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Calcul et analyse des coà»ts par activités à  l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

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par Mathieu AHAN
Centre africain d'études supérieures en gestion - Diplôme d'études supérieures spécialisées en audit et contrôle de gestion 2004
  

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5. 2 Diagnostic du système d'information

La nécessité de disposer d'un système d'information au niveau de l'Agence PAPME est un objectif majeur. En effet, avec l'apparition de nouveaux besoins d'informations comme présentés ci haut, il est impérieux pour l'Agence PAPME de se doter d'un système d'information capable de les fournir.

L'option de la méthode ABC ayant été faite, il y a lieu d'examiner le SI actuel, ses potentialités à s'adapter aux nouvelles formes d'informations qu'il doit générer afin de faciliter la prise de décision car de nouvelles méthodes de collecte, de traitement, d'analyse et de diffusion doivent être intégrées au SI actuel de PAPME.

L'Agence PAPME dispose d'un système d'information de gestion intégré c'est à dire que toutes les opérations qui sont faites au front office et au back sont automatiquement prises en charge au niveau de la comptabilité générale. Seules les opérations liées au fonctionnement des entités et aux investissements sont imputées et saisies.

Les outils de contrôle de gestion sont peu développés et/ ou possèdent des insuffisances. Seule la comptabilité budgétaire semble développée avec encore beaucoup de limites. En effet les budgets continuent d'être élaborés et d'être suivis presque manuellement sur tableur et non avec le SIG.

Il est impossible de saisir au début de chaque année le budget approuvé pour en faire le point périodiquement de manière informatisée au niveau des entités ou globalement. De plus il n'existe ni dans le SIG, ni dans un tableur un système de construction de comptes de résultats par promoteur, par opérationnel, par unité, ou autres. Ainsi, aucune donnée n'est disponible dans ce sens.

Toutefois, des résultats globaux par bureau sans possibilité d'une consolidation automatisée à l'échelle nationale sont obtenus grâce au SIG. Il n'y a pas un système de répartition des frais administratifs des structures d'encadrement qui se trouvent au niveau faîtière même pas sous forme de tableur dans cette structure qui emploie 311 personnes et dans laquelle de multiples activités sont menées au quotidien.

Le SIG est donc intégré seulement avec la comptabilité générale sans autres systèmes comme par exemple celui de la comptabilité analytique. Il n'y a donc aucune base de données analytique, même pas de fichiers de type tableur ou même pas un système de suivi manuel des temps de travail des agents.

Dans une telle situation il convient de concevoir et de mettre en place un outil de comptabilité analytique informatisé ou non à alimenter périodiquement de manière à améliorer la qualité des décisions qui sont prises.

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