V. Les tâches du service comptable
V-1. Les tâches quotidiennes
V-1.1-
La vérification des pièces
justificatives
Lorsque les pièces justificatives arrivent au service
comptable, elles font l'objet d'une vérification portant sur:
- les montants
- les cachets
- les noms de l'expéditeur et du destinataire
V-1.2- Le
recensement et le collage des pièces comptables
Après la vérification, les pièces
comptables sont classées par date et par nature et sont ensuite
collées sur des papiers. Exemple: deux reçues d'achat de
carburant ayant été consommé le même jour sont
collés sur le même papier.
V-1.3- Le
classement des pièces justificatives
Les pièces comptables collées sont ensuite
classées dans des chronos par ordre chronologique et par mois.
V-1.4-
L'imputation des pièces comptables
L'imputation consiste à rechercher les comptes qui
doivent être utilisés au regard des informations fournies par la
pièce comptable. En effet, les pièces comptables classées
sont imputées sur des fiches appelées " Pièces
d'Imputations Comptables"(Annexe 1).
V-1.5- La
saisie des pièces comptables
Après l'imputation, les pièces comptables
sont saisies à la machine au niveau du logiciel concerné. La
saisie se fait par pièces et par journaux dans l'ordre chronologique.
V-2. Les tâches mensuelles
A la fin de chaque mois, l'entreprise "ALPHA" effectue un
état de rapprochement bancaire avec l'extrait journalier envoyé
par la banque et la brouillard de banque de l'entreprise.
V-3. Les tâches annuelles
(l'élaboration des états financiers)
L'entreprise "ALPHA" est soumise au "Système Normal".
En effet, l'article 7 du règlement impose l'établissement annuel
pour chaque exercice (12 mois) des documents d'information
dénommés « états financiers annuels ».
Ces états concernent chaque exercice, lequel est défini de
façon uniforme dans la région UEMOA, comme coïncidant avec
l'année civile (1er janvier au 31 décembre sauf
exception dûment motivée. Exemple : coopérative
agricole).
Les états financiers annuels comprennent le bilan, le
compte de résultat, le tableau financier des ressources et des emplois
ainsi que l'état annexé (Article 8). Les états financiers
doivent être déposés aux impôts au plus tard le 30
avril 200N+1 pour les entreprises soumis au système normal et au
système allégé.
Pour les entreprises ou les individus soumis aux
Bénéfices non commerciaux (BNC) les états financiers
doivent être déposés aux impôts au plus tard le 28
février 200N+1.
Ces états financiers annuels rendus obligatoires en
tout ou en partie, en fonction de la taille des entreprises
appréciées selon des critères relatifs au chiffre
d'affaires et à l'effectif moyen des travailleurs de l'exercice (ces
critères seront définis par des textes spécifiques).
Peuvent présenter leurs états financiers annuels
selon le « système allégé », les
entreprises qui satisfont aux deux (02) conditions ci-après :
- le chiffre d'affaires inférieur à cent (100)
millions de francs CFA,
- l'effectif moyen des travailleurs de l'exercice
inférieur ou égal à vingt (20).
Toutefois, les entreprises visées ci-dessus ont la
faculté d'utiliser « le système normal » de
présentation de leurs états financiers annuels.
Sont assujetties à un «
système minimal de trésorerie » les
très petites entreprises dont le chiffre d'affaires, selon les cas, est
inférieur à :
- trente (30) millions de francs CFA pour les
activités commerciales et de négoce,
- vingt (20) millions de francs CFA pour les activités
artisanales,
- dix (10) millions de francs CFA pour les services.
Sans préjudice des dispositions prévues
ci-dessus, ces entreprises ont la faculté d'utiliser le
« système normal » ou le « système
allégé » de présentation de leurs états
financiers annuels.
En fonction des critères qui sont définis, il
existe trois (03) classifications possibles :
- Les entreprises assujetties au
« système normal » (droit commun)
sont tenues de présenter les états suivants :
- le bilan,
- le compte de résultat,
- le tableau financier des ressources et des emplois,
- l'état supplémentaire (obligatoire, mais ne
fait pas partie des états financiers : tableau 12 donnant
respectivement la production de l'exercice et les achats destinés
à la production en quantité et en valeur).
- Quant aux entreprises assujetties au
« système allégé »
notamment les PME/PMI, les états suivants sont requis :
- le bilan,
- le compte de résultat,
- l'état annexé.
Enfin, pour les très petites entreprises (secteur
informel), « un système minimal de
trésorerie » modulable et dérogatoire est prévu
en fonction des besoins de l'entreprise. Il repose sur l'établissement
d'un état des recettes et des dépenses dégageant le
résultat de l'exercice.
V-3.1 .LE BILAN
Le bilan permet de présenter la situation (ou image)
du patrimoine de l'entreprise à une date donnée. Il décrit
séparément et selon un classement fonctionnel les
éléments de l'actif ou emplois (utilisation des ressources) et
ceux du passif ou ressources (origines des ressources) (Annexe
2).
Le bilan est complété par des documents
apportant une information significative et qui figurent dans l'état
annexé : tableau de l'actif immobilisé, tableau des
amortissements.
Le bilan se présente généralement sous la
forme d'un tableau à deux parties. Il peut être
représenté schématiquement par le tableau
ci-dessous :
Bilan au 31/12/N
Actif
|
Passif
|
Comptes à soldes débiteurs des
classes :
2
3
4
5
|
|
Comptes à soldes créditeurs des
classes :
1
4
5
|
|
|
N.B: TOTAL ACTIF = TOTAL PASSIF
V-3.1.1 L'ACTIF
L'actif regroupe par poste, les comptes à solde
débiteurs des classes 2 à 5 du plan comptable
Ces postes sont classés par ordre de liquidité
croissante en trois catégories:
- actif immobilisé,
- actif circulant,
- trésorerie actif.
L'actif
immobilisé : Ce sont des biens affectés
durablement à l'entreprise. Ils sont A.O. (Activités Ordinaires)
et H.A.O. (Hors Activités Ordinaires).
L'actif circulant: Ce sont les stocks
et les créances des A.O. et des H.A.O. du cycle d'exploitation.
La trésorerie actif: Ce sont
les disponibilités y compris les titres qui seront
réalisés à court terme. Il y a aussi les écarts de
conversion actif qui représentent les pertes probables de change.
L'actif regroupe également, au titre de l'actif
soustractif, les comptes d'amortissements et de provisions à solde
créditeur. Ce qui fait que l'actif du bilan soit composé de trois
(3) colonnes. Ces colonnes permettent de faire apparaître pour chaque
poste:
- la valeur d'origine ou brute,
- la somme des amortissements et des provisions
pratiquées au cours de l'exercice,
- la valeur nette ou actuelle à la clôture.
V-3.1.2 LE PASSIF
Le passif du bilan regroupe, par poste, les comptes à
solde créditeur des classes 1, 4 et 5 du plan comptable. Ces postes sont
classés par ordre d'exigibilité croissante (du moins
exigible : les dettes ou découverts bancaires) et en quatre
catégories :
- capitaux propres et ressources assimilées,
- dettes financières et ressources assimilées,
- passif circulant,
- trésorerie passif.
Les capitaux propres et ressources assimilées et les
dettes financières et ressources assimilées constituent les
ressources stables de l'entreprise.
Le passif circulant représente des
dettes des activités ordinaires et des activités hors
activités ordinaires.
La trésorerie passif est
constituée par les découverts bancaires et les crédits de
trésorerie.
Il y a enfin les écarts de conversion passif qui sont
les gains probables de change.
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