I. Récapitulatif des causes trouvées
Le diagramme des 5 M nous a permis de lister les causes du
problème que nous voulons résoudre. Elles sont de l'ordre de la
main d'oeuvre, de la méthode, des moyens et de la matière.
Les données disponibles ne sont pas de nature
quantitative mais plutôt qualitative et s'expriment de façon
verbale et non sous forme de chiffre.
Aperçu
Il ressort des travaux effectués qu'il n'existe
presque pas d'échange entre le personnel et ses supérieurs. Les
informations circulent très peu et dans un seul sens, du
supérieur au subordonné. L'atmosphère comme les conditions
de travail se détériorent et cela se fait sentir dans le
rendement. La démotivation du personnel ne cesse de croître, la
créativité est étouffée. La satisfaction du travail
bien fait comme l'esprit d'équipe sont absents.
En somme, résoudre le problème de communication
conviendrait à résoudre les problèmes observés dans
le département.
Nous devons éliminer cette principale cause en articulant
la suite de notre étude sur :
ü La définition d'une politique de communication,
ü La Création d'un lieu d'échange,
ü La vulgarisation d'un moyen d'expression,
ü La sensibilisation du personnel de TILS sur le respect de
la hiérarchie.
II. Mise en oeuvre
Nous avons proposé d'instaurer au sein du
département :
ü Une réunion de travail mensuel regroupant tous les
acteurs du département. Une réunion dont la responsabilité
reviendrait au responsable du département.
ü L'établissement d'un compte rendu, par la
secrétaire du département après chaque réunion,
permettant de suivre l'évolution de celui-ci.
ü La mise à la disposition des membres de TILS des
fiches de suggestions au niveau du secrétariat.
ü Effectuer une sensibilisation sur la communication
interne ainsi que l'apport de chacun pour la bonne marche du
département.
ü Veiller à faire respecter la hiérarchie du
département.
Dans un premier temps, nous avons commencé par
sensibiliser les membres de TILS sur la nécessité de communiquer,
sur les objectifs à atteindre, sur l'importance des réunions
mensuelles en mettant l'accent sur les possibilités d'expression
qu'elles offriraient.
Sensibiliser le personnel sur sa responsabilité vis
à vis du département afin d'éviter une éventuelle
passivité. Pour finir, rappeler et faire respecter la hiérarchie
existante au sein du département.
Dans un deuxième temps, nous avons stimulé le
dialogue en vulgarisant les fiches de suggestions. Le remplissage devant se
faire quinze jours avant la réunion pour permettre au responsable de les
étudier et sélectionner les plus pertinentes.
Nous avons également demandé à la
secrétaire du département d'informer, par e-mail, tous les
membres de TILS sur les différents déplacements du responsable du
département ainsi que ceux des autres membres ; d'informer
également sur les différents événements ayant un
rapport avec la vie du département.
Pour finir, nous avons proposé un plan de
communication.
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