Section 2 :
Application du cadre théorique et méthodologique
L'aboutissement à un diagnostic clair et conforme aux
problèmes identifiés lors de l'état des lieux passe par la
recherche, la collecte et l'analyse de données.
Paragraphe 1 : Collecte et
présentation des données
Nous décrirons notre enquête avant de
présenter ses résultats.
I. Collecte des
données
Les deux modes choisis pour effectuer notre enquête sont
le guide d'entretien et l'administration d'un questionnaire.
La nature des deux premiers problèmes
spécifiques (Non mise à jour des bases de données -
inexistence de version électronique des documents conservés) nous
a conduit à cibler seulement l'archiviste pour vérifier les
hypothèses formulées. Nous avons profité de l'occasion
pour recueillir des éléments sur la fréquence de demande
des documents et leur état.
Le questionnaire adressé aux agents travaillant au
siège du ministère et contenant à la fois des questions
ouvertes et fermées avait pour objectifs de :
- savoir si les agents ont bénéficié une
fois des prestations du SPA ;
- confirmer le nombre de demandes enregistrées par
chaque catégorie de documents ;
- mesurer le degré de satisfaction des agents et le
délai pour obtenir cette satisfaction ;
- déceler le besoin de la version électronique
des documents par les usagers ;
- mesurer la fréquence de demandes des mêmes
documents ;
- confirmer la disponibilité de micro-ordinateurs
auprès des agents et leur connexion au réseau intranet et
à l'internet.
Les résultats auxquels nous sommes parvenus se
présentent comme ci-après.
II. Présentation des
résultats de notre enquête
Résultats issus de
l'entretien
Lors de l'entretien, le Chef du SPA a souligné que les
sous-fonds "Actes réglementaires" et "Communications en Conseil des
Ministres" ont été constitués pour la première fois
en 2004 au cours de l'opération de mise en place du service. En 2008, il
y a eu le traitement des fonds transférés en 2007.
Malheureusement, l'actualisation des sous-fonds ou l'insertion de nouvelles
pièces n'a pas été suivie dans la mise à jour des
bases de données.
Par ailleurs, certaines pièces n'ont pas
été retournées par négligence ou manque
d'enregistrement dans le registre de traitements des demandes. Il n'existe pas
de fantôme utilisé pour la sortie de pièce du
dépôt d'archives pour satisfaire les demandes. Il a
justifié cette négligence par l'urgence des autres tâches
administratives confiées par son supérieur hiérarchique et
par le manque de personnel pour remplir la mission confiée au
service.
Au moyen de son registre, il a pu relever manuellement les
documents les plus demandés. Le tableau suivant présente les
fréquences de demande ou de manipulations des documents :
Tableau n°5: Fréquence de demande des
documents
|
Catégories de documents
|
Effectif
|
Fréquence
|
|
Décrets portant attributions, organisation et
fonctionnement du ministère
|
55
|
25,82%
|
|
Décrets réglementant l'environnement
|
48
|
22,54%
|
|
Décrets portant nomination en Conseil des Ministres
|
25
|
11,74%
|
|
Arrêtés portant nominations
|
27
|
12,68%
|
|
Arrêtés portant attributions organisation et
fonctionnement des structures du ministère
|
58
|
27,23%
|
|
TOTAL
|
213
|
100%
|
|
Communications sur les participations aux réunions
statutaires du ministère (autorisation - compte rendu)
|
75
|
39,06%
|
|
Communications pour autoriser l'organisation d'un atelier ou une
rencontre (national ou international)
|
49
|
25,52%
|
|
Affaires sur les projets de décrets
|
68
|
35,42%
|
|
TOTAL
|
192
|
100%
|
Source : Entretien avec le Chef du
SPA
Il s'est appuyé sur ces chiffres pour montrer que les
documents manipulés plus fréquemment sont ceux en mauvais
état parce que plusieurs fois dégrafés, photocopiés
puis agrafés.
Pour ce qui concerne l'inexistence de versions
électroniques des documents, l'archiviste a affirmé qu'il ne
dispose ni d'un scanner de production ni d'un logiciel approprié
à la gestion de cette catégorie de documents. Toutefois, il a
précisé que son service dispose d'une vingtaine de Compact Disc
comportant des comptes rendus d'ateliers et des rapports de mission.
Résultats issus de l'administration du
questionnaire :
A l'issue de l'enquête, nous avons pu recueillir 57
questionnaires sur les 70 distribués soit un taux de réponse de
81,43% en dehors de l'entretien que nous avons eu avec l'archiviste.
Parmi nos enquêtés, 39 agents (68,42%) font
recours aux prestations du SPA dont 34 (87,18%) estiment être toujours
satisfaits des réponses apportées à leurs besoins. Le
délai de satisfaction varie de quelques minutes (séance tenante)
à une journée comme l'indique le graphique ci-dessous.
Graphique n°1: Délai de satisfaction
des usagers
Les enquêtés non satisfaits dans leur recours au
SPA (soit 5 au total) ont évoqué la non disponibilité des
documents recherchés. Ils ont eu cette réponse du Chef du SPA.
La proportion ayant été satisfaite a
été soumise aux choix des types de documents, objet de
requête. Les choix opérés par nos enquêtés se
présentent comme suit :
Tableau n°6: Types de documents les plus
consultés selon les enquêtés
|
Modalités
|
Effectif
|
Fréquence
|
|
Correspondances
|
4
|
10,26%
|
|
Communications
|
16
|
41,03%
|
|
Rapports, comptes rendus
|
7
|
17,95%
|
|
Marchés publics
|
1
|
2,56%
|
|
Périodiques
|
2
|
5,13%
|
|
Actes réglementaires
|
20
|
51,28%
|
|
Documents de stratégie
|
8
|
20,51%
|
|
Autres types de documents
|
2
|
5,13%
|
La modalité "Autres types de documents" renferme les
documents comptables et les documents du personnel choisis une fois.
Graphique n°2: Types des documents les plus
consultés selon les enquêtés
Ce graphique confirme les données fournies par le SPA
et présentées dans l'état des lieux.
Graphique n°3: Répartition des
requêtes par type de document
Les usagers peuvent demander le même document plusieurs
fois. Environ le tiers le demande une seule fois, près de la
moitié 2 ou 3 fois et environ le quart plus de trois fois.
Graphique n°4: Fréquence de demande du
même document
Ils viennent au SPA juste pour avoir l'information pour un
besoin et ne jugent pas opportun de conserver la copie. Les raisons qu'ils
évoquent pour justifier une seconde ou une énième
consultations sont :
- perte de la première copie (56,25%) ;
-oubli de la copie à domicile (8,70%) ;
- pas possible de retrouver le document pris une fois
déjà au SPA et pourtant conservé au bureau (34,78%).
Ces enquêtés ont aussi approuvé dans leur
totalité les actions envisagées pour diffuser
électroniquement les archives du ministère.
Ainsi se présente les résultats auxquels nous
sommes parvenus lors de la première phase de la mise en application de
notre cadre d'étude. Au regard de ces résultats, nous pouvons
établir le diagnostic précis de la non application des TIC
à la gestion des archives du MEHU.
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