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Calcul et analyse des coà»ts par activités à  l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

( Télécharger le fichier original )
par Mathieu AHAN
Centre africain d'études supérieures en gestion - Diplôme d'études supérieures spécialisées en audit et contrôle de gestion 2004
  

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5.3 L'identification des activités.

Quatre grands processus cristallisent l'attention de toutes les unités du bureau. Ils découlent des prestations de l'Agence qui s'effectuent par le bais des bureaux que sont l'épargne, les financements et le suivi de ces derniers. Il s'agit :

- du processus d'épargne

- du processus d'octroi de prêts

- du processus de suivi des prêts

- du processus administratif

a) Le processus d'épargne (P1) : il comprend :

- accueillir le promoteur au guichet,

- mettre à disposition des fiches de dépôts,

- mettre à disposition des fiches de retrait,

- rechercher le carton de position,

- Aider le promoteur à remplir la fiche de billetage,

- Envoyer (carton, fiche, livret) du promoteur à la caisse,

- vérifier le compte du promoteur,

- appeler le promoteur pour effectuer l'opération,

- réceptionner et compter l'argent en cas de dépôts,

- compter les billets au promoteur en cas de retrait,

- positionner le compte du promoteur

- éditer la pièce de caisse,

- recueillir la signature du promoteur,

- positionner le carton du promoteur,

- positionner le livret du promoteur,

- retourner la pièce de l'opération et le livret au promoteur.

b) Le processus d'octroi de crédit (P2) : il comprend :

- Accueillir le promoteur

- Animer et informer le promoteur,

- Ouvrir le dossier à la caisse,

- Remplir la première page du dossier,

- Affecter le dossier à un chargé de prêts,

- Visiter le promoteur par le chargé de prêts,

- Collecter les informations sur le promoteur,

- Collecter les informations sur l'entreprise et la garantie du promoteur

- Analyser les informations collectées,

- Visiter la garantie,

- Contre visiter les dossiers de prêt selon le niveau du crédit des divers responsables,

- Finaliser le dossier de prêt,

- Tenir le comité de crédit,

- Informer le client,

- Editer le contrat de prêts,

- Remplir les formulaires pour les formalités administratives et de garantie,

- Ouvrir un compte d'épargne au promoteur,

- Déposer les frais et autres épargnes nécessaires,

- Finaliser les formalités,

- Vérifier les formalités,

- Etablir l'état de déblocage,

- Vérifier l'état de déblocage,

- Autoriser l'état de déblocage,

- Prélever les frais de déblocage et l'épargne préalable,

- Etablir le tableau d'amortissement,

- Positionner le carton du promoteur des différentes opérations,

- Animer le promoteur,

- Faire signer le tableau d'amortissement par le promoteur,

c) Le processus de suivi des prêts (P3) : il comprend :

- Visiter le promoteur après décaissement,

- Editer en début du mois l'état mensuel des remboursements attendus,

- Rappeler aux promoteurs leurs dates d'échéances,

- Prélever journalièrement les remboursements

- Editer journalièrement l'état des impayés,

- Remettre aux chargés de prêts l'état des impayés,

- Relancer les clients en retard,

- Organiser des campagnes de recouvrement,

- Déclasser le prêt,

- Mettre le prêt en contentieux auprès de l'huissier,

- Obtenir une ordonnance du juge,

- Réaliser la garantie

d) le processus administratif (P4) : il comprend :

- accueillir les clients,

- coordonner les activités du bureau,

- ouvrir les guichets et /ou caisses

- arrêter les guichets et / ou caisses

- traiter les pièces comptables,

- faire les rapprochements bancaires,

- exécuter toutes les opérations comptables

- éditer les états extra comptables,

- éditer les états comptables.

- produire les rapports mensuels.

Le centre pilote choisi pour la conception est le bureau de Jéricho dont les fonctions et l'effectif se présentent comme l'indique le tableau N° 1 ci-dessous :

EFFECTIF DU BUREAU DE JERICHO

Ordre

Titre

Effectif

Effectif

observé

1

Chef Bureau

1

1

2

Chargé de prêts senior

2

1

3

Chargé de prêts junior

3

1

4

Comptable de zone

1

1

5

Chargé des opérations de crédit et d'épargne

2

1

6

Chef Caisse

1

1

7

Caissières

2

1

8

Agent de guichet

1

1

9

Chargé de formalités

2

1

 

Total

15

9

Source : nous-même

Pour arriver à établir la liste des activités du bureau, nous avons parcouru en premier lieu les guides des opérations de crédit et d'épargne, les manuels de procédures générales et comptables.

Ensuite, comme Bescos & al (1995, 243) l'avait souligné  « l'outil privilégié pour établir la liste des activités est la conduite d'entretiens auprès des personnes chargées de les exécuter. L'analyse des entretiens permet d'établir une première cartographie des activités par service avec une description écrite de chacune d'entre elle ».

Nous nous sommes entretenus avec les 16 agents du bureau par rapport à leurs tâches quotidiennes. A l'aide d'une fiche d'identification des tâches et de leur durée d'exécution nous avons procédé à une première collecte des informations. Ces informations ont été validées par nous même un mois durant par l'observation directe des agents à la tâche chronomètre en mains.

Ce qui nous a permis de retenir au niveau de chaque poste les listes et les durées ci-après :

Tableau N° 4: Activités identifiées par fonction du bureau

 
 
 
 

N° D'ordre

Postes

Activités

Durée

1

Chef bureau

Contrôler et viser les avis de déblocage

0,50 H/jr

2

 

Contre visiter les dossiers de crédit

1 H/dossier

3

 

Présider les comités de crédit

0,25 H/dossier

4

 

Contrôler des dossiers de crédit avant décaissement

0,0833 H/dossier

5

 

Contrôler des opérations de suivi des crédits des chargés de prêts

2 H/dossier

6

 

Superviser les opérations de recouvrement

48 H/mois

7

 

Arrêter de caisse

2 H/mois

8

 

Contrôler et signer tous les états édités

1 H/jr

9

 

Coordonner administrativement et financièrement le bureau

4 H/jr

10

Prêts

Prospecter de la clientèle

3 H/jr

11

 

Visiter les entreprises et collecter les informations financières

1 H/dossier

12

 

Visiter de la garantie

1,66 H/dossier

13

 

Monter et analyser les dossiers de crédit

1H/dossier

14

 

Contre visiter les dossiers de crédit

1 H/dossier

15

 

Finaliser les dossiers de crédit

1H/dossier

16

 

Suivre les dossiers après déblocage

1H/dossier

17

 

Suivre les impayés

1H/dossier

18

 

Collationner les états mensuels d'encours de crédit

1H/mois

19

 

Produire des rapports mensuels

6 H/mois

20

COCE

Tenir les tableaux d'amortissement

0,033 H/avis

21

 

Prélever les remboursements

0,033 H/avis

22

 

Produire le point des impayés

0,25 H/jr

23

 

Mettre à jour les dossiers de crédit

0,083 H/dossiers

24

 

Débloquer le crédit

0,17 H/dossiers

25

 

Rembourser les fonds

0,10 H/demande

26

 

Editer mouvements compte

0,033 H/demande

27

 

Editer les états extra comptables d'encours de crédit et autres

8 H/mois

28

Chef caisse

Ouvrir le guichet

0,067 H/guichet

29

 

Approvisionner le guichet

0,067 H/guichet

30

 

Arrêter le guichet

0,33 H/guichet

31

 

Contrôler les opérations des guichets sur pièces et cartons

0,33 H/guichet

32

 

Verser et retirer de fonds à la banque

1,50 H/opérations

33

 

Arrêter la caisse centrale

0,33 H/arrêt

34

 

Tenir et arrêter la caisse menue dépenses

1 H/jr

35

 

Editer et classer les brouillards et procès-verbaux

0,50 H/jr

36

 

Faire le point de la trésorerie

2 H/semaine

37

Caisse

Réaliser les opérations de dépôts et de retraits

0,13 H/opérations

38

 

Editer et classer les pièces, brouillards et journaux informatiques

0,33 H/jr

39

 

Arrêter la caisse.

0,50 H/jr

40

Agent de Guichet

Accueillir les clients

0,017 H/client

41

 

Rechercher des cartons

0,033 H/client

42

 

Aider le client pour le remplissage des fiches

0,083 H/client demandeur

43

 

Classer les cartons d'épargne

1 H/jr

44

Formalités

Accueillir les clients

0,083 H/client

45

 

Informer et animer les clients

0,75 H/jr

46

 

Ouvrir le dossier de crédit

0,20 H/dossier reçus

47

 

Mettre à jour le contrat de prêts

0,20 H/dossier accordé

48

 

Editer les contrats de prêts

0,083 H/dossier accordé

49

 

Accomplir les formalités

0,67 H/dossier décaissé

50

 

Etablir l'état de déblocage

0,25 H/ état

51

 

Enregistrer les garanties

0,17 H/dossier de garantie

52

 

Classer les garanties

0,17 H/dossier de garantie

53

 

Retirer les garanties

0,33 H/dossier de garantie

54

 

Tenir le registre des DLC

0,083 H/dossier décaissé

55

 

Tenir les états d'assurance décès

1 H/mois

56

 

Inventorier et produire les états des immobilisations et fournitures

12 H/mois

57

Comptabilité

Collationner quotidiennement les journaux

2 H/ jr

58

 

Imputer les pièces

0,05/pièces

59

 

Saisir les pièces

0,05/pièces

60

 

Classer les pièces

0,05/jr

61

 

Arrêter et contrôler la caisse

0,75/jr

62

 

Faire les rapprochements bancaires

4 H/mois

63

 

Analyser les comptes

4 H/mois

64

 

Faire les rapprochements des états extra comptables aux documents comptables

4H/mois

65

 

Produire la balance comptable

4 H/mois

Source : nous-même inspiré des entretiens, des observations et des termes de références des postes.

Nous venons de recenser 65 activités au niveau du bureau de Jéricho. Il est évident qu'il nous sera très difficile de calculer les coûts de 65 activités. Afin d'éviter donc une complexité du modèle de calcul, il est nécessaire de passer à « la phase de synthèse par réduction des activités, soit par élimination, soit par regroupements » LORINO (1991 ; 60), ce qui nous a amené à procéder à un regroupement des 65 activités identifiées en 30 macro activités dont le tableau de passage se présente comme ci- après :

Tableau N° 5: Matrice de passage des activités aux macro activités

N° d'ordre

Entité

Macro activités

Activités

Durée moyenne journalière

1

Unité administrative

Coordonner administrativement et financièrement le bureau

Arrêter la caisse, contrôler et signer tous les états édités, coordonner administrativement et financièrement

4

2

Superviser les opérations d'octroi de crédits

Contre visiter les dossiers de crédit, présider les comités de crédit, contrôler les dossiers de crédit avant décaissement, contrôler et viser les avis de déblocage,

1,33

3

Superviser et contrôler les opérations de suivi

Contrôler les opérations de suivi des remboursements des chargés de prêts, superviser les opérations de relance et de recouvrement

2

4

Unité prêts

Prospecter la clientèle

Prospecter la clientèle

3

5

Monter et analyser les dossiers de crédit

Visiter les entreprises et collecter les informations financières, visiter les domicile et site de la garantie du promoteur, monter et analyser les dossiers, contre visiter les dossiers de crédit, finaliser les dossiers de crédit

5,66

6

Suivre les crédits

Suivre après déblocage les dossiers, suivre les impayés

2

7

Produire les rapports mensuels

Collationner les états mensuels d'encours de crédit, produire les rapports mensuels

8

8

Unité caisse

Accueillir les clients

Accueillir les clients, rechercher les cartons d'épargne

0,033

9

Aider le client pour le remplissage des fiches

Aider le client pour le remplissage des fiches

0,083

10

Ouvrir le guichet

Ouvrir le guichet, approvisionner le guichet

0,134

11

Faire les opérations de guichet

Faire les opérations de dépôts et de retraits au guichet

0,083

12

Arrêter les guichets

Editer et classer les brouillards et journaux informatiques, contrôler les opérations du guichet sur pièces, carton états et solde physique du guichet,

0,33

13

Arrêter les caisses principale et menues dépenses

Arrêter la caisse centrale, tenir et arrêter la caisse menues dépenses, éditer et classer les brouillards, journaux et procès-verbaux, faire le point de la trésorerie

0,5

14

Faire les opérations avec la banque

Versements et retraits à la banque

1,5

15

Unité Opération de crédit

Faire les opérations de suivi des remboursements

Tenir les tableaux d'amortissement, prélèver les remboursements, produire journalièrement le point des impayés,

0,316

16

Faire les opérations de décaissement de crédit

Mettre à jour les dossiers de crédit, débloquer le crédit,

0,25

17

Rembourser les fonds

Rembourser les fonds

0,1

18

Produire les états extra comptables

Editer et contrôler des états extracomptables, éditer le mouvement compte

8

19

Unité formalités

Accueillir les clients

Accueillir les clients

0,083

20

Informer et animer les clients

Informer et animer les clients

0,75

21

Ouvrir le dossier de crédit

Ouvrir le dossier de crédit

0,2

22

Accomplir les formalités

Mettre à jour le contrat de prêts, éditer les contrats de prêts, accomplir les formalités, établir l'état de déblocage

0,95

23

Traiter les garanties

Enregistrer les garanties, classer les garanties et retirer les garanties

0,66

24

Traiter les DLC

Tenir le registre des DLC, tenir les états d'assurance décès

0,083

25

Faire les inventaires

Inventorier et produire les états des immobilisations et fournitures

12

26

Unité comptable

Faire les rapprochements quotidiens

Collationner quotidiennement les journaux

2

27

Traiter les pièces comptables

Imputer les pièces, saisir les pièces et classer les pièces

2

28

Arrêter la caisse

Arrêter et contrôler la caisse

0,75

29

Faire les rapprochements bancaires

Faire les rapprochements bancaires

4

30

Produire la balance comptable

Analyser les comptes, faire les rapprochements des états extra comptables aux documents comptables et production de balance mensuelle

12

Il résulte de ce tableau de passage le tableau de macro activités qui se présente ainsi qui suit :

Tableau N° 6: Macro activités validées pour le calcul des coûts

N° d'ordre

Entité

Macro activités

Durée moyenne journalière

1

Unité administrative

Coordonner administrativement et financièrement le bureau

4

2

 

Superviser les opérations d'octroi de crédits

1,33

3

 

Superviser et contrôler les opérations de suivi

2

4

Unité prêts

Prospecter la clientèle

3

5

 

Monter et analyser les dossiers de crédit

5,66

6

 

Suivre les crédits

2

7

 

Produire les rapports mensuels

8

8

Unité caisse

Accueillir les clients

0,033

9

 

Aider le client pour le remplissage des fiches

0,083

10

 

Ouvrir le guichet

0,134

11

 

Faire les opérations de guichet

0,083

12

 

Arrêter les guichets

0,33

13

 

Arrêter les caisses principale et menues dépenses

0,5

14

 

Faire les opérations avec la banque

1,5

15

Unité Opération de crédit

Faire les opérations de suivi des remboursements

0,316

16

 

Faire les opérations de décaissement de crédit

0,25

17

 

Rembourser les fonds

0,1

18

 

Produire les états extra comptables

8

19

Unité formalités

Accueillir les clients

0,083

20

 

Informer et animer les clients

0,75

21

 

Ouvrir le dossier de crédit

0,2

22

 

Accomplir les formalités

0,95

23

 

Traiter les garanties

0,66

24

 

Traiter les DLC

0,083

25

 

Faire les inventaires

12

26

Unité comptable

Faire les rapprochements quotidiens

2

27

 

Traiter les pièces comptables

2

28

 

Arrêter la caisse

0,75

29

 

Faire les rapprochements bancaires

4

30

 

Produire la balance comptable

12

 
 

 

 

Source : nous-même

Remarquons que cette liste retenue n'est pas définitive. Elle sera sujette souvent à des évolutions / améliorations au fur et à mesure que se développera l'Agence PAPME.

A partir des processus décrits plus haut et des macros activités qui viennent d'être retenus nous allons présenter la matrice processus / activités.

Tableau 7: Matrice Processus / Activités

 
 
 
 
 
 

N° d'ordre

Activités

Processus

 

P1

P2

P3

P4

1

Coordination administrative et financière du bureau

 
 
 

P401

2

Supervision des opérations d'octroi de crédits

 

P202

 
 

3

Supervision et contrôle des opérations de suivi

 
 

P303

 

4

Prospection de la clientèle

P104

P204

 
 

5

Montage et analyse des dossiers de crédit

 

P205

 
 

6

Suivi des crédits

 
 

P306

 

7

Production des rapports mensuels

P107

P207

P307

P407

8

Accueil des clients

P108

P208

P308

P408

9

Aide au client pour le remplissage des fiches

P109

 
 
 

10

Ouverture de guichet

 
 
 

P410

11

Opérations de guichet

P111

 
 
 

12

Arrêt des guichets

 
 
 

P412

13

Arrêt des caisses principale et menue dépenses

 
 
 

P413

14

Opérations avec la banque

 
 
 

P414

15

Opérations de suivi des remboursements

 
 

P315

 

16

Opérations de décaissement de crédit

 

P216

 
 

17

Remboursement de fonds

 
 

P317

 

18

Production d'états extra comptables

P118

P218

P318

P418

19

Informations et animation des clients

P119

P219

 
 

20

Ouverture de dossier

 

P220

 
 

21

Accomplissement des formalités

 

P221

 
 

22

Traitement des garanties

 

P222

P322

 

23

Traitement des DLC

 

P223

 
 

24

Inventaire

 
 
 

P424

25

Rapprochements quotidiens

 
 
 

P425

26

Traitement des pièces comptables

 
 
 

P426

27

Rapprochements bancaires

 
 
 

P427

28

Production de balance comptable

 
 
 

P428

 

 

 

 

 

 

Source :nous-mêmes

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