I.1.2.1.4 La quantité à commander (Qc)
Elle doit tenir compte du stock disponible restant dans la
pharmacie. Elle est égale au stock maximum moins le stock disponible.
Si le stock restant = Stock de sécurité
=> lancer la commande
Somme des sorties
CMM =
Nombre de mois
Quantité à commander =stock de
sécurité + (CMM X délai entre 2 commandes) - stock
restant
Ex :
Si le 30/10/02 il reste 3000 cpés de paracétamol
500 mg, il faut lancer une commande car le stock de sécurité est
atteint.
La quantité de paracétamol 500 mg à
commander sera :
(3000 000) X (1 mois) - 3000 = 3000 cpés.
I.1.2.1.5 Quand faut-il commander ?
On utilisera le re-complément périodique du
stock ; dans ce système le réapprovisionnement se fait à
dates fixes. Cette méthode offre de nombreux avantages, elle permet la
planification des réapprovisionnements. Elle permet le regroupement des
médicaments à acheter. Ceci facilite grandement
l'établissement de la commande et l'organisation de la livraison. Les
transports sont souvent difficiles à assurer du fait du manque de
véhicules disponibles et du mauvais état des routes.
I.1.2.1.6 La budgétisation
La participation financière des populations dans le
cadre du recouvrement des coûts doit permettre aux Formations Sanitaires
de disposer en permanence de médicaments. Au moment de
l'établissement de la commande, le responsable ou gérant du
dépôt doit s'assurer auprès de l'agence comptable
particulière (ACP) que l'hôpital dispose de recettes suffisantes
pour régler le montant de la facture. Le principe de l'unicité
des caisses font que les recettes provenant de la vente des médicaments
de la pharmacie IB ne sont pas séparées des autres produits
générés par l'hôpital. Or, rappelons que les
hôpitaux souffrent de nos jours de graves difficultés de
trésorerie. La commande se fera sur un document appelé Bon de
Commande pré-imprimé (voir Annexe n°4).
I.1.2.2. La livraison des médicaments
C'est le moment où le fournisseur livre la commande au
demandeur. A ce niveau, le gérant de la pharmacie ou tout autre agent
habilité doit vérifier :
- La conformité du Bon de Commande (annexe n°6) et
du Bon de Livraison (annexe n°7) : adéquation entre les produits
commandés et les produits livrés (quantité, forme, dosage,
prix des produits).
- Les dates de péremption : si le délai de
péremption est inférieur à 6 mois par rapport à la
date d'acquisition du produit, il faut refuser le produit pour éviter
que le produit ne soit périmé dans la Structure Sanitaire (tenir
compte du délai nécessaire à la délivrance si la
date de péremption est rapprochée)
- et remis au demandeur. Celui-ci réalise le paiement
et récupère la facture du fournisseur comme justificatif de
dépenses.
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