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La pratique du contrôle interne dans une EMF: cas du crédit mutuel SA

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par Henri EMALIEU
Université de Douala - Master1 2010
  

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CHAPITRE IV : CONCEPTION D'UN MANUEL DE PROCEDURE

SECTION I : PROCEDURE DE CAISSE

Remplir le bordereau de versement manuel par le client en respectant les coupures

Encaissement des fonds par la caissière qui prendra le soin de vérifier la véracité des billets par un détecteur de faux billet, effectuer un contrôle à l'unité et par coupure

L'établissement d'un bordereau informatique établi en deux exemplaires par la caissière

ou un bordereau d'encaissement manuel établi en trois exemplaires dans le cas d'indisponibilité du système informatique.

Le bordereau de versement doit être signé par la caissière et contresigné par le client.

L'original du bordereau informatique doit être remis au client après avoir tamponner du cachet reçu et l'autre copie jointe au bordereau manuel préalablement rempli par le client et saisie directement dans son compte par la caissière. Pour le bordereau d'encaissement manuel, la caissière remet également l'original premier exemplaire au client, le second d'exemplaire est coupé et joint au bordereau de versement manuel préalablement établi par le client et saisie directement dans son compte par la caissière et enfin le dernier exemplaire est conserves dans le carnet contenant les bordereaux pré numérotés

CAS DE LA BRI

SECTION II : PROCEDURE DE CONTROLE DES ENGAGEMENTS : UNE EXPERIENCE MISE EN OUEVRE A LA BRI

Administration du crédit.

Les questions qui suivent permettent d'évaluer si l'information sur le client a été correctement collectée et traité.

· La demande de crédit est elle correctement remplie et complète ?

· Le dossier de crédit est-il complet, par exemple contient -il toutes les informations sur l'identité de l'emprunteur ?

· Les procédures d'autorisation ont - elles été respectées ? par exemple si le montant du prêt était plus élèves que le plafond autorisé par l'agence, les signatures requises ont-elles été obtenues ?

· Les tranches de remboursement et les intérêts ont - ils été calculés

· Les reçus contenus dans le dossier correspondent-ils au grand livre

Analyse du crédit

Les questions qui suivent permettent d'évaluer la pertinence de la décision de crédit :

· L'analyse de la demande de crédit a-t-elle été bien faite ? Vérifier cinq critères : profil, capital, situation économique, capacités, garantie. Cet examen permet de vérifier que l'information utilisée pour approuver le crédit justifiait bien la décision prise.

· La durée du prêt est-elle adaptée à l'activité du client ? Par exemple, la première tranche de remboursement dans le cas d'un prêt pour construction sera généralement versée 12emois après l'octroi. En répondant à cette question le contrôleur évalue la probabilité d'un remboursement à l'échéance en comparant les flux de trésorerie anticipés de l'entreprise client au calendrier de remboursement du prêt.

· Les calculs réalisés pour justifier la décision de crédit sont - ils corrects ? (par exemple calcul du fonds de roulement prenant en compte la rotation du stock)

· Le dossier contient t-il tous les éléments requis ? Notamment reçus de remboursement, titre foncier, documents prouvant la propriété des éventuels garanties fouines. Cet examen permet de déterminer si le processus d'approbation du crédit a respecté la politique définie.

Remboursements.

Les questions qui suivent permettent d'évaluer la fiabilité des informations portant sur la qualité du porte feuilles.

· La date et le montant des remboursements ont - ils été correctement enregistrés ? Cette vérification consiste à comparer les registres du client avec ceux de l'agent crédit et ceux de L'IMF pour s'assurer que l'information est cohérente et fiable. Dans le cas contraire, le contrôleur identifie la source de l'erreur et cherche à savoir s'il s'agit d'une erreur involontaire ou au contraire intentionnelle en discutant avec les employés et les clients.

· Si l'institution accepte des remboursements partiels, le solde de la tranche apparaît - il en impayé ? Beaucoup d'IMF n'autorisent pas des remboursements partiels à cause de la complexité de gestion qu'ils représentent et pour maintenir l'intégrité de leur système d'information comptable. Dans le cas de crédit de groupe, accepter les remboursements partiels peut nuire à la structure de caution solidaire. Si les remboursements partiels sont autorisés, le contrôleur vérifie que les rapports sur la qualité du portefeuille font bien apparaître la particularité de ces remboursements, c'est-à-dire ne les traitent pas comme des remboursements normaux.

· Les chèques postdatés utilisés pour rembourse des prêts ont-ils été honorés et permis le remboursement prévue ? Certains IMF demandent à leurs clients de leur remettre des chèques postdatés qui sont déposés à la banque à la date d'échéance. Ces IMF doivent toutefois s'assurer qu'elles n'enregistrent ces remboursements que lorsque le chèque a été encaissé et qu'elles n'enregistrent ces remboursements que lorsque le chèque a été encaissé et qu'elles font rapidement les ajustements nécessaires sur les comptes pour lesquels n'ont pas pu être encaissées

· Les prêts ont -ils été refinancées, c'est à dire remplacées par un nouveau prêt ? Si c'est le cas, cette pratique est -elle reflétée dans le système d'information de gestion ? Beaucoup d'IMF n'autorise le refinancement des prêts à cause de la difficulté de suivi qu'ils représentent. Les prêts refinancés ne doivent pas être traités de la même manière que les prêts à jour dans le system d'information de gestion. L'EMF doit s'assurer que son SIG est doté d'un mécanisme simple permettant de distinguer les prêts refinances des prêts à jour afin d'éviter toute confusion et garantir la transparence du rapport sur la qualité des crédits.

· En cas d'impayés, une garantie a-t-elle été saisie ? La valeur réelle de cette garantie a-t-elle été enregistrée ? Il arrive souvent que la valeur de la garantie change ou soit initialement surestimée par l'agent de crédit. Au moment de la saisie, l'IMF doit s'assurer qu'elle enregistre bien la valeur réelle de la garantie saisie, ainsi que le montant que l'institution est susceptible de retirer de sa vente pour solder le prêt. Si la valeur de la garantie saisie n'est pas suffisante pour couvrir le solde du prêt, l'IMF doit alors enregistrer le solde comme perte ou comme montant restant du par le client, selon la politique de l'institution.

· Les employés peuvent-ils falsifier les dossiers des clients dans le système d'information de gestion ? La plupart des grandes institutions de microfinance ont des systèmes d'informatiques qui restreignent l'accès des employés aux dossiers des clients à leur strict domaine d'opération. Le contrôleur doit s'assurer que les dossiers présentent une image fidele de l'histoire des clients, la meilleure façon de la faire dans une IMF étant de rendre visite aux clients.

Contrôle des provisions

Les contrôleurs examinent l'exposition au risque due à une mauvaise politique de provision sur créance douteuse ou à une mauvaise gestion des recouvrements. Les provisions doivent correspondre aux échéances. Les prêts doivent être pondérés en fonction du risque qu'ils représentent suivant un processus systématique d'évaluation de leur qualité. Les microcrédits étant généralement à court terme, la provisionnement doit être plus prudent au sein des IMF qu'au sein des institutions financières traditionnelles. Par exemple, un microcrédit d'une durée de trois mois en retard de 60 jours présente probablement un risque plus grand qu'un prêt à cinq ans en retard de 90 jours. Le contrôle de la politique de provisionnement comprend les étapes suivantes :

· Examiner le processus de consolidation de l'information contenue dans les rapports pour vérifier l'exactitude de la classification des prêts, c'est-à-dire sa conformité à la balance d'âgée. Les contrôleurs ne doivent pas en tenir aux seules données chiffrées figurant dans ces rapports mais doivent vérifier que la qualité du portefeuille de crédits est documentée de manière fiable et que l'évolution des impayés est transparente.

· S'assurer que les provisions sont adéquates et conformes à la politique définie. Les contrôleurs doivent vérifier que les provisions ont par le passé suffi à couvrir les pertes sur les créances irrécouvrables réelles. Dans le cas contraire, les contrôleurs doivent porter cette lacune à la connaissance de la direction afin que celle - ci puisse modifier la politique de provisionnement.

· Vérifier l'authenticité des prêts par l'intermédiaire des visites aux clients et valider les causes de non remboursement préalablement à l'abandon de créances. Ce n'est qu'en discutant des crédits avec les clients que l'IMF est en mesure de découvrir les prêts fantômes et d'autres types de fraude. En outre, l'IMF peut exploiter l'information collectée par les auditeurs sur les causes d'impayés pour améliorer le produit et les procédures de prêt de façon à réduire le risque dans le futur.

Abandons de créances

Les IMF doivent définir un calendrier d'abandon de créances pour les crédits présentant un solde résiduel et un retard de remboursement supérieur à un certain nombre de jour. Bien que les crédits passés en perte puissent encore générer des revenus pour l'IMF, ils sont particulièrement vulnérables à la fraude et à la mauvaise gestion du fait qu'ils n'apparaissent plus au bilan.

Le processus d'abandon des créances comprend les étapes suivantes :

· Examiner les écritures du grand livre correspondant aux abandons de créances depuis le dernier contrôle et vérifier que les procédures d'autorisation ont été respectées. Une augmentation des abandons de créances peut être un signe de fraude ou de mauvais contrôle du risque crédit. Les contrôleurs doivent identifier la cause de tout changement significatif du montant des abandons de créances.

· Vérifier le bon traitement des remboursements effectués sur des crédits déjà passés en perte. Tout remboursement versé après l'abandon de la créance correspondante est particulièrement vulnérable à la fraude, car les agents de crédit peuvent le collecter sur le terrain et ne pas l'enregistrer une fois le retour dans l'agence. Une fois encore, ce n'est qu'en rendant visite aux clients après l'abandon de créances que les auditeurs peuvent contrôler qu'il n'y a pas eu détournement.

· Détecter la présence éventuelle de charges de recouvrement excessives ou fictives. Comme pour les autres charges, les contrôleurs doivent vérifier les montants dépensés pour le recouvrement et estimer si leur niveau est raisonnable.

· Le cas échéant, s'assurer que les garanties sont vendues à leur prix maximum. Les contrôleurs doivent vérifier la procédure utilisée pour vende les garanties et s'assurer que les employés des agences ne reçoivent pas de pots de vin ou d'autres avantages pour vendre les biens en dessous du prix du marché

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"Nous voulons explorer la bonté contrée énorme où tout se tait"   Appolinaire