III.2) ORGANISATION DE LA FONCTION ACHAT :
Avant le démarrage du projet, la structure (ou le
département) technique avec le
responsable dudit projet propose les ressources (humaines,
matériels, financières,...) nécessaires à la
réalisation du projet, ces ressources sont planifiées pour toute
la durée du projet. Les propositions ainsi faites sont
négociées au niveau de la direction générale.
Le responsable désigné s'engage à les
réaliser dans les délais et les moyens arrêtés.
Cette planification permettra au niveau de chaque projet et direction de
contrôler mensuellement ses dépenses et d'apporter les corrections
nécessaires aux insuffisances constatées en temps voulu.
Pour les achats d'approvisionnements et de services, le
contrôle se fait sur la base des plannings d'enlèvement, ces
plannings sont planifiés par projets et par services durant toute
l'année, et sont arrêtés aussi dans le budget des
approvisionnements. Sur la base de ce document et en fonction des besoins
réels, le département approvisionnement alimente les projets en
produits, équipements, matériels et divers services, c'est
à dire il procède aux achats. Il s'occupe de :
- Définition de la politique d'approvisionnement (gamme de
produit/créneaux qualitatifs/fournisseurs,...), en accord avec la haute
direction.
- Etablissement de programme d'approvisionnement (annuel,
mensuel, hebdomadaire) en collaboration avec la fonction réalisation
et/ou bénéficiaires, et la prise en charge de sa mise en oeuvre,
son suivi, son contrôle et son actualisation.
- Prospection sur le marché national, conclure des achats
ou des conventions, organisation des opérations d'enlèvement, le
suivi de livraison et la réception selon le détail suivant :
- consultation et évaluation des fournisseurs potentiels
en recherchant le meilleur rapport qualité/prix/délais,
capacité de production
- négociation des conditions de prix, ristournes,
quantités, délais de paiement et de livraison.
- sélection des fournisseurs et établissement des
commandes et les contrats d'achats en prenant toutes les garanties techniques,
économiques et juridiques.
- entretenir des relations commerciales saines avec les
fournisseurs (apurement des litiges et/ou contentieux.
- prise en charge toutes les démarches pour la
réalisation des opérations d'approvisionnement, le transit et de
dédouanement de marchandises.
- Organisation de stockage pour assurer une mise à
disposition régulière en quantité, en qualité et
dans le bon délai.
- La bonne application des normes administratives applicables
aux achats (appels
d'offres / consultations / bons de commandes / factures /
cheques vérifiés,...).
- Dressement des états récapitulatifs et tableaux
de bords nécessaires pour l'évaluation de l'activité.
- établissement de l'inventaire annuel des achats
effectués.
- enregistrement des dépenses et les pièces
justificatives
- Participation à l'élaboration des
procédures de travail et veiller a leur application.
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