I-2.3.2 La tenue de la caisse
· Encaissements d'espèces
Il s'agit de l'encaissement des règlements des ventes. Le
caissier acquitte les copies de facture de vente.
Il peut s'agir enfin des espèces retirées d'un
compte bancaire local et versées en caisse pour les dépenses
courantes. Le caissier établit le document de retrait d'espèces
que doivent signer les responsables qualifiés de l'organisation.
· Décaissement d'espèces
La caisse est utilisée pour effectuer des
règlements en espèces des dépenses courantes. Ces
dépenses doivent être autorisées par le responsable
qualifié de l'organisation. L'autorisation est
matérialisée par un bordereau de paiement ou bon de caisse, et
par l'apposition sur celle-ci suivie de la signature au visa.
Le contrôle de caisse est réalisé par un
responsable qualifié qui doit assurer, au moins une fois par mois, de
façon inopinée, que le solde du journal caisse est conforme
à l'encaisse réelle. Ce contrôle est
matérialisé par un procèsverbal signé du caissier
et du contrôleur.
I-3. La mise en place des différentes
pièces comptables
Ces différentes pièces comptables qui ont
été mise en place (annexe 4), lors de notre passage au sein du
service administratif financier de CROCO Conseil sont :
- le bordereau de paiement ;
- le bulletin de paie ;
- les pièces justificatives de banque ;
- le bon de commande.
I-4. La Participation à l'élaboration
des états financiers
Notre participation à l'élaboration des
états financiers de CROCO Conseil consistaient à :
- a recenser et vérifier les pièces justificatives
avec les
enregistrements au niveau des journaux et de la fiche
d'imputation comptable ;
- établir le plan d'amortissement des biens
immobilisées ;
- détecter les erreurs d'écriture comptable commis
lors de leurs
enregistrements dans le but de les corrigés ;
- établir le compte de résultat et du bilan de
clôture de
l'exercice écoulée ;
- rédiger un rapport financier de l'exercice.
II. LES REMARQUES ET LES SUGGESTIONS
Toute notre gratitude va à l'endroit du cabinet CROCO
Conseil pour l'effort consenti à offrir des stages aux étudiants
(es) en fin de cycle désirant connaitre la réalité du
milieu professionnelle, nous avons constatées et relever certains points
qui pourraient améliorer le niveau de son organisation et de son
information comptable aux décideurs et responsables de ladite
structure.
II-1. Les remarques
Nos remarques se résument aux points ci-après :
- nous avons remarqué que l'organisation de la
comptabilité à
CROCO Conseil est conçue suivant les prescriptions de la
loi régissant le droit comptable de l'OHADA et du SYSCOA ;
- en rapport avec les autres services, la structure du service
administratif-financier est conçue de manière à faciliter
le circuit des documents comptables si bien que ceux-ci parviennent à la
comptabilité dans les 72 heures qui suivent les faits comptables ;
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Rapport de stage présenté par
Mélaine Imavrai DAMOSSA--MBAMBA
- nous avons remarqué par ailleurs que le service
administratif-
financier ne dispose pas d'un logiciel de comptabilité
pour le traitement de ses différentes opérations comptables
journalières, mensuelles et annuelles ;
- le service administratif-financier n'a pas une politique de
la
gestion prévisionnelle de la trésorerie ;
- la non formalisation de certaine procédure comptable
et
financier mise place par le service en charge et la direction
;
- nous avons constaté que les comptes ne sont pas
analysés et justifiés de manière régulière ;
ce qui entraîne un encombrement en fin d'année rendant difficile
la détection des erreurs et les omissions ou fraudes commises. Par
ailleurs ;
- le service administratif et financier s'occupe des
opérations
des caisses. Nous pensons à ce sujet que, si la
Direction de CROCO Conseil confiait ce type d'opération à une
secrétaire comptable dans la division de travail, le système de
contrôle interne pourrait être plus rassurant.
II-1. Les suggestions
Cependant comme toute organisation humaine à des
faiblesses qui entravent sa bonne marche, nos suggestions portent sur les
points suivants :
- l'élaboration d'un budget prévisionnel annuel en
vue
d'assurer une bonne politique financière ;
- l'acquisition d'un logiciel de gestion. Par exemple : Ciel
compta ou SAGE permettra au service administratif et financier
de bien passer les écritures comptables en vue d'éviter des
erreurs et aussi d'être opérationnel dans le traitement des
données financières ;
- les travaux d'analyse et de justification ne peuvent
être
correctement effectués que dans la mesure où les
applications développées au niveau du traitement informatique
sont performantes et permettent au service administratif et financier de
disposer dans les délais raisonnables des états comptables
nécessaires aux analyses ;
- la nécessité d'une analyse et d'une justification
régulière des
comptes en cours d'année. Ces travaux d'analyse et de
justification des comptes en cours d'année sont essentiels car ils
permettent d'assurer la maîtrise des comptes de l'entreprise et
contribuent à la production d'états fiables, de détecter
rapidement des erreurs, omissions ou fraudes commises et d'établir dans
les délais raisonnables, des états de fin d'année. Il est
important de rappeler que le solde après justification d'un compte doit
être contrôlé au niveau du contrôle interne de
l'entreprise (par exemple le solde d'un compte client avec la situation de ce
client par le service administratif-financier) et au niveau externe par la
confirmation du solde par le tiers concerné. Les différentes
étapes de la justification des comptes par le service
administratif-financier peuvent être résumées comme suit
:
o analyse et justification des soldes des comptes à une
date donnée,
o demande de confirmation de solde auprès des tiers
(clients, fournisseurs, État).
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Rapport de stage présenté par
Mélaine Imavrai DAMOSSA--MBAMBA
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