Problématique de l'éxécution du budget de l'assemblée provinciale du nord-Kivu de 2007-2009

I.5.2. Le Système de Gestion

Dans ce système, il est pris en compte, au titre d'une année financière donnée, les seules recettes encaissées et les dépenses réglées entre le mois de janvier et le mois de décembre.

Avec la gestion étendue, il est retenu le système de gestion avec une période complémentaire.

Chapitre Deuxième :
PRESENTATION DE L'INSTITUTION D'ETUDE

Il est question dans ce chapitre de présenter l'Assemblée Provinciale du Nord Kivu et réunir quelques notions relatives à son organisation et fonctionnement. Il est, pour ce faire, subdivisé en quatre sections.

II.1.BREVE PRESENTATION DE L'ASSEMBLEE PROVINCIALE DU NORD KIVU

II.1.1 .Historique de l'actuelle Assemblée Provinciale du Nord Kivu

L'Assemblée provinciale du Nord Kivu est une émanation de la constitution de la 3ème République en RDC ; en son article 195 il est stipulé deux Institutions provinciales qui sont :

1. l'Assemblée Provinciale ;

2. Le Gouvernement Provincial.

A l'article 197 de la même constitution, il est précisé la mission de cet organe délibérant. Etant l'organe délibérant de la Province, l'Assemblée Provinciale délibère dans le domaine des compétences réservées à la province et assume le rôle ou la mission de contrôle du Gouvernement Provincial ainsi que des services publics provinciaux et locaux.

Elle (l'Assemblée Provinciale) légifère par voie d'Edit.

Les activités parlementaires dans la Province du Nord Kivu ont commencé le 18 décembre 2006. C'est précisément à cette date qu'il y a eu installation d'un Bureau dit provisoire. Animé par un député (Président) le plus âgé ou doyen d'âge et deux députés (secrétaires) les moins âgés, en l'occurrence les honorables SIMISI NZALA Zabulon, MUHINDO NZANGI BUTONDO et MUTEULE MOROMORO Mutuel. Ce Bureau provisoire a pour mission de faire procéder :

1. à la vérification des pouvoirs et à la validation des mandats des membres de l'Assemblée provinciale ;

2. à la cooptation des chefs coutumiers désignés par leurs pairs sous la supervision du Bureau de représentation provinciale de la Commission Electorale Indépendante (art 152 de la loi électorale) ;

3. à l'adoption du Règlement Intérieur et à sa transmission à la Cour Constitutionnelle (art 112 Const.)

4. à l'élection et à l'installation du Bureau définitif de l'Assemblée Provinciale (art. 114 Const. ainsi que 224 loi électorale).

C'est dans ce cadre qu'en date du 21 décembre 2006, il y a eu validation de mandat de 38 députés élus et présentés par la CEI. Au cours d'une série de trois plénières marathons, l'Assemblée Provinciale, sous la direction du Bureau provisoire, a procédé à l'adoption article par article du projet de Règlement Intérieur qui était un préalable nécessaire pour l'élection et l'installation du Bureau définitif de l'Assemblée Provinciale du Nord Kivu.

Le 5 janvier 2007, la liste des chefs coutumiers désignés sous la supervision du Bureau de Représentation Provinciale de la CEI parvient au Bureau provisoire de l'Assemblée Provinciale. Ce qui a permis aux Honorables Députés de procéder à la cooptation de 4 chefs coutumiers dans la plénière du 8 janvier 2007 comme députés provinciaux.

Du 10 au 12 janvier 2007, c'est fut l'examen et l'adoption du projet du Règlement Intérieur de l'Assemblée Provinciale du Nord Kivu.

Le dimanche 14 janvier 2007, il a été convoqué une session dont la matière consistait à l'élection et l'installation du Bureau définitif qui, à l'issue des résultats du vote, s'est composé de la manière suivante :

1. Président : BARIYANGA RUTUYE Léon

2. Vice Président : MUKINTI BAUMBILIA KISOLOMI Jean

3. Rapporteur : KALINDA KAHOMBO Gilbert

4. Rapporteur Adjoint : MUTEULE MOROMORO Mutuel

5. Questeur : KAVIRA KANANGA Felly

En date du 19 janvier 2007, l'Assemblée Provinciale du Nord Kivu vote les sénateurs. Il s'en suivra l'élection des Gouverneur et vice Gouverneur de la Province à la date du 27 janvier 2007.

Après ces différentes sessions d'élections, les députés provinciaux

participeront à quelques séminaires permettant le renforcement des capacités. A cet effet on peut citer :

· Du 13 au 16 février 2007 : il a été organisé un séminaire de formation et d'information des nouvelles autorités et leurs administrations, organisé par PNUD/UNOPS ;

· Du 8 au 10 mai 2007 : séminaire sur le renforcement des capacités organisé par l'E.C.C/Nord Kivu.

Le 26 mars 2007 : l'Assemblée Provinciale procédera à la mise en place des commissions permanentes qui seraient orientées par les groupes parlementaires dont l'identification venait d'être donnée à la plénière du 21 mars 2007. C'est ainsi qu'au cours de la séance plénière du 6 avril 2007, les commissions seront mises en place.

Dans la plénière du 21 mai 2007, les Bureaux des commissions seront à leur tour institués par la plénière.

La séance plénière du 12 juin 2007 est consacrée à la mise en place d'un comité des sages qui a pour rôle de conseiller et de concilier les parties en litiges.

Au cours de la plénière du 15 octobre 2007, le Rapporteur Adjoint et le Questeur initialement élus seront remplacés pour des raisons de malversations financières et cela suite à un audit financier. Après un nouveau vote, quelques mois plus tard (Octobre 2007), les deux postes vacants vont respectivement être occupées par :

1 Hon. HAKIZUMWAMI Jules : Rapporteur Adjoint

2 Hon. KAYISAVERA MBAKE: Questeur.

II.1.2. Situation Géographique

L'Assemblée Provinciale du Nord Kivu a son siège à Goma, chef-lieu de la Province du Nord Kivu.

Ne disposant pas d'une construction appropriée, l'organe délibérant de la Province du Nord Kivu se trouve locataire auprès de deux bailleurs différents dont les bâtiments constituent son adresse :

> dans l'enceinte du bâtiment de la Banque de Développement des Etats des Grands Lacs, BDEGL en sigle situé en plein centre ville, au rond point des banques dans la commune de Goma et

> à l'Hôtel « Fleurs de Lys », situé sur l'avenue de la Paix No 223, Quartier HIMBI dans la commune de Goma, à sept Kilomètres de la BDEGL.

Secrétariat de cabinet

II.1.3. Structure ou Organigramme Opérationnel¹³

PLENIERE

Bureau

Secrétariat de Direction

Direction Administrative

Bureau d'Etudes

Division Greffe

Division Questure

Ier Bureau Personnel

IIème

Bureau Finance

IIIème Bureau Protocole et politique

IVème Bureau

Intendance

1er Bureau Séance Plénière

2ème Bureau

Commission

3ème Doc. et Archive

4ème Bureau

Comm. et Presse

II.1.4. La nature, la mission, la composition et du siège

L'Assemblée Provinciale est bien l'organe délibérant de la Province. Elle jouit de l'autonomie administrative et financière et dispose d'une dotation propre; cela conformément à l'article 197 de la Constitution.

Sa mission est bel et bien précisée dans son Règlement Intérieur qui stipule expressément que sans préjudice des autres prérogatives qui lui sont reconnues par la Constitution, l'Assemblée Provinciale est appelée à :

> légiférer par voie d'édit dans le domaine des compétences réservées à l'Assemblée provinciale ;

> contrôler le Gouvernement provincial ainsi que les services publics provinciaux et locaux ;

> procéder à la cooptation des chefs coutumiers désignés, appelés à siéger

au sein de l'Assemblée provinciale ; (art. 152 de la loi électorale) ;

> élire les sénateurs. (art.104 Constitution et art.130 loi électorale)

> élire le Gouverneur et le Vice Gouverneur de la Province (art 198

Constitution et art 158 loi électorale).

L'organe délibérant de la Province du Nord Kivu est composé de 42 membres dont 38 députés élus au suffrage universel direct et secret ainsi que 4 députés cooptés parmi les Chefs Coutumiers de la Province comme précisé ci haut. (art.237 loi électorale et annexe II- répartition des sièges des députés provinciaux par province).

II.1.5. Difficultés de l'Assemblée Provinciale

La plus grande difficulté à laquelle se heurte le Parlement Provincial est liée aux irrégularités et à l'insuffisance des dotations qui devraient permettre le bon fonctionnement de celui-ci. Beaucoup d'autres difficultés restent inhérentes au fonctionnement de l'Institution en question.

II. 2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L'ASSEMBLEE
PROVINCIALE DU NORD KIVU

Les organes de l'Assemblée Provinciale sont :

1. l'Assemblée plénière ;

2. le Bureau (art. 234 de la loi électorale) ;

3. les Commissions ;

4. les Groupes parlementaires ;

5. la Conférence des Présidents.

II.2.1. De l'assemblée plénière

L'Assemblée Plénière se révèle l'organe suprême de l'Assemblée Provinciale. Elle comprend l'ensemble des députés provinciaux qui composent l'Assemblée Provinciale.

Elle est compétente pour délibérer sur toutes les matières relevant des pouvoirs et attributions de l'Assemblée Provinciale, notamment :

1. adopter l'ordre du jour ;

2. valider les mandats des députés provinciaux ;

3. coopter les chefs coutumiers appelés à siéger au sein de l'Assemblée provinciale ;

4. adopter et, le cas échéant, modifier le Règlement Intérieur de l'Assemblée provinciale ;

5. élire les membres du Bureau de l'Assemblée provinciale ;

6. élire les Sénateurs;

7. élire les Gouverneur et Vice Gouverneur de la Province ;

8. adopter le calendrier des travaux ;

9. créer des Commissions ;

10. adopter les procès-verbaux des séances plénières ;

11. adopter les rapports des Commissions ;

12. entériner les désignations faites par les Groupes Parlementaires ;

13. voter les édits ;

14. contrôler le Gouvernement Provincial et les services publics provinciaux et locaux ;

15. adopter des résolutions et des recommandations dans les matières non législatives ;

16. examiner et voter le budget de la Province ;

17. examiner et voter le Budget de l'Assemblée Provinciale ;

18. examiner trimestriellement la situation des finances de la Province ;

19. investir les Ministres Provinciaux en cas d'approbation du programme du Gouvernement Provincial (art. 198 Const.)

20. mettre en cause la responsabilité du Gouvernement Provincial ou d'un de ses membres par le vote d'une motion de censure ou de défiance ; (article 146 Const.) ;

21. habiliter, par un édit, l'Assemblée Nationale et le Sénat à légiférer sur des matières exclusives de la Province ; (art. 205 al 3 Const.) ;

22. statuer sur les demandes de levée d'immunité des Députés Provinciaux.

L'article 10 de son Règlement Intérieur précise que dans les matières non législatives, l'Assemblée Plénière statue par voie de résolution, recommandation, de motion de censure ou de défiance et de motion d'approbation.

II.2.2. Du bureau

Cet organe est prévu par la Constitution, la loi électorale et le Règlement Intérieur de chaque Assemblée Provinciale. Il assure la direction et le fonctionnement de l'Assemblée Provinciale.

Il se réunit, à la majorité absolue de ses membres, au moins une fois par semaine et chaque fois que besoin, sous la direction de son Président. Le Bureau statue par voie de décision. Il décide valablement à la majorité absolue des membres présents.

Le Directeur administratif de l'Assemblée Provinciale et le Coordonnateur du Bureau d'Etudes peuvent être invités à assister aux réunions du Bureau sans voix délibérative.

II.2.3. Des commissions

Les Commissions sont des groupes techniques de travail de l'Assemblée Provinciale chargées d'examiner les questions soumises à leur délibération par la plénière ou par le Bureau.

Elles peuvent être soit permanentes, soit spéciales et temporaires. II.2.4. Des groupes parlementaires

Au sens du R I, le groupe parlementaire est défini comme tout groupe politique formé des membres de l'Assemblée Provinciale partageant les mêmes opinions politiques. Ils sont des organes consultatifs au sein de l'Assemblée provinciale dans les matières déterminées par le Règlement Intérieur et dans celles pour lesquelles la plénière ou le Bureau de l'Assemblée Provinciale décide de requérir leurs avis et considérations.

Selon les ressources de l'Assemblée Provinciale, les groupes parlementaires peuvent bénéficier d'une allocation financière. Ils bénéficient de l'assistance administrative qui convient pour assurer leur fonctionnement.

Il est tenu une comptabilité de la gestion des allocations reçues de l'Assemblée Provinciale qui peut à tout moment en demander la justification.

II.2.5. De la conférence des présidents et du calendrier des travaux

La Conférence des Présidents est, au sein du Parlement Provincial, une instance de concertation entre ses différents responsables politiques. Elle est constituée des Membres du Bureau de l'Assemblée Provinciale, des Présidents des Commissions, du Président du Comité des sages, des Présidents des Groupes parlementaires.

II.2.6. De la direction administrative

L'Administration de l'Assemblée Provinciale est placée sous l'autorité du président de l'Assemblée Provinciale et est dirigée par le Directeur Administratif. Ce dernier assure l'exécution de toutes les tâches de l'Administration de l'Assemblée Provinciale.

Le Directeur de l'Administration a en principe la gestion d'au moins 150 agents. Les experts du bureau d'études y compris.

II.3. FINANCES DE L'ASSEMBLEE PROVINCIALE II.3.1. Le budget de l'Assemblée Provinciale

Le budget de l'Assemblée Provinciale est un budget de dépense qui comprend en son sein différents articles classifiés selon la nature de la dépense publique. Il comprend trois grandes parties : Budget de rémunération, budget de fonctionnement et budget en capital ou d'investissement. A ces trois, il faut ajouter les dettes intérieures et les frais financiers. Ses articles sont :

II.3.1.1. Les dettes publiques intérieures (11-00)

L'engagement des dépenses se rapportant à cette rubrique est fait conformément aux articles et littera budgétaires suivants :

+ Arriérés sur les dépenses de personnel (11-10)

+ Fournisseurs de biens et prestations (11-20)

II.3.1.2. Les frais financiers (20-00)

Les frais financiers comprennent les intérêts sur l'emprunt et les autres frais, y compris les commissions bancaires.

II.3.1.3. Dépenses de personnel (30-00)

Les dépenses du personnel comprennent essentiellement la rémunération du personnel actif et autre frais divers.

II.3.1.4. Biens et matériels (40-00)

Dans le budget de l'Assemblée Provinciale du Nord Kivu, les dépenses des biens et matériels comprennent:

+ Fournitures et petit matériel de bureau (41-10)

+ Livres, abonnement et bibliothèque (41-20)

+ Articles et produits d'entretien divers (41-50)

+ Pièces de rechange pour matériels roulants (42-10)
+ Etc.

L'acquisition de ces articles doit en principe être soumise à la procédure de passation de marchés, du bon de dépense à encager (BDE).

II.3.1.5. Dépenses de prestations (50-00)

Sont dans cette catégorie, les dépenses telles que:
+ Communication et télécommunication	(51-10)
+ Poste et correspondance	(51-20)
+ Eau	(51-30)
+ Electricité	(51-40)
+ Publicité et communiqué	(52-10)
+ Impression, Reproduction, Reluire conservation	(52-20)

II.3.1.6. Transfert et innervations de l'Etat (60-00)

A titre d'exemple, figurent dans cette rubrique les dépenses ci-après :

+ Intervention sociale (63-20)

+ Aide et secours (66-20)

II.3.1.7. Equipements (70-00)

Dans cette rubrique, il y a :

+ Acquisition d'équipements du bureau (71-10)

+ Acquisition d'équipements informatiques (71-20)

+ Etc.

II.3.1.8. Construction, réfection, réhabilitation, addition d'ouvrage et d'édifice, acquisition immobilière (80.000)

Par exemple, la construction d'édifices, d'immeubles, etc. II.3.2. Intervenants en matière budgétaire

En matière d'exécution du budget, l'Ordonnateur du Budget et le

Gestionnaire des Crédits sont assistés par les agents de l'Administration publique des finances et budget (Mandataire, Ordonnateur Délégué, Sous-Gestionnaire, Comptable et 2 vérificateurs).

Le Règlement Intérieur, à ses articles 117 et 118, réglemente les intervenants.

Suivant la loi et les principes généraux de la comptabilité publique, les attributions et compétences en matière de gestion et des finances sont fixées de la manière suivante :

1° L'Ordonnateur du Budget (Président de l'Assemblé e Provinciale)

C'est le président qui autorise toute sortie de fonds. Autrement dit, il prend la dernière décision sur l'affection des fonds mais au strict respect des crédits alloués à chaque rubrique budgétaire. Il s'engage par :

- La signature du plan de trésorerie,

- La signature avec Questeur du chèque de retrait des fonds.

NB. Il peut déléguer tout ou en partie de ses attributions conformément à l'article 37 alinéa 3 de la loi financière.

2° Le Gestionnaire des crédits (Questeur)

Le Questeur est le gestionnaire des crédits. Il est tenu de respecter et de faire respecter scrupuleusement les affectations des crédits, telles que prévues et autorisées par décision budgétaire (art.38 de la loi financière).

Pour ce faire :

- il gère les crédits mis à sa disposition;

- il tient la comptabilité des dépenses engagées sur fiche ouverte pour chaque rubrique budgétaire des dépenses et assure le suivi de l'exécution du budget de dépenses ;

-il engage la responsabilité de l'Assemblée Provinciale du Nord-Kivu (Etat) par sa signature sur diverses créances (factures, états de paie, réquisition,..).

NB. Le Gestionnaire des Crédits peut déléguer tout ou partie de ses attributions conformément à l'article 37 alinéa 3 de la loi financière.

3° Le sous gestionnaire

- il est le secrétaire du gestionnaire des crédits en matière des finances ;

- il prépare les divers documents d'engagement à la signature du gestionnaire des crédits (ou Questeur) ; tels que : les bons de commandes, les réquisitions ; bon de transport ; bon de carburant, bordereaux d'expédition ; bons de logement, lettres de commande, contrats d'entreprise, contrats de location, bons de soins médicaux, etc.

- il engage les créances de l'Assemblée Provinciale du Nord-Kivu sur fiche intercalaire, remplit les formalités d'imputation et les soumet à la signature du gestionnaire des crédits (Questeur).

- Il est tenu à rassembler tous les documents précités dûment enregistrés dans le carnet de transmission et les dirige auprès du mandataire pour visa.

- Etc.

4° Le Mandataire

- Il veille, à l'exactitude de l'exécution du budget. Il est chargé d'exécuter la 2ème phase de la dépense publique. A cet effet, toutes les propositions d'engagement des dépenses, résultant des contrats, bon ou lettre de commande, P.V d'adjudication, décision et autres documents, doivent être soumises préalablement au visa du Mandataire ;

- Il doit participer à l'établissement et à la signature du procès-verbal de réception des fournitures et de l'exécution des travaux ;

- Il dresse les statistiques des dépenses engagées à transmettre à la hiérarchie ; - Etc.

5° L'Ordonnateur Délégué

- Il est le secrétaire financier de l'ordonnateur du budget (Président de l'Assemblée); - Il procède à la contre-vérification arithmétique des dépenses ;

- Il communique à la hiérarchie le mouvement de la trésorerie, étant ainsi le trait d'union entre l'Ordonnateur du Budget et le comptable public ;

- Il établit le plan de trésorerie ou plan de paiement à soumettre à l'approbation préalable de l'Ordonnateur du Budget (Président de l'Assemblée Provinciale du Nord-Kivu) et établit le mandat de paiement ;

- Il surveille quotidiennement la trésorerie et la gestion de la trésorerie, entre autre la caisse et les comptes bancaires ;

- Il élabore les statistiques de dépenses ordonnancés d'un livre appelé « grandlivre » ou relevé des dépenses ordonnancées (RDO) plus les statistiques des recettes ;

- Etc.

6° Le Comptable Public Principal

Il accomplit toutes les taches révolues au Comptable, entre autre : - Il veille à la qualité de l'Ordonnateur ;

- Il veille aussi à la disponibilité des crédits ;

- Il veille encore à l'exactitude des calculs de liquidation ;

- Il supervise et assure les opérations de paiement des créances ;

- Il centralise les opérations de décaissements de fonds logés dans le compte de l'Assemblée Provinciale ;

- Il tient le livre de caisse dans lequel il enregistre les dépenses payées, établit les statistiques des dépenses payées et transmet à la hiérarchie avec copies réservées à l'Ordonnateur Délégué et au Mandataire du Budget du bureau de l'Assemblée Provinciale.

- Etc.

NB : Il peut aussi déléguer une partie de ses attributions à son subordonné.

7° Le vérificateur au service du Budget

- Il vérifie la véracité des documents en tenant compte des éléments tels que : le visa l'imputation budgétaire, l'arithmétique, la nature de dépenses, le numéro d'ordre du document, etc. ;

- Il vérifie les renseignements sur le fournisseur, la raison sociale, la situation fiscale ; - Il vérifie les prix pratiqués en comparant avec les informations données par la liste des prix indicatifs ;

- Etc.

Il vérifie avant la signature du Gestionnaire des Crédit. Il est donc en amont de la phase d'engagement de la dépense publique.

8° Le vérificateur aux finances

Celui-ci est le trait d'union entre le service du budget (mandataire) et l'ordonnateur. C'est ainsi que :

- Il réceptionne et enregistre les documents venant du mandataire ;

- Il contrôle rapidement la régularité de l'ensemble du dossier avant

l'ordonnancement. Il faut préciser que le contrôle à ce niveau porte essentiellement sur la phase de liquidation effective.

- Il enregistre les informations complémentaires en particulier :

· Le champ date de liquidation et autorité ayant liquidé ;

· Le champ numéro et date de la facture définitive ;

- Il vérifie le nombre des pièces afférentes au BDE par rapport à ce qui a été saisi initialement, et saisit complémentairement les nouvelles pièces à l'appui de la liquidation ;

- Etc.