2.4. Recommandations et plan d'action
Les recommandations sont formulées au regard des
problèmes observés sur le terrain. Nous suggérons de :
> Informatiser le système de facturation et de
recouvrement :
Elle permet une plus grande rapidité dans
l'exécution des tâches de facturation, d'enregistrement des
informations, du contrôle de facturation et de toutes les
activités administratives qui gravitent autour du recouvrement.
> Réviser et réactualiser les manuels de
procédure en faisant intervenir les acteurs, le
personnel et les autres services administratifs de
l'hôpital.
> Mettre en place un plan de communication efficace en
direction des cibles suivant : l'état,
le personnel hospitalier plus particulièrement les majors
de service et les populations.
- En direction de l'état : faire un plaidoyer, de
concert avec les autres EPS, en vu de revoir à la hausse les tarifs des
imputations budgétaires et des plans sésames ; inciter
l'état à se substituer au P.A.F.N.E.R ou bien de compenser tant
soi peu les pertes ; lui demander de réduire le délai de
règlement de ses factures.
- En direction du personnel de l'hôpital : Il doit
être informé, sensibilisé à temps réel de la
situation financière de l'hôpital en insistant sur le taux de
recouvrement mensuel des hospitalisations et produits financiers par mois et
par services. Ainsi, l'impact de la hausse ou de la baisse des entrées
financières sur le système indemnitaire, par exemple, sera une
motivation supplémentaire pour que tout un chacun s'implique davantage
pour relever le taux de recouvrement. Quant aux majors des services, on les
incitera, lors des réunions de coordination, à s'impliquer dans
le recouvrement en amont. D'ailleurs, compte tenu de leur proximité avec
les malades, ils sont mieux que quiconque, à même de juger de leur
solvabilité.
- En direction des populations : Les populations doivent
être informées que l'hôpital fonctionne aujourd'hui comme
entreprise, et par conséquent, la gratuité des soins
entraîne une faillite pure et simple. Pour cela, les média
(télévision, radio) et des affiches aux alentours des salles de
consultation, des guichets, des salles pourront être utilisés.
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> Améliorer les conditions de travail des agents de
facturation et de recouvrement par :
-l'aménagement ou la construction de nouveaux locaux pour
le guichet des urgences et le service du recouvrement ;
- l'équipement des services du recouvrement en outils
informatiques suffisants et lignes téléphoniques.
- la mise à la disposition, de chaque équipe
d'agent de recouvrement d'un véhicule.
- la réflexion continuelle sur les causes
éventuelles de démotivation d'un agent de recouvrement afin d'y
remédier préventivement.
> Renforcer la capacité des acteurs du système
de facturation et de recouvrement par :
- la formation des chefs de services et éventuellement
des agents, aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement dans des
pays qui ont des réalités socioéconomiques proches (pays
maghrébins par exemples) mais avec systèmes performants.
- le recyclage régulier des agents sur les
procédures en vigueur.
> Faire une sélection rigoureuse et
régulière (une fois par mois) des sociétés à
agréer afin de
réduire au minimum le taux d'abandon de créance
dû aux sociétés en faillite.
> Mettre en place un programme de suivi évaluation de
tout le processus.
Plan d'Actions
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Objectifs
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activités
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responsables
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indicateurs
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1. Informatiser le système de facturation et de
recouvrement
|
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Direction
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Le système est informatisé
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Organiser un atelier de révision des manuels de
procédure de 2 jours
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Direction
|
les manuels de procédure sont
réactualisées
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SAF
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|
ACP
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Mettre en application le nouveau manuel de procédures
pendant 1mois pour test
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Direction
|
Test effectué
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SAF
|
|
ACP
|
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Organiser un atelier de validation d'une journée
|
Direction
|
les manuels de procédure sont
validés
|
|
SAF
|
|
ACP
|
|
|
Mettre en place un plan de
communication efficace en direction des cibles suivant :
l'état, Mettre en place un plan de
communication efficace en direction des cibles suivant :
l'état,
|
Inciter à une concertation commune des directeurs d'E.P.S
hospitaliers en vue de préparer un plaidoyer à endroit de
état avec comme objet l'augmentation des tarifs des I.B et la
réduction de leur délai de paiement et de se substituer
P.A.F.N.E.R indigents.
|
DES
|
La concertation faite entres les directeurs d EPS
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Direction
|
|
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Organiser une réunion d'information d'une dizaine de
minutes par service animée par chef du service du recouvrement tous les
mois
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Direction Division recouvrement
|
Réunions d'information organisée
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Confectionner des affiches de sensibilisation sur le recouvrement
et les afficher dans l'hôpital
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Direction Division recouvrement Division Communicat°
|
Les affiches sont
Confectionnées
et
affichées
|
46
|
|
|
|
|
Améliorer les conditions de travail des agents de
facturations et de recouvrement
|
Construire de nouveaux locaux pour le guichet des urgences et
le service du recouvrement ;
|
Direction
|
De nouveaux
locaux pour le
guichet des
urgences et le
service du
recouvrement ;
|
|
|
Equiper les services du recouvrement en outils informatiques
suffisants et lignes téléphoniques.
|
Direction
|
Les services du
recouvrement sont équipés en outils informatiques
suffisants et lignes téléphoniques.
|
|
SAF
|
|
ACP
|
|
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Renforcer la capacité des acteurs du système de
facturation et de recouvrement
|
Former les chefs de services et
éventuellement les agents aux nouvelles techniques de
facturation et de recouvrement
|
Direction
|
Les chefs de services et éventuellement les agents sont
formés aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement
|
|
ACP
|
|
|
Recycler 1 fois par an les agents sur les procédures en
vigueur.
|
Direction
|
les agents sont recyclés 1 fois par an sur les
procédures en vigueur.
|
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DRH
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Mettre en place un programme de suivi et d'évaluation de
tout le processus.
|
Organiser un atelier de planification du programme de suivi et
d'évaluation de tout le processus
|
Direction
|
Organiser un L'atelier de planification du programme de suivi
et
d'évaluation de tout le processus est Organisé
|
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Contrôle de
|
|
gestion
|
|
| 
