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Essai d'amélioration du système comptable et financier de la BCEAO COTONOU

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par Michel ADANDJEKPO
ENEAM/UAC/BENIN - DTS/Gestion des entreprises(BAC+3) 2007
  

sommaire suivant

CHAPITRE 1

DES OBSERVATIONS DE STAGES A LA BANQUE CENTRALE DE L'AFRIQUE DE L'OUEST DE COTONOU A LA PROBLEMATIQUE DE L'ETUDE

SECTION1: CADRE INSTITUTIONNEL DE L'ÉTUDE ET

OBSERVATIONS DE STAGE.

La Banque Centrale dispose de mécanismes de fonctionnement au niveau de ses services. Le service de la comptabilité et du budget qui nous a servi de cadre d'étude sera restitué à l'issue d'une étude descriptive de l'institution.

PARAGRAPHE1 : PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA

BANQUE CENTRALE DES ETATS DE

L'AFRIQUE DE L'OUEST.

I- Historique

L'Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) est une organisation internationale composée de huit (08) Etats africains indépendants (Bénin, Burkina Faso, Côte d'Ivoire, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal, Togo) dont l'objectif principal est de mettre en commun les souverainetés monétaires en vue d'assurer le développement harmonieux de leur économie. Pour répondre à une telle efficacité au niveau du développement, l'UMOA s'est transformée en 1994 en Union Economique Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) par le traité de l'UMOA signé le 12 Mai 1962, entré en vigueur le 02 Novembre de la même année. Ce traité a été révisé le 14 Novembre 1973. L'UEMOA se caractérise par la reconnaissance et l'utilisation d'un même signe monétaire dans les pays membres : le Franc de la Communauté Financière Africaine (F CFA) dont l'émission est confiée à un institut d'émission commun : la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO).

Née en même temps que l'UMOA sous la forme d'un établissement d'émission, la BCEAO a remplacé l'institut d'émission de l'Afrique Occidentale Française (AOF) et du Togo. Aujourd'hui, elle est un Etablissement public international dont le capital de 400 milliards est souscrit par les Etats membres de l'Union et réparti en parts égales entre eux.

Son siège est situé à Dakar au Sénégal. Les Agences Principales sont installées dans les Etats membres. Les Agences Auxiliaires sont réparties dans chaque pays membre selon leur superficie et leur niveau d'activité. Au Bénin, l'Agence Auxiliaire se trouve à Parakou.

II- Missions

La BCEAO a plusieurs missions qui se résument comme suit: l'émission monétaire, la politique monétaire, l'organisation et la surveillance de l'activité bancaire, l'assistance aux Etats membres de l'union.

· L'émission monétaire

La BCEAO jouit du privilège exclusif de l'émission monétaire sur l'ensemble des Etats membres de l'Union Monétaire Ouest Africaine. Elle émet des signes monétaires, billets et pièces de monnaie, qui ont cours légal et pouvoir libératoire dans l'ensemble des Etats membres de l'Union. Les mouvements de billets entre les Etats sont favorisés par l'unicité des signes monétaires. En matière d'impression, la Banque Centrale mène des recherches permanentes relatives à l'authentification des signes monétaires, en vue de renforcer la sécurité des billets qu'elle émet. C'est dans ce cadre que s'inscrivent les décisions prises respectivement en 1977, 1991 et 2002 visant à renouveler et à compléter la gamme des billets et pièces en circulation.

· La politique monétaire

La Banque Centrale a également pour mission de gérer la politique monétaire des Etats membres de l'Union. Cette politique monétaire vise à :

- ajuster la liquidité globale de l'économie en fonction de l'évolution de la

Conjoncture économique pour assurer une stabilité des prix;

- promouvoir la croissance économique.

· L'organisation et la surveillance de l'activité bancaire

3

La Banque Centrale définit la réglementation applicable aux banques et établissements financiers et exerce à leur égard des fonctions de surveillance. Dans ce cadre, la commission bancaire, créée le 24 Avril 1990 et présidée par le gouverneur de la BCEAO, est chargée de veiller à l'organisation et au contrôle du système bancaire dans l'UMOA. La BCEAO assure également le secrétariat général de la commission bancaire.

· L'assistance aux Etats membres de l'Union

La Banque Centrale assiste à leur demande, les gouvernements des Etats de l'Union dans leurs relations avec les institutions financières et monétaires internationales et dans les négociations qu'ils entreprennent en vue de la conclusion d'accords financiers internationaux.

L'institut d'émission assiste aussi les Etats dans les domaines de la définition et du suivi de l'exécution des programmes d'ajustement ainsi que de la gestion de la dette. En particulier, il assiste les gouvernements dans les négociations de rééchelonnement de leurs dettes extérieures. L'institut d'émission apporte également son concours dans la conception, l'harmonisation et l'application de textes relatifs à la réglementation des relations financières extérieures. A ce titre, elle établit la balance des paiements des Etats.

· Autres missions

La Banque Centrale participe activement aux réflexions menées avec les partenaires de la zone franche. Les domaines couverts sont ceux de la réforme des assurances, de la prévoyance sociale, de la mobilisation de l'épargne, du droit des affaires, ainsi que de l'observatoire économique de la zone franc et des pôles régionaux de formation. La Banque Centrale a développé une politique de formation au profit de ses agents qu'elle a étendu, par la suite aux banques et établissements financiers, aux administrations économiques et financières des pays membres, ainsi qu'à celles de certains pays de la sous région. Cette formation est assurée par le Centre Ouest Africain de Formation et d'Etudes Bancaires (COFEB) situé à Dakar au Sénégal.

Ces missions sont pour la plupart une politique menée par les Directions Nationales. Le Bénin dispose aussi d'une Direction Nationale.

III- Structure Organisationnelle de la Direction Nationale pour le Bénin

Aux termes de l'article 37 de ses statuts, la BCEAO est administrée par un gouverneur qui rend compte selon le cas, au conseil des ministres ou à la conférence des chefs d'Etat de l'union. Chaque direction est administrée par un Directeur National (DN) qui a sous son autorité un Directeur de l'Agence Principale (DAP). Ce dernier coordonne les activités et veille au bon fonctionnement des services des Agences Principale et Auxiliaires.

Au Bénin, les Agences Principale et Auxiliaire de la BCEAO sont localisées à Cotonou et à Parakou. La Direction Nationale et l'Agence Principale se situent dans la zone des trois (03) banques entre l'école de police et le ministère de la justice à Cotonou.

L'Agence Principale qui nous a servi de cadre de stage est située dans un immeuble de quatorze (14) étages et comprend onze services (voir organigramme en annexe n°1).

Chaque service est dirigé par un chef. Des contrôleurs des opérations assurent la vérification et l'exécution diligente des différentes tâches de chaque service. Un contrôleur de gestion rattaché à la Direction Nationale au siège assure au sein de celle-ci, le suivi des opérations par rapport aux objectifs fixés et l'appréciation des risques.

PARAGRAPHE 2 : RESTITUTION DES MÉCANISMES DE

FONCTIONNEMENT DE LA BANQUE

CENTRALE DES ETATS DE L'AFRIQUE

DE L'OUEST: ETAT DES LIEUX DE BASE

L'agence Principale de Cotonou, dans l'accomplissement des missions qui lui sont assignées est subdivisée en neuf services ayant en leur sein des sections. Il s'agit du:

- Service de l'Administration et de Sécurité (SAS) ;

- Service des Ressources Humaines (SRH) ;

- Service du contrôle de gestion et du budget ;

- Service du Crédit et de la Micro finance (SCM) ;

- Service de la Caisse (SCA);

- Service des Etudes et statistiques (SES);

- Service Informatique (SI);

- Service des Opérations Financières et du système de paiement (SOFSP) ;

- Service de la Comptabilité et du Budget (SCB).

Le Service de la Comptabilité et du Budget est celui qui nous a servi de cadre de travail durant notre stage à la BCEAO. Ainsi, nous présenterons ce service dans son fonctionnement et à travers ses activités.

I- Fonctionnement du service de la comptabilité et du budget.

Le SCB se situe au rez de chaussé de la tour abritant la direction nationale et l'agence Principale à Cotonou. Ce service permet à la BCEAO de classer, de saisir, de contrôler, imputer et de valider, les informations relatives à son activité et à son patrimoine en vue de répondre aux obligations légales et de prendre les décisions.

Les principales activités de (SCB) se repartissent entre trois sections qui sont :

- La section contentieux ;

- La section budget ;

- La section comptabilité générale.

A- La section contentieux 

Conformément à l'article 20 de ses statuts, la banque centrale exécute les ordres qui lui sont demandés par le trésor public, les banques et établissement financiers, ainsi que les autres titulaires de compte dans ses livres.

Ainsi, la section contentieux du SCB s'occupe de la gestion des informations intéressant, l'ouverture des comptes, le fonctionnement des comptes, et la fermeture des comptes des agents de la BCEAO, des sociétés d'Etat, le trésor public et les banque primaires.

La BCEAO tient trois catégories de compte : le compte ordinaires du personnel de la BCEAO, les comptes courant et de règlement.

1- L'ouverture des comptes

Ø Banque interne

Le compte banque interne est un compte de dépôt non productif d'intérêt ouvert à tous les agents de la BCEAO définitivement engagés. Elle est subordonnée à la remise par l'agent d'une demande d'ouverture de compte.

Ø Compte courant

Le compte courant ordinaire est un compte de dépôt non productif d'intérêt à l'exception de ceux ouverts au nom du trésor public et autre comptable public, de la CRRAE. Ils sont ouverts par la BCEAO aux structures suivantes

- Les organismes régionaux et institutions financiers internationales ;

- Les comptables publics, office, établissement public et assimilés ;

- Les sociétés d'Etat, ou d'économies mixtes dans le cadre de la règlementation, concernant la gestion des fonds publics et autres fonds créés pour le personnel comme le CRRAE.

Il importe de signaler que toute ouverture de compte dans une agence de la BCEAO est subordonnée à une demande adressée par les représentants qualifiés de l'établissement demandeur au directeur nationale de la banque centrale. Le signataire de la demande doit s'engager par celle-ci :

- A ne pas laisser son compte présenter un solde débiteur ;

- A porter à la connaissance de la banque centrale, toutes les informations pouvant ultérieurement affecter la structure financière et juridique de l'établissement ;

- A accepter que la BCEAO décline toute responsabilité , de tout préjudice pouvant résulter de l'emploi frauduleux de chèques ou de virements extraits des carnets délivrés par elle si elle n'a pas été prévenue à temps utile pour le paiement. Il est à noter une certaine rigueur dans le suivi des documents constitutifs

2- Le fonctionnement des comptes

La gestion du contentieux consiste en la gestion des documents de base indispensable au bon fonctionnement des comptes ordinaires et de règlement ouvert dans les livres de la banque centrale. Cette gestion recouvre l'enregistrement et le classement des documents intéressant, le fonctionnement de ces comptes tels que :

- Les dossiers d'ouverture de compte

- Les pouvoirs divers

- Les oppositions au paiement de chèque ou virement

- La mise à jour des cartes spécimen de signature

Ø Tenue du registre du contentieux et conservation des actes

Le registre du contentieux peut être tenu manuellement ou sous fichier informatique sécurisé. Les documents émanant du titulaire ou du siège de la banque centrale, relatifs aux conditions de fonctionnement du compte ordinaire font l'objet, le jour de leur réception, d'une inscription au registre du contentieux. Nous notons une forte capacité technologique. Il en est ainsi notamment:

- Des documents constitutifs de l'établissement

- Des pièces accréditant, modifiant ou annulant les pouvoirs des mandataires ;

- Des notifications ou mains levées d'opposition, etc.

Un numéro est, à cet effet pris, dans la suite interrompue sur le registre du contentieux. En cas de modification des conditions de fonctionnement ou lorsque les pouvoirs sont annulés,

une mention est apposée en rouge, en marge de la mention originale dans la colonne observation (exemple pouvoir de Mr X .....Annulés le...)

Tous les actes, qu'ils soient sous seing privés ou notariés, sont par mesure de sécurité, conservés sous enveloppe cachetée dans le caveau. Une photocopie ou un exemplaire figure au dossier du contentieux.

Ø Constitution du dossier de contentieux

IL est ouvert un dossier du contentieux par titulaire de compte. Chaque dossier est constitué de cinq sous dossiers contenant les dossiers constitutifs de l'établissement, les documents relatifs à l'ouverture de compte et les pouvoirs en cours (les personnes habilitées à faire fonctionner le compte, les correspondances et enfin les documents périmés). Une identification rapide des dossiers ou sous dossiers est à notée

Ø Tenue et mis à jour des dossiers

Les dossiers sont tenus à jour au fur et à mesure de la réception des documents relatifs au contentieux. Il y a lieu à cet effet de se conformer aux règles de forme et de fond. Il est à noter une analyse minitieuse de tous les dossiers du contentieux.

Ø Contrôles et signatures autorisées dans l'Agence Principale de la BCEAO

Au cours du 1er mois de chaque exercice comptable (Janvier), une révision complète de tous les dossiers est entreprise par la structure chargée du contentieux.

Une demande écrite de confirmation des pouvoirs est envoyée à tous les titulaires de compte ordinaire dans le courant du 1er mois de chaque exercice (Janvier).

Chaque agence établit la liste des agents habiletés à engager la banque centrale d'une manière générale dans les domaines suivantes :

- Signature des ordres de transfert et dispositions;

- Signature des cheques banque centrales ;

Ø Traitements des Titres de Paiement Chèque et Bons de Virements

Tout titulaire de compte dans les livres de la banque centrale qui souhaite faire opposition ou levé une opposition sur un ordre ou une valeur (chèque, bon de virement etc.....) qu'il a déjà émis, en avise le site concerné par courrier. Dès réception de la notification, le courrier est imputé immédiatement à la structure chargée de la gestion du contentieux pour étude.

Ø Opposition au Paiement d'un Cheque

Le tireur d'un chèque ne peut formuler une opposition au paiement que dans trois cas : perte, vol, ou faillite du bénéficiaire. Tout autre motif invoqué est également accepté.

Afin de préserver les droits du bénéficiaire du chèque, lorsque l'opposition est formulée pour d'autre motif que ceux énoncés ci-dessus, il doit être réserver sur le compte du tireur une provision égale au montant du chèque. Cette provision ne peut être débloquée que contre remise d'une lettre de désistement et de garantie du bénéficiaire ou lorsque la main-levée  de l'opposition a été prononcée par décision judiciaire.

Lorsqu'il s'agit de bon de virement, Il n'y a pas lieu :

- de réserver une provision au compte de l'émetteur quel que soit le motif d'opposition ;

- d'exiger une lettre de garantie au bénéficiaire.

Et l'opposition est à suivre pendant un délai de trois mois à compter de la date d'émission du bon de virement.

Ø La levée d'Opposition

Tout titulaire de compte dans les livres de la banque centrale qui fait une main-levée sur une valeur (chèque, bon de virement) en avise le site concerné par le courrier.

Dès réception, le courrier est imputé à la structure chargée de la gestion du contentieux pour étude de la recevabilité.

A la réception de la demande, l'agent de la structure chargé du contentieux vérifie s'il existe une opposition sur la valeur signalée en consultant le dossier individuel contentieux du client la liste récapitulative des oppositions est disponible au niveau des structures Payeurs

On constate une parfaite maîtrise et suivi des textes qui régissent la structure.

3- La fermeture des comptes

Elle se manifeste dans les cas suivants :

- Lorsque l'agent est retraité

- Lorsque l'agent est licencié

- Lorsque une banque ne respecte pas les engagements prévus dans les dossiers d'ouverture de compte

B- La section budget

Le budget de la BCEAO, équilibré en dépenses et en recettes est financé en partie par le siège. Les investissements lourds (travaux pris en immobilisation) sont pris en charges par le siège. Les autres investissements tels que le matériel de transport et le mobilier ainsi que les dépenses de fonctionnement sont financés par l'agence principale.

Jusqu'en décembre 2006 l'élaboration et le suivi du budget relève de la compétence de la section budget mais depuis la reforme intervenue le 02 janvier 2007 elle ne s'occupe que du suivi de l'exécution du budget ; l'élaboration est alors rattachée au service contrôle de Gestion et du budget. Remarquons que du fait de la non maîtrise des rouages de la préparation du budget, cette section assiste le service contrôle de gestion et du budget pour l'élaboration du budget 2008.

1-Préparation du budget

Avant le 1er Août, la direction chargée du budget du Siège envoie à l'Agence Principale de Cotonou, les directives et l'application pour l'élaboration du projet de budget

A partir du 1er Août, sur base des directives reçues et des principes budgétaires, la section Budget élabore et saisie dans l'Application du budget, le projet de budget de l'Agence après valorisation des besoins exprimés par les différentes structures qui la composent.

A la fin du mois d'Août au plus tard, tous les projets de budget sont soumis à la l'examen du

comité de préarbitrage au niveau de la Direction Nationale pour déterminer le projet de budget définitif à soumettre au Siège.

Cet arbitrage réunit le Directeur National, le Directeur de l'Agence Principale, les Chefs des Agences Auxiliaires, les Chefs de Service et les Chefs de Section chargé du budget. Ce comité analyse et corrige le cas échéant, les projets de budget.

Avant le 15 Septembre, ce projet de budget est transmis sous format de papier en nombre d'exemplaires indiqué par les directives et sous forme de fichier compressé de l'Application d'élaboration du budget par courrier électronique. Dans la première quinzaine du mois de novembre, le Directeur National participe à la session budgétaire organisée au Siège en vue d'arrêter le budget définitif de la Banque Centrale.

2- Mise en place du budget

La mise en place du budget pour toute la Banque, se fait au niveau du siège et ce par le service chargé du budget.

Dans la première semaine du mois de janvier, la Direction chargée du budget du Siège notifie à l'Agence Principale de Cotonou, le budget de l'exercice en leur transmettant le dossier de notification du budget comprenant :

-la lettre de notification du gouverneur,

-la liste des projets immobiliers,

-un extrait du compte rendu de l'arbitrage budgétaire,

-le BG 203

3- le suivi du budget

La section budget est chargée du suivi et du contrôle de l'exécution du budget de l'Agence. La consommation des crédits disponibles est faite au moyen d'une pièce appelé Demande Engagement de Dépenses (DED)

Il existe quatre catégories de dépense d'engagement que sont :

- Les dépenses standard avec émission de commande

Les dépenses standard sont des dépenses autres que celles réglées par la Caisse Régie d'Avance (RGA), les dépenses internes, les dépenses transférées, les frais de mission et de déplacement, les dépenses hors budget.

- Les dépenses sans émission de commande

Est dépense standards sans commande toute dépenses initiée par un centre de dépenses sans émission préalable de bon de commande à titre d'exemple on peut cités :

Les factures d'eau, d'électricité, de téléphone et télex etc.

- Autres dépenses sans émission de commande

Il s'agit pour l'essentiel des frais de mission, des dépenses internes, des dépenses réglées sur la régie d'avances (RGA) et des dépenses sur le compte ORA-DIVERS

Les frais de mission sont les dépenses engagées par la Banque centrale lors des missions et déplacement effectués par ses agents.

Une demande de dépense interne initiée peut être liée aux cas ci-dessous :

· Don du gouverneur à un agent frappé par un événement malheureux (décès,....) ou heureux (mariage, naissance...) ;

· Don à des bénéficiaires externes à la Banque ;

· Subventions des clubs sportifs ;

· etc.

- Dépenses transférées

Il existe deux sortes de dépenses transférées avec émission de commande

Les dépenses transférées concernent les dépenses effectuées par un centre de dépenses pour le compte d'un autre centre de dépense. L'initiative d une dépense transférée appartient au site qui prend en charge la dépense. Celui ci adresse une demande au site acheteur avec toutes les spécifications techniques et les imputations comptable et budgétaire

La demande est initiée par le service Acheteur sur la base des pièces justificatives fournies par les intéressés.

Ø Initiation et traitement d'une dépense standard avec émission de commande

Les demandes d'engagement de dépenses (DED) sont initiées par les structures qui tiennent une comptabilité auxiliaire relative à l'exécution du budget, à savoir le service de l'Administration et de la Sécurité (SAS) et le Service des Ressources Humaines (SRH).

Cette initiation se fait par l'édition en deux exemplaires de la DED-Commande. la DED- Commande, une fois éditée et revêtue des signatures autorisées du service acheteur, est transmise à la structure chargée du budget, accompagné des pièces justificatives (facture pro forma, d'un devis ou à défaut d'élément de prix indicatifs, de la fiche de consultation de prix, de procès verbal d'appel d'offres)

A la réception de la DED-Commande, le chef de la section Budget :

- Vérifie l'inscription de la dépense au budget ;

- Vérifie la régularité des pièces justificatives et leurs conformités avec les montants de la DED-Commande ;

- S'assure du respect des procédures administratives en vigueur (présence de la fiche de consultation, procès verbal d'appel d'offres ....) ;

- Effectue tout autre contrôle qui s'impose ;

- Transmet la DED-Commande au Chef Service.

Après un contrôle satisfaisant, le chef service appose son visa sur la DED-Commande et la transmet à son contrôleur. Celui-ci l'envoie après visa au directeur de l'Agence Principale pour autorisation si, aucune anomalie n'est constatée sur la DED-Commande.

La DED revêtue de tous les visas et signatures autorisées, revient à la section Budget ; et le Chef de la section Budget sélectionne le numéro de la commande correspondant et procède à l'engagement de la dépense. Les originaux de la DED-Commande et leurs pièces justificatives sont ensuite classés et archivés. On constate un suivi quotidien de l'exécution du budget

Ø Initiation et traitement d'une dépense standard sans émission de commande

Cette initiation se fait par l'édition d'une DED-facture par le service Acheteur

La DED-facture, une fois établie et revêtue des signatures autorisées du Service Acheteur est transmise à la structure chargée du budget accompagnée des pièces justificatives.

A la réception de la DED facture, le chef de section Budget vérifie l'inscription de la dépense au budget ainsi que la régularité des informations reçue. Après vérification l'agent vise la DED et le transmet en son chef de service. En cas d'irrégularité, la DED est retourné aux services Acheteur. La DED-facture une fois visé par le chef service est envoyé au contrôleur des opérations du budget et au directeur de l'agence principale pour signature

Ø Initiation et traitement des autres dépenses sans émission de commande

Cette initiation se fait par l'édition d'une DED-facture par le service Acheteur

La DED-facture, une fois établie et revêtue des signatures autorisées du Service Acheteur est transmise à la structure chargée du budget accompagnée des pièces justificatives.

Le traitement de la DED-Facture pour ces types de dépenses est la même que pour une dépense standard sans émission de commande.

Ø Dépouillement et classement des pièces

Apres engagement de la demande, un exemplaire de la DED facture ou de la DED commande est retourné aux services Acheteurs pour classement. Les originaux de la DED facture ou de la DED commande et leurs pièces justificatives sont classées par le service chargé du Budget On note souvent dans les pièces acheminées, l'absence d'une ou des factures des DED.

Ø Rejet d'une demande d'engagement

En cas de rejet d'une DED facture ou d'une DED commande le service chargé du budget

- Mentionne le motif de rejet sur la fiche de rejet

- Retourne la DED facture ou Commande avec la fiche de rejet au service initiateur pour correction

Ø initiation et traitement d'une dépense transférée avec émission de commande

Après validation, le service Acheteur transmet au chef de la structure chargé du budget :

- Les pièces justificatives scannés par courrier électronique ;

- La commande associée dans ORACLE PO inter.

A la réception de la DED commande, le chef section Budget :

- Vérifie l'inscription de la dépense au budget;

- Vérifie la régularité des pièces justificatives et leur conformité avec les montants de la DED commande ;

- S'assure du respect des procédures administratives en vigueur ;

- Effectue tout autre contrôle qui s impose ;

- Transmet la DED commande à son chef de structure de l'agence auxiliaire.

Après contrôle, le chef de section appose son visa sur la DED commande et le transmet au chef Structure chargée du budget qui, à son tour effectue les contrôles nécessaires et appose sa signature. La DED commande est ensuite envoyée :

- Au contrôleur des opérations du budget pour visa ;

- au directeur de l agence principale ou au chef d'Agence auxiliaire pour signature.

Après toute vérification de la DED le chef de service procède à l'engagement de la dépense ; l'engagement consiste à la validation de la commande dans ORACLE PO

Ø Dépenses transférée sans émission de commande

Ce sont les dépenses effectuées sur un centre de dépense pour le compte d'un autre centre sans émission préalable de bon de commande.

Ø Initiation et traitement d'une demande d'engagement transférée

Cette initiation se fait par l'édition d'une DED facture à partir de ORACLE AP Inter par le service Acheteur. Une fois la DED facture établie et revêtue des signatures autorisées, le service Acheteur procède à la liquidation de la dépense

Ø Liquidation de la dépense

La liquidation de la dépense consiste à :

- saisir la facture

- régler la dépense.

Après règlement, la structure chargée du règlement transmet à la structure chargée du budget, une copie de l'ordre de paiement (ODP) visée.

C- Section comptabilité générale

La section comptabilité a pour principale attribution la validation de l'opération, l'imputation de l'opération, et le contrôle de l'opération

La Comptabilité de l'Agence Principale de Cotonou est tenue à deux niveaux que sont:

- la comptabilité Auxiliaire tenue par les services Initiateurs à savoir le service des ressources humaines (SRH) et celui de l'administration et de la sécurité (SAS) ;

- Et la comptabilité générale tenue par le service de la comptabilité (SC)

1- La comptabilité auxiliaire

L'essentiel des opérations à enregistrer en comptabilité fait l'objet d'une génération d'écriture dans GL, à partir d'application « métier » notamment AP, PO, GOREH, FRAIS MEDICAUX, etc. en amont du système d'information comptable au niveau desquelles ces opérations sont traitées.

Les écritures de régularisation destinées à mettre à jour les comptes dans GL sont traitées également dans les applications ou elles sont initiées.

Deux grandes catégories d'opération sont enregistrées

- Dans GL-site : les opérations intra site qui ne concerne un seul site ;

- Dans GL-inter les opérations inter site qui impliquent aux moins deux sites distincts, l'un étant l'initiateur et l'autre le destinataire ou le bénéficiaire.

Une opération inter site correspond en général :

- Soit à un transfert de fond, un mouvement « physique » de fonds, une valeur déplacée, un transfert de dépense d'immobilisations ;

- Soit à une dépense réglée par un site (acheteur) pour le compte d'un autre site (demandeur).

Ø Saisie directe des opérations internes dans GL (opération intra site)

L'agent chargé de la saisir, au niveau de chaque structure initiateur de l'agence principale saisie dans GL les pièces comptables concernant son service et appose cote à cote, le cachet « saisi »et son visa sur chaque pièces justificatives, édite la fiche d'écriture correspondante et l'agrafe aux pièces justificative ; ensuite il rapproche les informations figurant sur la fiche d'écriture à celle de la pièce justificative. L'agent chargé de la saisir transmet les documents (fiches d'écriture et pièces justificatives correspondante), au fur et mesure, à l'agent chargé de la vérification

Ø Vérification des pièces comptables

Dès réception des documents, l'agent chargé de la vérification, au niveau de la structure initiateur :

- Contrôle l'existence de la date et du visa de l'agent chargé de la saisie sur chaque fiche d'écriture ;

- Contrôle l'existence de l'empreinte du cachet « saisi » et du visa de l'agent chargé sur chaque pièce justificative correspondante reçue ;

- Rapproche les informations figurant sur la fiche d'écritures à celle de la pièce justificative correspondante ;

- S'assure de la réalité de l'opération ;

- Vérifie l'enregistrement comptable, le montant et le libellé qui doit obligatoirement refléter la nature de l'opération 

0n remarque que le pointage des pièces comptables est souvent négligé

- Vérifie la fiche d'écriture, les dates d'enregistrement et de validité de l'opération et la signature apposée par l'agent charger de la vérification ;

- S'assure de la réalité de l'opération et de la régularité des pièces justificatives;

- Procède au contrôle de conformité entre les informations de la fiche d'écriture et celle des pièces justificatives ;

Au cas ou aucune anomalie n'est constaté il appose la date et sa signature sur la fiche d'écriture ; la fiche d'écriture est ensuite envoyé au chef service pour imputation.

Ø Cas d'une opération inter site

Le chef de service de la structure initiateur :

- Vérifie la date de validité (date GL) et l'existences de la signature de l'agent chargé de la vérification sur la fiche d'écriture ;

- Reprend les contrôles effectués précédemment par l'agent chargé de la vérification.

Ø Imputation d'une opération inter site

Ces écritures sont imputées par le chef de la structure de la comptabilité à l'exception :

- Des écritures mettant en jeu un compte d'encaisse qui, sont plutôt imputé par le chef service chargé de la caisse ;

- Des écritures relatives aux opérations avec le fond monétaire international dont l'enregistrement est effectué directement sur les comptes des sites de la BCEAO par la structure chargée du suivi des risques du marché.

Le chef de la structure chargée de la comptabilité, le chef service chargé de la caisse ou le chef de la structure chargée du suivi des risques du marché, effectue les contrôles nécessaires avant de procéder à l'imputation

Apres imputation d'écriture inter sites, le chef de la structure initiateur veille à la transmission immédiate des pièces justificatives de l'opération enregistrée sur le compte d'un autre site. La transmission doit se faire par tout moyens rapide (courrier électronique, fax,....etc.).cette procédure est également applicable au traitement des opération avec le FMI dont l'enregistrement comptable, directement sur les site de la BCEAO incombe, désormais à la structure chargée du suivi des risques du marché de la direction des opérations financières. Les structures impliqué dans le traitement des opération inter sites dans chaque site en particulier les structure chargée de la comptabilité et du budget, suivent et contrôlent quotidiennement et durant la journée, les enregistrements comptables en vue de :

- Détecter toute anomalie sur les comptes de leur site ;

- Saisir et communiquer l'écriture comptable et les pièces justificatives des opérations aux structures de leur site directement concernées par l'opération (par exemple structure chargée des régimes de prévoyance, à la direction chargée des ressources humaines pour les frais médicaux etc.)

2- La comptabilité générale

Les activités courantes s'articulent autour de la saisie, du positionnement,du dépouillement et du classement

Ø La saisie

La saisie des valeurs consiste à porter les montants de l'opération dans les différents comptes à mouvementer .L'agent saisie les valeur comme les bons de virements (BV) les retraits d'espèces, les versements d'espèces, et les ordres de paiements (ODP)

· Bon de virement

Dès la réception de la valeur on procède à son enregistrement dans le cahier des BV et l'agent chargé de la saisie décharge dans le cahier de transmission du représentant de la banque primaire. Ensuite on procède au contrôle de la régularité matérielle de la valeur .Ce contrôle se fait dans l'application central CAFIS /Rubrique Formule Numéroté. Notons également à ce niveau le mauvais fonctionnement du CAFIS.

Il consiste à communiquer à l'application le numéro inscrit sur la valeur, l'identité du tireur, et le nom du bénéficiaire. Il faut remarquer que toute les valeurs mises en circulation par la banque sont codées , ce qui permet de déceler les fausses valeurs présentées à l'encaissement.

A l'issue du contrôle et en absence d'anomalie on entame le second pole d'activité. En cas d'anomalie on saisie le chef de la section Contentieux qui, à son tour vérifie l'information communiquée et au besoin édite en double exemplaire un avis de rejet .Cet avis mentionne le motif du rejet et est signé par le chef service .Une copie est adressée au tireur .l'autre est conservée pour archive.

Pour ce qui concerne les chèques on procède au contrôle de la position des comptes ordinaires des banques et du personnel de la BCEAO. Ce contrôle consiste à s'assurer de l'existence de la provision sur le compte à débiter et à l'absence d'opposition au titre de paiement.

En cas d'anomalie on rejette le titre et on avise le tireur. En absence d'anomalie on aborde le second niveau. On remarque que la migration des informations des applications vers CAFIS en amont est peu fiable

Un premier dépouillement est fait pour les BV après le visa du contrôleur des opérations de la comptabilité et du budget .Ce dépouillement consiste à détacher du bordereau les feuillets CC15 de couleur blanc et vert, on agrafe le feuillet (CC15) rose à la fiche d'écriture, et les BV, sont ensuite envoyés aux chefs de la section comptabilité et au chef de service pour visa avant le dépouillement proprement dit. Le feuillet blanc est déposé dans le cahier du bénéficiaire et la copie verte dans celui du tiré.

· Vérification de la signature et apposition des cachets

Lorsque aucune anomalie n'est constatée le chef de la section contentieux procède à la vérification des signatures .Signalons qu'il existe trois niveau de signature .Chaque niveau tient compte du montant de l'opération. Cette tache consiste à rapprocher les signatures figurant sur les valeurs au spécimen de signature, au cas où Il n'y a aucune anomalie on appose le cachet <<Signature vérifiée>>, <<vu bon à payer>>et le chef de la section vise. Ensuite on achemine les valeurs à l'agent chargé de la saisie. En cas d'anomalie, le chef de la section contentieux :

- Etablit en double exemplaire un avis de rejet

-  Retourne le document au client accompagné d'un exemplaire d'avis de rejet dûment signé par les personnes habilitées,

- Procède au classement du deuxième exemplaire.

· Versement d'espèce

A la réception du bordereau de versement (cas des banques et les comptes de l'Etat) nous les enregistrons dans les cahiers de versement. Ensuite nous attribuons à ces bordereaux de versement des numéros pour faciliter l'opération à la caisse.

Après cela, le chef Contentieux vérifie la validité de la signature figurant sur le bordereau. A l'issue de ce contrôle il appose cote à cote le cachet <<signature vérifiée >>, et son visa. Le chef de la section comptabilité générale contrôle et vise à son tour l'opération. L'agent de la saisie intervient pour communiquer à l'application l'opération. Enfin le chef service vise pour signaler que tout est parfait avant qu'on envoie le bordereau à la Caisse pour exécution.

· Retrait d'espèces

La procédure de retrait d'espèce est un peu différente de celle de la fiche de versement d'espèce. A la réception de la fiche de retrait, on procède à un contrôle de la régularité matérielle de la fiche. Ensuite on vérifie, l'authenticité de la signature figurant sur la fiche. En absence d'anomalie on envoie la fiche de retrait au Service des Opération financière et du système de paiement.

· Ordre de paiement

Il est établi par le service initiateur et réglé sur la disponibilité budgétaire. Un ODP doit préciser clairement la nature de l'opération, le poste budgétaire, le compte intéressé, le mode de paiement, le compte bancaire du bénéficiaire et enfin les différents visas nécessaire

Après la saisie des valeurs nous apposons les cachets <<contrôle >>, <<saisie>> et <<vu à la position >>. L'agent chargé de la saisie vise pour signaler que la saisie est faite .Une fois après le visa ; il édite la fiche d'écriture, l'agrafe à la valeur saisie concernée. Remarquons que les montants ne sont que provisoirement disponible .Sa disponibilité définitive est faite par le chef service de la comptabilité .Il faut ajouter qu'après l'opération de saisie l'agent chargé de la saisie édite un avis d'opération pour signaler aux titulaires des comptes des mouvements intervenus sur leurs comptes . L'agent chargé de la saisie tient également la position et le chiffrier manuel

Ø Le positionnement

En ce qui concerne la position l'argent chargé de la position

- Edite les états constitutifs des journées comptables ;

- Edite les relevés de compte et avis d'opération ;

- Elabore le tableau d'apurement ;

- Elabore les états statistique a savoir ;

· TNL (journalier) ;

· RO100 (journalier) ;

· Fax du gouverneur (journalier) ;

· Fax PCS (hebdomadaire)

- Edite la circularisation des comptes ordinaires (mensuel) ;

- Positionne les comptes ;

- Contrôle les pointages des comptes ordinaires.

Ø Vérification des opérations

L'agent chargé de la vérification

- Coordonne les activités du service ;

- Contrôle l'existence de la date et du visa de l'agent chargé de la saisir sur chaque fiche d'écritures ;

- Contrôle sur chaque pièce justificative correspondante reçue, l'existence de l'empreinte des cachets « signature vérifiée », « vue à la position », « saisie » et des visas opposés par les agents ayant respectivement effectué,

La vérification de signature, le contrôle de la position et la saisie (validation niveau 1);

- Supervision du dépouillement, du classement et de l'archivage des pièces comptables;

- Contrôle et signature des états comptables

- Contrôle des états périodiques (TNL, Fax du gouverneur, RO100, et fax PCS)

- Elabore les indicateurs internes;

- Contrôle le livre légal ;

- Correspondant du contrôleur National ;

- Suit les travaux de clôture de fin d'exercice ;

- Suit les comptes d'attente ;

- Elabore les rapports d'activités du service ;

- Rapproche les informations figurant sur la fiche d'écriture à celle de la pièce justificative correspondante ;

- S'assure de la réalité de l'opération ;

- Vérifie l'enregistrement comptable, le montant et le libellé qui doit reflété, la nature de l'opération.

En cas d'anomale l'agent chargé de la vérification retourne la fiche d'écriture annotée des corrections à effectuer ainsi que les pièces justificatives

Dans le cas contraire l'agent de la vérification :

- Appose la date et sa signature sure la fiche d'écritures;

- Soumet au chef de service, les documents comptables pour contrôle et signature avant transmission au chef de la structure chargé de la caisse pour exécution de l'opération.

Le chef de la structure chargé de la caisse faire procéder à exécution des opérations au niveau de ses guichets suivant les dispositions des textes de la caisse.

Après imputation des écritures relatives l'exécution des opérations de la caisse, le chef de service de la caisse transmet l'original des documents relatifs aux écritures imputées au chef de service de la comptabilité pour contrôle de l'arrêté en fin de journée et classement.

Ø La validation par le chef service

Après vérification des enregistrements par le chef de la section comptabilité générale, et en absence d'anomalie ; les pièces comptables sont acheminées vers le chef service comptabilité et budget :

- Valide les opérations (niveau2) et signe les pièces comptables ;

- Analyse et signe les états comptables ;

- Contrôle le travail des chefs de section ;

- Vérifie à son tour les documents qui lui sont transmis, appose sa signature et la date avant transmission au chef de la structure chargée de la caisse pour exécution de l'opération

Ø Classement et le dépouillement par la structure chargée de la comptabilité

Au début de la première vacation les états édités par chaque service la veille (une liasse de Pièces Comptables, le Journal par Service et les Ecritures par Origine : c'est la journée comptable) sont réceptionnées. Ensuite on procède au pointage des pièces comptables en suivant l'ordre d'enregistrement des écritures au Journal. S'il en manque, le service concerné est saisi pour en répondre.

Dans le cas contraire on le fait visé par le chef service avant le dépouillement et classement. Cette opération consiste à désagrafer du bordereau les fiches d'écriture et à les classer suivant l'ordre d'enregistrement dans le journal (cas des bordereaux de retrait ou de versement d'espèce). Ensuite le bordereau est dépouillé. Chaque bordereau comporte quatre feuillets. Les feuillets de couleur jaune sont classés par ordre. Ils sont destinés pour la caisse. Les feuillets couleur bleu clair sont superposés aux feuillets couleur rose. Les feuillets couleur bleue signifie le débit et la couleur rose le crédit

Pour ce qui concerne les valeurs chèques on désagrafe la fiche d'écriture et les valeurs sont classées suivant l'ordre d'enregistrement dans le journal.

S'agissant des valeurs BV on détache également les fiches d'écritures. Les BV eux-mêmes servent de débit et le feuillet rose de crédit. On agrafe de manière superposés les BV (eux aussi rangés dans l'ordre suivant le journal) aux feuillets roses.

Concernant les ordre de transfert on agrafe également superposés le feuillet bleu foncé aux feuillets roses,bien sur après avoir détaché les fiches d'écriture ,le tout classé et ordonné dans leur rubrique respective.

Il en est de même pour les ordres de paiement. Ici les ordres de paiement sont en trois exemplaires accompagnés d'une copie de la fiche d'écriture et de l'avis d'opération. La pièce comptable, composée d'une copie de l'ordre de paiement et de l'avis d'opération est agrafée l'avis d'opération superposé au ordre de paiement. Les deux copies de ODP sont retournées aux services Initiateur. La fiche d'écriture est alors classées.

Enfin les opérations de dénouement d'achat de titre du Trésor sont transcrites sur une fiche d'écriture en deux copies. Une fiche sert de pièce comptable et est pliée en deux laissant lire les mentions transcrites. L'autre copie est rattachée aux fiches d'écritures. Nous remarquons que les pièces accusent beaucoup de retard avant leur acheminement au service SCB et aussi une l'absence régulière des pièces comptables

JOURNEES

RECUS

SC

SGBM

SAS

SRH

SOFSP

SCM

06/08

08/08

08/08

 
 
 
 

07/08

10/08

 
 
 
 
 

08/08

11/08

 
 
 
 
 

09/08

12/08

 
 
 
 
 

10/08

14/08

 
 
 
 
 

Les systèmes décrits ci-dessus portent aussi bien sur des forces que des faiblesses que nous synthétiserons dans le développement suivant.

Section 2 : INVENTAIRE DES ELEMENT DE L'ETAT DES LIEUX DE BASE ET CHOIX DE LA PROBLEMATIQUE

Cette section sera consacrée d'une part à inventorier les éléments de l'état des lieux de base afin de retenir une problématique, et d'autre part, à préciser la démarche méthodologique liée à la problématique spécifiée.

Paragraphe 1 : INVENTAIRE DES ELEMENTS DE BASE ET FORMULATION DU SUJET

I- Inventaire des éléments de l'état des lieux de base

Dans, cette partie, nous ferons l'inventaire des atouts et des faiblesses observés au services de la comptabilité et du budget à la BCEAO

A- Inventaire des atouts

Les forces recensées sont les suivantes :

- déroulement du travail dans une ambiance conviviale ;

- rigueur dans l'analyse des pièces justificatives ;

- forte capacité technologique de la BCEAO ;

- identification rapide des dossiers ou sous dossiers ;

- existence d'un manuel de procédure ;

- rigueur dans le suivi des documents constitutifs de l'ouverture de compte ;

- forte mesure de sécurité des documents constitutifs de l'ouverture des comptes ;

- suivi quotidien de l'exécution du budget ;

- les comptes gérés ne présente pas un solde débiteur.

- rigueur dans le suivi des documents constitutifs

Notre restitution à permis a permis de relever aussi des faiblesses.

B- Inventaire des problèmes (faiblesse)

Les faiblesses identifiées sont :

- retard dans l'établissement des dépenses d'engagement de dépense ;

- suivi défaillant de l'enregistrement des factures ;

- négligence du pointage des pièces comptable ;

- défaillance du logiciel (CAFIS) ;

- la migration des informations des applications vers CAFIS est peu fiable ;

- réalisations tardives de l'analyse des comptes ;

- non conformité entre le chiffrier manuel de la comptabilité et le chiffrier de caisse ;

- absences régulières des pièces comptables ;

- absences de formation du personnel ;

- de la démotivation ;

- mauvaise gestion de l'information au sein de la structure ;

- Rigidité dans la procédure de traitement des informations au niveau des contrôleurs ou ordonnateurs ;

- Rigidité de l'organisation face aux mutations de son environnement ;

- Stress dans le travail ;

- Absence de politique de mobilisation du personnel ;

- Pas d'heure supplémentaire.

II- Choix de la problématique de l'étude

Tous les problèmes énumérés ci-dessus, c'est-à-dire les faiblesses et menaces sont regroupées selon des liens qui permettent leur résolution. C'est à l'issue de cet exercice que nous avons identifiés les problématique possible (confère le tableau des problématiques possible en annexe ...) afin de dégager la problématique la plus pertinente.

Ce tableau s'articule autour de quatre (04) centres d'intérêt :

· Organisation interne de la BCEAO

· Gestion système comptable de la BCEAO

· Gestion du système informatique de la BCEAO

· Gestion du personnel de la BCEAO

· Gestion budgétaire de la BCEAO

Cependant, le choix de la problématique sera orienté par le souci d'appliquer nos connaissances en comptabilité et finances pour apporter notre contribution à l'amélioration de la gestion du système comptable de la BCEAO

Pour cela, nous allons cibler un certain nombre de problématique qui tiennent compte de ces préoccupations ; c'est ainsi que ce présent document objet de notre étude s'intitule « Essai d'amélioration de la performance du système comptable de la BCEAO »

Rappelons que cette problématique se libelle à travers le problème général de la gestion peu performante du système comptable de la BCEAO qui donne lieu quatre (04) problème spécifique à s'avoir :

Production et le classement tardif des pièces comptable ;

- Réalisations tardives de l'analyse des comptes (apurement tardif des comptes) ;

- Impossibilité de justifier le solde de certain compte ;

- Retard dans le pointage et l'archivage des pièces comptables.

C'est dans le souci de participer à la résolution des problème spécifique et général liés à cette problématique que nous avons décider de mener notre réflexion sur le

Thème : Essaie d'amélioration de la performance du système comptable de la BCEAO 

PARAGRAPHE2: SPÉCIFICATION DE LA PROBLÉMATIQUE CHOISIE ET DÉTERMINATION DE LA VISION GLOBALE DE RÉSOLUTION DE LA PROBLÉMATIQUE

I - Spécification de la problématique

Comme toute banque centrale la BCEAO est une banque d'émission dont la gestion efficace et efficiente dépend d'une bonne organisation de la structure financière et comptable. La BCEAO, étant avant tout une entreprise, son objectif primordial est la réalisation de profit.

Les différentes mesures conformément au plan comptable SYSCOADA prise par la BCEAO nous aiderons à résoudre en partie le problème spécifique lié à apurement tardif des comptes .En effet, il n'y a pas encore d'études réalisé par la BCEAO traitant des problèmes identifiés liés à l'impossibilité de justifier le solde certain comptes, et au retard dans la production et le classement des pièces comptables.

Aussi est il à noter que le problème spécifique de l'impossibilité de justifié le solde de certain compte sera résolu lorsque celui de l'analyse des compte le sera ;

pareil pour le problème spécifique du retard dans le pointage et l'archivages des pièces comptable qui trouvera sa résolution lorsque celui du retard dans la production et classement des pièces comptable le sera. Tout ceci nous conduit donc à retenir les deux problèmes spécifiques ci après :

· Apurement tardif des comptes (problème spécifique N°1)

· Retard dans la production et le classement des pièces comptable (problème spécifique N°2)

II -Vision globale de résolution de la problématique

Se lancer dans la résolution des problèmes sans une vision relèverait de la pure improvisation qui n'est pas digne d'un travail de recherche. Il importe de ce fait, de fixer une vision globale de résolution de la problématique spécifiée en terme d'approche de résolution du problème général d'une part, et des problèmes spécifiques d'autre part.

A- Approche générique de résolution du problème général

Le problème général ici est la gestion peu performante du système comptable de la BCEAO et pour le résoudre, nous nous inscrivons dans le cadre d'une théorie basée sur les outils du management général.

Cette théorie sera présentée dans ses compartiments par rapport aux problèmes spécifiques identifiés plus haut.

B- Approche générique par problème spécifique

1- Approche générique de résolution du problème spécifique n°1

Pour ce qui est du problème spécifique n°1, relatif à l'apurement tardif des compte, il faut dire que l'apurement peut être défini comme « ensemble de moyens d'analyse comptable, mise en oeuvre, soit par le service de la comptabilité ou les organes externe, en vue d'obtenir les comptes de bilan analysé et justifier par les documents justificatifs probants ».l'objectif poursuivi par ce travail est d'obtenir des compte analysés. Retenons que les mesures comptables prise par la BCEAO ont prévu une périodicité hebdomadaire en matière d'analyse des opérations en suspens Mais toujours est-il qu'une analyse de périodicité courte permet à toute entreprise de connaître à temps la nature de ces comptes afin de prendre des décisions. La résolution de ce problème passera par une approche basée sur une périodicité courte d'analyse des comptes

2- Approche générique de résolution du problème spécifique n°2

En ce qui concerne le problème spécifique n°2, relatif à la production et classement tardif des pièces comptables, retenons d'une part que la production est l'acte consistant à dépouiller la liasse de pièces réceptionnées et d'autre part le classement est le fait de les ordonner dans l'ordre d'enregistrement dans le journal. Un délai court dans la production et le classement des pièces permet à la Banque de répondre convenablement aux contestations de la part de ses partenaires et aux demandes manifestées par le siège pour comprendre tel ou telle écriture passée. Pour cela la résolution de ce problème passera par une approche basée sur une certaine diligence de la part des services initiateurs à faire parvenir à temps les pièces justificatives des opérations réalisées la veille

II- Synthèse des approches génériques liées aux problèmes spécifiques

Les différentes théories ainsi envisagées peuvent être présentées dans le tableau suivant :

TABLEAU : Synthèse des approches génériques

niveau spécifique

problèmes spécifiques

approches théoriques

1

Apurement tardif des comptes

une approche basée sur une périodicité courte d'analyse des comptes

2

Retard dans la production et le classement des pièces comptables

une approche basée sur une certaine diligence de la part des services initiateurs à faire parvenir à temps les pièces justificatives des opérations réalisées la veille

IV-SEQUENCES DE RESOLUTION DE LA PROBLEMATIQUE

Cette vision globale de résolution que nous venons de retenir peut être restituée à travers une démarche en douze (12) étapes présentées de la manière suivante :

- fixation des objectifs de l'étude;

- identification des causes supposées et formulation des hypothèses;

- construction du tableau de bord de l'étude;

- revue de la littérature ;

- choix de l'outil de mobilisation des données;

- choix de l'outil d'analyse des données;

- mobilisation des données;

- analyse des données (vérification des hypothèses);

- établissement du diagnostic;

- approches de solutions;

- conditions de mise en oeuvre

- construction du tableau de synthèse

CHAPITRE 2

Dans ce chapitre, nous aborderons successivement les objectifs, causes et hypothèses de l'étude et la méthodologie adoptée pour la résolution des problèmes.

SECTION 1: OBJECTIFS, HYPOTHÈSES DE L'ÉTUDE ET

REVUE DE LITTÉRATURE

Nous aborderons dans cette partie, compte tenu des problèmes en résolution, les objectifs de l'étude, les hypothèses à partir des causes supposées. Nous ferons aussi le point des contributions sur les problèmes en résolution.

PARAGRAPHE 1 : OBJECTIFS ET HYPOTHÈSES DE

L'ÉTUDE

Les objectifs et hypothèses de travail seront développés tout en tenant compte du problème général et des problèmes spécifiques de notre travail de recherche.

I - Fixation des objectifs de l'étude

Elle sera faite en termes d'objectif général et d'objectifs spécifiques.

A- Objectif général

L'objectif général de notre étude est de proposer les conditions d'une gestion performante du système comptable de la BCEAO.

Cet objectif général est soutenu par des objectifs spécifiques.

B- Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques sont formulés suivant les problèmes spécifiques identifiés. Il s'agit ainsi pour le problème spécifique:

· N°1, de proposer les conditions d'un apurement automatique des comptes;

· N°2, de suggérer les conditions d'une production et classement des pièces comptables dans un délai raisonnable.

Les objectifs de l'étude fixés nous passerons à la phase de la formulation des hypothèses qui serviront de piste d'élaboration du diagnostic à partir des causes supposées être à la base des problèmes à résoudre.

II - Identification des causes et formulation des hypothèses

Les hypothèses sont formulées à partir des problèmes spécifiques et du problème général identifié.

A- Causes et hypothèse liées au problème spécifique n° 1

Concernant le problème spécifique n°1 relatif à l'apurement tardif des comptes nous n'avions pu identifier que trois causes pertinentes exploitables qui sont :

- La non codification des écritures des opérations réalisées ;

- Le manque de temps de la part des agents chargés de l'apurement;

- L'absence de formation du personnel sur le concept de l'apurement.

Au fait, l'application de base CAFIS (Comptabilité Achat Fournisseur Investissement Stock) a prévu l'apurement automatique des écritures. Chaque service Initiateur tient une comptabilité auxiliaire qui enregistre chronologiquement les opérations réalisées suivies d'un code de lettrage. Par exemple un déficit constaté sur un versement d'espèces par le Service Général du Billet et de la Monnaie (SGBM) est enregistré par celui-ci suivi d'un code de lettrage. A la clôture des opérations de la journée, le SGBM informe le Service des Opérations Financières et du Système de Paiement (SOFSP) du manque constaté. Il en est ainsi parce que les transactions financières relèvent du ressort du SOFSP. Mais le constat amer est que ces deux services enregistrent la même opération sous différents codes. Finalement l'application de base CAFIS ne reconnaît plus l'opération et la considère comme deux opérations distinctes. Ce qui fait qu'on assiste enfin d'année à des milliers d'opérations s'élevant à des centaines de milliards de nos francs qu'on n'arrive pas à justifier. Face à cet état de chose, le dernier recours est l'apurement manuel des comptes qui rend le travail difficile et très pénible car pour le faire, il va falloir lire le libellé de chaque opération avant de l'apurer. Ce qui nous amène à formuler une première l'hypothèse que voici: La non codification des opérations comptables est à la base de l'apurement tardif des comptes.

Un autre facteur du problème est l'urgence qui caractérise les activités des services. Tout est important et doit terminer à la fois si bien que pour faire un bon compte en fin de journée, les agents préfèrent répondre aux doléances des chefs hiérarchiques à telle enseigne qu'en fin de journée, certaines activités sont réalisées à moitié, d'autres un peu au-delà de la moitié et ainsi de suite. Dans ces conditions l'apurement des opérations est laissé à son sort. Mais ce raisonnement ne nous parait pas suffisant car même dans l'urgence ils peuvent mieux faire.

La dernière cause non négligeable est l'absence de formation du personnel chargé des opérations, mais très tôt, cette cause a été battue à la brèche et oubliée du fait que nous avons estimé que la BCEAO qui forme tant son personnel ne puisse pas former ces agents au concept de l'apurement. Ce qui nous conduit à retenir finalement la première hypothèse qui suit : La non codification des opérations comptables est à la base de l'apurement tardif des comptes.

B- Causes et hypothèse liées au problème spécifique N° 2

Après analyse du problème lié au retard dans le dépouillement et le classement des pièces comptables ; nous n'avons pu identifier que (03) causes pertinentes exploitables que sont :

- lenteur dans l'acheminement des pièces comptables par les services Initiateurs ;

- Non pointage de pièces comptables par les services Initiateurs;

- Saut et omission des pièces comptables par les services Initiateurs ;

Il est prévu que chaque service initiateur transmet au Service de la Comptabilité dans un délai de 48 heures, les pièces justificatives de toutes les opérations qu'il a réalisé. Néanmoins, il nous est loisible de constater que les services initiateurs accordent moins de crédit (plus de deux semaines) à la transmission des pièces justificatives. Ce qui nous amène à formuler une première l'hypothèse que voici: la non transmission à temps des pièces comptables est à la base de la production et du classement tardifs des pièces comptables.

La deuxième cause, le non pointage de pièces comptables nous semble également expliqué le problème de la production et du classement tardifs des pièces comptables. En effet on a remarqué que tout ce qui est important pour ces services est l'exécution de leurs opérations respectives, la production et le classement des pièces comptables sont relégués au second rang. Cet acte évite également les erreurs décelées lors des travaux d'audit.

Un autre aspect du problème est le saut et l'omission répétés des pièces comptables. Au fait, les pièces justificatives des opérations initiées par les services initiateurs sont transmises à leurs contrôleurs respectifs. Chaque contrôleur à sous sa responsabilité quatre services. On constate, un oubli des pièces comptables lors de la transmission pour le contrôle, ou il arrive, après le contrôle, qu'une pièce comptable d'un service X soit mise dans la liasse de pièces d'un service Y par inattention. Nous pouvons formuler l'hypothèse que voici : la production et le classement tardifs des pièces comptables sont dus aux saut et omission de pièces comptables qui à notre entendement n'explique pas exactement ce problème.

La troisième cause enfin qui est le non pointage de pièces comptables ou le rapprochement des pièces comptables au journal par service. Il consiste à rechercher les pièces comptables des écritures passées au journal par service. Ce qui aura pour effet d'éliminer la cause N° 2 se trouvant à la base de ce problème, ce qui nous permet de formuler l'hypothèse qui suit : le non pointage de pièces comptables par les services Initiateurs est à la base de la production et du classement tardif des pièces comptables. Mais cette hypothèse ne nous semble pas expliquer le problème de la production et du classement tardifs des pièces comptables car même après le pointage, saut et omission, ils peuvent ne pas transmettre les pièces comptables à temps.

Nous retiendrons l'hypothèse que voici : la lenteur dans la transmission des pièces comptables par les services Initiateurs est à la base de la production et du classement tardifs des pièces comptables

D- Causes et hypothèse liées au problème général

Les causes et hypothèses spécifiques n'étant rien d'autre que les manifestations de la cause et de l'hypothèse générale, nous n'avons pas pu identifier une cause générale qui prend en compte les causes spécifiques. Dès lors, nous n'avons pas formulé une hypothèse générale.

La problématique cernée, les problèmes spécifiques retenus, les objectifs poursuivis, les causes supposées et les hypothèses de travail ci-dessus exposées peuvent être synthétisés dans le tableau de bord de l'étude.

III- Tableau de bord de l'étude

Le tableau de bord est un outil qui retrace les grands centres d'intérêt de la recherche effectuée.

Tableau N°3 Tableau de bord de l'étude « Essai d'amélioration de la performance du système comptable de la BCEAO »

NIVEAU

D'ANALYSE

PROBLEMATIQUE

OBJECTIFS

CAUSES SUPPOSEES

HYPOTHESES

NIVEAU

GENERAL

Problème général

Gestion peu performante du système comptable de la BCEAO

Objectif général

proposer les conditions d'une gestion performante du système comptable de la BCEAO

-

-

NIVEAUX SPECIFIQUES

1

Problème spécifique n°1

Apurement tardif des comptes

Objectif spécifique n°1

Proposer les conditions d'un apurement automatique des comptes

Cause n°1
La non codification des écritures des opérations réalisées par les services Initiateurs.
Hypothèse spécifique n°1
La non codification des écritures est à la base de l'apurement tardif des comptes.

2

Problème spécifique n°2

production et classement tardifs des pièces comptables

Objectif spécifique n°2

Suggérer les conditions d'une production et classement des pièces comptables dans un délai raisonnable

Cause n°2

La lenteur dans l'acheminement des pièces comptables par les services Initiateurs 

Hypothèse spécifique n°2

la production et le classement tardifs des pièces comptables est dus à la lenteur dans la transmission des pièces comptables par les services Initiateurs.

Source : Réalisé par nous - mêmes

PARAGRAPHE 2 : REVUE DE LITTÉRATURE ET MÉTHODOLOGIE

DE L'ÉTUDE

La revue de littérature permet dans le cadre de toute recherche de s'assurer au préalable de l'état des connaissances acquises sur les problèmes identifiés.

I- Généralité sur la comptabilité

A) Historique

Dérivée du terme anecdotique « Comptable », la comptabilité est une technique qui remonte à l'antiquité. L'histoire de la comptabilité et l'évolution de sa technique sont liées au développement du commerce et de l'industrie et aux besoins qui sont apparus successivement. L'introduction de la monnaie a favorisé la mise en place d'une comptabilité simple qui n'enregistrait que les recettes et les dépenses, fournissant ainsi un solde en monnaie. Après le Moyen-Âge, l'apparition de la notion de capital productif, selon laquelle le commerce doit permettre de créer un capital complémentaire qui peut être réemployé, et le développement concomitant du crédit ont fournis les bases nécessaires à l'élaboration d'un système comptable.

La nécessité par la suite, de tenir des comptes de personnes et par extension des biens possédés, a conduit à l'élaboration du système dit de la  «  partie double ». Ce système connu sous le nom de « Mode de Venise », a vu le jour grâce aux traités de l'italien L.PACIOLI (1994). Dans son ouvrage, il énonça les principes fondamentaux de cette méthode dans le chapitre relatif aux transactions et écritures.

Depuis lors, la comptabilité à partie double, s'est enrichie de développements techniques, mais n'a pas subi de changement fondamental.

B) Définitions

Dans une formule célèbre, la comptabilité est définie comme « l'algèbre du droit et la méthode d'observation des sciences économiques ».

Le dictionnaire LAROUSSE la définie comme : « la technique des comptes ».

D'après le plan comptable Général Français (arrêté du 22juin 1999), « la comptabilité est un système d'organisation de l'information financière permettant

- De saisir, classer, enregistrer des données de bases chiffrées ;

- De présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine de la situation financière et du résultat de l'entité à la date de clôture »

Selon M. LA FLAMME (1981), « c'est un système d'information qui transforme généralement les données monétaires en informations financières utiles à la prise de décisions en appliquant scientifiquement les conventions comptables »

Selon M. Stéphane M. (1981), « la comptabilité est une technique quantitative de collecte de données, de traitement et d'interprétation de l'information appliquées aux faits matériels, juridiques et économiques : individu, ménage, entreprise, Etat etc » 

F. LEFEVRE (1999) considère la gestion comptable comme l'organisation de la comptabilité d'une entreprise de telle sorte qu'elle permette :

- La saisie complète, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;

- La disponibilité des informations élémentaires et l'établissement, en temps opportun d'états dont la, production est prévue ou requise ;

- Le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement.

Ainsi, « la gestion comptable concerne l'ensemble des choix comptables opérés par une entreprise, en matière de normes et de models de présentation ».

La gestion comptable obéit donc à des normes, appelés principes comptables, dont le respect contribue à la régularité des documents produits.

C) PRINCIPES COMPTABLES

La comptabilité moderne, objet du droit comptable est régie par neuf principes (dont un retenu partiellement par l'OHADA). Il s'agit de :

- Le principe de prudence ;

- Le principe de permanence des méthodes ;

- Le principe d'intangibilité du bilan d'ouverture ;

- Le principe de la spécialisation des exercices ;

- Le principe du coût historique ;

- Le principe de la continuité de l'exploitation ;

- Le principe de la transparence ;

- Le principe de l'importance significative ;

- Le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence.

Ces principes ont puisé leur origine des textes légaux et réglementaires, les avis et recommandations émis par les instances professionnels aussi bien nationales qu'internationales

Le respect de tous les principes vise à offrir un cadre formel et structuré à la gestion comptable afin qu'elle atteigne l'objectif qui lui est assigné.

D) Objectifs de la comptabilité

L'objectif de la comptabilité a été édicté, dans le droit comptable anglo saxon, qui stipulait que les comptes donnent « une image fidèle » (« true and fair view), des profits ou, pertes et de la situation financière.

Selon le, plan comptable français « les comptes annuels doivent donnés une image du patrimoine de la situation financière ainsi, que les résultats de la société ».

Le but de la comptabilité est donc celui de produire des informations donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l'entreprise. Ces informations constituent en effet les seuls éléments fiables, permettant de porter une opinion sur la gestion de l'entreprise, d'effectuer des comparaisons et prévisions de l'entreprise, afin de prendre les décisions subséquentes. Pour y parvenir, l'entreprise doit mettre un accent particulier sur les caractéristiques suivantes :

· La fiabilité

La fiabilité résulte de l'exhaustivité des enregistrements mais aussi et surtout de la valeur des procédures appliquées dans l'entreprise. Cette qualité est la garantie des enregistrements sans erreurs et sans biais.

· La comparabilité

Le secteur des états financiers doit pouvoir effectuer des comparaisons dans le temps (permanence des méthodes) et dans l'espace (d'un exercice à l'autre ou d'une normalisation à une autre). Toutes fois, lorsque des circonstances exceptionnelles entraînent le changement de méthode d'un exercice à un autre, il est nécessaire d'en faire mention dans les états financiers.

· La sincérité

La sincérité est une qualité qui confère aux informations une présomption de sincérité. Il s'agit de l'application, de bonne foi, des règles et procédures comptables.

· La régularité

Elle se définie comme la conformité aux règles et procédures en vigueur.

Cette qualité et celle de la sincérité, sont les deux qui, lorsqu'elles sont réunies attestent que l'objectif d'image fidèle est atteint.

II- La tenue de la comptabilité

La qualité de l'information comptable, donc des états financiers est fonctions du cadre dans lequel est traité l'information de base.

Ainsi l'organisation comptable mise en place doit se conformer à certaines dispositions juridiques et pratiques.

A°) Obligations légales

1) le traitement de l'information comptable

L' OHADA prévoit, pour le traitement de l'information comptable, les conditions suivantes :

- la tenue de la comptabilité en langue officielle du pays et en unité monétaire légale ;

- l'emploi de la technique de la partie double ;

- la justification des écritures comptables par des pièces datées, pouvant servir de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;

- le respect de l'enregistrement chronologique des opérations, ainsi que la mise en place d'une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement des opérations ;

- le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise ;

- le recours à un plan de comptes normalisé pour la tenue de la comptabilité (plan comptable OHADA) ;

- la tenue obligatoire des livres et autres supports autorisés ainsi que la mise en oeuvre de procédure de traitements agréés, permettant d'établir les états financiers annuels ;

- la mise en place de procédure de contrôle interne et externe, le contrôle des comptes et la publicité légale des comptes

2) Valeur probante des documents comptables

Les livre comptables et autre support relatif à l'enregistrement des informations et à l'inventaire son établis sans blanc, ni altération d'aucune sorte afin de garantie leur caractère définitif. Aussi, les livre comptables doivent être numérotés, côté et parafé par le greffier du tribunal de commerce ou toute autre autorité compétente. Ces dispositions citer ne sont valable que pour les comptabilités tenues manuellement.

En ce qui concerne la tenue informatisée de la comptabilité les document informatique écrit doivent être identifier, numéroter,et dater dès leur enregistrement par des moyen offrant toute garantie en matière de preuve et par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression d'enregistrement.

La tenue informatiser de la comptabilité obéir également aux obligations suivantes :

- l'enregistrement chronologique des opérations doit écarter toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition ultérieure ;

- la clôture informatique au moins trimestrielle doit être mise place au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de chaque période, considérée

3) la conservation des documents comptables

Les écriture comptables doivent être soutenues par des pièces justificatives qui doivent être classer, ranger, et conserver dans un local définit à cet effet dans le but de permette au dirigent et au vérificateur de la comptabilité de :

- examiner la validité d'un enregistrement ;

- contrôler la validité d'un enregistrement porté sur un compte;

- s'assurer de la concordance entre les opérations saisie par journaux et par compte ;

- la conservation ne doit en aucun cas être inférieur à une durée de dix ans

III- Quelques études antérieures en rapport avec notre terme de recherche

J.F.DENT (1991) a montré l'importance de la comptabilité au sein des organisations. Il a affirmé que les pratique comptables constituent un aspect commun de la plupart des organisations du travail : les activités de planning et budget, système de responsabilité hiérarchique, procédure d'évaluation de performance, contrôle budgétaire, et accords salariaux sont plus ou moins fondés sur les pratiques comptables et de ce fait, la comptabilité est probablement impliquée dans le système des organisation.

Selon lui, il existe deux approches relatives à l'importance (la signification) de la comptabilité au sein des organisations. Pour la première approche, basée sur les points de vue des auteurs comme M. ROWAN (1984), D.POWEL (1987), S. ZUCKER (1988), l'impact potentiel de la comptabilité sur la clôture des organisations doit être rechercher dans le contexte plus vaste des valeurs et croyances sociales ; autrement dit, le suivi des croyances en l'efficacité des pratiques managériales `'rationnelles'' ; donc les organisations qui adoptent de telles pratiques ont plus de chance d'être efficace.

Selon la deuxième approche toutes les connaissances et pratiques peuvent être réflexives, et donc la comptabilité peut réagir sur les institutions qui l'adoptent. D'après, HOPWOOD, HINES, MILLER O'Leary (1990), la comptabilité a un rôle constitutif en matière de vie organisationnelle. Les notions finement élaborées comme le coût, l'efficience, la profitabilité, le revenu par action, etc, construisent de façon active certaine définition de la réalité qui privilégie les sphères financières et économiques. Elle peuvent pénétrer dans le schéma organisationnel, créer des ordres du jour (objectifs, priorités, moyens, etc..), définir des standards de succès et d'échec, caractériser la performances héroïque, et mobiliser certaines dynamiques de changement.

En conclusion, ils affirment que les pratiques comptables ne sont pas impliquées de la même façon centrale dans le style de gestion et la performance financière est célébrée ; dans d'autres organisations la comptabilité est secondaire.

IV- Point des connaissances sur l'apurement tardif des comptes

Notre recherche sur l'Internet n'a abouti qu'à un seul écrit dans ce domaine. Selon Barder AKARKOUNE, Auditeur Consultant MAZARS MAROC « « l'apurement des comptes est un ensemble de moyens d'analyse comptable mis en oeuvre, soit par le service comptable de la société ou par un organe externe,en vue d'obtenir des comptes de bilan analysés et justifiés par des documents justificatifs probants » ». Bien que l'objectif de l'apurement des comptes soit unique et consiste essentiellement en l'obtention des comptes analysés, la perception de l'apurement des comptes de la part des gestionnaires peut avoir des connotations différentes selon les cycles comptables étudiés. Ainsi, une entreprise peut envisager l'apurement des comptes clients dans le seul objectif de soutenir une politique de recouvrement des créances à mettre en oeuvre juste après l'achèvement des travaux d'apurement. Aussi entreprise peut appel à l'apurement des comptes de TVA dans le seul but de dégager, dans la limite du délai de prescription, un montant de TVA déductible qui n'a pas encore été déclaré et récupérer.

V- Point des connaissances sur le problème lié à la production

et du classement tardif des pièces comptables

Notre recherche n'a pas été complète quant à la revue sur ce problème. Nous ne nous sommes contentés que du manuel de procédure. Pour cela nous utiliserons des seuils de décision pour analyser ce problème.

Après le résumé des apports antérieurs sur le sujet, il convient de décrire la méthodologie à adopter pour la résolution des problèmes retenus

SECTION 2: MÉTHODOLOGIE ADOPTÉE

Notre méthodologie s'accentuera sur deux (02) volets à savoir :

- Volet 1: approches empiriques

- Volet 2: approches théoriques

PARAGRAPHE 1: APPROCHES EMPIRIQUES

Elles nous permettront de mettre en exergue la méthode adoptée pour la résolution des problèmes énumérés dans le tableau de bord. Les étapes à suivre sont les suivantes :

- objectifs de la collecte des données ;

- nature de la collecte des données ;

- cadre de l'enquête, population mère et échantillonnage;

- Autres outils de mobilisation des données ;

- spécification des données à mobiliser;

- conception du questionnaire;

- technique de dépouillement des données;

- outils de présentation des données.

I- Objectifs de la collecte des données

L'objectif général de nos enquêtes est de vérifier les hypothèses que nous avons formulées dans notre étude. Ainsi, d'une manière spécifique, nos enquêtes nous permettront de voir si :

- La non codification des écritures est à la base de l'apurement tardif des comptes ;

- La lenteur dans la transmission des pièces comptables est à la base de la production et le classement tardifs des pièces comptables.

II- Nature de la collecte des données

Pour vérifier les hypothèses que nous avons formulées, nous avons eu recours aux méthodes quantitative et qualitative.

La méthode quantitative a consisté en des enquêtes adressées au personnel de la BCEAO en particulier ceux qui avaient occupé des postes de responsabilité au service Comptabilité et/ou ceux qui avaient tenu une comptabilité auxiliaire d'une part et ceux qui sont en fonction actuellement à ces mêmes services d'autre part.

La méthode qualitative est réalisée à travers des entretiens directs avec les agents du service Comptabilité pour vérifier les hypothèses émises ; et ceci en raison de notre problématique.

III- Cadre de l'enquête, population mère et échantillonnage

La ville de Cotonou a été choisie comme le cadre de réalisation de nos enquêtes en raison de sa structure géographique et de son rôle dans l'activité économique. Ce choix est également motivé par :

- la situation géographique de l'Agence Principale;

- l'implantation de l'Agence Principale des banques, établissements financiers, l'Etat et autres comptables publics.

- Le temps et les moyens limités dont nous disposons.

En effet, notre population mère est composée en grand nombre des agents du service comptabilité et budget et de ceux qui tiennent une comptabilité auxiliaire. Notre population mère étant très réduite, l'échantillon représentatif de cette dernière est composé deux des agents par Service Initiateur, trois anciens chefs de service et cinq anciens agents qui avaient occupé un poste dans le Service de la Comptabilité. Elle est composée de ce fait de vingt (20) agents.

En dehors du questionnaire, la réalisation de ce travail a nécessité d'autres outils de mobilisation des données.

III- Autres outils de mobilisation des données

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