas
de sinistre).
b) Le budget d'exploitation non
technique
En recette, pour le secteur d'assurance qui comprend les
frais de gestion et les frais fixes et ventes de revue NGABU, pour le secteur
immobilier à son tour comprend les commissions sur loyer, sur ventes des
immeubles, les frais de dossier.
En dépense, les frais du personnel et les frais
administratifs.
B. Budget d'investissement
Il comprend :
· En recette, le cession des biens usagés et
déclarés (vente mobilier).
· En dépense : - à caractère
professionnel, il s'agit des frais d'acquisition, de renouvellement, ou de
développement des activités professionnelles, achat immeuble,
achat matériel roulant. - à caractère non professionnel,
celles-ci regroupent les frais d'acquisition des immobilisations de toute
villa, matériels de villa, ...
2. Grande ligne de procédure
budgétaire
Elle est définie dans un document intitulé
« Exécution » :
- Préparation et élaboration du budget ;
- Exécution et la gestion du budget ;
- Règlement définitif du budget.
b) Préparation et élaboration du
budget
La prévision budgétaire est une étude
préalable de décision c'est-à-dire l'examen de la
possibilité et la volonté d'accomplir la décision.
c) Exécution et gestion du budget
L'exécution est la mise en oeuvre des moyens
alloués à chaque entité pour atteindre les objectifs
fixés. Quels que soient les moyens mis en oeuvre, les dépenses ne
sont pas extensibles à volonté. Par conséquent, les
dépenses doivent être sur les possibilités des recettes.
Ainsi, l'exécution du budget consiste à
effectuer les suivis des recettes et dépenses ou comparaison avec les
crédits approuvés. Pour ce faire, la procédure de
contrôle et la méthode du travail d'une application se fait comme
suit :
- En matière des recettes, le contrôle
budgétaire se traduit par l'amélioration de production (politique
de perception des primes, contrôle des courtiers, contact permanent avec
les clients pour le renouvellement des contrats, recherche des nouvelles
affaires, bouclage routier dans le cadre d'automobile).
- En matière des dépenses, le contrôle
budgétaire doit être intensifié. Ainsi, renforcer le
contrôle et égalité des engagements, déceler et
corriger les anomalies dans la gestion de budget, donner aux autorités
administratives une information permanente sur l'état des engagements,
des ordonnancements et des paiements.
d) Règlement définitif du
budget
Les méthodes de travail de la cellule
budgétaire sont les suivantes :
- Visa du budget ;
- Tenir les fiches budgétaires ;
- Rapport mensuel sur l'exécution
budgétaire ;
- Aménagement budgétaire.
Visa du
budget :
Consiste à l'apposition d'un cachet « budget
contrôle » sur les actes d'engagement des dépenses. Ces
visas poursuivent plusieurs buts :
- la dépense à engager est prévue au
budget c'est-à-dire qu'il existe une dotation affectée à
telle ou telle dépense non prévue au budget et ne peut être
divisé par la cellule budgétaire et son engagement est à
la charge du responsable de l'entreprise.
- Expliquer que la provision est suffisante.
Tenu des fiches budgétaires :
Une fiche est ouverte pour chaque poste budgétaire
suivant la nomenclature budgétaire.
Exemple :
· Les charges d'investissement
constituées par l'achat :
- Matériel roulant ;
- Mobilier immeuble bureau ;
- Mobilier immeuble habitant ;
- Matériel bureau, etc.
· Les charges personnelles :
- Salaires cadres ;
- Prime de caisse ;
- Salaires autres catégories, etc.
· Les charges
techniques :
- Les charges techniques à payer (sinistre
automobile) ;
- Les prestations (automobile, incendie, ARD) ;
- Les commissions (Automobile, incendie, ARD,
transport) ;
- Expertise automobile ;
- Honoraire Avocat, etc.
· Les charges
administratives :
- Fourniture bureau ;
- Dons ;
- Forfait stagiaires, etc.
Rapport mensuel sur l'exécution
budgétaire :
Il consiste à un compte rendu de la période
à justifier toutes dépenses du mois. Pour comparer les
prévisions et réalisations c'est-à-dire rubrique par
rubrique car les écarts partiels négatifs peuvent se compenser et
l'on s'attachera aux écarts d'une plus grande importance en comparant
ligne par ligne les dépenses et recettes réelles.
Aménagement
budgétaire :
C'est un procédé par lequel les dotations de
certains postes (poste ayant des provisions suffisantes), sont diminuées
en profit des postes en dépassement.
L'aménagement budgétaire ne concerne que le
budget d'exploitation non technique et est constaté sur la fiche
« exécution budget », en fin c'est-à-dire les
écarts nuls ou négatifs de la colonne disponible.
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