B. Les 7 nouveaux droits liés à la
digitalisation
Alors que la Loi Informatique & Libertés
française avait déjà mis en place des droits aux individus
(comme l'opposition au traitement sous réserve d'un motif
légitime, mais aussi au droit d'accès aux données, et au
droit de rectification/suppression). La loi a évolué et
changé, nous avons maintenant sept droits dont deux nouveaux, qui sont
mis en avant par le RGPD :
V' Transparence des informations et des
communications
Chaque personne doit avoir un accès sur ses propres
données à caractère personnel. Ce document doit être
facilement lisible mais aussi facilement accessible. V' Droit
d'accès à la donnée de la personne
concernée
Article 12 du Règlement européen sur la
protection des données personnelles : « Toute personne
physique justifiant de son identité peut exercer son droit
d'accès » Donc si une personne justifie son identité
alors elle doit pouvoir avoir accès à ses données.
V' Droit de rectification
Pour ce qui est du droit de rectification, il est possible de
demander la rectification de vos données à caractère
personnel soit parce que celle-ci est inexacte ou alors incomplète. Par
exemple si une personne venait à changer d'adresse postale, cette
personne aurait donc le droit de demander la modification/rectification de ses
données.
V' Droit à l'oubli ou à
l'effacement
Grâce à ce droit, il est possible de demander
à un organisme la suppression de certaines données à
caractère personnel.
V' Droit à la limitation du
traitement
Ce droit dit qu'une organisation ou alors un organisme doit
sur demande arrêter de traiter les données personnelles mais
celle-ci peut conserver ces différentes données.
V' Droit à la portabilité des
données
Ce droit concerne le transfert des données. Il est
possible de récupérer vos données personnelles, pour un
usage personnel ou pour les transférer à un organisme par
exemple. V' Droit d'opposition
Pour ce dernier droit, il est possible de vous opposer à
tout moment à un traitement de vos
données personnelles, notamment lorsque celles-ci sont
utilisées pour des commerces.
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III. Ce qui existe à la SEREGEC
Nous allons maintenant voir les différents outils et
logiciels qui sont en place au sein du cabinet, et nous verrons l'impact sur le
service des ressources humaines et plus précisément sur le
processus de la paie.
A. SilaExpert
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Dans un premier temps, nous allons voir le logiciel de paie qui
est au sein du cabinet SEREGEC. Nous allons donc voir ce que met en place le
logiciel et pourquoi cela peut-être un point fort pour les entreprises.
Dans notre entreprise nous essayons tout d'abord de pousser au maximum
l'automatisation.
|
et l'envoi des
Grâce à Silaexpert qui peut se paramétrer et
pouvant aller d'une automatisation minimale à un cycle de paie qui
pourrait atteindre le maximum, cela va permettre de libérer du temps aux
collaborateurs. Par exemple, le collaborateur n'aura pas les différentes
tâches de calcul, ni même des bulletins de paie à envoyer
car suite à la programmation nous pouvons choisir une date pour un envoi
automatique. Avec cette mise en place nous pourrons avoir l'envoi des
écritures comptables automatique, la mise en place d'un archivage des
bulletins
déclarations sociales nominatives (DSN). Si le dossier
paie est bien paramétré, on peut éviter
le risque d'erreurs sur les fiches de paie et réduire les
tâches répétitives.
Le collaborateur va alors se recentrer sur le contrôle
de la paie. Elle correspond à l'activité à forte valeur
ajoutée car en plus d'un bon paramétrage, l'automatisation de
certaines tâches le collaborateur pourra de son côté
vérifier les fiches de paie et donc réduire une fois de plus le
risque d'erreurs.
Ensuite nous allons voir ce que Silaexpert met en place et ces
fonctions présentes au sein de notre cabinet. Nous allons commencer par
le mode de saisie innovant.
Sur Silaexpert, la saisie ne se réalise pas bulletin
par bulletin mais afin de faciliter la saisie et d'être plus rapide,
celle-ci se réalise pour tous les salariés sous la forme de
tableaux en fonction des éléments variables. Cela permet d'avoir
une saisie de « masse », ce qui permet un gain de temps pour les
collaborateurs. Grâce à la mise en place d'outils simples, faciles
à utiliser et à comprendre cela permet de faciliter son usage et
d'être plus performant. Le collaborateur comprendra donc plus facilement
et ne sera pas découragé lors de son utilisation et de son
apprentissage.
En plus de ce mode de saisie innovant, le logiciel est un
outil qui possède un visuel facile à comprendre et qui permet
d'avoir une utilisation du logiciel plus simple mais surtout plus
agréable (calendrier avec un code couleur en fonction des
activités / des absences, tableau synthétique pour les
éléments variables, gestion des plannings équipes plus
facile / salariés).
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Les collaborateurs comprennent plus facilement et peuvent
vérifier les éléments variables plus facilement.
Ensuite dans le paramétrage de Silaexpert, il est
possible de dématérialiser les fiches de paie sur un serveur de
son choix. Notre cabinet dématérialise tous les bulletins de paie
de chaque client et chaque salarié pour chaque mois. Lors de l'envoi des
fiches de paie par mail, le document va directement s'enregistrer sur le
logiciel Netexplorer que nous avons paramétré et que nous verrons
par la suite. Cette action permet dans un premier temps de garder une
sauvegarde si le logiciel venait à avoir une maintenance et dans un
deuxième temps obtenir un gain de temps car en plus de faciliter
l'archivage, le collaborateur n'aurait pas besoin d'enregistrer bulletin par
bulletin sur le serveur.
Le logiciel de paie propose un espace appelé :
Documents bureautiques. Après le paramétrage et la mise en place
de contrats paramétrés dans la base de données Silaexpert
on va pouvoir créer des contrats de travail, des avenants, des
attestations, et autres grâce à un clic droit sur le
salarié. Nous avons juste à renseigner la fiche du
salarié, ensuite se rendre sur les documents bureautiques,
sélectionner le document que l'on souhaite et il se remplira
automatiquement. Nous aurions juste à le vérifier avant son envoi
et son enregistrement. Grâce à cet outil, nous gagnons beaucoup de
temps et nous sommes plus productifs. Notre cabinet comptable a mis le
paramétrage de certains contrats, mais nous verrons que nous pouvons
beaucoup plus
paramétrer cet espace afin de ne plus faire aucun
contrat.
Nous allons maintenant voir que Silaexpert a mis en place une
collaboration
clients et cabinet.
possible entre
En fonction du mode collaboratif qui a été
défini entre les cabinets et les entreprises, le client peut être
en charge d'une partie du cycle de paie en saisissant directement dans le
logiciel l'activité et les éléments variables des
salariés. La saisie peut aussi être mise en place du
côté du salarié. Il pourrait donc de son côté
saisir les éléments variables. Le collaborateur peut ensuite
contrôler les bulletins de paie, les calculer et les envoyer. Notre
cabinet possède des clients qui préfèrent saisir les
éléments variables eux-mêmes. Pendant cette année,
nous avons créé et paramétré pour un client un
dossier afin de lui donner un accès pour saisir les
éléments variables. Nous avons donc donné certains
accès afin que l'entreprise puisse saisir directement ces
éléments.
Pour finir, nous avons donné des droits à notre
client afin de garder les données personnelles de nos autres clients et
de ne pas les partager.
Si le client a terminé à la fin de chaque mois
de saisir les éléments variables, il nous envoie un mail, ensuite
nous vérifions et nous envoyons une première partie sous la forme
de brouillon. Lorsque le client nous valide les paies alors nous envoyons la
version finale pour que celui-ci réalise le paiement à la date
fixe. A chaque début de mois, nous essayons de nous organiser afin de
savoir à quelle période le client souhaite avoir les bulletins de
paie.
Ensuite nous allons voir une partie importante qui concerne
tous les logiciels, c'est-à-dire la conformité des paies.
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La principale qualité du logiciel de paie Silaexpert
est que celui-ci possède une base de données qui intègre
les paramétrages légaux et conventionnels, qui sont mis à
jour régulièrement grâce à la veille juridique et
sociale que mettent en place les différentes équipes du logiciel.
De plus, cela permet d'avoir un accès plus rapide sur la convention
collective de l'entreprise et de répondre rapidement aux attentes. Suite
à la mise en place par l'Etat du taux de prélèvement
à la source, il nous suffit de télécharger un fichier
nommé « Fichier TOPAZE » et le logiciel va gérer
automatiquement les taux en fonction des salariés. Concernant, les taux
prévoyances ou alors même mutuelle santé, le logiciel
introduit directement les taux conventionnels et le collaborateur se doit par
la suite de modifier les taux en fonction des contrats.
Pour la protection des données,
l'information n'est pas stockée dans l'entreprise directement
mais toutes les informations sont stockées avec le mode SaaS, c'est
à dire sur des serveurs sécurisés.
En plus de cette méthode d'enregistrement, Silaexpert
possède deux sites qui permettent de sauvegarder toutes les
données, une solution sécurisée, stable et durable. Donc
toutes les données personnelles qui sont enregistrées dans le
logiciel sont sécurisées afin de respecter le RGPD. Les
salariés n'ont donc rien à craindre concernant leurs
données à caractères personnels.
De plus, depuis mars 2018, Silaexpert s'engage activement dans la
mise en conformité avec le
Règlement Général sur la
Protection des Données.
Maintenant nous allons voir que Silaexpert contrôle la
cohérence des bulletins
de paie mais
aussi des différentes déclarations sociales
grâce à une analyse.
Le logiciel Silaexpert met à disposition un outil
d'analyse et de contrôle DSN permettant de vérifier les
informations de paie et la cohérence des DSN. Après l'analyse du
logiciel, celui-ci pourra nous indiquer les éventuelles erreurs de
paramétrages. En cas d'erreurs le collaborateur doit intervenir sur la
ligne d'erreur. Lors du calcul de la DSN ou alors même d'un bulletin de
paie, le logiciel de paie va automatiquement analyser le bulletin ou la
déclaration afin d'analyser les éventuelles erreurs. En cas
d'erreur, le logiciel indiquera en haut de la fiche de paie les
différentes erreurs de paramétrages et sur la déclaration,
elles apparaitront en rouge. Il suffira d'effectuer un clic droit afin de
savoir où se situe le problème.
Pour terminer en ce qui la confidentialité de chaque
espace des collaborateurs, ils sont protégés grâce à
une adresse mail et un mot de passe afin de sécuriser au maximum les
données personnelles qui peuvent se situer dans la base de
données.
Le logiciel de paie a un gros impact sur le travail du
collaborateur. Aujourd'hui, le collaborateur va passer beaucoup plus de temps
sur le paramétrage du logiciel, donc supprimer certaines tâches
répétitives. Le paramétrage va alors permettre de faire
gagner du temps aux employés, favoriser les tâches à forte
valeur ajoutée, comme par exemple répondre aux questions des
clients et des salariés. De plus, nous avons un impact sur les
connaissances
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du ou des salariés, maintenant une entreprise attendra
du salarié un minimum de connaissance sur le logiciel.
Nous venons de voir le logiciel de paie qui est mis en place
dans l'entreprise SEREGEC. Ce logiciel permet de faciliter le travail des
collaborateurs. Nous allons ensuite voir la plateforme Netexplorer.
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