III.3.1.1) Expression du besoin :
En fonction des objectifs définis dans le plan annuel, et
des ratios de consommations
des stocks, il y a expression d'achat selon qu'il s'agisse de
produits stratégiques ou secondaires et ce en fonction des besoins
planifiés ou ponctuels, une demande d'achat* qui est
matérialisée par une demande article* est établie,
reprenant les quantités et les caractéristiques techniques de
chaque article définit par les structures concernées.
Pour être plus claire, avant arrivée de la demande
d'achat au service achat, le besoin soumis à l'analyse et traitement au
niveau de la gestion des stocks. Trois cas de situations peuvent se
présenter :
· Si la demande d'articles présente des anomalies,
elle est retournée au demandeur pour correction et complément
d'information.
· Si les articles demandés sont disponibles, des
bons de sorties* magasin, avis de transfert, selon le cas, sont
effectué.
· Si les articles demandés sont indisponibles, une
demande d'achat est établit par le gestionnaire des stocks et
adressée au service achat.
III.3.1.2) Prise en compte du besoin :
Dès réception du besoin validé par le
responsable des achat, il élabore un cahier des charges avec les
concernés, et il y a établissement soit d'un bon de commande,
d'un contrat et ou d'une convention. Ces documents doivent reprendre toutes
exigences commerciales et techniques du produit à acquérir
(conformément au manuel de classification et codification de SONATRACH).
Selon le besoin, le responsable des achats définit :
· La source d'approvisionnement : locale ou externe
· La forme de consultation : - directe, - restreinte
(minimum 03 fournisseurs), - spécifique (statut de monopole), - appel
d'offre national, international (par voie de presse).
· La consultation du fournisseur :
- Fichier des fournisseurs homologués,
évalues et retenus selon les critères définit par
l'entreprise.
- Fichier des fournisseurs
pré-sélèctionnés, après son
appréciation sur la base d'un questionnaire d'évaluation pour le
choix du fournisseur.
La forme de consultation par appel d'offre exige
l'élaboration d'un cahier des charges,
Ce dernier a pour but de définir les conditions et
modalités aux quelles doivent s'engager les soumissionnaires pour
exécuter le besoin désigné dans le cahier des
spécifications techniques et conditions spéciales (devis
quantitatif et estimatif, planning des
prestations, fournitures,...) annexée au cahier des
charges.
Un avis d'appel d'offre sera lancé obligatoirement dans
le bulletin des appels d'offres du secteur de l'énergie et des mines
(BAOSEM), soit par Internet, fax ou par la remise en main propre
En pratique, il existe plusieurs types d'appel d'offre à
la concurrence :
- Avis d'appel d'offre à la concurrence nationale.
- Avis d'appel d'offre à la concurrence
internationale.
- Avis d'appel d'offre à la concurrence nationale et
internationale. - Avis d'appel de pré qualification d'entreprises.
- Avis de consultation restreinte.
A la suite de ces avis d'appel d'offre, selon le cas,
l'entreprise lancera un :
- Avis de prorogation de délai. - Avis de
rectification.
- Publication des résultats :
- Avis d'attribution de marché. - Avis
d'infructuosité.
- Avis d'annulation.
III.3.1.3) La réception des offres :
La réception des offres se fait en deux étapes
distinctes, offres techniques et puis offres commerciales. Enfin en termine par
le choix du soumissionnaire. Et ce conformément au mode
général du processus d'appel d'offres (R15) de SONATRACH.
