1.5. Etude des documents
1.5.1. Présentation des documents
La bibliothèque de l'Hôtel des monnaies n'utilise
pas beaucoup de documents. Nous avons trouvé ces quelques documents que
nous présentons :
* Un registre d'enregistrement qui est un cahier
quadrillé de format A2 dans lequel on enregistre tous les mouvements des
ouvrages c'est-à-dire la date de la sortie d'un ouvrage, le nom de
l'emprunteur, sa direction et son numéro de téléphone
bureau. Au retour de l'ouvrage, on enregistre dans le même cahier.
Le registre
d'enregistrement
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Date d'emprunt
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Numéro de l'ouvrage
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Titre de l'ouvrage
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Nom de l'agent emprunteur
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Date de retour
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signature
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· La fiche de prêt qui est un document qu'un
emprunteur rempli lorsqu'il veut emprunter un ouvrage, une fiche dans laquelle
l'agent doit mentionner son nom, son matricule, sa direction, son service, son
numéro de téléphone bureau, le numéro de rangement
de l'ouvrage, l'auteur qui a pu écrire cet ouvrage, son titre, la date
d'emprunt ainsi que sa signature.
Sur la fiche y est mentionnée la durée de
prêt qui est quatorze jours.
Fiche de prêt
(ouvrage)
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Banque Centrale du Congo Banque Centrale du Congo
Hôtel des Monnaies Hôtel des Monnaies
N.B. : Durée de prêt 14 jours N.B. :
Durée de prêt 14 jours
Nom de l'emprunteur : Nom de l'emprunteur :
Matricule : Matricule :
Direction : Direction :
Service : Service :
Extension : Extension :
N° de rangement : N° de rangement :
Auteur : Auteur :
Titre de l'ouvrage : Titre de l'ouvrage :
Date d'emprunt : Date d'emprunt :
Signature : Signature :
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1.6. Présentation du schéma de circulation des
informations
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Agent (100)
|
Bibliothécaire (200)
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Responsable hiérarchique (300)
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101
101
204
- RM
suivi des agents non en règle
CS
201
201
102
Catalogue
102
Jet
102
- remplissage jeton
202
Jet
202
102
- transmission jeton au réceptionitse
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- Réception du jeton rempli
- Recherche des livres choisis dans les rayons
- Elaboration de la fiche de prêt en deux exemplaires
- Transmission d'une fiche de prêt plus les livres à
l'agent
- enregistrement des emprunts dans le cahier registre
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- 1033
Réception fiche de prêt
FP
Jet
103
-
104
FP
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- vérification fiche de prêt
- réception des livres empruntés
- estampillage fiche de prêt
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104
quatorze jours après le prêt l'agent se
présente à la bibliothèque avec les livres
empruntés et la fiche de prêt
FP
105
-
FP
203
203
RM
Transmission d'un exemplaire au responsable
hiérarchique
FP
105
Réception fiche de prêt estampillé
301
Diagramme de
flux
B1
Bibliothèque
Agent
A1
B2
R2
A2
R1
Responsable hiérarchique
Matrice de flux
|
Vers
De
|
Agent
|
Bibliothèque
|
Responsable hiérarchique
|
|
Agent
|
|
A1
|
A2
|
|
Bibliothèque
|
B1
|
|
R2
|
|
Responsable hiérarchique
|
R1
|
R2
|
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1.61. Symboles et abréviations utilisés
: Archivage d'un document
- c s : carte de service
- r : registre ou cahier dans lequel on enregistre les
ouvrages prêtés.
- R M : rapport d'activités mensuelles ou rapport
des mouvements des ouvrages
- F.p : Fiche de prêt des ouvrages
- Jet : jeton sur lequel nous mettons le numéro
des ouvrages que nous avons besoin de lire
- Cat : catalogue dans lequel figure tous les ouvrages de
la bibliothèque
- N
Provenance d'un document du poste dont la tâche est
renseignée par le numéro
- Document circulant en un seul exemplaire
N
- Destination d'un document au poste dont la tâche est
renseignée par le numéro
- Document ne circulant pas
- Document à classer temporairement
- Symbole d'archivage
Document circulant en plusieurs exemplaires
Ecoulement du temps
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