IV- FONCTIONNEMENT D'ORACLE APPLICATION AR :
Oracle AR est un module destiné à la gestion des
clients. Il est en interaction avec les autres modules. La gestion des clients
constitue un processus clé pour de nombreuses entreprises
engagées dans l'amélioration de leur service client,
l'accélération des flux administratifs et la réduction des
risques. Les rubriques essentielles du module AR sont : Client, Mouvement,
Règlement, Recouvrement, et Reporting.
1- Clients : Oracle AR offre de larges
possibilités pour rechercher un client.C'est un récapitulatif des
différentes informations saisies au niveau des clients (numéro,
nom, adresses, classe de profil, etc.).
Voici l'écran que le module Oracle AR propose pour
définir un client :
Figure 30 : Ecran de définition des
clients.
2- Mouvements :
On utilise les types de mouvement pour définir les
schémas comptables relatifs aux notes de débit, avoirs,
crédits en compte, reliquats, contrats, et factures qu'on crée
dans Oracle AR. Les types de mouvement déterminent également si
les mouvements mettent à jour les soldes des clients et si Oracle AR
impute ces mouvements dans Oracle GL, en tenant en compte des options de
transport et
le calcul de la TVA.
3- Règles de facturation :
On utilise les règles de facturation pour
déterminer à quel moment on constate les créances client
dont les factures s'étendent sur plusieurs périodes comptables.
Ces règles s'appliquent à l'entête de chaque facture et
déterminent :
· Le schéma comptable utilisé.
· La date de la facture.
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Oracle AR propose les règles de facturation suivantes :
Facturation anticipée : Date de la
facture de la première période comptable et mouvemente une
clé « Produits constatés d'avance ».
Facturation à échéance : Date de la
facture de la dernière période comptable et mouvemente une
clé « Factures à établir ».
Règles de comptabilisation : On utilise les
règles de comptabilisation pour définir les
échéanciers de constatation des produits pour les lignes de
facture. Oracle AR propose deux types de règles comptables :
· Comptabilisation à durée fixe.
· Comptabilisation à durée variable.
4- Règlement :
On définit des adresses de règlement pour indiquer
aux clients où ils doivent envoyer leurs
paiements. Chaque facture doit comporter un site de
règlement. Oracle AR imprime automatiquement l'adresse de
règlement sur les relevés et relances.
a- Saisie et mise à jour des factures :
En plus de la saisie des factures standards, Oracle AR donne la
possibilité de créer automatiquement des factures pour des biens
ou des services qu'on fournit périodiquement aux clients. Par exemple,
on doit facturer les clients pour des services ou des produits fournis une fois
par mois pendant deux ans, mais on ne désire pas créer
manuellement une nouvelle facture mensuelle. En créant des copies de
factures, on peut créer rapidement un groupe de factures qui partagent
les mêmes caractéristiques.
b- Saisie des notes de débit : Les
notes de débit se définissent de la même manière que
les factures.
c- Saisie et lettrage des avoirs :
Créer des avoirs sert à réduire le solde dû
pour un mouvement (factures, notes de débit ou contrats). Lorsqu'on
crédite un mouvement, Oracle AR crée les pièces comptables
nécessaires et annule les commissions affectées aux vendeurs.
Oracle AR permet de créditer une facture entière
ou des lignes spécifiques d'une facture. On peut également
créditer le transport correspondant à une facture entière
ou seulement à des lignes spécifiques d'une facture.
4- Phases de règlement : Cette phase
revient à définir les éléments suivants :
· Les banques de remise.
· Les classes de règlement.
· Les modes de règlement.
· Les origines des lots de règlement.
· Les ventilations comptables.
· Les types d'événements.
· Les transmissions bancaires.
a- Banques de remise : La définition
des banques permet d'enregistrer les comptes bancaires internes dont nous
sommes les titulaires pour recevoir les règlements de nos clients ainsi
que les comptes bancaires externes pour les affecter aux clients.
b- Classes de règlement : On
définit les classes de règlement pour déterminer les
étapes obligatoires du traitement des règlements auxquels on
affecte les modes de paiement d'une classe. Ces étapes incluent
l'acceptation, la remise en banque et le rapprochement.
c- Modes de règlement : Oracle AR
utilise les modes de paiement pour comptabiliser les pièces et les
lettrages de règlements. Les modes de paiement définissent
également les informations sur les banques de remise d'un client.
d- Ventilations comptables : On
définit des ventilations comptables pour enregistrer les
règlements se rapportant à des documents autres que des factures
(encaissements divers). Par exemple, les remboursements, les revenus des
intérêts et les revenus des investissements.
e- Types d'événements : On
définit les types d'événements pour obtenir par
défaut des informations comptables pour les mouvements d'encaissements
divers, d'intérêts de retard, de reliquats et d'ajustements. Un
type d'événement détermine l'utilisation ou non d'une
ventilation comptable ou d'un compte GL.
f- Transmissions bancaires : A ce niveau, on
utilise l'interface règlements pour importer de la banque un fichier de
règlements et éventuellement procéder au lettrage. Oracle
AR donne également la possibilité de décrire la taille,
l'ordre et le format de chaque enregistrement dudit fichier.
g- Règlements manuels : Oracle AR
définit quatre statuts possibles d'un règlement :
· Complètement lettré :
le montant du règlement est égal à celui du
mouvement.
· Non lettré : le montant du
règlement est supérieur strictement à celui du
mouvement.
· Le mouvement n'est pas
identifié.
· Le client n'est pas
identifié.
Oracle AR définit lors de la saisie des règlements
manuels, deux types de lettrage :
'7 Lettrage direct.
'7 Lettrage express : utilisé pour
saisir et lettrer rapidement les règlements en ne fournissant que le
minimum d'informations. Le lettrage express apporte un niveau de contrôle
supplémentaire lors de la saisie de grands volumes de règlements,
parce qu'il n'affecte pas immédiatement le compte du client. Les soldes
des comptes clients ne sont donc mis à jour qu'après le lancement
du programme d'imputation.
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5- Recouvrement :
'7 Cycles de relevés : On
définit les cycles de relevés pour déterminer la
fréquence d'émission des relevés destinés aux
clients. On saisit les cycles de relevés lorsqu'on définit ou
modifie des classes de profils pour un site ou un client dans la fenêtre
Classes de profils clients.
1' Cycles de relance : Oracle AR propose un
cycle de relance intitulé « STANDARD ». Ce cycle inclut trois
lettres de relance intitulées STANDARD 1 à 3, dont le
degré d'urgence va en s'accroissant. On peut utiliser ce cycle de
relance, ou définir un propre cycle en utilisant des lettres de relance
et des paramètres de lettres de relance différents.
'7 Messages catalogués : On
définit des messages catalogués qu'Oracle AR doit imprimer en bas
des relevés clients. On peut utiliser ces messages pour informer les
clients de promotions particulières ou pour personnaliser les
relevés.
'7 Relevés : On utilise les
relevés pour communiquer aux clients les activités relatives aux
factures, notes de débit, reliquats, acomptes, règlements,
crédits en compte, avoirs et ajustements. Oracle AR imprime
également les informations sur les jours de retard de nos clients en
fonction des catégories de balance âgée dont le type est
Balance âgée des relevés. On peut personnaliser les
relevés avec des messages dans la fenêtre Message standard.
1' Lettres de relance : Oracle AR propose
deux méthodes de création des lettres de relance. On peut soit
utiliser l'une des dix lettres de relance fournies par Oracle AR
(intitulées USER 1-10), soit créer des propres lettres
personnalisées dans la fenêtre Lettres de relances.
'7 Catégories de balance âgée :
Ce sont des périodes qu'on peut utiliser pour consulter les
comptes clients non soldés et éditer des états qui les
concernent.
On utilise les états de balances âgées
pour consulter les informations sur les mouvements non soldés. Ces
états peuvent imprimer à la fois des informations
détaillées et de synthèse sur les factures actuelles et
échues, les notes de débit et les reliquats du client.
Oracle AR permet de consulter des informations sur les
mouvements non soldés en fournissant les états de balances
âgées par compte, par montant et par responsable de recouvrement
et vendeur
Remarque : Le lien entre une facture
annexe et sa facture mère est assurée par la
fonctionnalité de CUF (Champ Utilisateur Flexible). A cet égard,
on peut placer un CUF dans chacune des deux factures. Par exemple, le CUF de la
facture mère peut contenir le numéro des factures annexes qui lui
sont rattachées.
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