En réponse à la crise ivoirienne, le
responsable de TILS assure simultanément les fonctions de responsable de
département, responsable de l'unité de formation, de
l'unité de traduction. Il supervise également les
activités de la bibliothèque. Il élabore le programme
annuel de formation ainsi que les activités du service d'information.
II.1 Processus d'information
Le sous-processus de traduction est le seul des trois
sous-processus d'information qui fonctionne.
Ce sous-processus englobe toutes activités de
traduction que se soit de l'anglais vers le français ou vice versa. Le
responsable du département et les traducteurs ne s'accordent pas sur le
nombre de pages à traduire par jour soit dix pages selon les normes de
la FAO, norme que les traducteurs revoient au rabais c'est-à-dire cinq
pages au lieu de dix par jours.
Selon les traducteurs le responsable ne tient pas compte des
difficultés que présentent les différents documents, de
l'environnement de travail qui n'est pas adapté et de tous les
problèmes émotionnels qu'ils peuvent rencontrer car, leur travail
nécessite un maximum de concentration pouvant être
altéré par plusieurs faits. Les bureaux ne leur permettent pas de
s'isoler du reste du personnel, ils ne permettent aucune
confidentialité.
Les documents à traduire sont premièrement
envoyés par e-mail au responsable du département qui se charge de
le faire parvenir aux traducteurs. Une fois le document traduit, il suit le
chemin inverse conformément aux procédures qui sont
respectées.
En cas d'absence du responsable du département, le
document est renvoyé au destinataire après l'avoir copier au
responsable.
Les documents prioritaires sont ceux de la direction
générale, ensuite ceux du conseil d'administration. Pour le reste
des documents, la priorité est donnée par le chef du
département.
FIGURE 3 : SOUS-PROCESSUS DE TRADUCTION
II.2 Processus de formation
Le travail effectué consiste à réaliser
un suivit des stagiaires de l'ADRAO en créant et en alimentant une base
de données les concernant. L'assistante en formation se charge de la
création et de la gestion de bases de données sur les stagiaires
de l'ADRAO, la planification, la mise en oeuvre et la conduite des
activités de formations formelles et informelles.
Elle s'occupe également de toutes les questions
administratives des stagiaires, des chercheurs visiteurs et des
étudiants boursiers. L'entrée et la sortie des stagiaires sont
répertoriées.
Bien que les procédures de travail existent, elles ne
sont pas toujours suivit. L'ensemble des travaux est fait par le responsable du
service qui est aussi le responsable du département. Son assistante est
quelquefois surprise par la tournure des événements.
II.3 Bibliothèque
La bibliothèque est ouverte au public, l'identification
des livres et leur suivit permet de les retrouver de manière
aisée et de se faire rembourser en cas de perte.
Il n'existe aucune procédure mais plutôt des
bases de données diverses. Elles sont de manière quotidienne mise
à jour selon les mouvements de la bibliothèque.
L'acquisition des livres se fait soit par achat, soit par
dons, soit par échange avec comme référentiel, le profil
des chercheurs, les objectifs de l'ADRAO. Les achats sont faits et suivis par
le responsable bibliothécaire qui fait les commandes, supprime les
doublons et veille à ce que les livraisons se fassent
conformément aux différentes commandes et dans les
délais.
Toutes les autres manipulations sont faites par l'assistant
bibliothécaire dont la fonction consiste à collecter, traiter et
diffuser toutes les informations rizicoles. Il se retrouve très souvent
débordé par le travail. Aussi, le traitement des ouvrages comme
la recherche sur les différents thèmes ne se fait pas de
manière approfondie.
Autrefois, la bibliothèque mettait également
à la disposition des chercheurs un bulletin de sommaire mensuel. Cette
activité est momentanément interrompue à cause de la crise
politique, du nombre réduit des effectifs.
FIGURE 4 : PROCESSUS DE LA BIBLIOTHEQUE (DEBUT)
FIGURE 5 : PROCESSUS DE LA BIBLIOTHEQUE (SUITE ET FIN)
Les moyens humains et matériels qui existent sont
satisfaisants mais, ils ne bénéficient néanmoins d'aucune
réelle volonté politique et une bonne ambiance organisationnelle
pour permettre une meilleure exploitation. Certes, il existe une administration
au sein du département mais plusieurs problèmes lui
échappent.
Pour tous les processus et sous-processus identifiés,
il n'existe pas d'indicateurs de performance, de moyens de contrôle des
résultats et presque pas d'objectifs. Il n'est envisagé aucune
revue et amélioration.
Nous venons de poser un regard sur le département de TILS
tel qu'il existe au sein de l'ADRAO. Nous avons procédés par des
audits interne, noter des faits.
Maintenant, nous nous posons la question suivante :
Quelles sont les difficultés qui empêchent le
personnel de TILS de travailler efficacement ?
Pour répondre à cette question, nous allons
utiliser deux outils, le diagramme des 5M et celui des affinités.
Diagramme des 5 M
Après avoir posé une vue générale
sur le fonctionnement de TILS, nous allons nous intéresser aux faits qui
sont à l'origine du problème. Pour ce faire, nous allons
identifier les causes du problème selon leur importance, leur
fréquence d'apparition par le diagramme des 5 M. Nous obtenons le
tableau ci-dessous.
FIGURE 6 : DIAGRAMME DES 5 M
Troisième Partie :
Recherche des causes
et amélioration
