IV. LES ENTREES D'IMMOBILISATIONS
Les biens acquis entrent dans le patrimoine de la structure
à leur coût d'acquisition.
L'enregistrement de l'opération comptable dans le
journal auxiliaire lors d'une acquisition d'immobilisation peut se
présenter comme suit :
Date
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43/44/45/46/47
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1011/111121
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Compte d'immobilisations
Caisse/caisse centrale
(Acquisition d'immobilisation)
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X
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X
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V. LE SUIVI DES
IMMOBILISATIONS
1. La codification
Un code alphanumérique est retenu pour l'identification
de toutes les immobilisations de la FCPB. Ce code est visible grâce
à une étiquette collée, de manière à
permettre la distinction de chaque immobilisation.
Ce code est porté de manière sobre,
discrète et efficace sur le bien immobilier sauf pour le matériel
de transport ; il permet d'établir un lien entre la
comptabilité, le registre des immobilisations et le dossier des
immobilisations.
Le code d'identification des immobilisations excepté
le matériel roulant est structuré comme suit :
ü la nature de l'immobilisation désignée
par deux lettres de l'alphabet ;
ü le mois et l'année d'acquisition ;
ü le numéro de compte de
l'immobilisation ;
ü la destination c'est-à-dire le service
où elle est affectée ;
ü le numéro d'ordre d'entrée de
l'immobilisation.
Le tout est séparé par des barres ou de tirets
pour faciliter la lecture.
Exemple de code : AE/06/13/442/COMPTA/1055, avec
AE : ameublement et équipement.
2. Le registre des immobilisations
Il est ouvert un registre d'immobilisations au sein de la
Faîtière des Caisses Populaires du Burkina. Ce registre
informatique crée sous le logiciel Microsoft Excel 2007enregistre
chronologiquement toutes les entrées de biens durables. Le registre des
immobilisations est tenu à la FCPB au Service Administratif et
Financier. Il contient toutes les informations relatives aux immobilisations.
(Voir ANNEXE N°2)
3. La maintenance
Il s'agit des dépenses effectuées pour remettre
en état de fonctionnement ou pour entretenir les immobilisations. A la
FCPB, ces dépenses entrent généralement dans les
charges.
Les véhicules de la FCPB sont dotés de carnets
de bord (voir ANNEXE N°3) qui permettent le suivi régulier.
Quant aux immobilisations affectées au personnel, elles
font l'objet d'une convention signée entre le bénéficiaire
et le Directeur de la FCPB. L'entretien de ces immobilisations est alors
assuré par le service.
4. Les travaux de fin d'exercice
4.1 L'inventaire physique
Il est procédé à un inventaire physique
des immobilisations au moins une fois par an. L'inventaire est
réalisé de la manière suivante :
A partir du fichier complet des immobilisations. Le
responsable de l'inventaire est chargé d'aller vérifier
l'existence physique de ces immobilisations, avec au besoin, l'aide d'une
personne ayant une bonne connaissance de celles-ci. Il veille alors à
recoller des étiquettes sur les immobilisations dans le cas où
les précédentes auraient été endommagées ou
retirées. A la fin de cette vérification le chargé de
l'inventaire indique sur une liste les immobilisations vérifiées
et les manquantes. Il signale également les immobilisations en mauvais
état. La liste des immobilisations manquantes est dressée et
valorisée sous la supervision du chef de service administratif et
Financier (C/SAF) puis transmise pour signature du directeur. Cette liste
servira de pièces d'opérations diverses. Sur le
Procès-verbal d'inventaire, figure la date d'inventaire ainsi que le nom
de celui qui a effectué la vérification. Quant aux
immobilisations manquantes, leur disparition est signalée sur la liste
des immobilisations, elles sont amorties sur l'exercice en cours et les
écritures de sortie des biens et des annulations d'amortissements
correspondants sont passées. Les listes de
comptage sont ensuite classées séparément afin de garder
trace des inventaires.
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