I-2 Les TIC dans le fonctionnement des PME
Après avoir caractérisé les TIC, nous
allons maintenant montrer comment elles permettent aux PME de mener leur
mission tant au niveau de la gestion qu'à celui de la production.
I-2-1 Les TIC et systèmes d'informations des PME
Les Technologies de l'Information et de la Communication
peuvent permettre aux PME de mieux organiser la coordination. L'analyse et la
structuration des entreprises ont longtemps reposé sur une vision de
l'organisation comme «processeur d'informations», l'apprentissage et
la maîtrise des connaissances reposant sur un processus de
sélection, élimination, tri et filtre dans la masse des
informations (données, événements,
phénomènes) disponibles à chaque instant dans
l'entreprise6. Ce processus s'opère de plusieurs
manières, chacune pouvant être considérée comme le
résultat de l'optimisation de l'usage des capacités de calcul, de
communication et de stockage de l'information : la spécialisation des
individus, la division des tâches par fonction et par métier,
l'organisation des sites productifs, les modalités de communication
entre les différentes composantes de l'entreprise, le degré de
décentralisation et d'autonomie des décisions. Cette
structuration de plus en plus intensive des connaissances opératoires
traduit le mouvement de rationalisation et « d'algorithmisation » des
entreprises, qui regroupe l'automatisation des tâches de production,
l'informatisation des processus entiers, avant d'aboutir à une
réorganisation de ces processus.
Dans une perspective de décentralisation, la
contribution des TIC auprès des PME s'avère pertinente. En effet,
le dirigeant y joue souvent le rôle d'un centralisateur
6 Boulding (1984) rappelle d'ailleurs que la gestion peut
être entravée par le trop plein de données et que, d'une
certaine manière, l'information peut parfois être
considérée comme l'ennemi de la connaissance
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qui prend la plupart des décisions, et risque de ne pas
percevoir la profondeur de certains changements externes (Marchesnay, 1992,
p29-30). Avec les applications TIC, la direction centrale a toutes les
informations en temps réels et peut prendre des mesures en toute
connaissance de cause.
La capacité de stocker et de traiter les connaissances
et les informations sous forme de banques de données et de
systèmes-expert largement ouverts rend les organisations moins
dépendantes des personnels détenteurs de ces informations et de
ces savoirs. Or, une des fonctions principales des hiérarchies
intermédiaires consistait à traiter, filtrer et restituer les
différentes formes d'informations. De manière plus
précise, la mise en place des TIC nécessite moins de relais de
transmission des ordres hiérarchiques et moins de contrôle
hiérarchique direct par des intermédiaires (agents de
maîtrise, par exemple). Les prescriptions de tâches à
accomplir, les informations techniques et les orientations peuvent être
directement transmises par la tête stratégique de l'entreprise via
le système d'information, aux différents acteurs de l'entreprise,
quelle que soit leur position dans l'organisation. Il peut ainsi
s'opérer un aplatissement de la ligne hiérarchique à
mesure que sont introduites les TIC.
Grâce à cette technologie, les entreprises ont la
possibilité de rendre leur système d'information plus efficace,
plus flexible et plus dynamique. Les TIC bénéficient à une
large gamme de processus économiques. Au niveau de l'entreprise, les TIC
et leurs applications améliorent et accélèrent la
communication et permettent une gestion plus efficace des ressources de
l'entreprise. Le transfert transparent de l'information, grâce au partage
de fichiers électroniques et aux réseaux d'ordinateurs,
améliore l'efficacité d'un certain nombre de processus de
l'entreprise comme la documentation, le traitement de données et
d'autres fonctions d'administration (par exemple organisation des commandes et
facturation).
A travers les applications de TIC de plus en plus
sophistiquées, comme les KMS (solutions de gestion des connaissances) et
l'ERP (planification des ressources en entreprise), les entreprises peuvent
stocker, partager et exploiter les connaissances et le
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savoir-faire accumulés. Les PME dans leur organisation
structurelle ont besoin d'une bonne coordination et, pour l'atteinte des
objectifs de l'entreprise, il est nécessaire que chaque entité de
l'entreprise puisse agir selon ses compétences, et mettre à
disposition des autres entités des données pour la suite de la
chaîne de traitement.
Les Technologies de l'Information et de la Communication
rendent le système d'information plus dynamique et plus flexible, ce qui
entraîne un gain de temps dans la circulation de l'information, aussi
bien en interne que entre les entreprises ; ceci tout en conservant
l'intégrité des données. Elles représentent ainsi
un dynamogène pour le système d'information (Régis
Meissonier, Décembre 1999) . Elles offrent de ce fait la
possibilité aux décideurs d'une auto organisation de leur
système de décision, par l'apport d'une meilleure
adaptabilité du système d'information aux systèmes de
décision.
Les échanges interentreprises et la communication en
temps réel peuvent réduire les asymétries d'informations
entre acheteurs et fournisseurs, et forger des relations plus étroites
entre partenaires commerciaux (Moodley, 2002).
Le rôle des TIC est fondamental dans la capacité
à créer et à maintenir un réseau flexible
d'affaires entre organisations : les alliances et les partenariats, la
sous-traitance, les agreements, les contrats à distances, etc.
Traditionnellement, dans l'entreprise, elles peuvent permettre de
développer et de personnaliser le système de gestion de
l'information qui est utilisé pour améliorer le réseau
commercial et même le système de planification des ressources de
l'entreprise, d'approvisionner le système de pilotage. Le système
de gestion de la clientèle et le portail du commerce électronique
peuvent être utilisés pour l'établissement d'un
réseau d'affaires.
Prenons deux exemples. D'une part La flexibilité de la
production n'est possible que dans la mesure où l'entreprise
concernée peut être à tous moments en contact avec ses
donneurs d'ordres, ses fournisseurs, ses sous-traitants, ses transporteurs, ses
diffuseurs et ses clients, ce dans le but e connaître l'état des
stocks, déclencher des commandes, transmettre des éléments
techniques, ajuster sa production, etc. D'autre
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part, mieux gérer la qualité dans une entreprise
suppose d'édicter des procédures précises de coordination
et d'échange, de partager et de constituer collectivement une
documentation technique précise, d'élaborer une base
d'informations des incidents (et des solutions), de permettre à chacun
la mise à jour et la facilité d'accès de ces
informations.
En définitive au niveau du système
d'information, on note une hausse de la productivité, consécutive
à la minimisation de la saisie de l'information, ce qui implique une
baisse des coûts. En outre, il y'à une meilleure connaissance de
l'environnement, une réactivité plus forte face à cet
environnement qui dans certain cas permet à l'entreprise de mieux
affronter ses concurrents, et une amélioration de l'efficacité de
la prise de décision permise par une veille stratégique plus
performante.
De l'action des TIC dans le système d'information,
découle la réduction des coûts de transactions des PME.
Considérons que le coût de l'information pour l'entreprise a deux
composantes : le coût de regroupement et de traitement de l'information
et le coût de distribution de l'information.
Dans les PME, les insuffisantes facilités de
communication et les coûts prohibitifs d'accès et de distribution
de l'information en réduisent l'utilisation. Dans un tel contexte,
l'introduction des TIC fiables peut avoir de effets multiples :
- Premièrement, la réduction des coûts de
transaction à l'intérieur de
l'entreprise et avec les partenaires, tout en les
accélérant et en les rendant plus fiables.
- Deuxièmement, après réduction des
coûts de traitement et de production de l'information, tout en favorisant
l'augmentation de la masse d'informations, l'utilisation des TIC pourra
probablement améliorer la qualité de l'information disponible. Au
lieu des informations obsolètes, les entreprises peuvent avoir
accès aux données à jour, plus fiables et plus
complètes. Pour résumer, le déploiement des TIC peut
améliorer la disponibilité et la qualité de l'information
qui peut être utilisée dans la production et la gestion des
entreprises, tout en favorisant la réduction des délais de
transactions en interne et avec l'extérieure.
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La particularité des TIC, c'est sa capacité
à permettre des communications et des négociations interactives.
Cette capacité de transférer les informations et de communiquer
à travers le monde, sans être limité par la distance, le
volume ou la nature (vidéo, son, texte...) des informations transmises,
peut non seulement améliorer la prise de décision, mais
accélérer celle-ci.
La conséquence naturelle de la réduction des
coûts des transactions et des négociations est que la diffusion
des TIC peut promouvoir l'efficacité des entreprises par
l'amélioration des gains mutuels sur les échanges.
Améliorer la circulation des informations et réduire
l'incertitude, peuvent permettre aux firmes d'accéder aux nouveaux
marchés nationaux ou internationaux plus facilement, et leur permettre
d'ouvrir de nouveaux produits et maîtriser les facteurs du
marché.
Les effets de cette technologie dans la réduction des
incertitudes, la réduction des coûts des transactions et de
traitement des données, en conduisant à une prise de
décision rapide et efficace, peuvent se manifester sous diverses formes.
Au niveau des PME, l'utilisation de cette technologie pourra être
associée à la croissance de la firme et à
l'amélioration de la productivité des facteurs.
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