I.1.3 Données de l'étude sur la gestion
des stocks (Voir fiche de collecte IMAT en annexe n° 1)
Pour l'étude sur la gestion de stock, nous avons choisi
l'outil le plus utilisé au Sénégal en ce domaine : le
"Inventory Management Assessment Tool" (IMAT). « L' IMAT est un outil qui
donne des indicateurs pour l'évaluation de l'efficacité des
pratiques de gestion et d'enregistrement des produits dans un magasin, et des
suggestions pour l'amélioration de ces pratiques. Get outil se focalise
sur les niveaux de stock d'un groupe représentatif de produits sur une
période de 100 jours), en calculant les indicateurs, analysant et
interprétant les résultats, et en identifiant les
stratégies appropriées pour leur amélioration.
La collecte de données avec IMAT se réalise en
différente phases :
- Détermination de la période
d'évaluation : L'évaluation doit couvrir la période des
100 précédents jours. Pour trouver le début de cette
période, on utilise un calendrier et on compte en allant vers
l'arrière, 14 semaines et 2 jours (ceci donne 100 jours calendaires). Ne
pas estimer la date de début en comptant en allant vers l'arrière
3 mois et 10 jours, ceci peut entraîner une sous/sur estimation de la
période de référence.
- Sélection des produits devant faire
partie de l'étude : Il faut créer une liste des produits les plus
fréquemment distribués (jusqu'à 25) par la pharmacie IB.
Gette liste devrait inclure les produits de différentes
catégories (antibiotiques, médicaments cardio-vasculaires,
analgésiques, solutions parentérales, et des catégories
thérapeutiques représentatives utilisées pour traiter les
maladies les plus importantes dans l'hôpital)
- Déterminer le nombre de jours de
rupture de chaque produit durant la période d'évaluation : Pour
chaque produit, se référer aux mouvements de la fiche de stocks
durant les 100 jours passés, puis identifier et compter le nombre des
jours de rupture de stocks.
- Enregistrer la balance actuelle de la fiche
de stock de chaque produit : Enregistrer la balance la plus récente
indiquée sur la fiche de stock sans corriger les erreurs
mathématiques.
- Faire un inventaire pour avoir la balance
physique actuelle de chaque produit : Pour chaque produit sur la liste, compter
les quantités physiques dans le dépôt. Ne pas y inclure les
produits périmés. Nous avons profité de l'inventaire
planifié et exécuté en fin décembre 2009 par les
autorités de l'HOGGY pour mettre en oeuvre IMAT.
I.14 Données recueillies par entretien et
observation directe
Ces informations sont recueillies soit par entretiens avec les
vendeurs des dépôts de médicaments soit par observation
directe des locaux.
L'entretien est réalisé à l'aide d'un guide
d'entretien dans lequel est programmé 20 questions fermées. Ces
questions sont les suivantes :
- Existe-t-il des procédures
écrites ?
- Existe t-il dans le dépôt une
liste des médicaments de référence pour les EPS de niveau
3 LNME?
- La méthode d'estimation des besoins
est-elle bonne ? périodicité ? calcul ?
- Existe t-il un rangement correct des produits
(FIFO, ordre alphabétique ou groupe pharmacologique)
- Le suivi des produits hors usage
(abîmés, périmés) est-il documenté ?
- Existe-t-il une fiche de stock pour chaque article ?
- Les fiches de stock sont-ils à jour
?
- Existe-t-il des inventaires ?
- Les résultats de l'inventaire sont
notés en rouge sur les fiches de stocks par produit ?
- La quantité moyenne de produits
consommés est-elle calculée ?
- Existe-t-il des ruptures de stocks ?
- Existe-t-il des surstocks ?
- Les stocks sont-ils valorisés ?
- Existe-t-il un système de
réapprovisionnement rapide ?
- Existe-t-il des rapports sur la gestion des
médicaments?
- L'attente est-elle longue ?
- L'emballage des médicaments est-il
correct ?
- Existe-t-il un registre pour l'enregistrement
des ventes ?
- Le dépositaire établit-il une
facture après vente ?
Les réponses sont oui ou non. Le nombre de réponses
positives permet d'apprécier la qualité du stockage et des
ventes.
L'observation directe consiste à visiter le lieu de
stockage des médicaments et vérifier les aspects suivants :
- Superficie, espace (par rapport à la quantité de
médicaments à stocker) ;
- Hauteur ;
- Aération et éclairage ;
- Matière et état de la toiture ;
- Protection et sécurité ;
- Propreté ;
- Température ;
- Frigos ;
- Source d'énergie ;
- Etagères ;
- Armoires.
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