3.2. Le département des importations
Ce service s'occupe de collecter les commandes et les donner
à la maison mère (IBECOR) pour qu'elle fasse la
négociation avec les fournisseurs pour qu'ils diminuent les prix
3.2.1. L'objet et domaine d'application
Garantir la disponibilité des marchandises au moindre
coût et meilleure qualité. Cette procédure s'applique
à toute importation effectuée à BRALIRWA.
3.2.2. Les responsabilités
Le Directeur logistique donne visa et autorisation pour
toute opération d'importation
Le Responsable des importations : suit les importations
depuis la commande jusqu'à la réception des marchandises
Le Responsable assurance et dédouanement : calcule
les primes d'assurance, droits de douane, effectue les payements et assure le
dédouanement des marchandises
L'IBECOR : sélectionne les fournisseurs
Le transport, le transit et le dédouanement sont
assurés par un transitaire.
3.2.3. La description de la procédure
A. Demande
La demande d'importation est générée
par :
Les magasins généraux pour les matières
premières, auxiliaires et articles de conditionnement quand il reste un
stock la couverture pour 4 mois
Le département des importations sur base des magasins
principaux et des données FuturMaster (24 semaines de couverture pour
stock en cours)
Le département de technique pour les pièces de
rechange quand le stock existant est au minimum de sécurité et au
besoin. La demande est introduite sur la réquisition
La direction commerciale pour les articles
publicitaires
Le management team pour les investissements de valeur
<200,000 euro
Le board (maison mère) pour les investissements allant
jusqu'à 500,000 euro
Les demandes sont centralisées par le responsable des
importations
B. Etapes
d'importations
Analyser les réquisitions ( pour les pièces de
rechange, c'est à eux de donner des réquisitions parce que ce
sont eux qui savent ce qu'ils doivent commander après l'importation
donne la réquisition à IBECOR pour qu'elle fasse de
négociation avec les fournisseurs pour éviter qu'ils les fixent
des prix élevés ;
Contacter IBECOR pour la demande des factures proforma
(fournisseur+transitaire)
Analyser les proforma (prix et quantités)
Discuter des proforma avec le Directeur logistique
Analyser les magasins principaux puis déterminer les
quantités à commander
En cas de marchandise de valeur > 20.000 USD, ouvrir la
« licence d'importation » Pour les valeurs
inférieures faire directement un « bon de
commande »
Obtenir l'accord du service demandeur avant passation de
commande
La licence est adressée à une banque commerciale
pour autorisation de transfert de devises
Sur base des proforma, faire une
« déclaration d'aliment » adressée à
la société d'assurance
La banque valide la licence et la retourne à
BRALIRWA
Faire un bon de commande et l'envoyer à IBECOR
En cas de marchandise de valeur élevée ou sur
demande du fournisseur, ouvrir un « CREDOC »
Communiquer avec IBECOR pour suivre la position de la
commande
En cas de risque de dépassement des délais de
livraison (2 mois en moyenne par voie maritime et route), anticiper un
dépannage (envoi d'une petite quantité par avion ou
dépannage via OPCO)
Le transporteur informe BRALIRWA quand la marchandise arrive
aux MAGERWA, transmet « l'avis d'arrivé »
A la réception des extraits, s'assurer que la banque a
payé les fournisseurs et informer la comptabilité
C.
Dédouanement
Préparer les documents suivant à transmettre
à l'agent de dédouanement :
Licence d'importation
Facture proforma
Facture de transport
Liste de colisage
Certificat d'inspection RBS
Déclaration d'aliment (quand on ne la fait pas, il y a
un % Qu'on retranche
L'agent en douane introduit en douane la déclaration de
mise en consommation accompagnée des documents ci-dessus
L'agent présente à la BRALIRWA le
« bulletin de liquidation »
La BRALIRWA prépare le chèque pour le bulletin
de liquidation
La marchandise sort des MAGERWA et entre dans les magasins
BRALIRWA (voir procédure de gestion des matières premières
et auxiliaires)
La licence calcule « le prix de revient »
et le transmet aux magasins généraux pour l'introduire dans ISHA.
Une copie est réservée à la comptabilité
En cas de livraison partielle (fractionnée) calculer un
prix de revient prévisionnel. A la réception totale des
marchandises, la comptabilité dégage le prix de revient
réel
La livraison des matières premières et des
produits finis doit être accompagnée de certificat d'analyse ou
lettre de conformité (s'il existe un cahier des charges)
Préparer le payement pour les transporteurs et
fournisseurs pour lesquels on n'a pas ouvert le CREDOC
Le dossier importation est dit clôturé
après recouvrement des avaries.
Il faut aussi signaler que vous avez acheté dans les
pays appartenant au COMESA pour éviter de payer le droit
d'entrée, c'est à dire qu'on montre le certificat d'origine.
Quand on fait la déclaration d'aliment c'est à
dire qu'on a assuré des marchandises. Si on trouve que les marchandises
ne sont pas conformées à la demande, on fait la
déclaration en se basant sur les éléments
suivants :
Procès verbal (pour montrer comment les marchandises
sont arrivées)
Déclaration d'aliment
Facture des marchandises.
Pour calculer la valeur assurée perte : on prend
la
Valeur assurée x manquant
Total de commandes
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