Paragraphe 2 : Organisation générale et
fonctionnement
I. Organisation
La structure interne de PUMA ENERGY BENIN comprend les organes
ci-dessous :
Ø une Direction Générale,
Ø un département Aviation,
Ø une direction commerciale,
Ø une direction des opérations,
Ø une direction H.S.E,
Ø un département administratif,
Ø un département des ressources humaines
II. Fonctionnement
Ø Directeur
Général :Chargé d'implanter PUMA Energy au
Bénin, son but est d'atteindre les objectifs fixés par
l'entreprise. Pour ce faire, il s'assure du bon développement de la
filiale sur le marché local et de la bonne rentabilité de
celle-ci, pour le siège social. Ses missions sont donc comparables
à celles du directeur de la société, mais au niveau de la
filiale : il élabore la stratégie et veille à sa bonne
application, choisit les produits et les services fournis, ainsi que le
marché ciblé.
Ø Aviation Manager :Le Directeur
du dépôt Aviation gère les opérations du
département de l'aviation (PUMA Aviation). Il a en charge la gestion du
dépôt, les opérations d'approvisionnement du
dépôt, de stockage, de remplissage des camions pour la
distribution du Jet A-1 aux avions.
Ø Sales Manager :Le Directeur des
ventes définit les objectifs de vente, il aide l'équipe de vente
à déterminer les opportunités à exploiter, ainsi
que le temps et les efforts à consacrer à divers clients ou
clients potentiels. Il conçoit et met en oeuvre un plan de vente
stratégique qui élargit la clientèle de la
société et lui assure une forte présence sur le
territoire, il présente des rapports sur les ventes, les revenus et les
dépenses et des prévisions réalistes à
l'équipe de direction.
Ø Senior Operation Manager :Le
Directeur principal des opérations est le responsable du Directeur des
opérations. C'est lui qui le sélectionner, le gère et
l'encadre efficacement. Il met en place un modèle de communication et
d'engagement bien défini qui s'assure que toutes les équipes
comprennent la performance de l'entreprise.
Ø Operation Manager :Le Directeur
des opérations gère les opérations globales et est
responsable de la gestion efficace et réussie de la main-d'oeuvre, de la
productivité, du contrôle de la qualité et des mesures de
sécurité établies et définies pour le service des
opérations. Il s'assure de la gestion sûre et efficace des
opérations. Il améliore les procédures
opérationnelles, les systèmes et les principes dans les domaines
de la circulation et de la gestion de l'information, des processus
opérationnels, de l'amélioration des rapports de gestion et
rechercher des opportunités d'extension des systèmes. Il
Supervise l'inventaire, la distribution des biens et la disposition des
installations.
Ses responsabilités peuvent inclure les entretiens, la
sélection et l'embauche ; former les nouveaux et les anciens
employés ; planifier, assigner et diriger le travail ; rédiger et
discuter avec les employés des évaluations du rendement ; aborder
le rendement des employés et les plans de mesures correctives ;
motivation et récompenses des employés.
Ø H.R Advisor :Le conseiller en
ressources humaines travaille avec les équipes de ressources humaines du
siège de PUMA Energy.
Il a pour mission d'assurer le management
général des ressources humaines de PUMA Energy
Bénin ; d'élaborer et de mettre en oeuvre la politique des
ressources humaines de l'entreprise et d'assurer la conformité
juridique; de résoudre les problèmes de relations avec les
employés ; de conseiller sur l'embauche et le développement
des employés ; de rechercher et recommander des méthodes
d'évaluation du rendement (p. Ex. Systèmes d'évaluation
des employés) ; de répondre aux demandes des employés
et aux problèmes potentiels ; d'oeuvrer à l'application de
la législation sociale en vigueur et à mener des enquêtes
internes pour recueillir les commentaires des employés afin
d'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise.
Ø ExecutiveAdministrator :Le
responsable administratif sert de point de contact pour tous les
employés, leur fournissant un soutien administratif et la gestion de
leurs requêtes. Ses tâches principales incluent la gestion du stock
de bureau, la préparation de rapports réguliers (p. Ex. les
dépenses et les budgets de bureau) et l'organisation des archives de
l'entreprise.
Ø Chargé des
opérations :Le chargé des opérations est
responsable du pilotage des contrats stratégiques, tant par le respect
des engagements que par la gestion financière de ces contrats. Il valide
les propositions techniques et veiller à l'équilibre
budgétaire, participe à l'élaboration des contrats et des
conventions de service.
Ø PUMA Loading Master : Le
Responsable principal du chargement est l'opérateur maritime qui
supervise le mouvement des produits pétroliers entre les navires
citernes, les barges et le terminal pendant que le navire est amarré
à quai. Il veille à ce que tous les aspects réglementaires
concernant la protection de l'environnement et la sécurité
maritime soient respectés lors des opérations de transfert
maritime.
Ø H.S.E. Manager : Il prend
à sa charge la direction dans le numéro relatif aux règles
et directives HSE (Hygiène ; Sécurité et
Environnement). Il soutient la direction dans la définition des
rôles et responsabilités de l'organisation, en ce qui concerne les
aspects de sécurité, fournit la motivation et la familiarisation
de tout le personnel de l'entreprise à l'importance de se conformer aux
procédures du système de l'entreprise et à tout
l'équipement de sécurité fourni, réalise des audits
de sécurité internes et externes, participe aux enquêtes
d'accident / incident, réalise une analyse des statistiques d'accidents
/ incidents, identifie les tendances et suggère des plans
d'amélioration, fournit un soutien technique à la haute direction
sur tous les sujets liés à la sécurité, effectue
toute formation interne sur la sécurité, effectue des
évaluations de risques
Ø Supervisor&Operator : Les
Superviseurs sont tout d'abord des opérateurs, ce qui les
différencie des autres opérateurs c'est qu'eux sont des chefs
d'équipe.
Les opérateurs ont pour missions de réceptionner
le Jet A-1 provenant de la direction au port, de procéder aux analyses
de qualité du carburant, de s'assurer de l'absence de toute trace d'eau
dans le produit (Jet A-1), de veiller à livrer la bonne quantité
de carburant attribuée au bon avion, d'acheminer le Jet A-1 vers l'avion
à ravitailler en respectant les procédures de
sécurité, de surveiller la pression au niveau des tuyaux lors du
ravitaillement et d'effectuer la maintenance des véhicules et des tuyaux
de ravitaillement.
Ø Maintenance Agent : L'agent de
maintenance est le garant du maintien ou de la remise en état de marche
de tous les équipements. Il effectue le montage et l'installation des
équipements du dépôt, l'entretien régulier et les
réparations des matériels en cas de panne, le contrôle
périodique des éléments installés, communique avec
les opérateurs pour une éventuelle maintenance à
distance.
Au sein du dépôt Aéroport de PUMA Energy
Benin, lieu où j'ai effectué mon stage. Le staff est
composé de quinze (15) membres :
· Un Manager
· Une Assistante du manager
· Un Agent de maintenance
· Quatre équipes de deux membres chacune
· Deux agents de renfort
· Deux agents de renfort sous-traitants
Les horaires de travail se présentent comme
suit :
Le Manager, l'assistante du manager et l'agent de maintenance
travaillent de 8h-17h du lundi au vendredi.
Les membres des différentes équipes travaillent
24h/24 7j/7. Les agents en renfort travaillent 7/7 et les agents sous-traitant
en renfort travaillent 24/24 du lundi au vendredi.
Les quatre équipes travaillent dans la journée
selon un système de rotation par quart et effectue une rotation
après deux jours de repos. Elles sont accompagnées d'un agent en
renfort et d'un agent sous-traitant en renfort. Ce système est le
suivant :
Une équipe composée de deux membres (Un agent et
son Superviseur) travaille pendant 8h de 7h-19h. Cette équipe est
accompagnée d'un agent en renfort qui travaille pendant 8h de 11h-23h et
d'un agent sous-traitant en renfort qui travaille de 7h-15h.
Une autre équipe prendra le relais de 19h-7h. Elle est
accompagnée du même agent de renfort (celui du premier quart) et
d'un agent sous-traitant qui a commencé à 15h pour terminer son
service à 23h.
Ces deux équipes et l'agent en renfort travaillent
pendant deux jours de la même façon et après ils se
reposent pendant deux jours et sont remplacés par deux autres
équipes et un autre agent de renfort. Après cela, les deux
premières équipes reviennent mais en changeant leurs horaires
(ceux qui travaillaient de 7h-19h travailleront maintenant de 19h-7h et ceux de
19h-7h travailleront de 7h-19h).
Mais il arrive que certains agents travaillent plus de 8h,
cela dépend de la programmation des vols et aussi des saisons.
Pour l'exploitation de ses tanks, PUMA Aviation utilise un
système d'alternance avec pour attribution à un tank une
fonction, soit celle de réceptionner pour l'un et pour l'autre celle
d'être utilisé c'est-à-dire, si le tank 1 est le tank en
utilisation, le tank 2 sera celui de la réception. Dès que le
tank 1 ne pourra plus être en mesure de fournir en Jet A-1, le tank 2
devient celui d'utilisation et le tank 1 celui de réception.
Ce système de gestion est représenté dans
le tableau en dessous :
Tableau n°1: Etat des
Tanks
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Grade
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Jet A1
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N° Tank
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Tank 1
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Tank 2
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En réception (Receiving)
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En décantation (Settling)
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En service (In use)
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En attente (stand-by)
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Enquarantaine (Out of service)
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Stock en m3
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300 m3
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300 m3
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Source :PUMA Aviation
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