1.3.5. Organisation du travail
1.3.5.1. Le chef de division
Il coordonne et supervise toutes les opérations qui lient
directement les clients gros débiteurs ou les clients hors de Dakar. Il
présente les rapports manuels de recouvrement.
1.3.5.2. Les agents de recouvrement
Ils sont chargés des opérations de recouvrement
et veillent à la mise à jour des comptes et à la
régularité d'écriture. Ils établissent les avis de
recouvrement et mouvement de fiches de comptes clients. Les sorties des agents
obéissent à un planning mensuel. Toute sortie est
justifiée par un programme de sortie.
1.3.5.3. Répartition du
travail
Pour une gestion plus efficace et rigoureuse du portefeuille de
l'HOGGY, il est mieux indiqué et plus pratique de répartir les
clients en deux groupes:
- groupe I constitué par l'ensemble des
types de clients suivants: sociétés, Etat, une partie des PAF
- groupe II composée par l'ensemble des
types de clients suivants: IPM, compagnie d'assurances, une autre partie des
PAF
Chaque groupe et animé par un agent de recouvrement qui
est le responsable du groupe.
1.3.5.4. Les différents supports de travail
- Registre de transmission
- Registre d'encaissement
- Registre de chèques impayés
- Registre de moratoire
- Registre de compte rendu de sortie - Fichier de compte
clients
- Avis de recouvrement
- Etats des sommes recouvrées (mensuel, trimestriel,
semestriel, annuel)
- Fiches comptes clients
- Fiches contrôle avis de recouvrement - Bordereau
d'envoi.
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