I.1.2 Aspects théorique de la gestion des stocks
de médicaments
Le cycle de la gestion des stocks de médicaments
comporte tous les aspects du processus qui permet d'apporter un
médicament depuis le fournisseur jusqu'à celui qui le
délivre ou le vend finalement au patient. Cela demande une parfaite
collaboration entre tous les intervenants.
I.1.2.1 La commande
C'est la première étape de l'approvisionnement
du dépôt en médicaments. Elle doit être
préparée en collaboration avec l'infirmier ou le médecin
et le responsable du dépôt afin que les médicaments qu'il
prescrit soient disponibles au dépôt. La commande s'effectue
normalement de façon mensuelle.
Avant d'établir une commande, il faut au préalable
:
- Sélectionner les médicaments : quels
médicaments faut-il commander ?
- Estimer les quantités de médicaments
nécessaires : combien faut-il en commander ? Quand faut-il commander
?
- Disposer d'un budget : de quelle somme d'argent dispose-t-on
?
I.1.2.1.1 La sélection
Elle est effectuée sur la base de la liste nationale
des médicaments essentiels (LNME) par un comité dit des
médicaments. Ce comité pluridisciplinaire est chargé,
selon des critères prédéfinis
(épidémiologie, efficacité, innocuité etc.), de
dresser la liste des produits pharmaceutiques dont l'hôpital devrait se
procurer. Le responsable de la pharmacie IB doit se référer
à cette liste pour faire sa commande.
I.1.2.1.2 La prescription
Le processus de prescription est très mal connu, car il
est très complexe et peu étudié. La prescription est, en
quelque sorte, l'élément inconnu du circuit des
médicaments. Elle est souvent présentée comme devant se
dérouler selon les quatre étapes suivantes:
o Diagnostic le plus précis possible;
o Identification de toutes les solutions possibles; o Choix de la
meilleure solution : Prescription; o Exécution de cette
décision.
Or, pour une méme affection, les décisions
thérapeutiques varient souvent d'un prescripteur à un autre. Des
protocoles thérapeutiques stéréotypés,
recommandés par l'OMS, existe tout de même pour certaines
affections.
I.1.2.1.3 La quantification
Une commande exige de déterminer au préalable
les besoins. Elle sera préparée par le comité de
médicaments composé essentiellement de prescripteurs
(médecins, chirurgiens, infirmiers, majors) et des principaux
responsables de la pharmacie.
Pour les commandes de réapprovisionnement courant, on
utilise la méthode d'estimation des besoins basée sur la
consommation antérieure (CA).
> La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM)
C'est le paramètre le plus important pour l'estimation des
besoins en médicaments. La CMM sera calculée
régulièrement grâce aux fiches de stock.
Ces outils, permettent au gérant de la pharmacie de
comptabiliser par mois ou par période les sorties de chaque
médicament et consommable.
La CMM sera inscrite sur la fiche de stock de chacun des
médicaments et consommables médicaux.
Ex : calcul de la consommation moyenne mensuelle
de paracétamol 500 mg boîte de 1000 cpés d'un
dépôt pharmaceutique:
Sorties fiche de stock : 8/7/01 : 2000 cpés 2/8/01 : 4000
cpés 31/8/01 : 1000 cpés 20/9/01 : 2000 cpés 15/10/01 :
3000 cpés
Sorties totales en 4 mois : 2000 + 4000 + 1000 + 2000 + 3000 = 12
000 cpés
=> Consommation moyenne mensuelle = 12 000 / 4 = 3000
cpés
> le stock de roulement (Sr):
Il s'agit du stock pour satisfaire la demande entre les
livraisons. Ce stock de roulement doit tenir compte de la
périodicité et du délai de livraison.
Sr = CMM x (PC+DL)
Avec PC =
Périodicité des Commandes
DL = Délais de
Livraison
> le stock de sécurité (SS)
:
Réserve qui permet de toujours avoir les produits en cas
de rupture de stock. Ce stock de sécurité correspond à la
consommation entre 2 commandes (normalement un mois).
Il est aussi appelé stock de réserve ou stock
tampon. Il protège contre les ruptures de stock éventuelles, si
les livraisons sont en retard ou si le stock de roulement est consommé
plus vite que prévu. Il fixe le seuil au dessous duquel le stock
disponible ne doit jamais descendre.
La quantité du stock de sécurité est
généralement évaluée à la consommation
correspondant au délai de livraison. Ce stock de sécurité
doit augmenter en fonction des délais d'approvisionnement puisque le
risque de rupture de stock augmente avec l'allongement du temps de
livraison.
> Estimation des besoins totaux ou stock maximum
(Smax) : Il est égal au stock de roulement ajouté au
stock de sécurité
Smax = Sr + Ss
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