CHAPITRE 2 : LES
TRAVAUX DE L'ASSISTANCE COMPTABLE
Section 1 : Réception,
vérification et classement des pièces comptables
I- RECEPTION
L'assistance commence par la réception des
pièces comptables. Ce procédé a pour but de collecter
toutes les informations et documents qui nous serons nécessaires pour la
tenue de la comptabilité à savoir :
- les pièces comptables (factures, reçus,
...),
- les modes de règlements (chèques,
espèces,...).
II- VERIFICATION DES
PIECES COMPTABLES
Dès leur réception, les pièces comptables
sont contrôlées pour vérifier leur validité.
Il s'agit de vérifier :
- la sommation des montants pour s'assurer de leur
exactitude,
- vérifier l'authenticité du cachet et ou de la
signature,
- la conformité des pièces aux normes comptables
et fiscales,
- l'exactitude des calculs de TVA, etc.
Par cette vérification, l'on peut émettre des
réserves sur une pièce ou la valider.
III- LE
CLASSEMENT
1. Définition*
Classer c'est ranger, répartir par catégories ou
dans un ordre donné.
* Définition tiré du petit Larousse
2. Les types de
classement*
On
distingue plusieurs types de classement :
2-1 Le classement
alphabétique
Ce classement consiste à classer les dossiers par les
mots directeurs qui les désignent en respectant la succession normale
des lettres de l'alphabet.
2-2 Le classement
numérique
Le classement numérique nous permet d'attribuer un
numéro à chaque dossier, à chaque pièce ou à
chaque document et en classant dans le respect de la suite normale des nombres
entiers.
2-3 le classement alpha
numérique
C'est une combinaison du classement alphabétique et du
classement numérique. Elle consiste d'abord à repartir les
documents dans des classes alphabétiques pré-établis, puis
à l'intérieur de celles-ci leur attribuer un numéro selon
leur ordre d'arriver.
2-4 le classement
chronologique
Il est dérivé du classement numérique et
consiste à classer des documents dans l'ordre de la suite naturelle des
dates (année, mois, jour). Le document le plus récent doit
être toujours placé sur le dessus. C'est le type de classement
utilisé pour le classement en assistance comptable.
L'avantage de ce classement est qu'il est simple, le document
le plus récent est immédiatement visible et il est extensible
à l'infini.
2-5 le classement
géographique
Il est une combinaison du classement alphabétique et
idéologique. Il est idéologique car il est basé sur la
connaissance de la division d'un territoire en subdivision d'étendue
moins grande.
*cours de 1er année secrétariat,
professeur Mr
Il est alphabétique car dans chacune des divisions, les
subdivisions sont
classées alphabétiquement.
2-6 le classement
idéologique
Le classement idéologique ou analytique est basé
sur la connaissance de la division en sous sujets d'un sujet donné. Il
consiste à diviser un sujet principal en plusieurs sous sujets à
l'aide d'un plan préalablement préétabli.
2-7 le classement
décimal
Il est une combinaison du classement idéologique et
numérique.
3. Le classement des
pièces
Les pièces comptables sont regroupées par
natures et par ordre chronologique en fonction de leur date d'arrivée de
janvier à décembre et classées dans des classeurs
communément appelé chrono.
C'est ainsi que l'on a les classeurs des opérations
de :
- caisse,
- achat,
- banque,
- prestations de service.
A chaque pièce est attribué un numéro
d'ordre chronologique correspondant. Ce numéro sera un repère
pour ressortir la pièce du chrono de classement. Les chronos sont
renouvelables à chaque exercice et la numérotation reprend
à zéro. La numérotation se fait de façon manuelle
sur les pièces comptables et correspondent au numéro de
saisie.
Section 2 : Le Traitement comptables des
pièces
Le traitement est l'enregistrement des opérations selon
un système comptable donné ; il s'agit de l'imputation, la
saisie et la validation générale faite par le chef
d'équipe ou le chef de département.
Mais qu'est ce une pièce comptable ?quels en sont
les types ?
I- DEFINITION ET TYPES DE
PIECES COMPTABLES
1. Définition*
Une pièce comptable peut être définie
comme un document justificatif permettant à la comptabilité
l'enregistrement de l'opération. Elle matérialise les faits et
actes de la société vis-à-vis des tiers.
Elle constitue donc pour la société, un moyen de
preuve sur le plan fiscal, comptable, administratif et commercial. De ce fait
elle doit comporter des informations capitales.
2. Les types de pièce
comptable*
Les pièces de comptables sont de natures diverses. On
peut citer :
- les factures fournisseurs,
- les pièces de caisse,
- les avis de débit et de crédit,
- les relevés bancaires,
- les factures clients.
* Cours de comptabilité générale, par Mr
Vincent LOGOH
Informations utiles pour reconnaître une pièce
comptable
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Pièces comptables
|
Informations utiles
|
|
Factures
|
Date de création, numéro de la facture, nom et
adresse du client, désignation de l'opération, numéro IFU
et le montant
|
|
Chèques
|
Date de création, numéro, nom du tireur,
montant, signature
|
|
Pièces de caisse
|
Date de création, nom du bénéficiaire,
numéro, montant
|
Les pièces comptables subissent un traitement qui
comprend plusieurs étapes depuis leur réception jusqu'à
leur classement. Il s'agit de l'imputation, de la saisie et de la validation
générale faite par le chef d'équipe ou le chef de
département.
II- IMPUTATION DES PIECES
COMPTABLES
Imputer une pièce comptable, c'est enregistrer un flux
commercial, économique, ou financier à l'intérieur de
compte. Cela se fait soit par une fiche d'imputation ou directement sur la
pièce comptable. Elle est fait en conformité avec le plan
comptable de la société et par nature de la charge. A BTM le
plan comptable est inspiré du plan comptable SYSCOA et adapté aux
activités de la société.
1. Cas des achats
Le SYSCOA distingue trois types d'achat à savoir :
- les acquisitions de biens durables, assimilées
à des investissements ou à des
immobilisations ;
- les achats de biens consommables ;
- les achats de services.
Comptabilisation d'un achat
L'achat est un contrat verbal ou écrit entre un
fournisseur et son client au cours duquel le fournisseur décide de
vendre la marchandise à son client moyennant un règlement au
comptant ou un règlement à une échéance connue
entre les deux parties. Dans ce cas, l'imputation comptable consistera à
débiter le compte de charge par le crédit du compte fournisseur
ou un compte de trésorerie.
Pour un fournisseur assujetti, on constatera une TVA
récupérable.
Exemple d'imputation
|
Compte d'achat
Compte de TVA
|
Compte fournisseur ou
Compte de trésorerie
|
X
Y
|
X+Y
|
2. Cas des ventes (prestations
de service à BTM)
BTM étant une entreprise de construction de
bâtiment, travaux publics, de maintenance et de génie civil, ses
clients sont essentiellement :
- l'Etat Burkinabé,
- les organismes non gouvernementaux,
- les sociétés privées, publiques, para
public,
- les particuliers et les autres de BTP.
A la suite de l'obtention d'un marché (construction de
bâtiments), l'entreprise établit une facture d'exécution
totale ou partielle des travaux (décompte).
Cette facture fait ressortir :
- le montant,
- les taux d'exécution,
- la retenue de garantie,
- la retenue pour impôt,
- le net à payer.
III- LA SAISIE
INFORMATIQUE DES PIECES COMPTABLES
Cette opération consiste à enregistrer les
imputations comptables dans l'ordinateur en fonction des journaux comptables
crées à ce effet. Cette saisie se fait à l'aide d'un
logiciel de comptabilité appelé SAGE.
Ce logiciel permet :
- La création d'un plan comptable,
- La gestion de la comptabilité
générale,
- La gestion de la comptabilité analytique,
- La gestion du reporting,
- La gestion budgétaire,
- La gestion des devises,
- Le règlement des tiers, relevés clients et
relevé tiers,
- Le rapprochement bancaire,
- La recherche d'écritures,
- Les éditions des états comptables (grand
livre, balance, journaux, etc....).
Soulignons que toutes ces fonctions ne sont pas
utilisées par le service comptable de BTM.
Les journaux comptables crées pour la saisie
informatique sont:
- journaux de banque (BOA, BIB),
- journaux de caisse (caisse menu dépense),
- journaux des achats,
- journal des opérations diverses,
- journaux de ventes.
Chaque journal est lié à un code journal.
Comment se fait la saisie ?
La saisie se fait de la manière suivante, on :
- ouvre le fichier de l'entreprise crée auparavant dans
le logiciel ;
- sélectionne la rubrique `'saisie des
écritures'' dans le module traitement;
- ouvre la fenêtre `' journaux de saisie'' et on
sélectionne le journal dans
lequel la saisie doit être fait en tenant compte
de la période de saisie.
Exemple :
Pour la saisie des opérations effectuées au
moyen de la caisse, pour la période de janvier de l'année 2008,
on sélectionne Jan 08 CMD (Jan qui représente le mois de janvier,
08 l'année ou l'exercice, CMD Caisse Menu Dépenses code
attribué aux différents journaux), une page s'ouvrira comportant
les éléments suivants.
|
Jour
|
N° de pièce
|
référence
|
N° compte
|
N° compte
|
Libellé
|
échéance
|
p...
|
débit
|
crédit
|
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