Memoire Online - Marketing des achats industriels

Annexe n°5 : DIRECTIVE A.408 (R15)
MODE OPÉRATOIRE GENERAL DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES EN
DEUX ETAPES

La maîtrise du dispositif de passation des marches et l'application efficiente des dispositions de la pressente Directive par l'ensemble des intervenants au processus d'Appel d'Offres mis en place, requirent d'une part l'identification des intervenants et la définition de leurs missions, et d'autre part leurs relies et responsabilités dans le cadre du processus d'Appel d'Offres en deux .tapes.

Tel est l'objet du Mode Opératoire Général du processus d'Appel d'Offres, décrit ci-après.

DEFINITION DES INTERVENANTS AU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES Commission d'Ouverture des Plis (COP) :

Chargée d'ouvrir, en séance publique et en deux (02) étapes distinctes, les plis relatifs aux offres techniques et commerciales et d'annoncer les noms des soumissionnaires, leur classement, la désignation du soumissionnaire retenu et l'attribution séance tenante du marché.

Secrétariat de la Commission d'Ouverture des Plis (SCOP) : Chargé des préparatifs et du déroulement des travaux de la COP.

Charge de l'examen détaille et de l'évaluation des offres techniques hors séance d'ouverture publique des plis.

Toute structure chargée de la fonction de passation des marches en matière d'achats, d'approvisionnements, de gestion de la chaîne des approvisionnements ou Supply Chain Management.

Toute structure, chargée de spécifier un bien demandé ou service, prester, émettrice et responsable du DAO.

Agent de la structure ayant la responsabilité de superviser l'opération, objet de passation des marches.

Toute structure chargée de la fonction technique, juridique, financière et comptable de la Structure Responsable des Opérations.

Membre du CEOT représentant la fonction de passation des marches et assurant le contact avec l'extérieur de l'entreprise.

TABLEAU DES ROLES ET RESPONSABILITES DES INTERVENANTS AU PROCESSUS
D'APPEL D'OFFRES

ACTIONS			INTERVENANTS / STRUCTURES
Élaboration du Dossier d'Appel d'Offres (DAO)
1		Etablit le plan du DAO sur la base de la stratégie contractuelle arrêtée (plan de passation des marches) pour l'opération concernée, et en collaboration avec les structures techniques (technique, commerciale, financière et juridique).	SPM
2		Coordonne l'élaboration du DAO par les structures techniques.	SPM
3		Etablit les Instructions aux Soumissionnaires (IS) et les Données Particulières de l'Appel D'Offres (DPAO), en relation avec les structures techniques (technique, commerciale, financière et juridique).	SPM
4		Elabore le projet de contrat sur la base du contrat guide en collaboration avec les structures techniques (technique, commerciale, financière et juridique).	SPM
5		Transmet le projet de contrat au responsable habilite de la Structure Responsable de l'Opération (SRO) après revue par les différents intervenants (technique, finances puis juridique) avant sa transmission.	SPM
6		Elabore le dossier technique du DAO.	STEC
7		Coordonne la consolidation du DAO	SPM
8		Etablit l'Avis d'Appel d'Offres (AAO).	SPM
9		Transmet l'AAO pour publication au BAOSEM.	SPM
10		Publie l'annonce au BAOSEM dans les huit (08) jours qui suivent sa réception	BAOSEM
11		Saisit, de la parution de l'AAO, la structure habilitée pour la désignation de la composition de la Commission d' Ouverture des Plis (COP) pour l'opération concernée	SPMV
12		Convient, avec la COP désignée, de la date d'ouverture des plis contenant les offres techniques et transmet les éléments requis du DAO.	SPM
Retrait du DAO
13		Remet le DAO aux soumissionnaires intéresses	SPM
14		Vérifie le paiement requis par l'AAO	SPM
15		Enregistre les retraits des DAO.	SPM
Clarifications du DAO
16		Reçoit les renseignements des soumissionnaires, requis par le DAO, dans les délais indiqués (intérêt ou intention de soumissionner et coordonnées du contact dument habilité du soumissionnaire).	SPM
17		Reçoit les demandes de clarifications du DAO .mises par les soumissionnaires	SPM
18	Obtient les éléments de réponses aux demandes de clarifications du DAO des structures techniques habilitées.			ARO
19	Emet les réponses aux demandes de clarifications du DAO vers l'ensemble des soumissionnaires.			SPM
20	Planifie la visite éventuelle sur site.			ARO
21	Lance l'invitation a participé à la visite du site.			SPM
22	Organise et coordonne la visite sur site.			ARO
23	Recueille les questions .mises par les soumissionnaires lors de la visite sur site et établit les réponses aux questions.			ARO
24	Emet l'ensemble des questions et réponses relatives . la visite sur site vers l'ensemble des soumissionnaires.			SPM
25	Emet, éventuellement, tout additif au DAO requis par les structures techniques.			SPM
26	Transmet, éventuellement au BAOSEM, l'avis comprenant les renseignements relatifs à l'additif.			SPM
27	Publication de l'avis.			BAOSEM
28	Retrait de l'additif au DAO.			Soumissionnaire
29	Reçoit toute demande de clarifications relative à l'additif.			SPM
30	Recueille les éléments de réponses.			ARO
31	Répond à l'ensemble des soumissionnaires conformément aux règles établies ci-dessus			SPM
32	Etablit la procédure particulière d'évaluation des offres, comprenant notamment le Modus Operandi du CEOT, le rôle du coordonnateur et du Point Unique De Contact (PUDC) du CEOT, du lieu de l'évaluation des conditions strictes de confidentialité et de sécurit. des informations et des documents ainsi que le système de classement des demandes et réponses de clarifications avec les modules de documents y afférents pour permettre la tracabilité des opérations.			SPM & ARO
Réception des Offres Techniques
33	Reçoit les offres techniques.			SPM
34	Enregistre les offres techniques reçues par ordre d'arrivée.			SPM
35	Enregistre les offres techniques arrivées hors délais en y apportant la mention « hors délais ».			SPM
36	Organise, avec la COP, la réunion d'ouverture des offres techniques.			SPM
37	Vérifie que l'opération concerne la COP désignée pour l'Appel d'Offres.			SCOP
38	· Vérifie si le dossier est complet ; · Etablit l'ordre du jour ; · Fixe la date de réunion en concertation avec la structure projet ; · Convoque la COP ; · Convoque la structure projet ; · Transmet copie du dossier. chaque membre de la COP dans les délais impartis.			SCOP

50

Conserve un exemplaire du dossier.

SCOP

51

Si le quorum n'est pas atteint :

· dresse le procès-verbal de carence et l'adresse aux membres de la COP

· convoque, pour une nouvelle réunion, les membres de la COP, qui se réunit dans les huit (08) jours, même si le quorum n'est pas atteint (cf. règlement intérieur de la COP)

SCOP

52

Restitue les plis contenant les offres techniques au représentant de la structure concernée a la clôture de la séance, y compris les plis non ouverts arrivés hors délais.

COP

53

Les plis reçus hors délais sont renvoyés non ouverts aux soumissionnaires.

SPM

54

Déclare le caractère infructueux de l'Appel d'Offres dans les cas suivants :

· lorsqu'il n'a fait l'objet d'aucune soumission ;

· lorsqu'il n'a fait l'objet que de deux (02) soumissions.

COP

55

Annulation motivée éventuelle du processus d'Appel d'Offres.

SRO & SPM

Evaluation des Offres Techniques

56

Crée et met en place un Comité ad hoc d'Evaluation des Offres Techniques « CEOTÈ »

SRO & Structure
habilitée

57

Remet les offres techniques ainsi que le procès-verbal de la COP au CEOT.

SPM

58

Evalue et analyse les offres techniques sur la base des exigences du DAO :

1. Critères de qualification :

· Conditions de candidature ;

· Dossier administratif ;

· Situation financière ;

· Références ;

· Capacités ;

· Litiges antérieurs et en cours ;

· Promesse de Garantie de la maison m re ultime ou des actionnaires.

2. Critères techniques de conformité de l'offre.

CEOT

Vérifie la conformité, pour l'essentiel, de l'offre au DAO.

CEOT

Emet les réserves et propose le rejet des offres des soumissionnaires n'ayant pas les qualifications requises, après évaluation des réponses des demandes écrites pour compléments d'informations des soumissionnaires concernés.

CEOT

Evaluation et demandes de clarifications des offres

Etablit les demandes écrites de clarifications des offres répondant aux critères de qualification.

CEOT

Emet les demandes de clarifications des offres

PUDC (CEOT)

Reçoit les réponses aux demandes de clarifications écrites des offres.

PUDC (CEOT)

Classe et remet les réponses aux membres du CEOT

PUDC (CEOT)

Transmet au service juridique et SRO via SPM les commentaires aux projets de contrats.

CEOT

Evalue et analyse les réponses reçues.

CEOT

Se réunit, si nécessaire, avec chaque soumissionnaire pour clarification et mise. jour de l'offre.

CEOT

Etablit le procès-verbal de réunion.

CEOT

Emet le procès-verbal de réunion.

PUDC

Invite les soumissionnaires a remettre éventuellement une
offre mise a jour accompagnée du projet de contrat révisé.

PUDC

Reçoit les offres techniques mises a jour et les transmet au CEOT pour examen.

PUDC

Vérifie la conformité des offres techniques mises a jour.

CEOT

Etablit toute demande de clarifications des offres techniques mises a jour et analyse les réponses des soumissionnaires.

CEOT via PUDC

Dresse, a l'issue des travaux d'évaluation, un rapport final d'évaluation des offres techniques portant recommandations sur l'éligibilité des offres techniques des soumissionnaires et le rejet des offres techniques non conformes aux exigences du DAO, y compris après mise a jour. Ce rapport doit faire ressortir toutes les étapes de l'évaluation du processus d'évaluation technique(critères, appréciation, motifs de rejet, etc.).

CEOT

Soumet le rapport final d'évaluation a la Structure Responsable de l'Opération, y compris dans les cas ou aucune ou seulement deux (02) offres techniques sont conformes et éligibles a l'étape commerciale.

CEOT

Déclare le caractère infructueux de l'Appel d'Offres lorsque seules deux (02) offres techniques conformes sont éligibles a la remise d'une offre commerciale.

COP
SRO & SPM

Annulation motivée éventuelle du processus d'Appel d'Offres.

SRO & SPM

Peut procéder, exceptionnellement et a tout moment durant le processus d'évaluation, a des ajustements et/ou modifications du DAO.

SRO, ARO
& SPM

Etablit l'additif au DAO incorporant les ajustements/ modifications apportés.

SPM

Transmet aux soumissionnaires dont les offres sont conformes, l'additif au DAO incorporant des ajustements/ modifications apportés par la Structure Responsable de l'Opération (technique, commerciale, financière et juridique).

Cet Additif au DAO invitera les soumissionnaires a remettre une offre technique révisée, y compris des annexes techniques et du projet de contrat.

PUDC

Reçoit et répond aux demandes écrites de clarifications des soumissionnaires relatives a l'Additif au DAO.

CEOT via PUDC

Invitation a remettre les Offres Commerciales

Etablit l'invitation a remettre une offre commerciale accompagnée des instructions de nature commerciale détaillées et les plus précises possibles, au vu desquelles

SPM

les soumissionnaires, dont l'offre technique a été définitivement jugée éligible a l'étape commerciale, doivent préparer leurs offres commerciales.

Adresse l'invitation a remettre une offre commerciale aux soumissionnaires dont l'offre technique a été jugée éligible a l'étape commerciale et les invite a faire une offre commerciale.

SPM

Notifie aux soumissionnaires, dont l'offre technique n'a pas été jugée éligible a l'étape commerciale, le rejet de leurs offres conformément au rapport final d'évaluation

des offres techniques.

SPM

Saisit la COP pour arrêter une date d'ouverture des offres commerciales et transmet le dossier complet.

SPM

Reçoit le dossier comportant notamment :

v la demande d'ouverture des plis contenant les offres

commerciales,

v le procès-verbal d'évaluation des offres techniques.

SCOP

Si le dossier suscité est complet :

v établit l'ordre du jour,

v fixe la date de réunion en concertation avec la

structure projet,

v convoque la COP

v convoque la Structure Responsable de l'Opération,

v transmet copie du dossier a chaque membre de la

COP dans les délais impartis.

SCOP

Reçoit le dossier.

COP

Examine le dossier.

COP

Adresse une lettre d'invitation aux soumissionnaires a assister a la séance publique d'ouverture des plis contenant les offres commerciales.

SPM

Reçoit les offres commerciales.

SPM

Reçoit les offres commerciales hors délais et porte la mention « hors délais »

SPM

Ouverture des Plis (Offres Commerciales)

Présente, le jour de l'ouverture des plis, a la COP :

v les plis contenant les offres commerciales,

v les lettres d'invitation a assister a la séance

d'ouverture des plis, adressées aux

soumissionnaires et le cas échéant, le mandat habilitant le représentant de la structure a représenter son responsable.

SPM

Vérifie les documents énumérés ci-dessus.

COP

Procède a l'ouverture des plis contenant les offres commerciales.

COP

Annonce en séance publique d'ouverture des plis :

v le nom des soumissionnaires,

v le montant de chaque offre commerciale,

v le classement des offres des soumissionnaires,

v la désignation du soumissionnaire sur la base de

l'offre déclarée la moins disante,

COP

v l'attribution séance tenante du marché au

soumissionnaire retenu, dans le respect des

dispositions prévues par la présente Directive.

Etablit un rapport détaillé de l'examen et de l'évaluation des offres, indiquant les éléments précis sur lesquels sont fondés le classement et l'attribution du marché.

COP

Dresse le procès-verbal de séance dans lequel les informations significatives sont consignées.

Ce procès-verbal dument signé et cacheté par la COP et les soumissionnaires présents, sera annexé au registre de « Passation des marchés de l'entre prise par voie d'Appel d'Offres » tenu par la COP a cet effet.

SCOP

Transmet une copie du procès-verbal aux membres de la COP ainsi qu'à la structure concernée.

SCOP

100

Conserve un exemplaire du dossier.

SCOP

101

Elabore les états trimestriels des dossiers examinés et procède au reporting de son activité a la structure désignée pour consolidation.

SCOP

102

Si le quorum n'est pas atteint :

v dresse le procès-verbal de carence et l'adresse aux

membres de la COP,

v convoque pour une nouvelle réunion les membres

de la COP qui se réunit dans les huit (08) jours, même si le quorum n'est pas atteint (cf. règlement intérieur de la COP).

SCOP

103

Restitue les plis contenant les offres commerciales au représentant de la structure concernée, a la clôture de la séance.

COP

104

Déclare le caractère infructueux de l'Appel d'Offres dans les cas suivants :

v lorsqu'il n'a fait l'objet d'aucune soumission ;

v lorsqu'il n'a fait l'objet que seuls de deux (02)

soumissions.

COP

Notification d'attribution du marché

105

Notification écrite de Sonatrach, dans les délais de validité de l'offre et dans les quarante huit (48 heures), au soumissionnaire retenu dont l'offre commerciale a été déclarée la moins disante, sauf défaillance avérée et constatée. Dans ce cas, possibilité de recourir au soumissionnaire classé en seconde position, et l'inviter a ramené son offre de prix au niveau de l'offre du soumissionnaire retenu. En cas de refus de ce soumissionnaire, le Maître de l'Ouvrage, pourra faire appel dans les mêmes formes et conditions, au soumissionnaire classé en troisième position.

SRO selon
délégation de
pouvoirs

106

Dans le cas ou aucun des deux (02) sou missionnaires, sollicités par le Maître de l'Ouvrage dans les conditions visées ci- dessus, n'a accepté de ramener son offre de prix au niveau de prix de l'offre du soumissionnaire retenu, l'Appel d'Offres sera annulé.

SRO selon
délégation de
pouvoirs

107

Procède a la signature du contrat, dans les délais de validité de l'offre, dans les quinze (15) jours suivant la notification d'attribution du marché.

SRO selon
délégation de
pouvoirs

108

Adresse à la structure BAOSEM un récapitulatif des résultats de l'Appel d'Offres considéré aux fins de publication, contenant notamment les informations significatives sur le marché concerné, notamment les dates d'ouverture des plis et d'attribution du marché.

SPM

DEMANDE D'ARTICLES

IMP 331

Date d'application :
10 avril 2003

Page N°.../...

N°

Date

Demandeur

Compte imputation

Structure

N°

Désignation

Référence

Code Article

Quantité

B.S N°

Dmdée

Livrée

A Cmder

Visa :
Chef de
département

Désignation du matériel

Série ou code

Demande de réparation n° : date :

Demande d'achat IMP311 N° : du

Bulletin de livraison IMP 315

N° : du

DEMANDE D'ACHAT

IMP 311.A

Date d'application :
10 avril 2003

Page N°.../...

Direction :

Type d'achat

N ° :

Date :

Normal

Urgent

Date Livraison souhaitée

Art

Désignation

Référence

Code

Qté

DM N° : . Date :

Etabli par : Nom :

Visa :

Code Engin :

Observations :

Ensembles machines : Désignation :

N° de série : Quantité :

Marque : Type :

Le Chef Sce Magasin

Le Chef Département

Société Nationale de Génie-civil & Bâtiment

Spa, filiale Sonatrach, au capital de 2 000 000 000 DA

IMP 301

QUESTIONNAIRE D'EVALUATION

IMP 302

Date d'application
02 MAI 2003

DES FOURNISSEURS

Page : 1 sur 1

Produits à fournir : .

Exercice : .

Date : ..

Raison Social :

Adresse : Tél :

Tél :

Fax :

Email :

Personne à contacter :

Fonction : Tél :

Fax :

Email :

Si le fournisseur est certifié ISO 9001 ou 9002, la remise d'une copie de son certificat le dispense de remplir le questionnaire ci-dessous.

ORGANISATION ET SYSTEME QUALITE DU FOURNISSEUR

QUESTIONS

OUI

NON

COMMENTAIRE

- Existe-t'il un organigramme nominatif ? - Existe-t'il des moyens logistique ?

- Existe-t'il un programme de formation pour le personnel ?

- La direction a t'elle définie une politique qualité ? - Un manuel qualité est-il en application ?

- Les Prestations font elles systématiquement l'objet d'un

plan qualité ?

- Des audits qualité sont-ils effectués ?

- Envisagez vous une démarche qualité ISO 9001 ou 9002, délais ?

QUALITE DES PRODUITS A FOURNIR

QUESTIONS

OUI

NON

COMMENTAIRE

- Vos offres font-ils l'objet d'un examen systématique ?

- Y a t'il une procédure d'établissement de la spécification des produits ?

- Existe t'il une procédure de traçabilité des produits ? - Y'a t-il une procédure de gestion des documents

nécessaires aux prestations et/ou produit à fournir ? - La réalisation de vos prestations est-elle planifiée ?

- Pourrions nous vous auditer ? ...... ... Si oui veuillez nous communiquez un planning ?

Nom :

Visa :

FICHE D'EVENEMENT

IMP 016.B

Date d'application : 01 juillet 2004

PAGE 1 sur 2

1 )

FICHE N° :

(Par le CQ ou RMQ) Numéro Structure Direction Année

Emetteur :

Service :

Amélioration Anomalie

Date d'émission :

Client (final) GCB Fournisseur

2 )

Description de l'événement : ( Par l'émetteur

sur la base du QQQOCCP )

3 )

ANALYSE

(Par l'émetteur et/ou hiérarchie en collaboration avec CQ ou RMQ)

Processus concerné

Actions proposées

Direction Générale (PG1)

Acceptation en l'état

Management de la Qualité (PG2)

Dérogation interne

Commercial (PG3)

Dérogation client

Etudes, Développement et Suivi (PG4)

Travaux et / ou contrôle supplémentaires

Ressources Humaines (PG5)

Finances (PG6)

Refus matériels / Matériaux

Logistique (PG7)

Formation

Informatique (PG8)

Sous-traitance

Moyen Commun (PG9)

Moyens ( Humains - Matériel )

Réalisation (PG10)

Information PDG

Approvisionnements (PG11)

Information Qualité

Direction Régionale (PU1)

Information client

Management de la Qualité Unité (PU2)

Information fournisseur

Ressources Humaines Unité (PU3)

Information au service concerné

Technique Unité (PU4)

Amélioration

Moyen Commun Unité (PU5)

Modification d'étude

Finances Unité (PU6)

Modification documentaire et/ou de données

Logistique Unité (PU7)

Réalisation Unité (PU8)

Audit interne / externe

Etudes (PU9)

Autres : (...Régularisation )

Nom : Date : Visa :

4 )

Traitement immédiat : (Par l'émetteur et/ou

hiérarchie ou pilote du processus concerné )

: Visa :

Nom : Date

5 )

Suite à donner : (Par le RMQ/DMQ en collaboration

avec le pilote du processus concerné) Oui

Non

: Visa :

Nom : Date

NB : Cette fiche doit être transmise impérativement au Responsable du Management Qualité

Raison Social :

Adresse :

Tél. : ..

Fax : ..

Email :

Personne à contacter :

Fonction :

Tél. :

Fax :

Email :

Produit fourni :

Sources de présélection :

1 - Certificat ISO :

2 - Questionnaire D'évaluation

3 - Audit :
4 - Décision

D'homologation

A = 5

B = 4

C = 3

D = 1

E = 0

APPRECIATION FOURNISSEUR

STRUCTURE ACHAT

RMQ

Comma
nde

N-1

Note
Finale

Prix

Délai

Qualité

Service

Total

Analyse et statut de l'évaluation :

Avis Responsable achat :

Date : Visa :

Avis RMQ :

Date : Visa :

Analyse et statut de l'évaluation :

Avis Directeur :

Date : Visa :

Marketing des achats industriels

Annexe n°4 : Synthèse du diagnostique (Matrice SWOT)