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Mise en oeuvre d'une solution informatique pour l'optimisation de la gestion des ouvrages dans une bibliothèque


par Martin BUKASA KABONGO
Institut supérieur de statistique - Graduat 2010
  

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1.5. Etude des documents

1.5.1. Présentation des documents

La bibliothèque de l'Hôtel des monnaies n'utilise pas beaucoup de documents. Nous avons trouvé ces quelques documents que nous présentons :

* Un registre d'enregistrement qui est un cahier quadrillé de format A2 dans lequel on enregistre tous les mouvements des ouvrages c'est-à-dire la date de la sortie d'un ouvrage, le nom de l'emprunteur, sa direction et son numéro de téléphone bureau. Au retour de l'ouvrage, on enregistre dans le même cahier.

Le registre d'enregistrement

Date d'emprunt

Numéro de l'ouvrage

Titre de l'ouvrage

Nom de l'agent emprunteur

Date de retour

signature

 
 
 
 
 
 

· La fiche de prêt qui est un document qu'un emprunteur rempli lorsqu'il veut emprunter un ouvrage, une fiche dans laquelle l'agent doit mentionner son nom, son matricule, sa direction, son service, son numéro de téléphone bureau, le numéro de rangement de l'ouvrage, l'auteur qui a pu écrire cet ouvrage, son titre, la date d'emprunt ainsi que sa signature.

Sur la fiche y est mentionnée la durée de prêt qui est quatorze jours.

Fiche de prêt (ouvrage)

Banque Centrale du Congo Banque Centrale du Congo

Hôtel des Monnaies Hôtel des Monnaies

N.B. : Durée de prêt 14 jours N.B. : Durée de prêt 14 jours

Nom de l'emprunteur : Nom de l'emprunteur :

Matricule : Matricule :

Direction : Direction :

Service : Service :

Extension : Extension :

N° de rangement : N° de rangement :

Auteur : Auteur :

Titre de l'ouvrage : Titre de l'ouvrage :

Date d'emprunt : Date d'emprunt :

Signature : Signature :

1.6. Présentation du schéma de circulation des informations

Agent (100)

Bibliothécaire (200)

Responsable hiérarchique (300)

101

101

204

 
 
 

- RM

suivi des agents non en règle

 
 

CS

201

201

102

Catalogue

102

Jet

 
 
 

102

- remplissage jeton

202

Jet

202

102

- transmission jeton au réceptionitse

 

- Réception du jeton rempli

- Recherche des livres choisis dans les rayons

- Elaboration de la fiche de prêt en deux exemplaires

- Transmission d'une fiche de prêt plus les livres à l'agent

- enregistrement des emprunts dans le cahier registre

 

- 1033

Réception fiche de prêt

FP

Jet

103

-

104

 
 

FP

 

- vérification fiche de prêt

- réception des livres empruntés

- estampillage fiche de prêt

104

quatorze jours après le prêt l'agent se présente à la bibliothèque avec les livres empruntés et la fiche de prêt

FP

105

-

 
 

FP

203

203

RM

Transmission d'un exemplaire au responsable hiérarchique

 
 

FP

105

Réception fiche de prêt estampillé

301

 
 
 
 

Diagramme de flux

B1

Bibliothèque

Agent

A1

B2

R2

A2

R1

Responsable hiérarchique

Matrice de flux

Vers

De

Agent

Bibliothèque

Responsable hiérarchique

Agent

 

A1

A2

Bibliothèque

B1

 

R2

Responsable hiérarchique

R1

R2

 

1.61. Symboles et abréviations utilisés

: Archivage d'un document

- c s : carte de service

- r : registre ou cahier dans lequel on enregistre les ouvrages prêtés.

- R M : rapport d'activités mensuelles ou rapport des mouvements des ouvrages

- F.p : Fiche de prêt des ouvrages

- Jet : jeton sur lequel nous mettons le numéro des ouvrages que nous avons besoin de lire

- Cat : catalogue dans lequel figure tous les ouvrages de la bibliothèque

- N

Provenance d'un document du poste dont la tâche est renseignée par le numéro

- Document circulant en un seul exemplaire

N

- Destination d'un document au poste dont la tâche est renseignée par le numéro

- Document ne circulant pas

- Document à classer temporairement

- Symbole d'archivage

Document circulant en plusieurs exemplaires

Ecoulement du temps

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