· Permet l'édition des états, permettant le
suivi, le contrôle et l'analyse de la situation comptable ;
· Lors du traitement informatique, les écritures
comptables sont centralisées et regroupées sur plusieurs lots
;
· Editions des états synthétiques d'une
manière continue et en temps réel ;
· Un suivi instantané de toutes les
opérations comptables des centres.
· Possibilité de consulter les informations sur
les origines, les types et les références, afin de remonter
à l'origine des mouvements de type STAT ou des mouvements en devise
comptable en utilisant l'état « Analyse des comptes ».
· Possibilité de faire apparaître les
écritures concernant les comptes demandés, ainsi que les soldes
d'ouverture et de clôture de ces comptes. Pour chaque écriture, il
indique l'original, le type, le nom du lot, le numéro de la
pièce, le compte, la description, les informations de
référence sur la pièce/ligne/origine, ainsi que le montant
débiteur ou créditeur.
· Possibilité de justifier les comptes en analysant
les fiches individuelles (Grand livre) et la balance qui présente la
liste de tous les comptes utilisés dans le journal et le grand livre.
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2- Modification et contrepassation :
· Possibilité de générer
automatiquement des pièces répétitives (provisions,
abonnement, pièces statistiques qui servent à effectuer les
répartitions), les imputer et éventuellement les contrepasser
automatiquement sur la période suivante
· Possibilité de contrepasser les écritures
automatiquement, utilisées en particulier dans les cas suivants :
U Annulation d'une pièce erronée
déjà imputée ;
U Reprise en début de période des provisions et
abonnements constitués dans la période
précédente. Cette reprise se fait automatiquement
lorsque le type de pièces est ainsi paramétré.
La contrepassation peut être obtenu soit en inversant
le débit et le crédit des lignes da la pièce, soit en
inversant les lignes des montants. Lorsqu'il s'agit d'annuler une pièce
imputée de manière erronée il est évidement
conseillé d'opter pour la deuxième solution.
3- Clôture :
· Automatisation mensuelle des écritures de
provision, de stocks, abonnement avec contrepassation automatique en
période suivante
· Clôture mensuelle, de même niveau de
qualité que la clôture annuelle
· Consolidation mensuelle du périmètre Oracle
application
Un autre avantage aussi important est à signaler. Chacun
des acteurs pourra suivre le déroulement de la clôture
indifféremment qu'il soit sur site ou éloigné.
Les responsables auront en permanence une vue d'ensemble sur
l'état d'avancement de la clôture. Ils auront, par suite, une
idée précise sur les sources de retards, de goulots
d'étranglements et de litiges s'ils existent. Ainsi, ils pourront
intervenir à tout moment pour rectifier le déroulement du travail
et réaffecter les tâches si nécessaire.
Vu la taille du Groupe OCP et des dossiers manipulés
lors de chaque clôture, il ressort de l'évidence que l'archivage
et la recherche des dossiers présentent un problème non
négligeable. Par ailleurs, le Workflow offre un moyen simple de
préserver l'intégrité des dossiers gardés sous
format électronique. Les fichiers seront indexés pour faciliter
la recherche après archivage. Aussi, pourrait-on économiser
l'espace réservé aux archives et éviter la perte des
dossiers.
Tous les avantages précédemment cités vont
se répercuter sur les délais de la clôture.
IV-6 ORACLE APPLICATION PA : Gestion des projets
Le module présente les avantages suivants :
· Décentralisation de la saisie des documents
budgétaire (DIB, DAE,~etc.) ;
· Ajout des rubriques supplémentaires pour mieux
assurer le suivi des crédits (par projet, nature, destination, rubrique,
enveloppe, devise,...) ;
· Codification séquentielle de chaque crédit
et allocation de ce même numéro aux AE concernés ;
· Edition des tableaux de bord d'investissement et gros
travaux ;
· Possibilité de transférer les montants d'un
lot à un autre sans dépasser le montant global de la DIB ;
· Possibilité de reclasser les
échéanciers de réalisation et de paiement des lots de la
DIB ;
Au niveau des fonctionnalités, il a les avantages
suivants :
U Création des projets à partir des modèles
prédéfinis ou de ceux déjà établis en
créant des copies. Il existe cinq modèles :
> Projet ou acquisition de matériel ;
> Achat de terrains ;
> Cessions inter-filiales ;
> Production à soi même ;
> Gros travaux.
U D'avoir un seul numéro de projet au niveau OCP ;
U De créer les taches et les sous-taches du projet ;
U De mettre à jour la DIB en cas d'insuffisance par la
DIB complémentaire ;
U De réviser les montants des budgets de la DIB report
sans excéder le montant total de la DIB initiale par la création
d'une nouvelle version ;
U D'annuler une ou plusieurs taches d'une DIB ou de diminuer
leurs montants, sans l'annuler Totalement ;
U De mettre à jour la DAE-P en augmentant par la DAE-C ou
en diminuant par la DAE-N les montants des taches.
