Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

Paragraphe 2 : Méthodologie adoptée

Pour identifier les outils nécessaires à la collecte des données, il est important de déterminer au préalable les données à collecter.

I. Données à collecter

Sur la base de l'état des lieux, il est utile de chercher à cette étape de l'étude à savoir :

- les raisons qui expliquent la non mise à jour régulière des bases de données ;

- les raisons de l'inexistence de version électronique des documents disponibles dans les dépôts ;

- les types de documents les plus recherchés par les usagers pour confirmer les statistiques fournies par le SPA ;

- la fréquence de demandes des mêmes documents par les mêmes usagers ;

- le délai de satisfaction des usagers avec la recherche manuelle ;

- le degré de désir des usagers à se procurer la version électronique des documents ;

- la proportion d'agent du ministère disposant d'un micro-ordinateur connecté ou pas à l'intranet/internet.

Pour disposer de ces données, il faut recourir aussi bien aux utilisateurs du Service de Pré Archivage qu'à son animateur aux moyens d'outils spécifiques.

II. Outils exploités pour la collecte des données

Pour recueillir les informations recherchées auprès du personnel du ministère dont les membres constituent les utilisateurs les plus nombreux des prestations du SPA, nous avons élaboré un questionnaire (Annexe n°1). Un échantillon de ce questionnaire a été soumis à l'attention de quelques agents des deux Cabinets du Ministre et des deux Secrétariats Généraux de l'ex-MEPN et de l'ex-MUHRFLEC. Ils ont été choisis parce qu'en rapport avec le Service de Pré Archivage pour la gestion des dossiers relatifs au Conseil des Ministres et aux transferts fréquents de dossiers des deux Secrétariats Particuliers et des Secrétariats Administratifs. Les réponses apportées par ces agents nous ont permis de reformuler et de préciser certaines questions pour avoir la dernière version du questionnaire qui a été par la suite soumis aux agents des structures installées au siège du ministère.

La plupart des hypothèses formulées ne pouvant être vérifiée qu'auprès du Chef du Service de Pré Archivage, nous avons organisé un entretien avec lui sur les réalités dudit service en dehors des observations faits lors de l'état des lieux et du stage et ceci sur la base du guide d'entretien (Annexe n°2).

Nous avons aussi retenu de faire recours au web pour identifier un logiciel qui s'adapte à notre étude aux fins de le télécharger, de l'installer sur un serveur et d'utiliser un scanner pour numériser les documents qui constitueront notre collection. Les références seront enregistrées dans le logiciel suivant les normes^6(*) de description archivistique et seront liées à chaque document scannée.

Ce cadre théorique et méthodologique élaboré mérite d'être mise en oeuvre et c'est l'objet de la section suivante.

* ⁶ Il s'agit de la norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G) et de la norme internationale sur les notices d'autorité pour les archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles ISAAR (CPF).